工程教育專業(yè)下高校檔案管理工作

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摘要：工程教育專業(yè)認證對高校的教育教學工作有著積極的促進作用，在認證過程中需要高校檔案室提供大量的檔案材料，以此為認證的重要依據(jù)，因此，本文通過查找高校檔案管理工作的不足，尋求提高高校檔案管理水平的途徑，為認證工作的順利推進打下良好基礎。

關鍵詞：工程教育；專業(yè)認證；檔案管理

一、針對工程教育專業(yè)認證，認清高校檔案管理工作中存在的不足

1.檔案管理意識淡薄。高校檔案管理工作是高校開展各項工作的基礎，而高校領導和管理人員都忙于教學管理等工作，對檔案管理工作重視不夠，資金投入力度不足，沒有體會到檔案管理對教育教學工作的重要性，不清楚檔案管理工作對學生未來的影響，因此，出現(xiàn)了一些檔案設備不齊全、檔案資料不完整、重要材料歸檔不及時等現(xiàn)象，對工程教育專業(yè)認證審核材料的提供極易產生不良影響。2.檔案管理機制混亂。高校檔案管理工作中由于專業(yè)人員較少，且分工不是十分明確，責任落實不能完全到位，考核機制不完善，特別是在高校二級學院辦公室的工作分配中沒有專職檔案員，沒有受過專業(yè)的檔案知識和能力的培訓，沒有深入理解和實踐檔案管理工作的機會，檔案專業(yè)知識比較匱乏，檔案專業(yè)水平有限，檔案業(yè)務能力較弱。所以，對二級學院的檔案材料收集主次不明確，整理過程重點不突出，向高校檔案管理部門移交就會有所遺漏。參與重大專業(yè)教學活動時，對活動記錄和活動產生的重要材料整理不清晰，影響認證材料歸檔的質量。3.檔案管理模式落后。高校檔案管理各項工作標準不夠完善，高校的檔案信息資源龐大繁雜，沒有統(tǒng)一的管理標準、沒有科學的管理手段、沒有先進的管理模式，對高校檔案的開發(fā)、服務、利用都會產生不良影響，大大降低檔案所應發(fā)揮的作用和體現(xiàn)的價值，影響認證的進程，阻礙高校檔案事業(yè)的發(fā)展，對高校教育在社會中的地位也會有一定的影響。

二、立足工程教育專業(yè)認證，探索檔案管理水平提升的途徑

1.提高思想認識。高校領導和廣大師生徹底轉變觀念，在思想上高度重視檔案管理工作，以推進工程教育專業(yè)認證為發(fā)展契機，把高校檔案管理工作納入高校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中，加大資金投放力度，從高校的教育教學、學科建設、專業(yè)發(fā)展、人才培養(yǎng)的各個視角去了解和認識高校檔案管理工作的重要性，從而在平時的教學工作和教學活動中重視資料信息的收集和整理，逐漸積累形成檔案，在教學活動中掌握主動權，提供全面完整的考核材料，使高校的認證工作得以有序推進。2.建立特色專業(yè)檔案。工程教育專業(yè)認證的最終目的是保障教育教學質量，培養(yǎng)出合格的工程專業(yè)人才。因此高校檔案管理工作要傾向于認證專業(yè)資料信息的建設工作，以高校的特色專業(yè)為依據(jù)建立相應類別的檔案，例如，吉林化工學院石油化工學院中的化學工程與工藝專業(yè)作為首批普通高校認證專業(yè)，專業(yè)設立一名兼職檔案管理員與教學院的辦公室兼職檔案管理員共同建立資料信息庫，以高校檔案管理要求為標準，對涉及本專業(yè)的各種資料信息隨時進行收集、整理、保存，在一定期限內移交檔案管理部門，再由檔案管理部門進行鑒別、整理，以專業(yè)為類別歸屬高校教學檔案內保存，形成定期專業(yè)教學檔案，為專業(yè)的教學工作和教學活動提供了優(yōu)質完整的檔案資料。3.加快檔案信息化建設。高校的檔案管理工作要跟上時代的步伐加快信息化建設，檔案管理部門通過互聯(lián)網與各分院辦公室和專業(yè)教研室進行辦公自動化對接，把重要的檔案資料信息通過網絡進行傳遞移交，即形成了及時溝通，又形成了緊密的聯(lián)絡，提高了高校檔案管理工作的整體效率。大數(shù)據(jù)、云計算等科學技術的出現(xiàn)為高校的檔案管理工作信息化建設提供了有利的條件，各類行政管理的電子文件、教學科研成果的電子報表、各個專業(yè)的統(tǒng)計分析，都可以通過網絡的快速傳輸建立檔案數(shù)據(jù)庫，擴大了檔案管理工作的規(guī)模，豐富了館藏的內容，為高校的工程教育專業(yè)認證提供更具體、更準確的檔案信息材料。4.健全檔案管理制度。高校檔案管理工作要依靠嚴格的規(guī)章制度，有效的獎懲機制來約束和激勵檔案管理人員的工作積極性，明確檔案管理人員的工作職責和服務范圍，并給予檔案管理人員一定的發(fā)揮空間，調動他們的工作熱情和奮斗精神，培養(yǎng)他們熱愛檔案工作、遵守職業(yè)道德、全心全意為人民服務的人生觀，保證檔案管理工作有法可依、有章可循，建立健全檔案管理制度，始終保持高校檔案管理工作的良性發(fā)展。5.加強管理隊伍建設。高校檔案管理人員本身都具備一定的檔案專業(yè)知識和較高的業(yè)務水平，而高校的專業(yè)教學活動涉及較強的專業(yè)知識，認證涉及眾多的標準，所以檔案管理人員需要針對認證要求進行學習，主動向專業(yè)的教師請教了解專業(yè)的內容和發(fā)展方向，組織包括兼職檔案員進行培訓和研討，提高檔案管理人員的綜合素質和各級單位檔案管理的業(yè)務能力，交流總結檔案管理的工作經驗，及時解決檔案管理工作中遇到的困難，確保特色專業(yè)教學檔案的建設水平，為適應高校認證工作推進打下良好基礎?？傊?，工程教育專業(yè)認證是保障高等教育教學質量的必要手段，高等學校檔案是高校教育教學的原始過程材料。在工程教育專業(yè)認證背景下，高校檔案管理應重新審視工作不足，探求水平提升的方法和途徑，實現(xiàn)檔案材料高質量管理，為推進高校認證工作提供支撐保障。

參考文獻：

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[2]管麗華,杜美利.高校專業(yè)認證過程中二級學院教學檔案管理[J].新課程研究,2015(5):120-121.

作者：鄒晏秋 劉杰操 潘高峰 單位：吉林化工學院