建筑設(shè)計(jì)投標(biāo)中專業(yè)負(fù)責(zé)人淺談

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摘要：投標(biāo)是設(shè)計(jì)公司承接大型項(xiàng)目的重要方式，專業(yè)負(fù)責(zé)人作為整個投標(biāo)過程的組織者和執(zhí)行者，主要負(fù)責(zé)投標(biāo)過程的整體統(tǒng)籌和對外協(xié)調(diào)，保證按時高質(zhì)量交標(biāo)、不廢標(biāo)。本文對建筑設(shè)計(jì)投標(biāo)工作中專業(yè)負(fù)責(zé)人的工作內(nèi)容進(jìn)行了探討，包括投標(biāo)文件解讀和人員安排、投標(biāo)文件制作、投標(biāo)文件的檢查及送標(biāo)、投標(biāo)后資料整理總結(jié)等，以期為相關(guān)從業(yè)人員提供幫助。

關(guān)鍵詞：建筑設(shè)計(jì)投標(biāo)；投標(biāo)文件解讀；投標(biāo)文件

制作建筑設(shè)計(jì)公司承接項(xiàng)目的途徑主要有兩種：由業(yè)主直接委托、參加設(shè)計(jì)投標(biāo)并中標(biāo)。設(shè)計(jì)公司中標(biāo)有影響力的大型項(xiàng)目,有助于提高自己在業(yè)界的聲譽(yù),同時可以展示自己的設(shè)計(jì)能力及管理水平。投標(biāo)工作的主要參與人員有實(shí)習(xí)生、新員工、具有一定設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)和設(shè)計(jì)能力的設(shè)計(jì)人員,以及專業(yè)負(fù)責(zé)人、主創(chuàng)建筑師、項(xiàng)目秘書等。此外,投標(biāo)工作一般還需要結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通、節(jié)能、景觀、造價等專業(yè)的設(shè)計(jì)人員的協(xié)助配合。其中,專業(yè)負(fù)責(zé)人是整個投標(biāo)過程的組織者和執(zhí)行者,接受公司領(lǐng)導(dǎo)任命和委派工作任務(wù),負(fù)責(zé)投標(biāo)過程的整體統(tǒng)籌和對外協(xié)調(diào)。以下為專業(yè)負(fù)責(zé)人的主要工作內(nèi)容。

1投標(biāo)文件解讀和人員安排

專業(yè)負(fù)責(zé)人在接到招標(biāo)任務(wù)后,應(yīng)抓緊時間閱讀招標(biāo)文件,歸納和整理招標(biāo)項(xiàng)目的信息,以明確掌握招標(biāo)項(xiàng)目的建筑類型、規(guī)模、區(qū)域位置、交標(biāo)時間地點(diǎn)、交標(biāo)內(nèi)容、交標(biāo)后開標(biāo)時間、標(biāo)底費(fèi)等基本信息。在解讀招標(biāo)文件要求后,專業(yè)負(fù)責(zé)人需要盡快確定設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)。在挑選設(shè)計(jì)人員時,專業(yè)負(fù)責(zé)人要保證設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)中有一定比例的具備相關(guān)設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)的設(shè)計(jì)人員,同時要有部分新員工,然后建立新的項(xiàng)目工作群,發(fā)布招標(biāo)文件。確定設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)后,專業(yè)負(fù)責(zé)人還應(yīng)盡快制定時間計(jì)劃表。時間計(jì)劃表應(yīng)包括現(xiàn)場勘察、答疑、交標(biāo)等關(guān)鍵時間節(jié)點(diǎn)。時間計(jì)劃表既要給設(shè)計(jì)人員預(yù)留充足的方案設(shè)計(jì)時間,又要為后期投標(biāo)文件的成果匯編預(yù)留充足的時間,同時要預(yù)留出文件自查時間。專業(yè)負(fù)責(zé)人可將制定好的時間計(jì)劃表發(fā)放給設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì),讓團(tuán)隊(duì)成員對各個階段的提圖日期有個基本的了解（某醫(yī)院投標(biāo)項(xiàng)目時間計(jì)劃表如表1所示）。由于投標(biāo)時間一般都比較緊張,所以投標(biāo)文件的制作會越來越社會化和精細(xì)化。部分投標(biāo)工作可以分包給第三方,例如效果圖、多媒體、動畫、實(shí)體模型制作、標(biāo)書的排版以及部分分析圖的繪制等可以分包給專門的設(shè)計(jì)公司。這樣設(shè)計(jì)公司就可以在關(guān)鍵的方案設(shè)計(jì)及圖紙繪制方面集中更多的人力,以保證投標(biāo)標(biāo)書的含金量。專業(yè)負(fù)責(zé)人需要根據(jù)招標(biāo)文件的內(nèi)容來盡快確定分包公司,并根據(jù)圖紙制作時間來倒排分包公司的工期。另外,由于方案設(shè)計(jì)文件往往需要結(jié)構(gòu)、機(jī)電等專業(yè)提供的方案設(shè)計(jì)說明,因此,各專業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)統(tǒng)籌各業(yè)務(wù)部門,做好招標(biāo)任務(wù)的分解及時間安排工作。

2投標(biāo)文件制作

建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目投標(biāo)文件成果分成兩個部分：技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)。在技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)的制作過程中,專業(yè)負(fù)責(zé)人需要做好組織領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。

2.1技術(shù)標(biāo)制作過程

技術(shù)標(biāo)制作過程主要分為四個階段,詳情如下。（1）第一階段：解讀任務(wù)書和現(xiàn)場踏勘。專業(yè)負(fù)責(zé)人需要召集設(shè)計(jì)人員進(jìn)行任務(wù)書解讀,對場地、交通、周圍環(huán)境、配套設(shè)施等進(jìn)行分析和討論,讓設(shè)計(jì)人員了解項(xiàng)目的基本情況。對于部分本地項(xiàng)目,專業(yè)負(fù)責(zé)人可以帶領(lǐng)設(shè)計(jì)人員進(jìn)行現(xiàn)場勘察,帶著疑問去現(xiàn)場踏勘,其收集信息、分析問題將更具針對性。在這個階段,專業(yè)負(fù)責(zé)人需要收集的相關(guān)資料包括上位規(guī)劃、相關(guān)規(guī)范、同類型項(xiàng)目概況、參考文本等,以細(xì)化場地分析、交通分析等分析圖。另外,專業(yè)負(fù)責(zé)人還需要整理標(biāo)書中存在的漏洞或不足,比如意義不明和缺少資料等問題,并提交答疑文件給招標(biāo)方,由招標(biāo)方進(jìn)行答疑,并將答疑結(jié)果及時通知設(shè)計(jì)人員。（2）第二階段：團(tuán)隊(duì)合作,集思廣益。在這個階段,專業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)鼓勵設(shè)計(jì)人員集思廣益、發(fā)散思維、互相學(xué)習(xí)。所有設(shè)計(jì)人員都可以提交自己的體塊模型、手繪平面圖,參與討論。同時,所有設(shè)計(jì)人員也可以提供類似案例進(jìn)行討論和學(xué)習(xí),然后由主創(chuàng)設(shè)計(jì)師組織集體討論并評價設(shè)計(jì)人員的方案,最后確定主要設(shè)計(jì)方向。專業(yè)負(fù)責(zé)人需要在這個階段帶領(lǐng)設(shè)計(jì)人員積極參與創(chuàng)作,敦促主創(chuàng)設(shè)計(jì)師按計(jì)劃執(zhí)行設(shè)計(jì)任務(wù)。第二階段是設(shè)計(jì)公司新員工學(xué)習(xí)、發(fā)揮集體智慧、更新迭代的重要階段,對公司的長遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要。（3）第三階段：設(shè)計(jì)優(yōu)化。在確定設(shè)計(jì)方向后,設(shè)計(jì)人員需要和主創(chuàng)設(shè)計(jì)師共同優(yōu)化設(shè)計(jì)方案。在這個階段,專業(yè)負(fù)責(zé)人可以將設(shè)計(jì)人員分成兩撥,一撥負(fù)責(zé)推進(jìn)造型設(shè)計(jì)工作,另一撥負(fù)責(zé)優(yōu)化總圖和平面方案。設(shè)計(jì)優(yōu)化階段往往涉及反復(fù)修改和細(xì)節(jié)調(diào)整問題,因此專業(yè)負(fù)責(zé)人在這個階段除了輔助主創(chuàng)設(shè)計(jì)師優(yōu)化設(shè)計(jì)方案外,還要控制整體進(jìn)度并按計(jì)劃有序推進(jìn)。（4）第四階段：投標(biāo)文件制作。在設(shè)計(jì)方案初步確定后,專業(yè)負(fù)責(zé)人便可安排設(shè)計(jì)人員同步開展投標(biāo)文件的制作。對于效果圖,設(shè)計(jì)公司從接到資料到制作完成一般需要5～7天；對于多媒體、動畫和實(shí)體模型的制作,設(shè)計(jì)公司一般至少需要3～5天。如果項(xiàng)目規(guī)模較大,那么效果圖制作需要更長的時間。在這個階段,專業(yè)負(fù)責(zé)人必須及時地向各分包公司提供相關(guān)資料,讓各分包公司同步展開效果圖制作,同時編寫建筑設(shè)計(jì)說明,下發(fā)給結(jié)構(gòu)、機(jī)電、造價各工種,進(jìn)而確定投標(biāo)文件的目錄和內(nèi)容,并分配相關(guān)工作人員開展文件制作工作。

2.2商務(wù)標(biāo)制作過程

設(shè)計(jì)投標(biāo)中的商務(wù)標(biāo)制作也非常重要,有些招標(biāo)公司甚至要求投標(biāo)公司先通過商務(wù)標(biāo)才能進(jìn)行技術(shù)標(biāo)的評比。投標(biāo)公司的商務(wù)標(biāo)一般由項(xiàng)目秘書主編,專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行輔助檢查和校對。商務(wù)標(biāo)投標(biāo)內(nèi)容一般包括企業(yè)資格與業(yè)績資料、單位簡介、類似項(xiàng)目業(yè)績、擬投入團(tuán)隊(duì)名單、主創(chuàng)建筑師履歷和業(yè)績、服務(wù)承諾書、設(shè)計(jì)費(fèi)報價函、設(shè)計(jì)進(jìn)度安排等。例如,專業(yè)負(fù)責(zé)人需要結(jié)合商務(wù)標(biāo)投標(biāo)內(nèi)容中的類似項(xiàng)目,擬定投入設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的人員名單,然后根據(jù)工程造價預(yù)算,結(jié)合招標(biāo)公司的運(yùn)營情況和技術(shù)要求,與公司領(lǐng)導(dǎo)共同商定投標(biāo)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)費(fèi)報價。

3投標(biāo)文件的檢查及送標(biāo)

投標(biāo)文件完成后,設(shè)計(jì)公司需要預(yù)留充足的時間對投標(biāo)文件進(jìn)行反復(fù)校對。為保證標(biāo)書不廢標(biāo),專業(yè)負(fù)責(zé)人需要針對招標(biāo)文件里的相關(guān)廢標(biāo)條例,對造價價格、各工種的說明文件進(jìn)行重點(diǎn)檢查。投標(biāo)文件檢查完成后,專業(yè)負(fù)責(zé)人要按照招標(biāo)文件的要求進(jìn)行打印、蓋章、密封。設(shè)計(jì)公司要為這一系列過程預(yù)留充足的時間,尤其是在蓋章環(huán)節(jié),因?yàn)樵摥h(huán)節(jié)往往涉及嚴(yán)格的審批流程。如果投標(biāo)公司要求提交實(shí)體模型,那么招標(biāo)公司可根據(jù)實(shí)體模型的大小,選擇托運(yùn)或由設(shè)計(jì)人員送過去。上述過程均需要專業(yè)負(fù)責(zé)人親自監(jiān)督,以避免投標(biāo)準(zhǔn)備工作在最后環(huán)節(jié)出錯,從而導(dǎo)致廢標(biāo)。如果對交標(biāo)流程有任何疑問,專業(yè)負(fù)責(zé)人就要和招標(biāo)單位反復(fù)確認(rèn)。除了專業(yè)負(fù)責(zé)人的檢查和監(jiān)督以外,針對招標(biāo)文件檢查和校對工作,設(shè)計(jì)公司應(yīng)安排有經(jīng)驗(yàn)的設(shè)計(jì)人員全程參與,以保證投標(biāo)文件不出紕漏。標(biāo)書密封后,投標(biāo)公司如需安排設(shè)計(jì)人員送標(biāo),則要提前準(zhǔn)備好送標(biāo)所需文件,并根據(jù)送標(biāo)地點(diǎn),確定合理的送標(biāo)時間。如果是本地相對重要的項(xiàng)目,投標(biāo)公司可以提前一天安排專業(yè)負(fù)責(zé)人踩點(diǎn),以避免設(shè)計(jì)人員第二天送標(biāo)出現(xiàn)意外。目前,很多設(shè)計(jì)招標(biāo)單位都要求將投標(biāo)文件上傳到特定的電子投標(biāo)系統(tǒng)。因此,設(shè)計(jì)公司應(yīng)提前安排專業(yè)設(shè)計(jì)人員學(xué)習(xí)電子投標(biāo)軟件,并在技術(shù)標(biāo)制作過程的第四階段就將投標(biāo)文件試著上傳系統(tǒng)。在此過程中,設(shè)計(jì)公司同樣需要預(yù)留出一定的上傳時間,以防招標(biāo)文件上傳出現(xiàn)意外。

4投標(biāo)后資料整理總結(jié)

投標(biāo)結(jié)束后,投標(biāo)公司需要安排專業(yè)負(fù)責(zé)人跟進(jìn)開標(biāo)事宜,同時安排主創(chuàng)設(shè)計(jì)師進(jìn)行講標(biāo)、答辯準(zhǔn)備。如果未中標(biāo),專業(yè)負(fù)責(zé)人需要及時跟進(jìn)并收取中標(biāo)補(bǔ)償金和退回投標(biāo)保證金等；如果中標(biāo),專業(yè)負(fù)責(zé)人需要和新的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行工作交接。投標(biāo)結(jié)束后,專業(yè)負(fù)責(zé)人需要將投標(biāo)成果加以整理,按照招標(biāo)文件、參考資料、相關(guān)規(guī)范、勘察照片、分析圖原文件、設(shè)計(jì)圖CAD文件、設(shè)計(jì)模型、最后的文本、商務(wù)標(biāo)等進(jìn)行分類歸檔,最后提交項(xiàng)目秘書備份。另外,專業(yè)負(fù)責(zé)人需要將資料進(jìn)行精簡,剔除分析圖原文件、商務(wù)標(biāo)部分以及投標(biāo)標(biāo)書中帶有公司機(jī)密的文件,然后才可將投標(biāo)文件發(fā)放給公司同事分享和學(xué)習(xí)。投標(biāo)結(jié)束后,除了整理資料,專業(yè)負(fù)責(zé)人還應(yīng)該記錄參與投標(biāo)的設(shè)計(jì)人員的工作內(nèi)容及工作表現(xiàn),外包公司的圖紙數(shù)量、價格、聯(lián)系人及聯(lián)系方式,以便公司日后按工作量來分配方案費(fèi)和結(jié)算成本（某辦公樓項(xiàng)目相關(guān)人員及單位的工作量統(tǒng)計(jì)情況見表2、表3、表4）。

5結(jié)語

建筑設(shè)計(jì)投標(biāo)時間緊張,工作煩瑣,專業(yè)負(fù)責(zé)人作為投標(biāo)工作的統(tǒng)籌人,需要熟知投標(biāo)流程,了解公司員工能力,具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。專業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)帶領(lǐng)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)開拓思維,發(fā)揮創(chuàng)造力,從而高效、高質(zhì)量地完成投標(biāo)工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙校.淺析建筑行業(yè)設(shè)計(jì)投標(biāo)管理及商務(wù)標(biāo)書編制要點(diǎn)[J].建筑設(shè)計(jì)管理,2010(9).

作者:羅瑩英 單位:華南理工大學(xué)建筑設(shè)計(jì)研究院有限公司