ERP采購及庫存管理對企業(yè)管理的提升
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摘要：采購及庫存管理是erp實施中的重要一環(huán)，是企業(yè)ERP后續(xù)生產(chǎn)、銷售等物流和信息流能順利進行，數(shù)據(jù)合理出具的重要基礎和前提。以某企業(yè)為例，分析企業(yè)采購及庫存管理的現(xiàn)狀，存在采購物資數(shù)據(jù)不嚴謹、管理流程需要優(yōu)化、采購出入庫對財務業(yè)務數(shù)據(jù)的支撐不夠等問題。介紹先進ERP產(chǎn)品關于采購及庫存管理的邏輯與功能實現(xiàn)，標準采購流程。提出未來采購及庫存管理的優(yōu)化策略與方案。ERP理念的深入推廣及先進ERP產(chǎn)品的深入應用，有助于提高我國企業(yè)的管理效率和水平。
關鍵詞：ERP采購；庫存管理；企業(yè)管理
ERP已經(jīng)是在中國發(fā)展多年的信息理念，自從上世紀九十年代初，以SAP為代表的先進ERP廠商在中國進行大力推廣，到如今，ERP的實施和應用已經(jīng)從當年的星火燎原之勢發(fā)展到風起云涌了，眾多在中國大陸的國企、民營企業(yè)、外企，乃至一些中小企業(yè)都以先進的ERP產(chǎn)品并結(jié)合外圍的SRM（供應商關系管理）、CRM（客戶關系管理）、MDM（主數(shù)據(jù)管理）、PLM（產(chǎn)品生命周期管理）、MES（生產(chǎn)執(zhí)行系統(tǒng)）等對企業(yè)進行綜合的信息化項目實施。不可否認，ERP理念的深入推廣及先進ERP產(chǎn)品的深入應用，對我國企業(yè)的管理效率提高和水平提升起到了重要的作用。這其中，采購及庫存管理是ERP實施中的重要一環(huán)，其中涉及的采購物料主數(shù)據(jù)管理、采購計劃及合同管理、采購發(fā)票校驗以及后續(xù)的庫存管理，是企業(yè)ERP后續(xù)生產(chǎn)、銷售等物流和信息流能順利進行，數(shù)據(jù)合理出具的重要基礎和前提。更重要的是，先進的ERP采購及庫存管理，是和財務無縫集成的，在每一次出入庫及發(fā)票校驗的時候，會自動生成財務憑證。本文就我在工作方面接觸到的問題，結(jié)合ERP理念及產(chǎn)品的信息化實現(xiàn)，對ERP采購及庫存管理提出一些建議。
1企業(yè)采購及庫存管理的現(xiàn)狀及問題
1．1關于采購和庫存管理的現(xiàn)狀
以某企業(yè)為例。該企業(yè)是集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售于一體的國家高新技術企業(yè)，主要從事精細化學品、高分子材料以及醫(yī)藥、農(nóng)藥、染料中間體等化學品的開發(fā)，并提供與之相關的技術服務。與之相關的采購和庫存管理業(yè)務，也是基于上述主營業(yè)務相關的化工原材料的采購及后續(xù)的出入庫管理等，同時，一些備品備件和辦公用品等的采購及出入庫也屬于采購和庫存管理的范疇。目前采購及庫存管理通過用友U8系統(tǒng)進行對應的信息化管理。由使用部門在公司辦公平臺上提請采購計劃；采購計劃的執(zhí)行，采購合同的簽訂及采購發(fā)票的完成，及采購物資的出入庫管理在同部門內(nèi)完成；期末進行出入庫與財務賬的核對，并作為財務在用友財務系統(tǒng)中進行記賬的基礎數(shù)據(jù)。
1．2關于采購及庫存管理的現(xiàn)存問題
受限于當前ERP產(chǎn)品（用友U8系統(tǒng)）的局限性和嚴謹性，企業(yè)關于采購和庫存管理方面普遍存在以下亟待解決的問題：1．2．1采購物資的數(shù)據(jù)嚴謹性不夠當前用友系統(tǒng)所支持的采購相關物資，其單價和總金額可以由采購及庫存管理人員隨意更改，使得采購數(shù)據(jù)，尤其是對后續(xù)的財務數(shù)據(jù)，存在不夠嚴謹和不夠真實的風險，這一般往往是發(fā)生在期末對賬的時候。正常情況下，一個嚴謹?shù)腅RP產(chǎn)品，其采購相關的物資，作為物料主數(shù)據(jù)管理，只能由特定的主數(shù)據(jù)管理人員執(zhí)行，其單價（一般是移動平均價或者標準計劃價）只能是由公司的財務部門進行制定，而這個價格并非是每次采購的采購單價，系統(tǒng)會將每次的采購價格與財務部門制定的價格進行比較并自動處理采購價格差異，從而確保采購物資價格的嚴謹性和數(shù)據(jù)的真實性。另外當前用友U8系統(tǒng)，在期末核對庫存賬的時候，還可以手工修改庫存數(shù)量和總金額，這也加大了采購及庫存數(shù)據(jù)，尤其是傳遞到財務業(yè)務數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)風險，使得真實性和嚴謹性大打折扣。合理的ERP產(chǎn)品，采購的物資在進行出入庫的時候，庫存管理人員只能按照實際情況，輸入入庫和出庫的數(shù)量，其總金額是基于在上述財務制定好的單價乘以該數(shù)量而自動計算出來的，期末的時候，系統(tǒng)也會根據(jù)當期的出入庫情況自動計算出期末庫存的結(jié)存數(shù)量和結(jié)存金額，根本不需要也不允許進行庫存數(shù)量和總金額的調(diào)整。1．2．2采購及庫存的管理流程需要優(yōu)化提升采購物資在得到供應商的發(fā)票后再到系統(tǒng)中做入庫處理，但實際上該物資早已經(jīng)進行實際的入庫操作，系統(tǒng)的滯后處理導致賬實的嚴重時間不符，不僅影響實際的對賬工作，而且也對后續(xù)的盤點、審計等工作帶來困擾。一個合理的ERP系統(tǒng)，其采購入庫和采購發(fā)票的錄入，是分開兩部分處理的。當然，企業(yè)的愿景是希望得到供應商發(fā)票再做入庫，以減少發(fā)票價格和采購價格的差異，這個可以通過對供應商的發(fā)票及時性管理來提升。但如果在現(xiàn)實業(yè)務中，確實存在物資需要入庫但發(fā)票又沒有及時到的情況，可以先進行入庫處理，系統(tǒng)就以財務事先制定的標準計劃價或者按照系統(tǒng)自動計算的移動平均價進行入庫物資價值的更新；因為發(fā)票未到，財務上的應付部分就由系統(tǒng)自動將采購單上的價格作為暫估價格進行入賬，待到發(fā)票真正到的時候，形成真正的采購應付款，并將發(fā)票和采購單的價格差異更新到采購物資的移動平均價（如果物資以移動平均價計量）。1．2．3采購出入庫對財務業(yè)務數(shù)據(jù)的支撐不夠當前的系統(tǒng)下，受限于系統(tǒng)的嚴謹性和功能性，采購入庫、出庫和發(fā)票處理的時候，都沒有自動產(chǎn)生集成到財務的憑證。財務在每月月末，還需要庫存管理部門提供一份本月出入庫的明細，相當于二次出入庫，再據(jù)此手工做成財務憑證。不僅造成重復數(shù)據(jù)的重復工作，同時也加大了由于數(shù)據(jù)不集成共享而導致可能的賬務錯誤，也增加了賬實不符的風險。先進的ERP產(chǎn)品，其采購物資的入庫、出庫以及供應商發(fā)票錄入，都會無縫集成的自動形成財務憑證，確保數(shù)據(jù)源的唯一和真實，同時大大減少期末的重復工作，使得傳遞到財務的數(shù)據(jù)都是真實可查的，沒有人工操作的痕跡，真正做到合理準確，有效地支撐數(shù)據(jù)分析和核算管理。
2先進ERP產(chǎn)品關于采購及庫存管理的邏輯及功能實現(xiàn)
2．1先進ERP產(chǎn)品的標準采購流程
標準的ERP采購循環(huán)流程如圖1，包括從提交采購申請（采購計劃）到最終采購發(fā)票校驗（發(fā)票錄入）的多個過程步驟：2．1．1采購申請采購員根據(jù)工廠的采購計劃提交采購申請，包括采購的物資編碼、采購的數(shù)量、采購合同的單價、采購供應商等采購信息。這其中涉及采購該物資在多個供應商之間的詢價報價。2．1．2貨源與價格確定系統(tǒng)可以以最優(yōu)的采購價格作為該次采購訂單（采購合同）的價格記錄取得。2．1．3采購批準根據(jù)申請的采購類型、物料組等條件，按照系統(tǒng)預定的批準策略，對該次采購申請進行各個級別的審批，系統(tǒng)內(nèi)部審批，實現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約成本。2．1．4采購訂單處理將審批完成的采購申請通過系統(tǒng)功能自動轉(zhuǎn)換為采購訂單。2．1．5訂單跟蹤針對采購訂單中的采購物資，進行結(jié)合實物物流管理和訂單信息流的雙重跟蹤。2．1．6貨物接收針對質(zhì)檢合格的采購物資，進行入庫的操作。自動形成原材料增加的財務憑證。2．1．7發(fā)票校驗針對已經(jīng)入庫的采購訂單，比對從供應商取得的采購發(fā)票，將發(fā)票信息錄入到系統(tǒng)中，自動形成應付往來的財務憑證。
2．2采購與庫存的業(yè)務流程舉例
供應商主數(shù)據(jù)和采購價格主數(shù)據(jù)管理，在這些主數(shù)據(jù)的基礎上可以在系統(tǒng)中完成采購申請管理、采購訂單管理、采購入庫管理和發(fā)票校驗業(yè)務。
2．3采購與庫存實現(xiàn)的業(yè)務功能清單
2．3．1物料數(shù)據(jù)管理規(guī)范集中的物料數(shù)據(jù)管理，逐步形成企業(yè)統(tǒng)一、規(guī)范并高度集成的物料數(shù)據(jù)信息基礎；通過與業(yè)務功能字段的緊密結(jié)合，實現(xiàn)物料數(shù)據(jù)信息的多元化。2．3．2供應商管理規(guī)范集中的供應商管理；增強對供應商信息檔案管理（分析、記錄、跟蹤）。2．3．3采購與服務管理以采購訂單為核心，執(zhí)行并監(jiān)控采購收貨、入庫、發(fā)票校驗等采購業(yè)務環(huán)節(jié)。2．3．4出入庫自動記賬及發(fā)票執(zhí)行出入庫業(yè)務，自動觸發(fā)財務憑證記賬；執(zhí)行發(fā)票校驗業(yè)務，自動產(chǎn)生應付賬款。
3未來關于采購及庫存管理的優(yōu)化策略及方案
3．1采購及庫存管理優(yōu)化提升的目標
1）統(tǒng)一采購訂單（合同）執(zhí)行流程，形成以采購訂單為核心的采購全過程管理。規(guī)范采購管理流程。2）生產(chǎn)計劃與采購計劃的緊密銜接，公司間（工廠間）需求的自動傳遞，提高采購計劃的精確性和及時性。3）通過采購及庫存的信息化建設，強化現(xiàn)有物資的管理水平和程度，保障庫存與計劃協(xié)調(diào)一致性、保障賬實相符，提高物資流轉(zhuǎn)的效率和準確性。4）采購及庫存管理與財務高度集成：物料收發(fā)201874年第3期徐長慧：ERP采購與庫存管理對企業(yè)管理的提升應用貨后，系統(tǒng)同時生成物料憑證和財務憑證，不再需要倉庫和財務同時作賬和反復核對，不僅能提高工作效率，還提高數(shù)據(jù)的準確性和及時性，增加相互監(jiān)控的效果。實現(xiàn)真正意義上的業(yè)務財務一體化，強化財務核算對業(yè)務反映的實時性和可追溯性，實現(xiàn)財務、業(yè)務的同步處理，保證數(shù)據(jù)的及時、準確和可追溯。5）統(tǒng)一物料主數(shù)據(jù)和供應商主數(shù)據(jù)管理，提高數(shù)據(jù)維護準確度。6）通過采購到庫存管理并自動集成到財務賬務上的完整信息流和物流的統(tǒng)一，實現(xiàn)采購到出入庫以及財務發(fā)票的清晰可控，領導分析一目了然，財務賬務有據(jù)可查，更加利于管理的分析，整體提升管理效益。
3．2采購及庫存管理提升的策略
1）通過先進的ERP信息化產(chǎn)品項目實施，實現(xiàn)從采購申請、采購訂單到采購入庫、發(fā)票錄入和物資出庫的全過程可視化管理。2）實施標準優(yōu)化的采購和庫存管理項目，必然要先對采購的物資進行清理和系統(tǒng)的信息化管理，通常MDM（主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）要先行而為之。避免由于采購物資的基礎數(shù)據(jù)不準確而形成業(yè)務的垃圾數(shù)據(jù)。3）任何一個信息化系統(tǒng)，都是為業(yè)務輔助而存在的，所以實施采購及庫存信息化項目前，也要將采購及庫存流程進行優(yōu)化和必要重組。4）任何一個系統(tǒng)優(yōu)化的實施項目，都是“一把手工程”，都離不開管理層強有力的領導和支持，才能保證項目的順利進行。5）ERP的先進理念和實施，要求打破以往按照部門劃分業(yè)務職責的傳統(tǒng)做法，而是以優(yōu)化的流程進行全程貫通，通過先進優(yōu)化的流程實現(xiàn)管理的優(yōu)化。任何ERP產(chǎn)品只不過是個工具。
3．3采購及庫存管理提升的步驟方案
1）統(tǒng)一的物資主數(shù)據(jù)管理：清理要進行采購和歷史上有賬面庫存的物資編碼，包括其規(guī)格、型號等關鍵屬性，并按照ERP要求進行需要的分類及價格策略的制定，財務上指定其標準單價或者實際移動平均價。2）通過先進ERP產(chǎn)品的標準采購及庫存業(yè)務實踐，將現(xiàn)有的采購及庫存業(yè)務流程在充分調(diào)研并結(jié)合實際情況的前提下進行優(yōu)化和重組，形成適合的優(yōu)化采購及庫存業(yè)務藍圖，通過采購全過程的執(zhí)行與采購合同管理，共同指導后續(xù)采購及庫存管理業(yè)務的進行。具體采購合同的執(zhí)行方案為：①每年或定期與供應商簽訂采購合同（紙質(zhì)），依據(jù)紙質(zhì)合同，在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建采購合同（包括物料、合同有效周期、數(shù)量等信息）；維護采購信息記錄。②根據(jù)匯總核算用量及平庫利庫，依據(jù)此合同創(chuàng)建訂單；未來，系統(tǒng)生成的采購申請自動關聯(lián)此合同做為供貨源創(chuàng)建采購訂單；系統(tǒng)內(nèi)對此采購訂單進行審核后發(fā)行給供應商，要求供應商按此供貨。③采購訂單執(zhí)行收貨后，要求供應商根據(jù)訂單及交貨情況開具發(fā)票；采購人員根據(jù)采購訂單、入庫信息、發(fā)票要求財務部門進行發(fā)票校驗；發(fā)票校驗后，財務人員進行付款處理。3）為確保采購及庫存管理信息化項目的順利實施，必須搭建由領導領銜的項目組織架構(gòu)，包括從決策層到關鍵用戶（項目推進層），以及到最終操作用戶（操作層）的層層人員保障機制。按照上述條件，執(zhí)行可行的項目實施計劃，任務落實到項，時間分解到天，責任落實到人，最終確保采購及庫存信息化項目順利實施，真正實現(xiàn)采購及庫存管理方面的優(yōu)化提升，同時間接地提高了財務結(jié)賬的效率，減少了以往的重復工作。
4結(jié)語
以上是我結(jié)合所學知識，對采購與庫存ERP管理進行的相關闡述。變革總是大多數(shù)人不愿意去碰觸的現(xiàn)象，但發(fā)展是永無止境的。企業(yè)更需要在發(fā)展的過程中不斷推陳出新，生機也往往是在變革中出現(xiàn)的，所謂“變則通，通則久”。以更加先進的管理理念支撐企業(yè)持續(xù)發(fā)展壯大，為提升更大的效益空間而不斷創(chuàng)新，這是管理者的共同目標。
參考文獻
［1］馬士華，林勇，陳志祥．供應鏈管理［M］．北京：機械工業(yè)出版社，2000.
作者:徐長慧 單位:中昊化工研究設計院有限公司