會計(jì)電算化下會計(jì)檔案管理工作分析

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【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國已經(jīng)步入了會計(jì)電算化的時(shí)代。所謂會計(jì)電算化，就其實(shí)質(zhì)而言，其實(shí)是指以電子計(jì)算機(jī)為主體的信息技術(shù)在會計(jì)工作中的應(yīng)用。具體來說，即利用會計(jì)軟件，指揮在各種計(jì)算機(jī)設(shè)備代替手工完成或者是在手工下很難完成的會計(jì)工作的過程。就會計(jì)電算化帶來的益處而言，其實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，從而使得傳統(tǒng)的手工會計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?jì)信息系統(tǒng)。在此背景之下，如何做好會計(jì)檔案管理工作已經(jīng)成為了當(dāng)前許多從事會計(jì)檔案管理工作的相關(guān)人員的當(dāng)務(wù)之急。本文我們將針對會計(jì)電算化背景下如何做好會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的分析與探討。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)電算化;會計(jì)檔案管理工作

眾所周知，傳統(tǒng)模式下的會計(jì)檔案管理工作主要包括了人工的造冊歸檔、制定使用以及借閱手續(xù)、確定保管期限、嚴(yán)格履行銷毀手續(xù)等方面。對于相關(guān)工作人員而言，其工作量可謂是極大的，且因?yàn)楦鞣N因素的存在，從而導(dǎo)致其工作效率低下等現(xiàn)象的存在也是比比皆是的。而會計(jì)電算化的出現(xiàn)在很大程度上為會計(jì)檔案管理工作帶來了一定的便利性，但就相關(guān)工作人員的具體工作情況而言，其中依然存在著一系列尚待解決的問題。那么?會計(jì)電算化背景下會計(jì)檔案管理工作中究竟存在著怎樣的問題，又應(yīng)當(dāng)如何加以解決呢?具體如下。

一、會計(jì)電算化背景下會計(jì)檔案管理工作中存在的問題

在會計(jì)電算化的時(shí)代背景之下，相較于以往而言，各企業(yè)內(nèi)部會計(jì)檔案管理工作的開展已經(jīng)有了明顯的提升與進(jìn)步，總體上朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，但在實(shí)際工作過程中依然存在著許多尚待解決的問題。具體如下。

(一)會計(jì)檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足問題

眾所周知，傳統(tǒng)模式下，相關(guān)企業(yè)的會計(jì)檔案管理工作通常采用手工核算模式，這對從事會計(jì)檔案管理工作的人員而言，其工作量可謂是極大的。但該模式下，會計(jì)檔案管理工作對于相關(guān)工作人員是否熟練掌握微機(jī)這一方面并未做出具體的要求。但在會計(jì)電算化背景下，許多企業(yè)與單位已經(jīng)逐步的利用計(jì)算機(jī)代替人工核算。這便要求從事會計(jì)檔案管理的相關(guān)工作人員掌握熟練運(yùn)用微機(jī)的能力。但就目前各企業(yè)內(nèi)部會計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，其中會計(jì)檔案管理工作人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足等現(xiàn)象已經(jīng)比比皆是。就經(jīng)過短期培訓(xùn)的相關(guān)工作人員而言，通常情況下，除了準(zhǔn)確掌握開機(jī)運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件的能力之外，其對于微機(jī)的各種軟件與硬件知識的掌握可謂是微乎其微。且一旦出現(xiàn)相關(guān)問題，其并不能夠依靠自身的實(shí)際能力及時(shí)的加以解決。相反的，往往會出現(xiàn)相關(guān)工作人員因?yàn)槟骋徊襟E的錯誤操作從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象。除此之外，就熟練掌握微機(jī)的工作人員來說，隨著會計(jì)電算化進(jìn)程的不斷深入，該工作對于會計(jì)檔案管理人員的要求也越發(fā)的明確化和復(fù)雜化，部分工作人員因?yàn)闊o法及時(shí)的對相關(guān)知識進(jìn)行更新與了解或者是沒有給予足夠的重視，從而無法勝任該工作的情況也時(shí)常發(fā)生，這些問題對于在會計(jì)電算化背景下做好會計(jì)檔案管理工作而言，可謂是極其不利的存在。

(二)難以保障會計(jì)檔案管理工作的安全性

除了上文中提到的，會計(jì)電算化背景下，會計(jì)檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足等問題之外，難以確保其工作的安全性也成為了當(dāng)前眾多工作人員需要解決的當(dāng)務(wù)之急。眾所周知，在會計(jì)電算化的大背景之下，會計(jì)檔案管理工作總體上是依靠計(jì)算機(jī)加以完成的。但就計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全而言，其中依然存在著許多不穩(wěn)定的因素。簡單來說，所謂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，就其本質(zhì)而言，是指利用網(wǎng)絡(luò)的管理控制和技術(shù)措施等，就數(shù)據(jù)的保密性、完整性以及可使用性等特性在一定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中受到保護(hù)。但在人們?nèi)粘Ｉ畹氖褂眠^程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全還是會受到一系列不安全因素的影響，比如:黑客攻擊、病毒、網(wǎng)絡(luò)癱瘓、信息庫數(shù)據(jù)被非法入侵等問題。具體來說，構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)安全威脅的眾多因素中，系統(tǒng)漏洞可謂是我們最為熟悉的一種主要威脅因素。通常情況下，這類系統(tǒng)漏洞會被許多不法者利用，通過各種方式，比如通過網(wǎng)絡(luò)植入木馬、病毒等方式來控制電腦甚至是攻擊電腦，從而達(dá)到竊取電腦中重要的資料和信息以及破壞系統(tǒng)等不良目的。這對于信息和數(shù)據(jù)的擁有者而言，可謂是一種極大的威脅。顯而易見的，該類問題的出現(xiàn)，往往會造成會計(jì)檔案管理信息的丟失以及被盜等現(xiàn)象發(fā)生。除此之外，網(wǎng)絡(luò)攻擊同樣給網(wǎng)絡(luò)安全帶來了極大的隱患。部分非法分子往往對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行的人為攻擊，通過尋找系統(tǒng)的一系列弱點(diǎn)，從而以非授權(quán)的方式達(dá)到破壞、欺騙和竊取數(shù)據(jù)信息的目的。由此可見，會計(jì)電算化背景之下，會計(jì)檔案管理工作依然面臨著極為艱難的挑戰(zhàn)。

二、會計(jì)電算化背景下完善會計(jì)檔案管理工作的具體措施

(一)提升會計(jì)檔案管理人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力

針對前文中提到的相關(guān)企業(yè)會計(jì)檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足等問題，我們應(yīng)當(dāng)給予足夠的重視。對于從事會計(jì)檔案管理工作的相關(guān)人員而言，對其進(jìn)行強(qiáng)力的人才培訓(xùn)可謂是必不可少的重要舉措之一。正如前文中所示，提高相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)是迫在眉睫的任務(wù)之一。各企業(yè)應(yīng)當(dāng)立足于國際水平，以培養(yǎng)高級技術(shù)人才為其目標(biāo)，幫助相關(guān)工作人員熟練的掌握國際先進(jìn)技術(shù)、精通信息技術(shù)以及熟練應(yīng)用會計(jì)電算化等等。除此之外，利用會計(jì)電算化該契機(jī)，促進(jìn)會計(jì)檔案管理工作人員的職能轉(zhuǎn)型，從而引發(fā)相關(guān)工作人員知識結(jié)構(gòu)的變化以及其素質(zhì)的提升，從而幫助其實(shí)現(xiàn)向復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)變。

(二)會計(jì)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

除了上文中提到的加強(qiáng)對從事會計(jì)檔案管理工作的相關(guān)工作人員的專業(yè)水平以及業(yè)務(wù)能力的提升之外，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化也是不容忽視的。就當(dāng)前會計(jì)檔案管理工作的形式而言，其標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化方面依然存在著極大的不足。因各種工作軟件具有不一致性，會計(jì)檔案管理人員在使用的過程中會因?yàn)檐浖灰?guī)范有序的問題遇到諸多不便。因此，各企業(yè)在會計(jì)檔案管理工作開展的過程中，需要考慮多個(gè)方面的細(xì)節(jié)，做到檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。

(三)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全

針對上文中提到的，會計(jì)檔案管理工作中因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在著一系列安全隱患，從而導(dǎo)致檔案管理信息丟失以及被盜的現(xiàn)象，我們應(yīng)當(dāng)采取的措施為:加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理。計(jì)算機(jī)作為會計(jì)電算化背景下會計(jì)檔案管理工作的主要途徑，為確保其安全性，以下措施皆可采取:1、加強(qiáng)PC端防火墻技術(shù)的應(yīng)用。防火墻作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)域的安全防御工具，在內(nèi)部網(wǎng)和外部往中都得到了相應(yīng)的使用。2、強(qiáng)化計(jì)算機(jī)安全評估技術(shù)的應(yīng)用。除了上文中提到的加強(qiáng)PC端防火墻技術(shù)以此來強(qiáng)化計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)的應(yīng)用外，還可以針對計(jì)算機(jī)安全評估技術(shù)進(jìn)行系列的強(qiáng)化運(yùn)用。該技術(shù)的應(yīng)用對于確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性而言，發(fā)揮著其不可取代的重要作用。因此，在確保了計(jì)算機(jī)安全的基礎(chǔ)之上，會計(jì)檔案管理工作才能夠順利的開展。3、構(gòu)建安全信息管理模型。通過構(gòu)建安全信息管理模型來確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全也是極為常見的方式之一，因此，從事會計(jì)檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對其加以重視。

(四)強(qiáng)化檔案意識

除了上文中提到的提升會計(jì)檔案管理人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力、會計(jì)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全之外，強(qiáng)化相關(guān)工作人員的檔案意識也是有其必要性的。眾所周知，傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理過程中，一些錯誤的觀念普遍存在于眾多工作人員之間。比如:重視憑證以及賬簿的管理，從而輕視了輔證材料的管理;重視紙質(zhì)實(shí)物檔案的管理，從而輕視了磁性介質(zhì)檔案管理;重視檔案移交的后續(xù)管理工作，從而忽視了前臺會計(jì)工作的檔案管理，除此之外，重視一般檔案的統(tǒng)一管理，輕視專門檔案的專門管理等錯誤理念。這些觀念的存在對于會計(jì)檔案管理工作而言都是極為有害的。因此，在會計(jì)電算化的背景之下，擯棄該類錯誤理念顯得尤為重要。相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營情況，制定符合自身的會計(jì)檔案管理工作的相關(guān)制度，并且及時(shí)的加以更新和完善，在此基礎(chǔ)之上，才能夠幫助相關(guān)工作人員最大限度的摒棄上文中提到的許多錯誤觀念，從而促使其在會計(jì)電算化的背景之下強(qiáng)化檔案意識。

三、結(jié)語

目前我國在會計(jì)電算化背景之下會計(jì)檔案管理工作依然存在著許多尚待解決的重要問題。因此，針對此類問題的存在相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)的加以解決，從而確保在會計(jì)電子化背景下，會計(jì)檔案管理工作的順利展開。并且促進(jìn)其規(guī)范化、效率化以及安全化的發(fā)展。

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作者：鐘洪磊 單位：淮陰工學(xué)院