中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化問題分析

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摘要：會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)中的簡(jiǎn)稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬與報(bào)賬，以及部分替代人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過(guò)程。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化從簡(jiǎn)單到復(fù)雜，從緩慢發(fā)展到迅速普及，取得了可喜的成績(jī)，但同時(shí)也存在著諸多問題。本文以我國(guó)中小企業(yè)為研究對(duì)象，指出了其會(huì)計(jì)電算化存在的主要問題，并對(duì)其中的原因加以分析，有針對(duì)性地提出了改進(jìn)措施，以促進(jìn)中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；問題；對(duì)策

一、中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。影響企業(yè)是否開展會(huì)計(jì)電算化的最重要的因素就是領(lǐng)導(dǎo)的重視度。如果一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要開展，那么這個(gè)企業(yè)的電算化往往實(shí)施得比較順利且效果較為理想。但大部分中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)并不重視會(huì)計(jì)電算化工作，認(rèn)為手工記賬就可滿足企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)管理需要，開展會(huì)計(jì)電算化反而會(huì)浪費(fèi)企業(yè)資源，并未考慮到會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的幫助。

2.電算化前期準(zhǔn)備不足。首先，資金不足是阻礙企業(yè)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的一個(gè)非常重要的因素。很多中小企業(yè)由于資金問題到目前為止都還是純粹的傳統(tǒng)手工做賬。其次，缺乏對(duì)手工模式和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的調(diào)整。手工模式下的主要缺點(diǎn)是信息不能及時(shí)處理和反饋、處理流程重復(fù)等，對(duì)于這些缺陷一些企業(yè)并未分析，這就不能合并和調(diào)整簡(jiǎn)單重復(fù)的業(yè)務(wù)流程，沒法按照計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)重新優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。同時(shí)，雖然現(xiàn)在的軟件已盡可能多地考慮了用戶在實(shí)際使用中的各種狀況，但各個(gè)企業(yè)的管理要求和運(yùn)行模式不同，這就要求企業(yè)在采用軟件時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)作一些個(gè)性化的調(diào)整，但很多企業(yè)并未這樣做。

3.企業(yè)的電算化管理混亂。為確保會(huì)計(jì)電算化的正常運(yùn)行必須建立相應(yīng)的管理制度體系。但有些企業(yè)未對(duì)操作人員權(quán)限作嚴(yán)格的限制，對(duì)于電算化系統(tǒng)的維護(hù)未設(shè)置專門的維護(hù)人員，對(duì)電算化的崗位設(shè)置與原來(lái)手工模式下的一樣，也未建立專門的會(huì)計(jì)電算化機(jī)房和相應(yīng)的上機(jī)操作制度，致使會(huì)計(jì)電算化管理混亂。

4.財(cái)會(huì)綜合型人才緊缺。由于中小企業(yè)實(shí)力和資金有限，他們往往難以招到既有良好的會(huì)計(jì)素養(yǎng)又能熟練操作計(jì)算機(jī)的高素質(zhì)會(huì)計(jì)人員。財(cái)會(huì)人員復(fù)合技能水平偏低、不能有效地利用會(huì)計(jì)電算化資源是普遍現(xiàn)象，這對(duì)于企業(yè)電算化工作的有效開展是一個(gè)不容忽視的障礙。

5.對(duì)財(cái)務(wù)軟件的功能應(yīng)用不全面。應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化的目的不僅是為了減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，也是為了讓他們騰出更多的時(shí)間精力用于資金的管理、分析。但大部分開展會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)主要是利用財(cái)務(wù)軟件代替手工記賬。大量的財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)分析工作仍手工進(jìn)行，重視報(bào)賬功能忽視管理功能的現(xiàn)象嚴(yán)重，沒有充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化對(duì)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的作用。

6.財(cái)會(huì)資料的安全性和共享性差。企業(yè)在選購(gòu)財(cái)務(wù)軟件時(shí)，經(jīng)常只思考單個(gè)財(cái)務(wù)部門工作的需要，而未從整個(gè)單位信息管理的角度出發(fā)。其結(jié)果是財(cái)務(wù)部門用于會(huì)計(jì)電算化的微機(jī)未能與單位內(nèi)部其他部門進(jìn)行信息連接，其他部門不能有效地共享財(cái)務(wù)部門的信息資料。除此之外，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)也存在著許多安全風(fēng)險(xiǎn)。主要有：第一，硬件風(fēng)險(xiǎn)。硬件設(shè)備是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施，硬件若出現(xiàn)故障必然會(huì)阻礙會(huì)計(jì)工作的正常進(jìn)行。第二，軟件風(fēng)險(xiǎn)。軟件風(fēng)險(xiǎn)主要有軟件的安裝不規(guī)范、缺乏維護(hù)升級(jí)、軟件漏洞、病毒、兼容性差等。由于企業(yè)資金的限制，往往對(duì)軟件的維護(hù)與升級(jí)重視不夠，而操作過(guò)程中傳輸介質(zhì)的濫用會(huì)使感染病毒的風(fēng)險(xiǎn)增加。第三，會(huì)計(jì)人員風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)人員風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在：由于會(huì)計(jì)人員的誤操作而破壞了數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)人員缺乏責(zé)任感，未嚴(yán)格按要求操作；會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德缺失，故意泄漏密碼、竊取、篡改會(huì)計(jì)信息等。

二、對(duì)于衡陽(yáng)市中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化存在問題的對(duì)策

1.強(qiáng)化企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化優(yōu)越性的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)從心底接受會(huì)計(jì)電算化對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的順利實(shí)施是至關(guān)重要的。為完成這一任務(wù)，財(cái)政部門、企業(yè)主管部門和IT行業(yè)必須加強(qiáng)宣傳，通過(guò)各種方式灌輸會(huì)計(jì)電算化的重要意義，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到實(shí)施會(huì)計(jì)電算化對(duì)于提升企業(yè)管理水平、增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益的重要作用，同時(shí)還要讓他們了解其中的流程及要求，以便于對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的領(lǐng)導(dǎo)。

2.根據(jù)實(shí)際需要做好前期安排。第一，規(guī)劃好企業(yè)有限的資金。由于中小企業(yè)資金有限，不可能對(duì)電算化的投入面面俱到，所以必須去掉華而不實(shí)的附加安排，把有限的資金集中在重要部分。另外中小企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)不如大企業(yè)那么寬泛而繁雜，專一化程度較高，所以在選擇財(cái)務(wù)軟件時(shí)不必要求大而全，這樣的軟件往往價(jià)格昂貴，只需根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要擇優(yōu)購(gòu)買即可。第二，調(diào)整企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。企業(yè)進(jìn)行流程再造，必須理解企業(yè)目前流程的特征并思考如何與企業(yè)信息化相結(jié)合才能提高企業(yè)的管理效能。若企業(yè)對(duì)這方面不用心，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)花更多的時(shí)間精力修訂電算化系統(tǒng)軟件，這不僅會(huì)耗費(fèi)更多投資，還可能影響將來(lái)的維護(hù)升級(jí)。

3.健全會(huì)計(jì)電算化的配套制度。第一，建立崗位及職責(zé)的管理制度。企業(yè)應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的人員進(jìn)行分工，明確各崗位職責(zé)，不相容的職務(wù)應(yīng)分離，以減少利用計(jì)算機(jī)舞弊情況的發(fā)生。第二，建立計(jì)算機(jī)硬件和軟件及數(shù)據(jù)管理制度。處理好計(jì)算機(jī)所處的環(huán)境，設(shè)置必要的防火、防水、防塵和防盜設(shè)施；做好數(shù)據(jù)的日常備份工作；定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒；財(cái)會(huì)部門計(jì)算機(jī)設(shè)備必須專機(jī)專用；健全故障排除的管理措施；軟件升級(jí)，硬件的更換都要有審批、監(jiān)督程序。第三，建立上機(jī)操作管理制度。設(shè)置用戶權(quán)限，各授權(quán)用戶要設(shè)置自己的密碼并定期或不定期進(jìn)行更換；運(yùn)行日志與上機(jī)登記相結(jié)合；加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)憑證輸入前后的審核。第四，建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度。首先要有稱職的檔案管理人員、規(guī)范的資料借還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、可靠的檔案保管設(shè)備等；其次還要定期備份檔案；另外還要制定檔案被破壞后的應(yīng)急和恢復(fù)措施。

4.針對(duì)會(huì)計(jì)電算化培養(yǎng)復(fù)合型人才。財(cái)會(huì)人員是順利實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的關(guān)鍵。對(duì)于人才的培養(yǎng)應(yīng)采用多方面、多形式、多渠道的方式，訓(xùn)練出各個(gè)層次所需的人才。學(xué)校方面要把握人才市場(chǎng)的需求，培養(yǎng)既懂計(jì)算機(jī)知識(shí)，又懂會(huì)計(jì)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的綜合型人才。企業(yè)方面對(duì)在職財(cái)會(huì)人員的電算化培訓(xùn)也要落到實(shí)處，要針對(duì)員工的實(shí)際狀況分情況有重點(diǎn)地進(jìn)行培訓(xùn)。

5.合理利用電算化的管理功能。很多人理解的會(huì)計(jì)電算化就是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化，但其實(shí)它應(yīng)是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化和管理會(huì)計(jì)電算化的有機(jī)結(jié)合。管理會(huì)計(jì)不僅可以充分利用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)提供的資料，它還會(huì)從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)提供的基本信息之外取得有關(guān)信息并進(jìn)行加工，為管理提供各類有用的資料。因此財(cái)會(huì)人員理當(dāng)重視起管理功能的運(yùn)用，讓其作用得到發(fā)揮。

三、結(jié)語(yǔ)

目前中小型企業(yè)會(huì)計(jì)電算化開展?fàn)顩r不容樂觀，大量因素阻礙著中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的開展。同時(shí)，在已開展電算化系統(tǒng)的中小企業(yè)中，其運(yùn)行狀況也不令人滿意。中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的開展應(yīng)根據(jù)自身情況，從觀念調(diào)整、前期準(zhǔn)備、人員培訓(xùn)、管理方針等多個(gè)方面來(lái)下功夫，真正把會(huì)計(jì)電算化運(yùn)用到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中去，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

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[3]劉敏．小型企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施研究[D]．遼寧大學(xué)，2011.

作者：謝冰 單位：長(zhǎng)沙理工大學(xué)