淺析會(huì)計(jì)信息質(zhì)量提升路徑
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從提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的角度出發(fā)，筆者建議，企業(yè)在進(jìn)行ERP系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置時(shí)應(yīng)由高層管理人員直接參與，這樣可以避免財(cái)務(wù)人員為了自身工作便利而設(shè)置一些有悖于內(nèi)部控制原則的參數(shù)。例如，有些單位會(huì)因?yàn)槿耸植粔蚨x擇“制單人與審核人可以為同一個(gè)人”的參數(shù)，還有些單位會(huì)為了減少操作程序而放棄“憑證記賬前必須出納簽字”的參數(shù)，等等。而這些不合理的參數(shù)設(shè)置，無疑為會(huì)計(jì)人員將來有意或無意的錯(cuò)誤埋下了禍根。建議企業(yè)在進(jìn)行ERP系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置時(shí)應(yīng)遵循三個(gè)原則：高層領(lǐng)導(dǎo)參與原則、有效的內(nèi)部控制原則、從嚴(yán)原則。“科目合法性檢查”功能是指企業(yè)預(yù)先在ERP系統(tǒng)內(nèi)指定要檢查的會(huì)計(jì)科目，并設(shè)置其對(duì)應(yīng)的合法科目或非法科目。一旦設(shè)置生效，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)對(duì)每一筆涉及到指定科目的記賬憑證進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè)，如果發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)分錄不符合合法會(huì)計(jì)科目所定義的內(nèi)容或符合非法會(huì)計(jì)科目所定義的內(nèi)容，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)報(bào)警，提示用戶“該憑證未通過科目合法性檢查”，并拒絕保存該憑證。用戶此時(shí)必須對(duì)該憑證進(jìn)行修改，只有滿足了“科目合法性檢查”中的條件要求時(shí)，系統(tǒng)才允許保存該憑證。這樣就從源頭上控制了非法業(yè)務(wù)進(jìn)入會(huì)計(jì)處理程序，保證了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性與可靠性。
ERP軟件盡管最大限度地實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成，但企業(yè)日常業(yè)務(wù)中仍然有大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要會(huì)計(jì)人員手工錄入憑證。為了減輕會(huì)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)，很多ERP軟件都提供了“模式憑證”功能，用戶只要在系統(tǒng)內(nèi)預(yù)先設(shè)置好不同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的模式憑證，當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，會(huì)計(jì)人員只需要在憑證錄入操作界面中點(diǎn)擊“調(diào)入模式憑證”功能并選擇相應(yīng)的模式憑證，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成一張記賬憑證。該功能不僅減輕了會(huì)計(jì)人員的憑證錄入工作量，而且減少了憑證錄入環(huán)節(jié)錯(cuò)誤與舞弊行為的發(fā)生。然而，“模式憑證”功能在減少錯(cuò)誤憑證產(chǎn)生的同時(shí)，也可能會(huì)加劇錯(cuò)誤行為的連鎖效應(yīng)。因?yàn)槟Ｊ綉{證一旦定義錯(cuò)誤，那么根據(jù)模式憑證自動(dòng)生成的所有記賬憑證都將是錯(cuò)誤的。因此，企業(yè)在設(shè)置模式憑證時(shí)應(yīng)慎重：一方面，應(yīng)該派業(yè)務(wù)素質(zhì)高的會(huì)計(jì)人員參與模式憑證的設(shè)置；另一方面，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)模式憑證定義環(huán)節(jié)的審核，由參與模式憑證定義之外的其他會(huì)計(jì)人員對(duì)模式憑證進(jìn)行審核和二次把關(guān)，保證所有投入使用的模式憑證都是合法和正確的，從源頭上保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。
在ERP系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理階段，引發(fā)會(huì)計(jì)信息失真的因素更多、也更復(fù)雜。而如何從技術(shù)層面規(guī)范ERP系統(tǒng)的使用，是提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的重要途徑。
（一）嚴(yán)格規(guī)范錯(cuò)誤憑證的修改方法，限制“反記賬”功能的使用。相比手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)而言，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一般都提供有“無痕跡修改憑證”的功能，該功能通常配合“反記賬”、“反審核”等逆向操作功能一起使用，即對(duì)已經(jīng)記賬的憑證，會(huì)計(jì)人員先進(jìn)行“反記賬”、“反審核”操作后，就可以對(duì)該憑證直接修改，而且不會(huì)留下任何修改痕跡。ERP軟件中提供的這些逆向操作功能無疑為會(huì)計(jì)舞弊提供了便利的工具，也使篡改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的行為變得更加隱蔽，加劇了會(huì)計(jì)信息失真。從提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的角度出發(fā)，筆者建議，政府相關(guān)部門在對(duì)ERP軟件或財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行審核時(shí)要從嚴(yán)把關(guān)，應(yīng)要求所有的憑證修改都必須留下修改痕跡，做到有據(jù)可查，從制度上保障會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。同時(shí)，嚴(yán)格限制“反記賬”功能的使用，從國(guó)家層面來講，政府主管部門應(yīng)出臺(tái)相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格限制軟件開發(fā)商在ERP軟件中提供“反記賬”功能；從企業(yè)層面來講，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)制定內(nèi)部管理制度，有條件地限制“反記賬”功能的使用，并加強(qiáng)對(duì)有權(quán)使用該功能的會(huì)計(jì)人員的監(jiān)督。
（二）限制出納系統(tǒng)從賬務(wù)系統(tǒng)引入數(shù)據(jù)，保障內(nèi)部控制的有效。根據(jù)內(nèi)部控制中不相容職務(wù)相互分離原則的要求，會(huì)計(jì)崗位與出納崗位必須由不同的人員來擔(dān)任，并且相互獨(dú)立。然而，目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)ERP軟件的“用戶管理”功能中并沒有設(shè)計(jì)“出納與會(huì)計(jì)不能為同一個(gè)人”的控制程序，這就為同一個(gè)用戶同時(shí)操作賬務(wù)系統(tǒng)和出納系統(tǒng)提供了便利，也為會(huì)計(jì)舞弊行為提供了可乘之機(jī)。同時(shí)，ERP系統(tǒng)的集成性決定了其內(nèi)部的各個(gè)子系統(tǒng)之間可以共享數(shù)據(jù)，這樣，出納系統(tǒng)就可以從賬務(wù)系統(tǒng)直接獲取數(shù)據(jù)自動(dòng)生成現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，顯然，出納直接利用了會(huì)計(jì)的工作結(jié)果，而非獨(dú)立登賬，這雖然表面上滿足了賬賬相符這一要求，其實(shí)卻隱藏著巨大的隱患，不僅使會(huì)計(jì)人員的舞弊行為很難被發(fā)現(xiàn)，而且一旦賬務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)共享的連鎖反應(yīng)效應(yīng)就會(huì)隨之波及到出納系統(tǒng)，導(dǎo)致現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬出現(xiàn)同樣的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。這無疑使內(nèi)部控制中的“會(huì)計(jì)崗位與出納崗位相互牽制”的制度設(shè)計(jì)從根本上失效。筆者建議，應(yīng)禁止出納人員直接從賬務(wù)系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)自動(dòng)生成現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。一方面，ERP軟件應(yīng)在程序設(shè)計(jì)上禁止賬務(wù)系統(tǒng)與出納系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的雙向傳遞；另一方面，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格要求會(huì)計(jì)人員與出納人員分別獨(dú)立登賬并定期進(jìn)行對(duì)賬，這樣才能保證內(nèi)部控制的有效性，減少會(huì)計(jì)信息失真。
（三）規(guī)范業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳遞與修改程序，保證賬務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)源的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。ERP系統(tǒng)的高度集成性決定了賬務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間可以最大限度地共享數(shù)據(jù)與信息。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)原始單據(jù)調(diào)用系統(tǒng)內(nèi)置的憑證模板程序，自動(dòng)生成相應(yīng)的記賬憑證并傳遞到賬務(wù)系統(tǒng)。這種財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的模式不僅減輕了會(huì)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)，而且減少了憑證錄入過程中的人工干預(yù)，對(duì)提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量起到了一定的促進(jìn)作用。然而，大多數(shù)ERP軟件對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳遞與修改缺乏相應(yīng)的控制程序，甚至允許賬務(wù)系統(tǒng)直接修改業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳遞過去的憑證，這無疑造成了ERP系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的混亂和不一致，引發(fā)會(huì)計(jì)信息失真。為了提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，筆者建議從兩個(gè)方面設(shè)置控制程序，一是ERP系統(tǒng)內(nèi)部應(yīng)設(shè)置自動(dòng)檢測(cè)程序，要求業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)在傳遞到賬務(wù)系統(tǒng)之前必須經(jīng)過專人復(fù)核，賬務(wù)系統(tǒng)在接受業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳遞過來的憑證時(shí)，應(yīng)馬上啟動(dòng)檢測(cè)程序識(shí)別復(fù)核人簽章，沒有復(fù)核人簽章的憑證賬務(wù)系統(tǒng)應(yīng)拒絕接收并自動(dòng)退回到相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。二是ERP軟件在賬務(wù)系統(tǒng)的程序設(shè)計(jì)中應(yīng)指定相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目（即應(yīng)該在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中操作的會(huì)計(jì)科目）并設(shè)置觸發(fā)程序，一旦發(fā)現(xiàn)用戶試圖在賬務(wù)系統(tǒng)中修改指定的會(huì)計(jì)科目數(shù)據(jù)，觸發(fā)程序馬上啟動(dòng)，進(jìn)行警告并拒絕執(zhí)行修改操作。
在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最終都匯集到賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行期末處理。期末處理的正確與否，直接關(guān)系到會(huì)計(jì)報(bào)表的信息質(zhì)量。
（一）擴(kuò)大“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”功能的使用范圍，規(guī)避人為失誤導(dǎo)致的會(huì)計(jì)信息失真。在賬務(wù)系統(tǒng)的期末處理階段，會(huì)計(jì)人員往往需要編制大量的轉(zhuǎn)賬憑證，不僅涉及到利息的計(jì)提、費(fèi)用的分?jǐn)?，還涉及到期末調(diào)匯和結(jié)轉(zhuǎn)損益等，業(yè)務(wù)量大且工作復(fù)雜，極容易發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊。而利用ERP軟件提供的“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”功能，用戶只需要在期初定義好各種類型的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模板，期末只要執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”操作，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)從賬簿中提取數(shù)據(jù)并根據(jù)相應(yīng)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模板進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算，生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證。“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”功能的使用不僅減輕了會(huì)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)，而且可以有效規(guī)避人為錯(cuò)誤和舞弊的發(fā)生，保證期末處理階段所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性。然而，“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”功能也是一把“雙刃劍”，使用不當(dāng)也會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤的連鎖效應(yīng)，因?yàn)橐坏┳詣?dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模板設(shè)置錯(cuò)誤，那么據(jù)此生成的所有轉(zhuǎn)賬憑證都必然是錯(cuò)誤的。筆者建議，企業(yè)在擴(kuò)大“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”功能使用范圍的同時(shí)，應(yīng)規(guī)范自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模板的定義，加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模板的二次復(fù)核和技術(shù)測(cè)試，保證期末處理階段會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。
（二）禁止“反結(jié)賬”功能的使用，防止會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被惡意篡改。與前面提到的“反記賬”功能相似，“反結(jié)賬”功能如果與其他逆向操作功能聯(lián)合使用，會(huì)導(dǎo)致任何時(shí)點(diǎn)的會(huì)計(jì)信息都可以被隨意篡改而不留下任何痕跡，甚至連系統(tǒng)訪問記錄都不留下。較“反記賬”功能而言，“反結(jié)賬”功能對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的破壞更具毀滅性，對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的影響也更深。
為防止利用ERP軟件的逆向操作功能惡意篡改數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)理論界與實(shí)務(wù)界應(yīng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，聯(lián)手抵制“反結(jié)賬”功能的開發(fā)與使用。筆者建議應(yīng)采用“三管齊下”的方式抵制“反結(jié)賬”功能的開發(fā)與使用：行業(yè)主管部門應(yīng)出臺(tái)相關(guān)的法律法規(guī)，明確禁止軟件開發(fā)商在ERP軟件或財(cái)務(wù)軟件中內(nèi)置逆向操作程序，并禁止企業(yè)使用該類逆向操作功能；軟件開發(fā)公司應(yīng)意識(shí)到“反結(jié)賬”功能被惡意使用時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)信息造成的破壞性后果，自覺停止設(shè)計(jì)該類操作程序；企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)制定內(nèi)部規(guī)章制度，明確禁止會(huì)計(jì)人員使用“反結(jié)賬”功能，同時(shí)采用技術(shù)手段凍結(jié)“反結(jié)賬”功能。（本文作者：梁星、王風(fēng)華 單位：山東工商學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)院）