醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理探析
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目前，醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理存在五個方面的問題。一是醫(yī)院檔案管理意識薄弱，對內(nèi)部審計檔案管理工作重視程度較低；二是內(nèi)部審計檔案管理薄弱，缺乏健全完善的內(nèi)部審計檔案管理體系；三是內(nèi)部審計檔案管理信息化建設落后，現(xiàn)代化和信息化水平較低；[2]四是內(nèi)部審計檔案管理隊伍整體素質(zhì)較低，綜合素質(zhì)不高；五是內(nèi)部審計檔案開發(fā)利用程度和效果欠佳，信息服務能力不足。對此，新時期醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理需要進一步強化檔案管理意識、完善管理機制、加強信息化建設、加強復合型人員隊伍建設和創(chuàng)新服務模式。
2強化內(nèi)部審計檔案管理意識
醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院整個管理的重要組成部分，涉及醫(yī)院的所有部門。醫(yī)院檔案管理工作的成效如何，最為關鍵的是醫(yī)院領導層的高度重視、有力支持和各個部門、業(yè)務科室的積極高效參與。[3]因此，醫(yī)院要將檔案管理納入到醫(yī)院宣傳工作中，作為常規(guī)性的重要工作，經(jīng)常利用參觀學習、會議、典型事例宣傳和派發(fā)檔案宣傳手冊等各種形式，開展形式多樣的檔案管理宣傳，大力宣傳檔案管理工作的重要價值和現(xiàn)實意義，以增強醫(yī)院全員的檔案管理意識。通過宣傳，使醫(yī)院全員都能夠充分認識到檔案管理工作的必要性和重要性，充分認識到檔案管理所發(fā)揮的重要作用及其在醫(yī)院管理體系中的重要地位，充分認識到檔案管理與醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展息息相關，形成一種人人重視檔案、個個珍惜檔案的良好氛圍。內(nèi)部審計檔案系統(tǒng)地反映了醫(yī)院內(nèi)部審計由始至終的全部過程，是考查和提高醫(yī)院內(nèi)部審計工作質(zhì)量、規(guī)范和優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部審計工作流程、記錄和研究醫(yī)院內(nèi)部審計工作歷史的必要資料和憑證，也是醫(yī)院內(nèi)部審計工作結束后復核和備查的主要依據(jù)。內(nèi)部審計檔案蘊含的大量管理決策信息，對醫(yī)院內(nèi)部審計部門和有關部門的工作具有重要的參考價值。因此，應該重視宣傳，通過學習、培訓、開會等各種不同場合大力宣傳《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國審計法》和《審計機關審計檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)和內(nèi)部審計檔案管理工作，強化醫(yī)院全員內(nèi)部審計檔案管理意識，提高對內(nèi)部審計檔案管理工作的關注度和重視度。作為醫(yī)院的領導者、決策者和醫(yī)院員工思想、行為的引領者，醫(yī)院領導層必須強化內(nèi)部審計檔案管理意識，要牽頭高度重視、強化意識并積極參與到內(nèi)部審計檔案管理中，發(fā)揮示范和榜樣作用，把內(nèi)部審計檔案管理工作放到醫(yī)院工作的一個重要位置，納入重要議事日程，納入醫(yī)院內(nèi)部審計工作的全部過程，在政策、人力、物力和財力等方面給予大力支持和堅強保障。尤其是醫(yī)院分管審計工作和檔案管理工作的領導更要高度重視內(nèi)部審計檔案管理，經(jīng)常督促、檢查內(nèi)部審計檔案建設工作。醫(yī)院審計部門主要負責人應高度重視和大力支持內(nèi)部審計檔案管理工作，將內(nèi)部審計檔案管理工作列入處室工作的議事日程，全面科學規(guī)劃本處室內(nèi)部審計檔案管理工作，為內(nèi)部審計檔案管理創(chuàng)造良好的條件。增強內(nèi)部審計檔案管理的專業(yè)認識和業(yè)務能力，通過氛圍營造、業(yè)務培訓、督促宣傳和評比考核等方式，使員工意識到檔案管理工作的重要性，同時借助考核結果對員工進行激勵和引領。[4]醫(yī)院其他基層人員也應該高度重視內(nèi)部審計檔案管理工作，在日常工作中遵循制度規(guī)范要求，密切配合檔案管理人員開展內(nèi)部審計檔案管理工作。
3建立健全完善的內(nèi)部審計檔案管理體系
完善制度頂層設計。建立一套科學、健全的內(nèi)部審計檔案管理制度，是加強內(nèi)部審計檔案管理工作的根本和有力保障。內(nèi)部審計檔案綜合管理制度包括收集、編排、立卷、歸檔、保管、質(zhì)量控制、開發(fā)利用、信息化建設、管理人員崗位責任以及人力資源建設等各項相關的制度。完善內(nèi)部審計檔案收集制度，建立收集檔案資料的登記冊，規(guī)范應收集檔案材料的內(nèi)容及要素要求，規(guī)定收交檔案材料的具體時間等。[5]根據(jù)《中華人民共和國審計法》《中華人民共和國審計法實施條例》《中華人民共和國國家審計基本準則》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《審計機關審計檔案管理規(guī)定》《審計機關審計項目質(zhì)量控制辦法（試行）》《審計署審計檔案保管期限規(guī)定》和《審計機關審計文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》等法律法規(guī)，結合醫(yī)院具體實際情況和內(nèi)部審計檔案的特征，建立健全一整套具有系統(tǒng)性、有效性和可操作性的內(nèi)部審計檔案管理制度，制定科學、規(guī)范和完善的內(nèi)部審計檔案管理標準和工作流程，[6]確保內(nèi)部審計檔案管理的每一個具體環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依，確保內(nèi)部審計檔案管理走向制度化、科學化和規(guī)范化。[7]
4加強內(nèi)部審計檔案管理信息化建設
內(nèi)部審計檔案管理信息化建設既是規(guī)范內(nèi)部審計檔案管理的有效途徑，也是提升內(nèi)部審計檔案管理效率和服務水平的重要手段。內(nèi)部審計檔案信息化管理方式主要是依托科學合理的信息網(wǎng)絡管理基礎，充分利用信息網(wǎng)絡化模式加強對內(nèi)部審計檔案信息的管理。內(nèi)部審計檔案管理信息化建設包含檔案儲存信息化、檔案處置信息化和檔案管理信息化等方面，涵蓋軟件、硬件和數(shù)字化標準等諸多內(nèi)容。因此，應利用現(xiàn)有基礎，以適應醫(yī)院內(nèi)部審計工作的特點和發(fā)揮內(nèi)部審計檔案服務職能為導向，統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施，逐步實現(xiàn)內(nèi)部審計檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。跟進智慧化醫(yī)院建設，將先進的管理理念和新興網(wǎng)絡信息技術適時地融入到內(nèi)部審計檔案管理工作中，實現(xiàn)內(nèi)部審計檔案管理與現(xiàn)代科學技術的有效對接、內(nèi)部審計檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院信息管理系統(tǒng)的有效對接。結合醫(yī)院的實際情況和需求，基于醫(yī)院現(xiàn)有信息化管理平臺專門引進或研發(fā)內(nèi)部審計檔案管理系統(tǒng)，將內(nèi)部審計檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院信息化管理平臺進行深入的融合。在現(xiàn)有互聯(lián)網(wǎng)平臺的基礎上加強內(nèi)部審計檔案與醫(yī)院各個科室自動化辦公系統(tǒng)的有效對接，實現(xiàn)內(nèi)部審計檔案管理與醫(yī)院內(nèi)部審計及其它各項管理工作實現(xiàn)無縫對接。依托完善的內(nèi)部審計檔案管理信息化網(wǎng)絡平臺，通過內(nèi)部局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等不同類型網(wǎng)絡與計算機基礎設備，推進各個部門和科室之間的網(wǎng)絡化連接和網(wǎng)絡化管理，優(yōu)化整合信息資源檔案管理模式，保障內(nèi)部審計檔案資源成為醫(yī)院內(nèi)部整體信息生態(tài)系統(tǒng)的有機組成部分。
5建設復合型內(nèi)部審計檔案管理人員隊伍
復合型內(nèi)部審計檔案管理人員隊伍建設，提升人員整體綜合素質(zhì)，是做好內(nèi)部審計檔案管理工作的根本保證，也是內(nèi)部審計檔案管理工作提質(zhì)增效的關鍵因素。內(nèi)部審計檔案管理人員綜合素質(zhì)包括思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)、信息素質(zhì)、現(xiàn)代化管理技能、財務管理、審計業(yè)務知識和技能等。打造綜合素質(zhì)較高的復合型內(nèi)部審計檔案管理人員隊伍，必須根據(jù)醫(yī)院實際并考慮內(nèi)部審計檔案管理人員年齡、學歷和專業(yè)結構等因素制定人才規(guī)劃和長期的優(yōu)秀檔案管理人才培養(yǎng)計劃，完善內(nèi)部審計檔案管理人員專業(yè)培訓和繼續(xù)教育體系，引進高層次專業(yè)人才的同時，強化在職內(nèi)部審計檔案管理人員進行相關業(yè)務培訓和教育。為提升內(nèi)部審計檔案管理人員綜合素質(zhì)，醫(yī)院應從源頭著手，重視人才引進，制定招聘計劃，做好優(yōu)秀人才招聘工作。在內(nèi)部審計檔案管理人員的招聘環(huán)節(jié)，嚴格把控錄用標準，既要注重內(nèi)部審計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和檔案管理所需的相關知識和技能，又要注重政治素質(zhì)和道德修養(yǎng)等內(nèi)在素養(yǎng)。把這些要求一并納入聘用和選拔的關鍵準則，從多方面對引進人才進行測評。加強內(nèi)部審計檔案管理人員的教育和培訓是提高內(nèi)部審計檔案管理人員綜合素質(zhì)的基本途徑，也是提高內(nèi)部審計檔案管理水平的關鍵措施。醫(yī)院要重視全面的人才培養(yǎng)，注重繼續(xù)教育，把提高內(nèi)部審計檔案管理人員綜合素質(zhì)放在醫(yī)院工作的重要位置，列入到醫(yī)院人才培養(yǎng)的常態(tài)化重點工作計劃。重新構建內(nèi)部審計檔案管理人員教育培訓模式，針對內(nèi)部審計檔案管理人員制定出科學合理的教育培訓方案。根據(jù)內(nèi)部審計檔案管理人員的所在崗位和能力，擬定合理的繼續(xù)學習和培訓計劃，采取多種層次、多種渠道和多種方式開展針對性的和靈活的教育培訓活動。在此基礎上，及時對學習情況進行總結，建立培訓后的考試、考察制度，并通過相互交流和對外合作等措施來檢驗并鞏固培訓成果，把學習情況與人員的職位晉升和聘任掛鉤。通過激勵方式，鼓勵和引導內(nèi)部審計檔案管理人員主動加強自主學習和技能訓練，提高各級檔案行政管理部門組織培訓和繼續(xù)教育的參與度。
6創(chuàng)新服務模式
以用戶需求為導向，樹立以“檔案利用”為主的意識，強化責任意識和服務意識，將內(nèi)部審計檔案的開發(fā)利用作為內(nèi)部審計檔案管理的核心任務。運用電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)利用的技術模式，積極主動地創(chuàng)新服務理念、服務內(nèi)容、服務方式和服務手段，拓寬開發(fā)利用的范圍，加大開發(fā)利用的深度，豐富開發(fā)利用的形式，不斷改進開發(fā)利用的環(huán)境和條件，多渠道、多途徑、多形式、全方位地主動開展內(nèi)部審計檔案開發(fā)利用。內(nèi)部審計檔案是審計成果的集中體現(xiàn)，是審計知識在具體實踐中應用的寶貴智力資源。內(nèi)部審計檔案不僅蘊含豐富的法律、法規(guī)和政策信息，還保存著大量生動的有關醫(yī)院衛(wèi)生機構財務收支、管理決策和服務的正反兩方面的內(nèi)容。為促進醫(yī)院內(nèi)部審計工作的發(fā)展，更好地為醫(yī)院領導層和其他有關職能部門決策提供信息服務，醫(yī)院應基于醫(yī)院的實際情況，系統(tǒng)性地歸納、整合內(nèi)部審計檔案中日積月累的各種大量案例資料，建立具有一定代表性、系統(tǒng)性且比較完善的內(nèi)部審計檔案信息庫，對內(nèi)部審計檔案信息進行充分挖掘和深層次加工，充分發(fā)揮其作用，真正實現(xiàn)其價值。內(nèi)部審計檔案管理工作是一個開放系統(tǒng)，需要與多個部門建立密切協(xié)作關系。隨著信息公開的不斷推進，審計機關審計結果公告制度也逐步推行，內(nèi)部審計檔案也應該適度地公開。內(nèi)部審計檔案管理和服務應該逐步從傳統(tǒng)的封閉和半封閉的狀態(tài)和服務方式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式的服務方式，對醫(yī)院各領導層和部門的利用者開放。內(nèi)部審計檔案的利用應該由單一為審計工作服務，轉(zhuǎn)向為黨和政府的工作中心、各級領導宏觀調(diào)控和內(nèi)部審計工作同步服務過渡。內(nèi)部審計檔案開發(fā)利用是向醫(yī)院審計人員、被審計人員和單位以及醫(yī)院管理部門、黨和政府部門提供各方所需要的內(nèi)部審計檔案產(chǎn)品的過程。內(nèi)部審計檔案開發(fā)利用要立足醫(yī)院內(nèi)部審計工作，緊跟醫(yī)院內(nèi)部審計實踐發(fā)展，著眼醫(yī)院經(jīng)營管理大局，服務醫(yī)院改革與發(fā)展，運用高科技手段，創(chuàng)新方式方法和途徑，擴大有效供給方式和開放程度，不斷滿足醫(yī)院、黨和政府的需要。內(nèi)部審計檔案不但要在服務內(nèi)部審計工作在傳統(tǒng)的責任劃分和績效考評等被動領域發(fā)揮作用，還應該就提高內(nèi)部審計效率、強化內(nèi)部審計質(zhì)量和促進咨詢治理等層面發(fā)揮更加重要的能動作用。同時，充分挖掘內(nèi)部審計檔案的潛在價值，為各方所需提供更加優(yōu)質(zhì)、高效、豐富和深層次的內(nèi)部審計檔案信息服務產(chǎn)品，使其在醫(yī)院治理的更多場景中擔當新的角色，在醫(yī)院的價值提升中發(fā)揮更大的作用。
作者：朱小青 單位:鄭州大學第一附屬醫(yī)院審計處
