內(nèi)部審計下醫(yī)院經(jīng)濟合同審計淺探

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摘要:本文從醫(yī)院經(jīng)濟合同審計工作的現(xiàn)狀展開分析，總結(jié)醫(yī)院經(jīng)濟合同審計工作的方法，對HRP系統(tǒng)中合同審計方法進行初步探討，為醫(yī)院合同審計工作發(fā)展建言獻策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；經(jīng)濟合同；內(nèi)部審計

一、關(guān)于醫(yī)院經(jīng)濟合同審計的概述

在新時代背景下，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，國內(nèi)醫(yī)院逐步引入醫(yī)院資源規(guī)劃（HospitalResourcePlanning），將合同管理模塊嵌入HRP系統(tǒng)。在此過程中，內(nèi)部審計部門應(yīng)在梳理醫(yī)院經(jīng)濟合同審計方法的基礎(chǔ)上，及時、科學(xué)、合理的調(diào)整審計工作策略，要符合醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、緊跟時代步伐，推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院經(jīng)濟合同審計現(xiàn)狀

1.合同送審資料不明確、不規(guī)范

現(xiàn)如今隨著醫(yī)院規(guī)模擴張，醫(yī)院的經(jīng)濟活動和業(yè)務(wù)活動類型高速拓展，設(shè)備、維保、耗材、試劑、藥品、服務(wù)采購類、基建、工程修繕類、信息軟件開發(fā)、租賃、醫(yī)聯(lián)體項目等類型的合同應(yīng)運而生，種類繁多。部分醫(yī)院審計部門未對送審資料類型進行規(guī)定，導(dǎo)致經(jīng)辦部門在提供送審資料時無據(jù)可依，只能根據(jù)自身理解和經(jīng)驗提供資料，不能保證資料的完整性、符合性、相關(guān)性。因資料提供不規(guī)范，極可能致使審計部門在審核經(jīng)濟合同時做出不合理的判斷，或致使審計部門反復(fù)和業(yè)務(wù)部門溝通以獲得必要資料，增加溝通成本，降低審計效率，滯緩合同簽訂的時間。

2.合同審計底稿與意見評價缺失

目前，國內(nèi)大部分醫(yī)院內(nèi)部控制體系尚未達到高度成熟的階段，經(jīng)辦部門人員內(nèi)部控制意識薄弱，若審計人員對合同審計意見僅是口頭交流而未形成書面意見，致使經(jīng)辦人員重視度低，錯誤重犯率上升，從而導(dǎo)致合同不斷被退回業(yè)務(wù)部門整改，增加合同簽訂時間。且完整編寫審計底稿，出具審計意見評價，對合同出現(xiàn)的問題進行整理歸集，有利于審計部門留存證據(jù)，總結(jié)合同管理中的共性和個性問題，為進一步完善合同管理制度提出合理的、可執(zhí)行性建議。

3.合同審計鏈條未形成閉環(huán)

目前，不乏有內(nèi)部審計部門將合同審計的重點放在合同簽訂過程中，而對合同執(zhí)行中審計置若罔聞。前期簽訂前審核只能保證雙方的權(quán)利義務(wù)完整體現(xiàn)在合同文本內(nèi)，不能保證后期權(quán)利義務(wù)的履行完全按照合同文本執(zhí)行。在實際的合同執(zhí)行中，前期合同簽訂過程合理合規(guī)，但仍有不良供應(yīng)商會在合同簽訂之后“下功夫”。例如，有的供應(yīng)商以功能齊全、性能良好的設(shè)備A中標，但在實際驗收時，卻替換為性能、功能都相對較差，但能滿足功能需求的設(shè)備B，合同價款等依然按照設(shè)備A的執(zhí)行?；蛘?，供應(yīng)商以中標產(chǎn)品淘汰或升級更新為由，驗收時未提供中標產(chǎn)品，而提供“更新升級”后仍能滿足功能需求的新產(chǎn)品。以上兩種情況實質(zhì)上都屬于虛假應(yīng)標的情況，而驗收部門及使用科室因缺乏風(fēng)險意識，極有可能以滿足科室需求為由通過驗收。但其實這是嚴重損害醫(yī)院利益行為，性質(zhì)極其惡劣，甚至可歸類為合同詐騙。若審計部門不對后續(xù)合同執(zhí)行過程進行審計，從專業(yè)的角度提出風(fēng)險點，協(xié)同多部門對合同執(zhí)行的遵從性進行探討，便會讓不良供應(yīng)商有機可乘，使醫(yī)院陷入糾紛的概率大大提高，不利于維護醫(yī)院的合法利益。

4.HRP系統(tǒng)合同審計方法的滯后性

隨著現(xiàn)在信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動急劇增多，為整合醫(yī)院已有信息資源，許多醫(yī)院引入醫(yī)院資源規(guī)劃（HospitalResourcePlanning），通過信息化手段，搭建HRP系統(tǒng)平臺，并將合同管理板塊嵌入其中。這無疑是對合同審計的全新考驗。部分醫(yī)院HRP系統(tǒng)中的合同管理模塊屬于運行的初期探索階段，系統(tǒng)搭建尚不成熟，系統(tǒng)合同效期計算規(guī)則不完善，經(jīng)辦人員合同到期日等內(nèi)容填寫不統(tǒng)一，可能導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)合同到期日與合同中實際有效期不符，影響后期有效期提醒功能的準確性。而部分審計人員在對合同進行線上審計時，仍然按照紙質(zhì)合同的審計方式進行審核，不注重系統(tǒng)信息與合同文本的校對，未根據(jù)實際情況，新增審計關(guān)注點。

三、醫(yī)院經(jīng)濟合同審計的建議

1.明確、規(guī)范合同送審資料

內(nèi)部審計部門可根據(jù)醫(yī)院的實際情況，運用共性和個性的思維，將合同進行分類。分類的依據(jù)可以按照經(jīng)濟合同本身的類型進行分類，或者根據(jù)主管業(yè)務(wù)部門對合同進行分類，還可根據(jù)資金經(jīng)費來源進行分類。在對合同進行分類的基礎(chǔ)上，可以和相關(guān)經(jīng)辦部門探討，梳理出合同送審資料清單，例如：合同文本、招投標文件、評標報告、中標通知書（采購小組的評標意見或談判紀要）、采購預(yù)算或院務(wù)會審批意見等等。其次，針對不同類型的合同，梳理審出計所必需的資料，例如部分藥品、耗材、試劑或者工程類合同，對供應(yīng)商資質(zhì)有特殊要求的項目，應(yīng)將供應(yīng)商資質(zhì)也列入送審資料清單中；耗材、藥品的引進，有特殊流程的，也應(yīng)將對應(yīng)流程的審批文件納入送審清單中?？傊?，梳理、歸納送審清單是進行合同審計的第一步，明確、規(guī)范的送審資料，有利于合同審計工作的順利開展，節(jié)省溝通時間，提高合同審計效率。

2.編制審計底稿與評價意見書

審計底稿與審計評價意見書是能體現(xiàn)審計工作成果的重要形式，亦是一種嚴肅、正式的溝通方式。內(nèi)部審計部門作為醫(yī)院經(jīng)濟合同的審簽部門之一，應(yīng)該對所審核的合同進行登記，可以設(shè)置合同審計臺賬，以備后期查證。其中，對查驗出不合理合規(guī)的合同，應(yīng)以審計底稿的方式進行記錄并反饋給經(jīng)辦部門確認。合同審計工作底稿至少應(yīng)包含以下幾項內(nèi)容：底稿編號、合同名稱、送審部門、送審時間、審計審核意見及建議、相關(guān)審計人員及復(fù)審人員簽字等。編制審計底稿的同時，應(yīng)該采取影片或者掃描文件等方式對有疑問的資料進行取證留存，保證審計檔案的完整性。每月或固定時間對合同審計底稿進行歸納整理，梳理出經(jīng)審計發(fā)現(xiàn)的高頻率問題，協(xié)同采購、財務(wù)、紀檢等多部門進行討論，深入挖掘問題的實質(zhì)，探討解決方案。若屬于合同管理制度不健全、不合理的，應(yīng)及時進行修訂、完善，共同推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

3.完善合同執(zhí)行中審計鏈條

合同執(zhí)行過程中審計顧名思義是對合同履行、變更、解除的合規(guī)性、合理性進行檢查監(jiān)督。合同在履行過程中，審計首先應(yīng)關(guān)注合同文本內(nèi)容是否嚴格執(zhí)行，合同的簽約方、標的物數(shù)量、質(zhì)量、金額、時間等核心條款，是否與合同內(nèi)容完全保持一致。其中“時間”條款作為重點要素之一，其時效性要求供應(yīng)商必須按規(guī)定的時間提供相關(guān)設(shè)備或服務(wù)，否則必須承擔相應(yīng)的違約責(zé)任。在審計合同變更和解除時，應(yīng)重點關(guān)注變更事項的合規(guī)性、合理性。例如，簽約方的變更包括名稱、賬戶、組織關(guān)系的變更等，除了考慮變更的合法性外，更應(yīng)考慮變更的實質(zhì)，謹防合同詐騙。合同的解除應(yīng)關(guān)注是否經(jīng)相應(yīng)的內(nèi)部權(quán)限人審批，需要上級審批的合同是否執(zhí)行相應(yīng)的審批程序。審計是合同執(zhí)行中的重要環(huán)節(jié)，審計部門可連同法務(wù)部等多部門共同進行監(jiān)督。

4.基于HRP系統(tǒng)下合同審計方法的探討

相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)的合同審計工作，HRP系統(tǒng)中的合同審計工作關(guān)注點更多，關(guān)注范圍更廣。首先，在系統(tǒng)試運行階段，審計部門應(yīng)重點關(guān)注權(quán)限設(shè)置的合理性。例如，合同附件、信息修改權(quán)限的控制。若不設(shè)置附件、信息修改權(quán)限控制策略，可能導(dǎo)致已審批合同信息及附件內(nèi)容被隨意替換、更改，無法確保系統(tǒng)中合同信息、電子版附件的一致性和準確性。因此需要確保經(jīng)辦人提交合同審簽流程后，不能隨時修改系統(tǒng)中合同信息、替換合同電子附件，只能在合同審簽者駁回合同之后才能進行修改，且系統(tǒng)應(yīng)記錄最后一次修改時間。其余審簽者不得修改任何附件及合同信息。其次，還應(yīng)關(guān)注合同數(shù)據(jù)查詢權(quán)限的設(shè)置情況。流程中相關(guān)人員不應(yīng)有查看所有合同數(shù)據(jù)的權(quán)限，否則容易導(dǎo)致合同內(nèi)容、產(chǎn)品價格等涉密信息泄露等風(fēng)險，應(yīng)針對不同部門、崗位人員分級設(shè)置合同數(shù)據(jù)查詢權(quán)限，并且明確合同數(shù)據(jù)查詢授權(quán)審批流程。再者，應(yīng)關(guān)注審簽流程的完整性。審簽者在流程駁回時，應(yīng)填寫詳細的原因和修改意見，以便后續(xù)審簽部門領(lǐng)導(dǎo)可通過系統(tǒng)審批記錄了解合同修改情況。最后，審計人員在線上審批合同時，除了注重合同內(nèi)容的準確性、完整性，還應(yīng)將合同信息與系統(tǒng)信息進行比對，確保系統(tǒng)字段填寫完整、準確。

四、結(jié)語

合同審計工作是醫(yī)院穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展的重要運行保障，內(nèi)部審計部門應(yīng)切實發(fā)揮內(nèi)部的監(jiān)督、咨詢功能，內(nèi)部審計工作人員更應(yīng)順應(yīng)時代潮流，發(fā)揚探究精神和創(chuàng)新精神，更新工作思路，創(chuàng)新工作方法，盡量避免醫(yī)院陷入合同糾紛，保障醫(yī)院合法權(quán)益不受侵害，為醫(yī)院發(fā)展保駕護航。

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作者:昌淦淋 單位:四川大學(xué)華西第二醫(yī)院