科研單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制風(fēng)險淺析

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摘要:科研單位的固定資產(chǎn)保障了科研計劃的順利推進?？蒲袉挝荒芊窠】?、平穩(wěn)的發(fā)展在很大程度上被固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的優(yōu)劣所左右。固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制是否有效直接反映了科研單位的科研經(jīng)費是否科學(xué)、合理進行配置和布局。所以，加強固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制是科研單位的重要任務(wù)，只有通過完善科研單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系，才能夠讓固定資產(chǎn)最大限度地發(fā)揮使用效率，避免造成資源的浪費。文章分析了現(xiàn)階段我國科研單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中存在的風(fēng)險，并提出了科研單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的設(shè)計方案。

關(guān)鍵詞:科研單位;固定資產(chǎn);內(nèi)部控制;內(nèi)控設(shè)計

科技發(fā)展水平是一個國家綜合實力的重要組成部分，我國日益重視科學(xué)研究，對科研單位投入了越來越多的資金。隨著科研經(jīng)費的積累，科研單位逐步增加了對精密儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)的投資，固定資產(chǎn)總值持續(xù)增長，固定資產(chǎn)管理面臨諸多新的挑戰(zhàn)。固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制在資產(chǎn)的實際管理中一直處于薄弱環(huán)節(jié)，存在諸多問題和漏洞，難以適應(yīng)科學(xué)研究的迅速發(fā)展。盡管我國科研單位固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制取得了比以往更大的進步，但仍有一些問題亟待解決。在這一形勢下，固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制需要不斷改進。

一、科研單位加強固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的意義

內(nèi)部控制的意義在于保護科研單位固定資產(chǎn)的完整性，內(nèi)部控制是保障財務(wù)信息真實公允的重要手段與措施。2004年，COSO委員會發(fā)表了《企業(yè)風(fēng)險管理框架》，提出了基于風(fēng)險管理來研究內(nèi)部控制的新思路。風(fēng)險是客觀存在的，是無法完全控制和避免的，風(fēng)險的發(fā)生也是不確定的。但是有的風(fēng)險具有一定的規(guī)律性，是可以被識別和降低的?？蒲袉挝患訌姽潭ㄙY產(chǎn)內(nèi)部控制，可以有效識別固定資產(chǎn)管理過程中的風(fēng)險因素，設(shè)計內(nèi)部控制制度，改善工作流程等，以最大限度降低風(fēng)險，達到管理目標(biāo)。

二、科研單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制風(fēng)險因素分析

(一)固定資產(chǎn)預(yù)算風(fēng)險分析

預(yù)算控制是固定資產(chǎn)內(nèi)部控制活動中的非常重要的組成部分，固定資產(chǎn)的預(yù)算控制主要涉及預(yù)算編制、審批和執(zhí)行三個方面?？蒲袉挝痪幹频念A(yù)算往往會超過實際需要的數(shù)額，以防止實際執(zhí)行過程中科研經(jīng)費不足。有些實際采購的固定資產(chǎn)與預(yù)算內(nèi)的固定資產(chǎn)存在差別，實際采購的預(yù)算外的固定資產(chǎn)缺乏審批手續(xù)。當(dāng)申請的科研經(jīng)費出現(xiàn)剩余的情況時，有的科研人員會利用多余科研經(jīng)費購買電腦等個人可以使用的物品，甚至占為己有。

(二)固定資產(chǎn)采購風(fēng)險分析

首先，科研單位的采購訂單和采購計劃存在不合規(guī)的現(xiàn)象。比如，有的采購計劃沒有經(jīng)過適當(dāng)審批，有的采購訂單與采購計劃不符合，有的采購訂單沒有被錄入系統(tǒng)或在系統(tǒng)中被重復(fù)錄入。其次，科研單位的采購金額往往較大，采購的透明性受到質(zhì)疑，可能會有腐敗的現(xiàn)象出現(xiàn)，從而無法保證采購的固定資產(chǎn)在價格和質(zhì)量等方面是最優(yōu)選擇。

(三)固定資產(chǎn)驗收管理風(fēng)險分析

科研單位采購?fù)旯潭ㄙY產(chǎn)后，需要經(jīng)過多部門按照固定資產(chǎn)驗收管理制度進行檢驗測試等流程才可以驗收入庫?？蒲袉挝坏墓潭ㄙY產(chǎn)在驗收時存在不合規(guī)的情況。比如，不定期檢查固定資產(chǎn)時，倉庫存在沒有經(jīng)過驗收的資產(chǎn)。此外，有的固定資產(chǎn)的驗收單與入庫單存在缺失的情況，有的驗收單或入庫單上缺少簽名，無法確認(rèn)固定資產(chǎn)是否按照驗收制度正常驗收入庫。

(四)固定資產(chǎn)處置風(fēng)險分析

很多科研單位已經(jīng)制定了固定資產(chǎn)的處置流程或制度，但是有的單位在處置固定資產(chǎn)時未能按照固定資產(chǎn)處置流程或制度執(zhí)行或執(zhí)行不到位，比較隨意地對固定資產(chǎn)進行報廢或售賣。有的部門雖然按流程或制度操作，組織專業(yè)人員對固定資產(chǎn)進行技術(shù)鑒定，但專業(yè)人員和使用部門存在走流程的情況，工作浮于表面，造成固定資產(chǎn)管理部門在處置固定資產(chǎn)的過程中產(chǎn)生損失。

(五)固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)風(fēng)險分析

雖然科研單位已經(jīng)建立了固定資產(chǎn)的管理系統(tǒng)，但是大部分單位沒有實現(xiàn)固定資產(chǎn)的全生命周期管理，沒有建立起安全有效的簡單易操作的信息管理平臺。在資產(chǎn)管理過程中，因信息管理系統(tǒng)不完善，部分管理環(huán)節(jié)缺失，新上崗或不熟悉本單位固定資產(chǎn)管理的工作人員容易出現(xiàn)遺漏單據(jù)憑證等情況。此外，復(fù)雜的信息管理平臺容易使得管理人員對使用信息系統(tǒng)缺乏積極性，導(dǎo)致拖延工作，應(yīng)付工作的情況產(chǎn)生。另外，不健全的信息管理系統(tǒng)對操作人員的專業(yè)技能、相關(guān)管理經(jīng)驗提出了更多要求?？蒲袉挝淮嬖诓糠止潭ㄙY產(chǎn)長期閑置的現(xiàn)象，也存在缺乏某些固定資產(chǎn)的現(xiàn)象。閑置的固定資產(chǎn)無法被其他單位或部門調(diào)用造成國有資源的浪費。缺乏部分固定資產(chǎn)阻礙了科研項目的順利推進，不利于我國科研事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

三、科研單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制設(shè)計

(一)加強內(nèi)部環(huán)境管理

科研單位的內(nèi)部環(huán)境是固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，加強內(nèi)部環(huán)境管理主要表現(xiàn)為重視員工聘用、培訓(xùn)、考核及培養(yǎng)員工的風(fēng)險意識。首先，招聘資產(chǎn)管理及監(jiān)督人員時，應(yīng)重視員工的專業(yè)技能、責(zé)任感和相關(guān)工作經(jīng)驗，為固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制奠定基礎(chǔ)。其次，科研單位應(yīng)該定期或不定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，普及固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的制度及業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)培訓(xùn)預(yù)算編制和信息系統(tǒng)操作，幫助內(nèi)部控制監(jiān)督人員全面了解本單位的內(nèi)部控制設(shè)計。再次，科研單位應(yīng)切實執(zhí)行績效考評制度，對負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的工作人員及負(fù)責(zé)人進行定期考核及評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整相關(guān)人員的工作內(nèi)容和要求，保障內(nèi)部控制質(zhì)量，降低內(nèi)部控制的風(fēng)險。最后，科研單位應(yīng)提高員工的風(fēng)險管理意識，建立健全風(fēng)險管控機制，將風(fēng)險管控與信息管理形成聯(lián)動，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險并采取行動降低風(fēng)險。

(二)加強固定資產(chǎn)預(yù)算編制和執(zhí)行管理

固定資產(chǎn)的預(yù)算控制是防范風(fēng)險的重要措施，是優(yōu)化資源配置的重要手段?？蒲袉挝粦?yīng)該完善固定資產(chǎn)的預(yù)算管理制度，在編制下一年度或未來三年的預(yù)算前，預(yù)算編制部門應(yīng)開設(shè)研討會分析之前年度的預(yù)算及其執(zhí)行情況，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)。此外，預(yù)算編制完成后，應(yīng)該組織預(yù)算部門領(lǐng)導(dǎo)、使用固定資產(chǎn)的部門領(lǐng)導(dǎo)等重要的利益相關(guān)者進行針對預(yù)算的評審工作并調(diào)整預(yù)算。在預(yù)算執(zhí)行的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行不相容崗位的相互分離，將預(yù)算編制、執(zhí)行和監(jiān)督等工作由不同的工作人員負(fù)責(zé)。此外，科研單位應(yīng)該定期匯總預(yù)算執(zhí)行情況并交由預(yù)算部門和監(jiān)督部門等負(fù)責(zé)人簽字歸檔，出現(xiàn)異常情況時應(yīng)及時查找原因并予以糾正。

(三)規(guī)范固定資產(chǎn)采購流程

首先，科研單位應(yīng)該擬定五年期和年度固定資產(chǎn)采購計劃，并將計劃進行可行性分析和專家論證;通過論證后，將年度固定資產(chǎn)采購計劃經(jīng)過授權(quán)審批，使用部門根據(jù)下一年度或下一周期的科研計劃確定需要購置的固定資產(chǎn)清單，并通過使用部門、固定資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門對采購清單進行審批。審批后的采購單按照順序進行編號，并由授權(quán)的采購人員簽名，將采購單同時傳送驗收部門。其次，審批通過后，固定資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)組織采購部門進行采購工作，采購流程應(yīng)該被嚴(yán)格把控。采購前，采購部門應(yīng)該對供應(yīng)商進行資質(zhì)審核和實地考察，確定合作的供應(yīng)商后，將其重要信息錄入及更新到固定資產(chǎn)信息管理平臺。當(dāng)采購金額較大的固定資產(chǎn)時，可以采取公開招標(biāo)競價的方式確定供應(yīng)商，確保采購的固定資產(chǎn)在質(zhì)量與價格等方面是最優(yōu)選擇。當(dāng)固定資產(chǎn)買入后，及時更新采購預(yù)算及在年度固定資產(chǎn)采購計劃上做好標(biāo)記，避免重復(fù)購買、資源浪費等現(xiàn)象。最后，科研單位應(yīng)做好權(quán)責(zé)分離，將采購與會計記錄的工作分配給不同部門的不同人員負(fù)責(zé)，避免固定資產(chǎn)流失現(xiàn)象的產(chǎn)生。

(四)規(guī)范固定資產(chǎn)驗收流程

驗收的時候，要求驗收人員把采購單和固定資產(chǎn)實物進行核對。在檢查驗收時，將固定資產(chǎn)與采購訂單核對，檢查采購種類是否齊全，實物型號是否與采購單一致，實物數(shù)量是否與所購數(shù)量一致，到貨時間是否符合要求等。同時申請購買固定資產(chǎn)的部門和質(zhì)檢部門代表需要對固定資產(chǎn)進行測試及試運行，檢查機器設(shè)備的功能和使用狀況等情況，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)并歸檔保存。通過驗收后，驗收人員應(yīng)及時準(zhǔn)確填寫驗收單。只有在確認(rèn)固定資產(chǎn)的信息資料與采購單全部一致，并且固定資產(chǎn)可以正常使用的情況下才可以將儀器設(shè)備驗收入庫，由倉庫管理人員填寫驗收固定資產(chǎn)的入庫單。最后，需要將固定資產(chǎn)的使用權(quán)按照規(guī)定的時間或盡快轉(zhuǎn)移到使用部門，并填寫固定資產(chǎn)移交單。

(五)加強固定資產(chǎn)的儲存與保管管理

首先，固定資產(chǎn)在儲存時要按照說明書及廠家要求將固定資產(chǎn)放在適當(dāng)?shù)沫h(huán)境和位置，并賦予固定資產(chǎn)身份碼，標(biāo)記于固定資產(chǎn)表面，方便配合其他部門的檢查復(fù)核工作。其次，科研單位應(yīng)該建立固定資產(chǎn)管理制度和定期清查制度，通過記錄、保管、定期和不定期盤點固定資產(chǎn)等措施，確保固定資產(chǎn)的財產(chǎn)安全。最后，保管與采購固定資產(chǎn)的職責(zé)應(yīng)該被分離，由不同的人員負(fù)責(zé)，可以減少資產(chǎn)流失的風(fēng)險，確保固定資產(chǎn)的存在認(rèn)定。

(六)規(guī)范固定資產(chǎn)處置流程

科研單位應(yīng)參照國有資產(chǎn)處置管理規(guī)定和本單位實際情況，制定適合本單位的固定資產(chǎn)處置規(guī)定。首先，在處置之前，科研單位應(yīng)組織相關(guān)專家、固定資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人一起對固定資產(chǎn)進行實物檢查以及技術(shù)鑒定并簽字歸檔。其次，經(jīng)專家及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人驗證，固定資產(chǎn)可以被處置后，固定資產(chǎn)管理部門提交審批給相關(guān)部門。再次，審批通過后，處置固定資產(chǎn)時，應(yīng)該參考專家及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人給出的估值及結(jié)合目前市場情況以合理的價格處置固定資產(chǎn)，減少固定資產(chǎn)處置損失。最后，設(shè)置固定資產(chǎn)處置清單，當(dāng)固定資產(chǎn)處置后，及時更新到固定資產(chǎn)處置清單上，并做好信息記錄，配合其他部門的固定資產(chǎn)檢查，為賬實相符提供證據(jù)。

(七)完善信息管理系統(tǒng)

1．基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建及優(yōu)化固定資產(chǎn)的信息管理系統(tǒng)物聯(lián)網(wǎng)可以通過S射頻識別、二維碼、條形碼和智能傳感器等技術(shù)辨別物體的詳細(xì)信息，然后通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞物體的信息，最后通過電腦等智能終端設(shè)備對有效信息進行分析處理，實現(xiàn)對物體的動態(tài)監(jiān)測與智能控制。物聯(lián)網(wǎng)可以實現(xiàn)物、人、信息之間的互相交流。科研單位應(yīng)該設(shè)計開發(fā)有效率和有效果的固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)，且該系統(tǒng)應(yīng)該適應(yīng)科研單位固定資產(chǎn)管理的變化并及時調(diào)整?；谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)覆蓋機器設(shè)備的整個生命周期，包括采購、驗收、儲存保管及處置固定資產(chǎn)的全部環(huán)節(jié)。通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以實現(xiàn)通過電腦等智能終端感知設(shè)備的使用狀態(tài)及功能，便于及時發(fā)現(xiàn)使用問題并解決問題。此外，基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的管理系統(tǒng)還可以感知設(shè)備的位置，方便使用人員及固定資產(chǎn)管理人員進行動態(tài)監(jiān)測設(shè)備，同時為資產(chǎn)的復(fù)核工作提供便利。2．充分利用固定資產(chǎn)共享平臺科研單位應(yīng)充分利用固定資產(chǎn)的共享平臺，共享已經(jīng)閑置的固定資產(chǎn)?？蒲袉挝恍枰M織專業(yè)的管理人員定期對精密儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)進行盤查，注明固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)，使用頻率，決定是否放在共享平臺或在單位內(nèi)部調(diào)撥，以防固定資產(chǎn)閑置現(xiàn)象的發(fā)生。此外，在研發(fā)過程中，科研單位有時需要使用頻率極低的固定資產(chǎn)，當(dāng)這種固定資產(chǎn)的金額較大或需要使用的時間比較緊急的時候，科研單位可以借助固定資產(chǎn)共享平臺在單位之間或單位內(nèi)部進行調(diào)撥，達到合理分配資源的效果。

(八)加強固定資產(chǎn)的監(jiān)督管理

大部分科研單位已經(jīng)制定了固定資產(chǎn)的內(nèi)部監(jiān)督制度，但是仍然需要進一步完善，才能有效降低固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制風(fēng)險?？蒲袉挝辉趫?zhí)行監(jiān)督時可以采取常規(guī)監(jiān)督與重點監(jiān)督相結(jié)合的方法。固定資產(chǎn)的常規(guī)監(jiān)督主要為內(nèi)部審計部門、固定資產(chǎn)管理部門等進行的常規(guī)檢查。檢查結(jié)束后，匯報與總結(jié)監(jiān)督結(jié)果，并針對內(nèi)外部環(huán)境變化及時調(diào)整內(nèi)控設(shè)計。負(fù)責(zé)檢查的部門需要獲得較為全面的內(nèi)部控制執(zhí)行過程中的采購單、審批單、入庫單等證據(jù)，并將這些證據(jù)按照內(nèi)部控制制度與固定資產(chǎn)進行核對，出具審計或內(nèi)部控制的意見并匯報給負(fù)責(zé)人。此外，科研單位還應(yīng)組織針對風(fēng)險控制的重點監(jiān)督，內(nèi)部審計部門或內(nèi)部控制部門定期或不定期測評固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的風(fēng)險，針對特定或重大風(fēng)險進行專項監(jiān)督和管控，預(yù)防重大問題的產(chǎn)生。監(jiān)督檢查結(jié)束后，內(nèi)部審計部門或內(nèi)部控制部門應(yīng)出具內(nèi)部控制測評表并提出改進措施，同時安排復(fù)核人員來檢查改進的效果。

四、結(jié)語

隨著科研事業(yè)的不斷發(fā)展，科研單位的固定資產(chǎn)日益增多，種類日益復(fù)雜，科研單位管理固定資產(chǎn)面臨諸多挑戰(zhàn)。這就需要進行有效的風(fēng)險評估，識別和分析固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制風(fēng)險，嚴(yán)格把控固定資產(chǎn)的預(yù)算申請，合理購買和驗收固定資產(chǎn)，規(guī)范處置流程，優(yōu)化提升固定資產(chǎn)的信息管理系統(tǒng)，并且優(yōu)化共享平臺，加強內(nèi)部環(huán)境和監(jiān)督管理，使得固定資產(chǎn)效益得到全面發(fā)揮，為科研單位順利及時完成科研項目提供保障。

作者:劉玉敏 單位:西安科技大學(xué)高新學(xué)院