財務(wù)共享中心內(nèi)部控制優(yōu)化探析

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摘要:財務(wù)共享中心在提升財務(wù)工作效率、降低運(yùn)行成本的同時，也改變了企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境，帶來新風(fēng)險。文章以A跨國集團(tuán)為例探究財務(wù)共享中心內(nèi)部控制存在的主要風(fēng)險，并提出優(yōu)化內(nèi)部控制策略，旨在通過加強(qiáng)內(nèi)部控制來提高財務(wù)共享服務(wù)，讓財務(wù)共享中心更好地服務(wù)于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)同時為其他集團(tuán)企業(yè)共享財務(wù)中心提供借鑒參考。

關(guān)鍵詞:財務(wù)共享中心;內(nèi)部控制;風(fēng)險

財務(wù)共享中心是財務(wù)管理水平高度信息化的產(chǎn)物，是集中管理模式在財務(wù)管理方面的新應(yīng)用，目的在于通過有效的運(yùn)作模式解決大型集團(tuán)企業(yè)財務(wù)工作中的重復(fù)投入和效率低下的問題。在集團(tuán)財務(wù)共享模式下，財務(wù)業(yè)務(wù)性質(zhì)發(fā)生了重大變化，內(nèi)部控制環(huán)境和風(fēng)險因素也相應(yīng)發(fā)生了變化。完善內(nèi)部控制的實施，對于提升會計與財務(wù)服務(wù)質(zhì)量，降低企業(yè)的管理成本，提高整體管理效率具有積極意義。在財務(wù)共享模式下，如何優(yōu)化企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部控制是近年來企業(yè)管理界的熱點話題，具有重要的現(xiàn)實意義。

一、A跨國集團(tuán)介紹和財務(wù)共享中心建設(shè)背景

A跨國集團(tuán)是一家國際性的化工原料、營養(yǎng)保健品和醫(yī)藥集團(tuán)，在亞洲、歐洲、南北美洲等地設(shè)有200多個機(jī)構(gòu)，全球擁有2．3萬多名員工，并在紐約—泛歐交易所上市的百年企業(yè)。A跨國集團(tuán)在多個領(lǐng)域處于世界領(lǐng)先地位，生產(chǎn)的產(chǎn)品被廣泛應(yīng)用于飼料、食品、保健品、個人護(hù)理產(chǎn)品、醫(yī)藥及醫(yī)療設(shè)備、汽車和運(yùn)輸、建筑、電子電氣、涂料及油漆、生命防護(hù)、替代能源以及生物基材料等終端市場。2011年與中化集團(tuán)公司建有合資公司，于2020年6月被貝恩資本全資收購。A跨國集團(tuán)的中國區(qū)總部位于上海，1963年起對華貿(mào)易，于20世紀(jì)90年代初在中國建立了首個銷售代表處和首個生產(chǎn)場地，迄今在中國擁有包括27個生產(chǎn)場地在內(nèi)的51個分支機(jī)構(gòu)，全國員工5300多名。2020年在充滿挑戰(zhàn)的COVID－19全球環(huán)境中仍取得了全年穩(wěn)定的業(yè)績，傷害事故率更是實現(xiàn)了0．18，同比下降了0．03，員工向心力達(dá)到80%，同比提高了2%。在經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的浪潮下，跨國多元化經(jīng)營的A跨國集團(tuán)的各類業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，規(guī)模不斷擴(kuò)展，財務(wù)管理工作日益復(fù)雜。而建立統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)管理模式能突破時間和空間的限制，對公司營運(yùn)和發(fā)展有著積極意義，在管理信息系統(tǒng)的支持下于2014年同時在印度和中國建立了財務(wù)共享中心。

二、A跨國集團(tuán)內(nèi)部控制現(xiàn)狀和風(fēng)險分析

(一)業(yè)財分離形成的內(nèi)部風(fēng)險

跨國集團(tuán)企業(yè)為了節(jié)省費(fèi)用開支，通常將財務(wù)共享中心建立在低人力成本的地區(qū)，比如A跨國集團(tuán)在2014年將境外財務(wù)共享中心創(chuàng)建在印度;拜爾境外財務(wù)共享中心設(shè)立在菲律賓，中國區(qū)財務(wù)共享中心2012年在上海建立，而在2019年整體遷至低成本的大連。共享中心的財務(wù)人員都是在系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)，與企業(yè)和業(yè)務(wù)的聯(lián)系少，甚至與企業(yè)完全絕緣，財務(wù)人員僅僅通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)來分析判斷并做處理。財務(wù)共享中心因遠(yuǎn)離了業(yè)務(wù)前端，對一線業(yè)務(wù)不夠了解，不熟悉業(yè)務(wù)，隔斷了財務(wù)人員與業(yè)務(wù)部門的連接，弱化了相互間的溝通與協(xié)作，與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的交流和溝通不通暢。由于距離業(yè)務(wù)實際發(fā)生的時空較遠(yuǎn)，獲得的書面信息滯后，對實際信息的獲取難度加大，了解程度降低，對關(guān)鍵業(yè)務(wù)事項或突變情況不能及時了解，難以判斷和審核業(yè)務(wù)活動的合法性和真實性，導(dǎo)致會計信息及時性、準(zhǔn)確性和完整性都受到一定程度的影響。財務(wù)與業(yè)務(wù)分離造成的信息滯后、傳遞誤差使財務(wù)人員不能及時掌握資金和費(fèi)用信息，在降低財務(wù)工作效率的同時也增加了財務(wù)風(fēng)險。因此財務(wù)共享中心模式下，財務(wù)人員與業(yè)務(wù)部門能否配合協(xié)調(diào)是內(nèi)部風(fēng)險控制和管理的重點。

(二)人員高流動增加操作風(fēng)險

傳統(tǒng)財務(wù)被財務(wù)共享中心取代后，大量人工操作被RPA替代完成，財務(wù)流程失去了整體性特征，財務(wù)工作成了“流水線”，分工明確、工作量大，員工僅僅熟悉自己崗位上的工作，而對其他崗位不了解，在人員變更過程中容易造成操作錯誤。單一的工作內(nèi)容枯燥乏味，容易導(dǎo)致疲憊，影響了員工工作的積極性，不利于培養(yǎng)財務(wù)人員的工作熱情而造成人員高流動性。財務(wù)共享中心的工作內(nèi)容精細(xì)而又煩瑣，日常處理大量的機(jī)械性操作，思維容易受到局限，增加了操作風(fēng)險。簡單重復(fù)的操作，對人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較低，員工個人發(fā)展受限，職業(yè)發(fā)展前景較差，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。單一的工作還降低了自我效能感，員工在工作中難以實現(xiàn)自身價值，為了個人職業(yè)發(fā)展而選擇跳槽，導(dǎo)致員工離職率大幅度上升，阻礙了財務(wù)人員總體素質(zhì)提升。另外，企業(yè)為了降本增效又制定了嚴(yán)格的績效考核機(jī)制和持續(xù)改進(jìn)目標(biāo)，共享中心財務(wù)人員平時工作壓力較大，負(fù)面情緒日益高漲，對工作滿意度大幅度下降，也會造成高離職率，人員流動性較大不利于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。人員的高流動性是財務(wù)共享中心人力資源管理的不足之處，因為業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化使員工的工作得不到提升，晉升機(jī)會較少，容易造成財務(wù)共享中心隊伍不穩(wěn)定。頻繁更換工作人員對工作質(zhì)量影響大，容易引發(fā)財務(wù)風(fēng)險，所以人員高流動性是財務(wù)共享中心面臨的最直接的風(fēng)險。

(三)數(shù)據(jù)傳輸不及時、不完整和系統(tǒng)故障形成的信息系統(tǒng)風(fēng)險

A跨國集團(tuán)財務(wù)共享中心應(yīng)用了多個信息系統(tǒng)，系統(tǒng)現(xiàn)狀是信息傳輸在各個系統(tǒng)之間轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)十分復(fù)雜，各種業(yè)務(wù)處理需要在不同的系統(tǒng)中完成，割裂了同一業(yè)務(wù)的整體性。在現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)模塊下，A跨國集團(tuán)內(nèi)部控制工作涉及多個業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，有一定的復(fù)雜性。比如Ebudget中的數(shù)據(jù)傳輸?shù)絊AP會因為一些舊會計科目被SAP禁用無法上傳，或者預(yù)算系統(tǒng)中新成本中心沒同步在SAP創(chuàng)建而導(dǎo)致整個成本中心數(shù)據(jù)不能上傳;Concur數(shù)據(jù)更新到SAP有延時，造成月底最后一兩天提交的報銷費(fèi)用無法在SAP同步過賬;SAP數(shù)據(jù)傳輸?shù)絊EM系統(tǒng)需要1小時，結(jié)賬時如果在SAP調(diào)賬，需重新從SAP上傳到SEM，又要等待1小時;每次從SAP重新上傳數(shù)據(jù)后SEM里面人工填列的補(bǔ)充性財務(wù)數(shù)據(jù)全部被覆蓋，又需要重新輸入。A跨國集團(tuán)大量基礎(chǔ)財務(wù)工作由RPA完成，由于月初關(guān)賬期間各用戶都集中使用RPA，容易導(dǎo)致RPA系統(tǒng)崩潰，運(yùn)行緩慢或者停止運(yùn)行，緊急進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)通常會浪費(fèi)寶貴的關(guān)賬時間。RPA沒有固定的維護(hù)周期，容易導(dǎo)致系統(tǒng)更新不及時。所有的財務(wù)信息全部存儲在共享中心的數(shù)據(jù)庫，一旦遇到故障或者系統(tǒng)癱瘓，就會嚴(yán)重影響到日常財務(wù)工作的正常運(yùn)行。

(四)涉稅風(fēng)險及與各地稅務(wù)機(jī)關(guān)的溝通風(fēng)險

A跨國集團(tuán)涉及不同國家的經(jīng)營，各國稅收政策差異較大、稅種繁多、高度復(fù)雜，難以建立高效統(tǒng)一的稅務(wù)管理框架或提供一體化的系統(tǒng)支撐。隨著不同國家稅收法律的變化，財務(wù)共享中心人員對各國各個子公司、分公司的稅收政策認(rèn)知難以統(tǒng)一，涉稅流程也難以統(tǒng)一。因而難以建立統(tǒng)一的稅務(wù)籌劃機(jī)制，缺乏對稅務(wù)政策的規(guī)范性解讀，分管各成員企業(yè)的財務(wù)共享中心的人員各自為政。從稅務(wù)流程整體來看，跨國集團(tuán)內(nèi)部缺乏業(yè)務(wù)與稅務(wù)的聯(lián)動機(jī)制，在合規(guī)性方面容易出現(xiàn)問題。從涉稅風(fēng)險角度看，涉稅環(huán)節(jié)的風(fēng)險防范、風(fēng)險評估、風(fēng)險管理體系無法有效建立。跨國集團(tuán)外部也缺乏與銀行、企業(yè)、稅務(wù)、政府機(jī)關(guān)的互聯(lián)互通機(jī)制。因財務(wù)共享中心遠(yuǎn)離了企業(yè)，不能及時有效的與企業(yè)當(dāng)?shù)氐亩悇?wù)機(jī)關(guān)溝通，在涉稅風(fēng)險事務(wù)上不便于應(yīng)對稅務(wù)稽查或調(diào)查工作，增加了配合稅務(wù)機(jī)關(guān)工作的難度。

三、A跨國集團(tuán)財務(wù)共享中心模式下內(nèi)部控制優(yōu)化策略

(一)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)的聯(lián)系，做到業(yè)財融合

傳統(tǒng)財務(wù)直接接觸業(yè)務(wù)，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，相對熟悉企業(yè)的風(fēng)險管理內(nèi)容。而財務(wù)共享模式下的相關(guān)會計人員與各企業(yè)和業(yè)務(wù)相分離，弱化了會計人員對相關(guān)數(shù)據(jù)的管理和控制。財務(wù)共享中心要提高內(nèi)部控制效率，就要做好財務(wù)與業(yè)務(wù)的融合。首先要恰當(dāng)安排財務(wù)人員的崗位和角色，明確財務(wù)和業(yè)務(wù)的職責(zé)及聯(lián)系，建立良好的業(yè)財合作模式。其次是建立業(yè)財雙方良好的溝通機(jī)制，搭建共享信息平臺，創(chuàng)造機(jī)會共享信息，通過可量化的財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)部門溝通，采用業(yè)務(wù)部門能理解的方式交流，完善業(yè)財沖突管理與協(xié)調(diào)機(jī)制，做到有理有利有節(jié)。再次是明確業(yè)務(wù)預(yù)算，財務(wù)部門幫助業(yè)務(wù)部門在可使用的資源范圍內(nèi)落實預(yù)算管理，共同優(yōu)化資源配置。最后財務(wù)共享中心員工還可以通過集團(tuán)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺了解企業(yè)信息和業(yè)務(wù)流程，應(yīng)對共享服務(wù)中心和其他部門間溝通困難問題，提高財務(wù)共享中心的溝通效率和效果，為管理層的經(jīng)營決策提供高質(zhì)量的內(nèi)部報告。

(二)加強(qiáng)培訓(xùn)、通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺提供轉(zhuǎn)崗信息和機(jī)會留住人才

首先，集團(tuán)企業(yè)財務(wù)部門組織建構(gòu)培訓(xùn)平臺，結(jié)合強(qiáng)制性必修課與選修課，財務(wù)人員通過遠(yuǎn)程視頻培訓(xùn)或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)課程等窗口，接受必要培訓(xùn)或進(jìn)修學(xué)習(xí)新知識，規(guī)避操作風(fēng)險;結(jié)合本土文化和當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)政策制訂培訓(xùn)計劃和內(nèi)容，定期組織，及時更新知識。其次，在企業(yè)內(nèi)部提供學(xué)習(xí)平臺，針對普遍性政策和新知識新法規(guī)制定必修課培訓(xùn)計劃，并納入績效考核范圍。最后，鼓勵財務(wù)人員做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，設(shè)定人才發(fā)展目標(biāo)并按年度分解目標(biāo)，年度終了進(jìn)行回顧，評價目標(biāo)實現(xiàn)情況。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)建立績效考核體系，年初對全體財務(wù)工作人員制定業(yè)績目標(biāo)，年底考核目標(biāo)完成結(jié)果;制定績效考核機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)員工的不足之處，對其開展有針對性的培訓(xùn)，提高員工的工作業(yè)績。為提高財務(wù)共享中心員工價值感和職業(yè)效能感，需要關(guān)注員工的個人發(fā)展，搭建內(nèi)部信息平臺提供空缺崗位信息或定期推送人才與發(fā)展簡報郵件，財務(wù)共享中心人員可以根據(jù)需求準(zhǔn)備和提升自身素養(yǎng)，以便競聘內(nèi)部其他工作職位。為員工提供發(fā)展空間，讓員工有機(jī)會成為專業(yè)人才、業(yè)務(wù)人才或管理人才，以降低員工離職率，并為企業(yè)管理工作提供后備人才支持。通過組織集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)和人才發(fā)展計劃提升財務(wù)人員綜合素質(zhì)、競爭意識和服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化財務(wù)共享中心內(nèi)部控制的重要性，提高風(fēng)險控制意識，進(jìn)行會計監(jiān)督控制。

(三)定期及時維護(hù)和完善財務(wù)共享中心的信息系統(tǒng)

一個流程清晰、功能完善、管理集中的信息系統(tǒng)是財務(wù)共享服務(wù)中心正常發(fā)揮作用的前提。在一個穩(wěn)定和較完備的系統(tǒng)支持下，跨國集團(tuán)財務(wù)共享中心才能突破時間和空間的限制，為企業(yè)經(jīng)營管理者提供快捷準(zhǔn)確的財務(wù)服務(wù)。因此要搭建一個高效的信息管理系統(tǒng)，企業(yè)根據(jù)實際需要，結(jié)合成本效益原則實施共享中心信息系統(tǒng)平臺對接和整合建設(shè)。構(gòu)建一體化的管理平臺，盡可能將多個系統(tǒng)整合，使各模塊的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、影像記錄存儲到一個系統(tǒng)，能相互對接傳遞，從而降低多系統(tǒng)切換造成數(shù)據(jù)不完整的管理風(fēng)險。穩(wěn)定的信息系統(tǒng)是財務(wù)共享中心持續(xù)正常運(yùn)行的保障。A跨國集團(tuán)一直在持續(xù)改進(jìn)ERP系統(tǒng)，引進(jìn)新的智能化的信息系統(tǒng)，比如RPA，將不同的信息系統(tǒng)逐步整合到S4HANA系統(tǒng)，做到系統(tǒng)一體化，優(yōu)化數(shù)據(jù)的共享性能。定期維護(hù)信息系統(tǒng)，每季度末對ERP系統(tǒng)進(jìn)行更新維護(hù)，避免系統(tǒng)問題導(dǎo)致報表質(zhì)量受影響，降低服務(wù)器無法響應(yīng)造成系統(tǒng)崩潰的風(fēng)險。設(shè)置好系統(tǒng)維護(hù)的尺度標(biāo)準(zhǔn)，避免業(yè)務(wù)性質(zhì)或法律法規(guī)變化而影響數(shù)據(jù)信息質(zhì)量，維持信息系統(tǒng)有效運(yùn)行的連續(xù)性和穩(wěn)定性。涉及系統(tǒng)維護(hù)變更時由財務(wù)共享中心人員提交變更申請，經(jīng)審批后，由IT主導(dǎo)，組織協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)處理人員，先在系統(tǒng)的測試環(huán)境中做好變更，并通過相關(guān)的交易測試運(yùn)行結(jié)果，確保測試達(dá)到預(yù)期效果后再轉(zhuǎn)入常規(guī)應(yīng)用系統(tǒng)。

(四)及時掌握各地稅務(wù)政策，因地制宜加強(qiáng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)的協(xié)作

A跨國集團(tuán)的成員單位處在全球不同地區(qū)，各地監(jiān)管政策和稅收政策存在差異，財務(wù)共享模式下要充分考慮各地地域性政策差異，通過第三方咨詢機(jī)構(gòu)或跨國集團(tuán)內(nèi)部國際稅收部門及時組織針對性的培訓(xùn)，加強(qiáng)財務(wù)共享中心人員對地方性法規(guī)知識的了解，讓相關(guān)的財務(wù)人員第一時間獲取各地區(qū)的稅收相關(guān)政策，同時鼓勵財務(wù)人員通過網(wǎng)絡(luò)平臺自主學(xué)習(xí)對口的服務(wù)企業(yè)所在地的稅務(wù)政策，以規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險。對于地域性較強(qiáng)的財務(wù)流程，財務(wù)共享中心人員要依據(jù)地方性政策予以解決。如果遇到稅務(wù)稽查或接受稅務(wù)調(diào)查，要克服遠(yuǎn)程處理障礙及時與稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通，必要時安排出差，前往企業(yè)所在地與稅務(wù)機(jī)關(guān)當(dāng)面溝通或授權(quán)當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的辦事人員處理。

四、結(jié)語

財務(wù)共享中心采用標(biāo)準(zhǔn)化流程提升了財務(wù)工作效率，通過優(yōu)化內(nèi)部控制使財務(wù)工作更高效，加強(qiáng)了跨國集團(tuán)企業(yè)的整體管理和監(jiān)控能力，降低了營運(yùn)成本。標(biāo)準(zhǔn)的工作流程還提高了共享中心服務(wù)質(zhì)量，給財務(wù)工作帶來了更高效完善的內(nèi)部控制環(huán)境，更好的整合和利用了內(nèi)部資源，使財務(wù)共享中心與企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同發(fā)展。

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作者:梁麗萍 單位:帝斯曼(中國)有限公司