新常態(tài)下農(nóng)業(yè)科技檔案管理思路

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摘要：分析了新常態(tài)下農(nóng)業(yè)科技檔案呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)以及檔案管理工作面臨的主要問題，并從創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科技檔案管理理念、管理模式、管理手段、服務(wù)方式以及加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)等方面，闡述了如何進(jìn)一步提高農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔效率和服務(wù)質(zhì)量，提升檔案利用價(jià)值，從而提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平的對策。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技檔案；新常態(tài)；創(chuàng)新；管理；問題；對策

隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展步入新常態(tài)，農(nóng)業(yè)科研體制機(jī)制改革不斷深入，現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展依靠科技創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)的要求越來越強(qiáng)烈，農(nóng)業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新成為發(fā)展新趨勢，農(nóng)業(yè)科技檔案也呈現(xiàn)出新特點(diǎn)，需要?dú)w檔的有價(jià)值的科研材料呈爆發(fā)式增長，檔案載體多樣化，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理模式、管理手段、服務(wù)方式已經(jīng)無法滿足飛速發(fā)展的科研需求。農(nóng)業(yè)科技檔案管理需要積極適應(yīng)新常態(tài)，運(yùn)用新思維、新理念、新方法，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，突出創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，構(gòu)建農(nóng)業(yè)科技檔案管理的新體系，切實(shí)為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展服務(wù)。

1新常態(tài)下農(nóng)業(yè)科技檔案管理面臨的主要問題

1.1管理理念保守，不利于農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平的提高

農(nóng)業(yè)科研單位長期受傳統(tǒng)觀念影響，工作重心放在科研上，對檔案管理不夠重視，檔案意識(shí)普遍不強(qiáng)，科技檔案管理封閉狹隘、重藏輕用，存在“為保管而保管”“看攤守庫”等舊觀念，使得科技檔案的作用未能發(fā)揮出來，無法適應(yīng)新形勢的需要。檔案管理部門往往屬于單位的邊緣部門，專職檔案管理人員缺乏，兼職檔案人員往往身兼數(shù)職，根本無暇在檔案管理上尋求創(chuàng)新，墨守成規(guī)，周而復(fù)始，對檔案管理工作如何更好地服務(wù)科研工作和社會(huì)發(fā)展知之甚少，更談不上主動(dòng)對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化和推廣。

1.2管理模式陳舊，跟不上農(nóng)業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新機(jī)制的步伐

目前，大部分科研院所仍延續(xù)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下傳統(tǒng)的管理模式，難以實(shí)現(xiàn)對重點(diǎn)科研課題檔案質(zhì)量的全面控制[1]。檔案管理部門只發(fā)揮了存儲(chǔ)功能，科研管理部門負(fù)責(zé)本單位的科研檔案的收集，二者的作用相分離，未形成系統(tǒng)性。但是隨著協(xié)同創(chuàng)新機(jī)制的推進(jìn)，協(xié)同合作的項(xiàng)目越來越多，而且農(nóng)業(yè)科研工作周期較長、空間跨度大，期間會(huì)形成多種載體的檔案材料，材料往往分散在課題組成員中，他們主動(dòng)上交檔案材料的意識(shí)又比較弱，在檔案收集上存在一定難度。檔案管理人員與課題組之間的溝通也不夠積極，對課題（項(xiàng)目）的研究進(jìn)展情況、科研人員的活動(dòng)情況、會(huì)議材料等的收集，缺乏系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和同步性，檔案收集的被動(dòng)，造成檔案材料歸檔的不及時(shí)、不完整、不規(guī)范。因此，傳統(tǒng)收集材料的模式已無法滿足現(xiàn)代科研檔案管理的發(fā)展需求。

1.3管理手段落后，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展需求

傳統(tǒng)的檔案資料使用紙質(zhì)記載，存儲(chǔ)量大，存放空間較大，信息量大且檢索不便?，F(xiàn)階段，隨著電算化的普及，新型載體檔案尤其是電子文件所占比重將不斷上升[2]。以信息化、數(shù)字化為管理手段在檔案工作中發(fā)揮越來越大的作用。而農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程相對緩慢，數(shù)字化應(yīng)用只停留在檔案立卷目錄的檢索上，很多科研單位的檔案管理手段還以傳統(tǒng)的手工方式對檔案進(jìn)行編輯與檢索處理，檢索方法單一、速度慢、準(zhǔn)確率低，無法滿足檔案資源共享、深化利用等現(xiàn)代化管理的需要。

1.4服務(wù)方式被動(dòng)，阻礙了農(nóng)業(yè)科技檔案的有效利用

隨著農(nóng)業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新模式的不斷發(fā)展，科研課題由單一研究內(nèi)容向大的綜合性研究方向發(fā)展，科研需要大量的、綜合性的科技信息作支撐。多年來，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理人員多為兼職人員，缺乏對檔案管理的系統(tǒng)性與專業(yè)性認(rèn)識(shí)，檔案編研開發(fā)工作開展甚少，科技檔案信息的匱乏直接影響到科技檔案的利用。另外，檔案信息檢索傳遞方式也遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代科技檔案的利用需求。檔案服務(wù)大多為“坐等服務(wù)”，有人來查閱就提供檔案，沒人查閱就存放庫房，完全是自我封閉動(dòng)式服務(wù)管理，缺乏主動(dòng)性，阻礙了農(nóng)業(yè)科技檔案的有效利用。

2新常態(tài)下創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科技檔案管理的對策

2.1創(chuàng)新管理理念，提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平

農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的創(chuàng)新，首先需要一個(gè)有創(chuàng)意的思想理念[3]。要破除計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下形成的思維定式，需要檔案管理工作者創(chuàng)新管理思維和觀念，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理理念，提升管理效率。同時(shí)，不斷總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)與方法，實(shí)現(xiàn)理論與科技手段上的創(chuàng)新，從而落實(shí)農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的時(shí)代性發(fā)展思路[4]。檔案管理工作者要充分發(fā)揮檔案工作的資源和技術(shù)優(yōu)勢，創(chuàng)新服務(wù)理念與服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.2創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案協(xié)同管理

農(nóng)業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新機(jī)制的核心就是重點(diǎn)凝練現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的重大科技需求和重點(diǎn)研發(fā)任務(wù)，共同立項(xiàng)和組織實(shí)施國家科技計(jì)劃重點(diǎn)項(xiàng)目，將個(gè)體、分散的科研力量凝聚成為一個(gè)有機(jī)的整體，加強(qiáng)聯(lián)合科技攻關(guān)。隨著這種科研模式的不斷推進(jìn)，科技創(chuàng)新資源進(jìn)一步整合共享，科研檔案的管理模式也應(yīng)隨之調(diào)整和創(chuàng)新。農(nóng)業(yè)科技檔案管理在落實(shí)原來的“三納入”“四同步”的基礎(chǔ)上，也要實(shí)現(xiàn)科研檔案的協(xié)同管理，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理各要素的最優(yōu)配置和整體部署，形成“三位一體，統(tǒng)一規(guī)范，各司其職，資源共享，互相促進(jìn)，協(xié)同高效”的科研檔案協(xié)同管理模式，使各科研項(xiàng)目組、科研管理部門和檔案管理部門密切協(xié)作，對科研檔案管理工作的全過程進(jìn)行有效控制[5]。項(xiàng)目立項(xiàng)后，科研管理部門可以采用預(yù)立卷方式，以項(xiàng)目（課題）組為單位，在科研任務(wù)書中添加檔案歸檔時(shí)間、內(nèi)容等項(xiàng)目[6]，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人明確專員收集科研項(xiàng)目過程中形成的材料，科研管理部門實(shí)時(shí)對檔案材料收集情況進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，當(dāng)項(xiàng)目結(jié)題后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后，將檔案材料統(tǒng)一送至科研管理部門把關(guān)，然后正式立卷裝訂，再交至檔案部門歸檔保管利用。這樣檔案管理滲透到項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，使科研項(xiàng)目材料的形成和積累、整理和歸檔都處于受控狀態(tài)，確保歸檔材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。同時(shí)，將科技檔案是否齊全作為驗(yàn)收和評獎(jiǎng)的必備條件，提高科技人員的歸檔意識(shí)，讓檔案管理部門參與到科研項(xiàng)目管理中來。

2.3創(chuàng)新管理手段，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)

除了做好紙質(zhì)檔案的管理以外，要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然舉措，是農(nóng)業(yè)科技檔案管理的發(fā)展方向。研發(fā)或者購置適合本單位的科研檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫。管理系統(tǒng)要具備適應(yīng)多種文件的存儲(chǔ)格式，支持實(shí)時(shí)瀏覽、網(wǎng)絡(luò)檢索等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)搜集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，這樣變耗時(shí)耗力的手工操作為高效便捷的信息化處理。建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，共享科研信息資源，把工作需要的各種資料、研究成果等科研信息資源組織起來，如按內(nèi)容構(gòu)建文件、專利證書、科研獎(jiǎng)勵(lì)證書、科研項(xiàng)目等檔案信息資源模塊，構(gòu)建科研檔案信息化共享平臺(tái)。做好網(wǎng)上管理、傳播并提供服務(wù)，可大大縮短信息資料的處理、報(bào)送、傳遞時(shí)間。

2.4創(chuàng)新服務(wù)方式，提供農(nóng)業(yè)科技檔案多渠道服務(wù)

新常態(tài)下農(nóng)業(yè)科技檔案工作中心已由“保管”向“服務(wù)”方向轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式必須要由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由單一性服務(wù)向多元化服務(wù)轉(zhuǎn)變。因此，在工作中要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平，才能推進(jìn)科研檔案工作事業(yè)的發(fā)展[7]。農(nóng)業(yè)科技檔案人員要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，研究農(nóng)業(yè)科學(xué)領(lǐng)域需求檔案的規(guī)律，了解課題研究所需檔案的服務(wù)要求，從而促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新工作的順利進(jìn)行[8]。檔案人員應(yīng)把握信息需求的動(dòng)向，不能局限于查閱過去的資料服務(wù)現(xiàn)在的科研工作，要認(rèn)真開展科技檔案編研工作，充分挖掘科技檔案的潛在價(jià)值，擴(kuò)大服務(wù)范圍，積極為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科學(xué)研究、科研成果推廣等提供多渠道服務(wù)。同時(shí)，建立快捷、實(shí)用的查詢檢索系統(tǒng)，滿足農(nóng)業(yè)科技人員對技術(shù)檔案的需求[9]。

3結(jié)語

新常態(tài)下的新目標(biāo)、新任務(wù)、新要求，需要廣大農(nóng)業(yè)科技檔案工作者主動(dòng)把握和積極適應(yīng)。隨著社會(huì)不斷進(jìn)步發(fā)展，檔案工作已不再是傳統(tǒng)意義上的簡單型勞動(dòng)，而是一項(xiàng)復(fù)雜的、創(chuàng)新型的知識(shí)勞動(dòng)。檔案工作的新常態(tài)，需要檔案部門服務(wù)的范圍越來越廣，服務(wù)質(zhì)量的要求越來越高，也就要求檔案工作的水平越來越高[10]。因此，建設(shè)一支高素質(zhì)復(fù)合型的農(nóng)業(yè)科技檔案管理人才隊(duì)伍尤為重要。必須要重視對農(nóng)業(yè)科技檔案專職（兼職）管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。農(nóng)業(yè)科技檔案工作者不僅要掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還要了解農(nóng)業(yè)科技專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要具有現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力，更重要的是提高自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案事業(yè)不斷發(fā)展。

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作者：肖芹 單位：江蘇省家禽科學(xué)研究所