人事檔案管理在人力資源管理中的地位
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摘要：企業(yè)的發(fā)展和擴大離不開人才的支持，因此人力資源管理便成為了現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分。而作為人力資源管理工作至關(guān)重要的構(gòu)成要素，人事檔案及其管理工作也成為了促進和保障企業(yè)人力資源工作的順利和有序開展的必要條件。
關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；人力資源
在現(xiàn)代企業(yè)的管理中，如果人事檔案管理工作無法和人力資源管理工作的發(fā)展相適應(yīng)，就會在很大程度上對人力資源管理，甚至整個公司的人才管理產(chǎn)生巨大的負面影響。筆者根據(jù)自己在人事檔案管理工作中獲得的經(jīng)驗，總結(jié)出了關(guān)于人事檔案管理在人力資源管理中的地位和發(fā)展對策，本文將就此問題進行重點討論。
一、人事檔案管理和人力資源管理的關(guān)系
人力資源管理，是指通過科學(xué)的管理方法對該企業(yè)、單位或組織中的人力進行培訓(xùn)和教育，并同時對人力進行組織、調(diào)動和科學(xué)配置，從而保證管理范圍內(nèi)的人力能夠處在最佳的協(xié)調(diào)狀態(tài)。通過對人的觀念、心理和行為的控制和引導(dǎo)，正確發(fā)揮人的主觀能動性，達到真正的人盡其才。由于人力資源管理的核心在很大程度上是“人”，所以人事檔案管理工作就是通過對人事活動中逐步形成的材料進行集中和整理，構(gòu)建出可以集中反映個人的各項內(nèi)容。加之人事檔案管理工作同時具有客觀、動態(tài)和保密等特點，因此成為了人力資源管理乃至整個企業(yè)客觀、全面和及時地了解和考察人才，并對人才進行選拔以及任用的重要參考依據(jù)。
二、人事檔案管理在人力資源管理中的地位
1.人事檔案管理有效提高企業(yè)工作效率
在進行人事檔案管理的過程中，最重要和基本的原則就是要實現(xiàn)“人”和“檔”的統(tǒng)一。在實踐中我們不難發(fā)現(xiàn)，人力資源本身具有固定和靜止性，并且人事檔案并非永久地、固定地保存在某個企業(yè)、單位或勞動部門的。隨著時間的推移，以及人員的流動、崗位的更迭和其他的動態(tài)原因，檔隨人走也成為了人事檔案管理中的重要特征。所以加強人事檔案管理的工作，可以讓企業(yè)有效地提高人力資源的應(yīng)用價值，從而實現(xiàn)人力資源的統(tǒng)籌優(yōu)化與合理配置。
2.人事檔案管理可以促進人力資源開發(fā)
人事檔案管理的有效執(zhí)行，可以在最大程度上發(fā)揮對于人力資源的效力和配置方面的價值。而這個價值主要表現(xiàn)在兩個方面：第一個方面，人事檔案管理可以對員工的個人經(jīng)歷、能力特長、教育狀況和綜合表現(xiàn)進行全面的記錄，客觀真實地記載員工成長的歷史。這對于未來的發(fā)展可以起到一定程度的預(yù)測作用。企業(yè)還能以此為依據(jù)進行人才的發(fā)掘和使用，從而避免出現(xiàn)人才的埋沒、浪費和壓制狀況的發(fā)生。另一個方面，完善人事檔案可以在最大限度上了解員工的信息，從而有效促進對員工實行科學(xué)化的管理。企業(yè)可以根據(jù)不同類型的人才結(jié)合崗位特征，在企業(yè)內(nèi)部進行合理的調(diào)動，從而將最合適的崗位留給最合適的人，達到人力資源的最優(yōu)配置。
3.人事檔案管理能夠提供重要參考依據(jù)
在人力資源管理或人力資源計劃進行的過程之中，任何的企業(yè)都需要組成一支由一定數(shù)量人數(shù)所構(gòu)成的高質(zhì)量、高水平的人才團隊。這要求企業(yè)必須考慮到人才的需求和擁有量，并使其進行相互匹配。在作出決策之前，企業(yè)和單位的人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)配合人力資源管理部門事先對相關(guān)人員的人事檔案進行了解，并由此進行科學(xué)、系統(tǒng)的綜合考察與測評。在形成最終意見之后，及時提交管理層進行研究和決策的制定，并同時保證決策的科學(xué)、合理與可行性。
三、人事檔案管理在人力資源管理中的發(fā)展對策
1.提高人事檔案管理人員素質(zhì)
在經(jīng)濟開發(fā)區(qū)和發(fā)達地區(qū)，隨著當(dāng)?shù)厣a(chǎn)力的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化人力資源管理的要求。這要求人事檔案管理部門在進行建設(shè)和發(fā)展的過程中，不僅要加強相關(guān)領(lǐng)域的高素質(zhì)人才引進，同時也要對現(xiàn)有的管理人員進行綜合性、有效的培訓(xùn)，做到“打鐵還需自身硬”。隨著全體檔案管理人員的綜合素質(zhì)的整體提高，可以有效地讓從業(yè)人員適應(yīng)在新經(jīng)濟環(huán)境下對于檔案管理人員的更高要求和標(biāo)準(zhǔn)。
2.確保人事檔案材料完整準(zhǔn)確
人事檔案作為人力資源管理工作的重要參考和依據(jù)，必須確保檔案的準(zhǔn)確、客觀與完整，這也是人事檔案發(fā)揮其自身價值的最根本條件。倘若人事檔案無法做到完整和準(zhǔn)確，那么就會失去其價值和全部意義。所以在人事檔案管理的過程中，管理人員必須在原有基礎(chǔ)上定期清查人員信息，并且做到實時地、不斷地擴大存檔范圍，對個人信息進行分類保存。
3.建立人事檔案管理制度規(guī)范
在人事檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)和新要求下，對于無法滿足新形勢和新特征的人事檔案管理制度必須進行及時和有效的改革。人事檔案管理必須建成一套符合當(dāng)?shù)睾彤?dāng)前人力資源發(fā)展趨勢的人事管理制度，以確保人事檔案的管理工作可以實現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化。這種制度的變革可以是全面的改革，也可以是針對具體情況進行部分的修改。但是無論怎樣更改，都要通過嚴(yán)格的規(guī)章制度確保人事檔案在收集和保存過程中的及時、客觀與完整性，同時也保證材料的真實性，做到披沙揀金。
4.加強人事檔案管理的時效性
在人事檔案管理的工作中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)時代特征、自身特點和當(dāng)?shù)匾?，加強對于人事檔案的動態(tài)管理。這要求人事檔案管理人員通過收集變化資料，及時更新人事檔案信息，以便于人力資源管理部門及時準(zhǔn)確地了解和把握個人的真實情況。同時，還要實現(xiàn)對人事檔案管理的合理開發(fā)，為企業(yè)提供質(zhì)量更高的服務(wù)。對于檔案管理人員而言，應(yīng)當(dāng)從信息資源的角度看待人事檔案，并實現(xiàn)在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新工作模式，強化檔案信息分析，將人事檔案管理工作建設(shè)成人力資源工作和企業(yè)的發(fā)展與擴大過程中的堅強后盾。不僅如此，企業(yè)在進行人事檔案的開發(fā)和信息利用時，還必須做到個人信息的保護不受侵犯，徹底杜絕信息濫用和擴散、公開、買賣等違法現(xiàn)象發(fā)生?？偟膩碚f，由于人力檔案管理在人力資源管理中的重要地位，管理人員必須樹立創(chuàng)新理念和正確的人才信息觀，從而推進人事檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)和高效，達到發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中重要作用的目的。
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作者：楊雪嬌 單位：吉林省長白山保護開發(fā)區(qū)人力資源市場
