醫(yī)院的人事檔案管理工作

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【摘要】隨著新醫(yī)療改革的推進(jìn)，在醫(yī)療領(lǐng)域?qū)τ?a href="http://www.mug-factory.cn/lunwen/rsdagllw/100460.html" target="_blank">醫(yī)院行政管理也提出了更多的要求，尤其是醫(yī)院人事檔案管理工作，能夠直接體現(xiàn)出醫(yī)院在內(nèi)部管理的質(zhì)量與管理能力。鑒于此，本文對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識(shí)、建立醫(yī)院人事檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)的提升、加快信息化建設(shè)的步伐等策略，旨在為了更好地提升現(xiàn)今醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量獻(xiàn)力。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案；管理工作；探討；對(duì)策

一、醫(yī)院人事檔案管理工作中出現(xiàn)問題的具體表現(xiàn)

（一）醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案利用率低

醫(yī)院作為一個(gè)特殊的行業(yè)，很多單位把絕大部分的時(shí)間和精力投入到臨床一線管理中去，而人事檔案管理工作看起來(lái)并不能給醫(yī)院帶來(lái)直接的利益，并未認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。在這種認(rèn)識(shí)的指導(dǎo)下，必然會(huì)帶來(lái)一系列問題，如基礎(chǔ)設(shè)施不到位、沒有設(shè)置專門的檔案室、沒有專門的檔案管理人員。大部分的檔案管理工作重“保密”而輕“使用”，往往關(guān)注的是人事關(guān)系變動(dòng)之時(shí)檔案的轉(zhuǎn)移和保管工作，檔案的利用率較低。

（二）檔案收集工作力度不夠，檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單粗糙

在實(shí)際的工作中，醫(yī)院人事部門人員主要精力集中在人員工資、考核、培訓(xùn)、合同管理等上面，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)，在對(duì)歸檔進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，收集制度還有待完善，這就造成了歸檔信息不全面、制度執(zhí)行能力不強(qiáng)，人事進(jìn)檔材料管理不科學(xué)、具體的人事管理數(shù)據(jù)不精準(zhǔn)、對(duì)于變更的人事消息不能夠及時(shí)地進(jìn)行反映、人事信息內(nèi)容不夠完善、檔案卷本在處理過程中過于雜亂、檔案材料在查找的時(shí)候費(fèi)時(shí)費(fèi)力。上述問題在無(wú)專門人事檔案管理人員的醫(yī)院尤為突出。這種狀況使得檔案不能全面準(zhǔn)確地反映員工的真實(shí)面貌，可能僅僅記錄一些技術(shù)人員考核檔案、學(xué)歷、職稱等基本信息，很難為選賢任能提供有效的參考，影響人員的流動(dòng)，不利于推進(jìn)人事制度的改革。 

（三）人事檔案管理力量弱、水平低、手段落后

目前在醫(yī)院從事人事檔案管理的人員大多沒有專業(yè)的檔案管理的知識(shí)能力，所以就不具備先進(jìn)的管理意識(shí)，意識(shí)不到人事檔案管理的重要性，在工作中對(duì)檔案管理工作中的信息收集、歸檔、整合、更新等一系列的工作流程并不十分熟悉，主要的工作方法還是依靠著多年的整理經(jīng)驗(yàn)。并且由于醫(yī)院的特殊性，很多管理人員身兼數(shù)職，沒有精力對(duì)人事檔案進(jìn)行嚴(yán)密、精準(zhǔn)的分門別類，在使用人員適應(yīng)后，也不能夠及時(shí)將所調(diào)閱的信息資料放回到原來(lái)的位置，這樣就導(dǎo)致了人事檔案內(nèi)容缺少了一定的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

二、就醫(yī)院人事檔案管理工作中出現(xiàn)問題提出相應(yīng)的策略

（一）提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

醫(yī)院的人事檔案是記錄醫(yī)院人才信息的主要依據(jù)，也是醫(yī)院能夠?qū)ΜF(xiàn)有的或者過去的人才信息進(jìn)行整合、管理的主要來(lái)源，人事檔案能夠充分反映醫(yī)院在某一時(shí)間段內(nèi)工作人員的個(gè)人信息、工作詳情、獎(jiǎng)懲情況、歷史背景及等重要的個(gè)人總結(jié)，能夠有效地幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)完成知人善任的人事安排工作。

（二）建立醫(yī)院人事檔案管理制度

醫(yī)院人事檔案的管理是醫(yī)院進(jìn)行人事管理中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，能夠有效幫助醫(yī)院內(nèi)部的人事部門進(jìn)行內(nèi)部的人事管理。所以，針對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理建立起一套服務(wù)與管理的制度是非常必要的。在這樣的制度指導(dǎo)下，能夠充分發(fā)揮醫(yī)院人力資源的利用率，讓醫(yī)院內(nèi)部的人事工作井然有序地遵循著制度的流程進(jìn)行運(yùn)作。確保人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。充分發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院中的作用。

（三）加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)的提升

醫(yī)院的人事檔案管理的工作，既注重服務(wù)性又注重保密性，是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性都較強(qiáng)的工作。我院現(xiàn)有1700多人，檔案工作量大，人事部門專門設(shè)立了專職管理人員，建立醫(yī)院人事接收檔登記簿、借閱檔案登記簿，在借閱材料時(shí)必須確保明確借閱人員的信息，保證歸檔材料能夠及時(shí)得到整理和核對(duì)。提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)、加強(qiáng)檔案人員責(zé)任感，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高鑒別能力，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，對(duì)已經(jīng)無(wú)誤的材料做到心中有數(shù)，在排列的過程中要做到有序、及時(shí)、定期檢查。對(duì)檔案信息內(nèi)的質(zhì)量問題一定要一絲不茍，保證檔案的真實(shí)、可靠與完整。

（四）加快信息化建設(shè)的步伐

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，尤其是人力資源管理系統(tǒng)、人員晉升、考評(píng)、考核、履職等電子檔案系統(tǒng)，充分應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和檢索效率。

三、總結(jié)

醫(yī)院人事檔案在一定程度上詳細(xì)真實(shí)、全面地記載了醫(yī)院工作人員的技能水平和品德素質(zhì)。改善當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識(shí)、建立醫(yī)院人事檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)的提升、加快信息化建設(shè)的步伐，從根本上提高人事檔案管理的水平，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，建立起一整套比較完善的管理體制，從而為醫(yī)院能夠更好地選拔人才和調(diào)配人才提供真實(shí)而可靠的材料，達(dá)到人才資源的有效開發(fā)利用。

作者:劉祥 單位:山東省金鄉(xiāng)縣人民醫(yī)院