我國(guó)流動(dòng)人員的人事檔案管理現(xiàn)狀
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摘要:針對(duì)流動(dòng)人員檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，研究了其中存在的主要問題，分析問題出現(xiàn)的原因，提出必須正確認(rèn)識(shí)、改革傳統(tǒng)流動(dòng)人員人事檔案管理體制、加大資金投入、推進(jìn)現(xiàn)代化的管理、重視團(tuán)隊(duì)建設(shè)，使檔案管理更加的規(guī)范化、合理化等措施。
關(guān)鍵詞:流動(dòng)人員;人事檔案;現(xiàn)狀;對(duì)策
人事檔案具有極其重要的作用，隨著人才流動(dòng)范圍的擴(kuò)大，解決流動(dòng)人員人事檔案管理問題迫在眉睫，應(yīng)建立新型的人事管理模式，更好地滿足人才社會(huì)化管理的需要。
1我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的主要問題
流動(dòng)人員人事檔案真實(shí)性無法保證，經(jīng)常出現(xiàn)棄檔、死檔的現(xiàn)象。目前，我國(guó)流動(dòng)人口人事檔案管理中存在多頭管理的現(xiàn)象，部分流動(dòng)人員的人事檔案由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，一些待業(yè)的大中專畢業(yè)生的檔案由就業(yè)指導(dǎo)中心管理，有的中介機(jī)構(gòu)也在從事著檔案管理工作。流動(dòng)人員檔案管理無法實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一，由于管理機(jī)構(gòu)不同，很容易造成人事檔案材料的缺失，以致檔案材料真實(shí)性受到影響。調(diào)查表明，我國(guó)各地人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)管理存在非常嚴(yán)重的“死檔”和“棄檔”問題，隨著流動(dòng)人口的增加，這種形勢(shì)越來越嚴(yán)峻。信息化程度落后，流動(dòng)人員人事檔案管理不規(guī)范，無法滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需求。流動(dòng)人員人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理是比較封閉的，本人不知道檔案里有什么材料，也不能接觸到自己的檔案，這種管理模式無法適應(yīng)信息時(shí)代人事管理的需求。流動(dòng)人員檔案的管理受職業(yè)自主性及人員流動(dòng)性大的因素影響，明顯阻礙了其正常發(fā)展。再加上缺少完善的檔案管理制度，原本應(yīng)歸檔的材料卻沒有及時(shí)歸檔，存在的問題很難及時(shí)解決。在流動(dòng)人員檔案管理中，缺少專業(yè)的管理人員，管理人員隊(duì)伍弱化，其專業(yè)素質(zhì)及管理水平有待提高。國(guó)家相關(guān)規(guī)定要求檔案管理的專職人員數(shù)量有一定標(biāo)準(zhǔn)，每管理1000人的檔案需配備一名專職干部，但在實(shí)際的管理工作中很難達(dá)到這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。尤其是縣以下級(jí)別的檔案管理單位，流動(dòng)人員的檔案管理人員比較短缺，尤其是專業(yè)素質(zhì)高的專職人員更是嚴(yán)重短缺，甚至有些檔案管理員是兼職的，專業(yè)能力水平欠缺，檔案存放無序，甚至出現(xiàn)檔案材料丟失和泄密的問題。
2導(dǎo)致我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理出現(xiàn)問題的原因
我國(guó)人員流動(dòng)性呈遞增趨勢(shì)，但人事檔案管理體制混亂。隨著新時(shí)期社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，就業(yè)方式逐漸改變，主要是高校不斷擴(kuò)招，大學(xué)生明顯增加，就業(yè)形勢(shì)越來越嚴(yán)峻。大學(xué)生匆匆就業(yè)，可是一段時(shí)間后就會(huì)出現(xiàn)頻繁跳槽的問題，加劇了就業(yè)流動(dòng)性。然而當(dāng)前大部分非公有制企業(yè)不需要員工提供檔案，大學(xué)生無暇顧及自己的檔案，導(dǎo)致檔案多頭管理。除此之外，流動(dòng)人員檔案管理體制不順，現(xiàn)有的人事檔案管理部門多，檔案管理體制混亂。雖然國(guó)家檔案局制定了一些政策規(guī)定，但在具體的實(shí)施過程中仍然沒有真正落實(shí)，給人事檔案管理質(zhì)量帶來不利影響。流動(dòng)人員人事檔案管理意識(shí)淡薄，檔案轉(zhuǎn)移程序過于復(fù)雜，檔案內(nèi)容缺失或陳舊明顯。當(dāng)前大部分企業(yè)在聘用工作人員的時(shí)候，多考慮個(gè)人的工作能力，對(duì)檔案提供的信息并不是很重視，有些人錯(cuò)誤認(rèn)為只要有畢業(yè)證、職稱證就可以了，認(rèn)為檔案并不是很重要，從而導(dǎo)致了棄檔、死檔的問題發(fā)生。同時(shí)各地執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)移的政策不統(tǒng)一，檔案調(diào)動(dòng)手續(xù)的繁雜、冗長(zhǎng)，程序比較復(fù)雜，漫長(zhǎng)的申請(qǐng)審核需要流動(dòng)人員來回跑，需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，甚至?xí)⒄`整個(gè)人才引進(jìn)的過程。檔案利用率低下，檔案材料包含的內(nèi)容及類別比較多，可是實(shí)際在檔案中記錄比較完整的只有學(xué)歷材料，其他主要內(nèi)容缺失，無法對(duì)個(gè)人作出全面的評(píng)價(jià)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，檔案工作者自身觀念陳舊，軟硬件設(shè)備配備缺失。流動(dòng)人員檔案管理工作具有特殊性，工作內(nèi)容比較煩瑣，可是有的領(lǐng)導(dǎo)干部忽視了對(duì)檔案管理工作的重視，沒有真正把流動(dòng)人員檔案管理工作納入議事日程。再加上檔案工作者自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，缺少信息化時(shí)代的敏銳洞察力，使用的檔案管理手段比較落后，甚至有的工作人員根本不懂現(xiàn)代化的信息數(shù)字檔案管理，檔案管理信息化程度無法提高。此外，資金投入不夠，無法提供標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件，不能為檔案信息化管理提供充足的電腦，沒有完善的軟硬件設(shè)施支持，缺少良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境支撐。
3解決我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理問題的對(duì)策
第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理制度。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)管，做好檔案政策宣傳，精心組織，推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理工作深入開展。嚴(yán)肅查處違法違規(guī)行為，一旦有不良的行為出現(xiàn)，必須給予一定的處罰。充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情，確保相關(guān)工作人員認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格照章辦事。規(guī)范制度，認(rèn)真做好檔案材料的收集鑒別、整理保管及接收轉(zhuǎn)遞的工作，強(qiáng)化基本公共服務(wù)。全面收集和鑒別檔案材料，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要科學(xué)謀劃，確定需要?dú)w檔的材料及范圍，建立長(zhǎng)效機(jī)制，確保歸檔材料的真實(shí)性及準(zhǔn)確性。嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，對(duì)流動(dòng)人員檔案材料進(jìn)行加工，準(zhǔn)確做好目錄，完善服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足服務(wù)對(duì)象的基本需求。第二，加大投入，創(chuàng)新管理方式，加快軟硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。流動(dòng)人員檔案信息化管理應(yīng)建立現(xiàn)代化管理設(shè)備，配置先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。增強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的重視程度，加大投入引進(jìn)現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度，大膽開拓創(chuàng)新，完善檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程，開發(fā)檔案管理服務(wù)網(wǎng)上辦公平臺(tái)，研發(fā)適合人事檔案信息管理的軟件。建設(shè)統(tǒng)一的流動(dòng)人員檔案管理一體化服務(wù)平臺(tái)，完善檔案資源統(tǒng)計(jì)和共享功能，制定檔案信息化建設(shè)方案，確保電子檔案的完整性。第三，優(yōu)化隊(duì)伍建設(shè)，轉(zhuǎn)變觀念，從根本上提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。在管理實(shí)踐中，不斷完善檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，改善現(xiàn)有人才隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，為工作人員提供專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，彌補(bǔ)人才的不足，使培訓(xùn)工作常態(tài)化。大力支持工作人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，進(jìn)一步提高工作人員的綜合能力，不斷開展思想教育活動(dòng)，研究新的發(fā)展思路，促使工作人員全面掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理方法。檔案管理人員應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)新政策、新技術(shù)，進(jìn)一步推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化模式的轉(zhuǎn)變。提高人員的各種待遇，激發(fā)工作人員的工作積極性，保證工作順利開展。
4結(jié)語(yǔ)
新時(shí)期人才流動(dòng)速度加快，人才流動(dòng)逐漸成為常態(tài)，從而產(chǎn)生越來越嚴(yán)重的流動(dòng)人員人事檔案管理問題，甚至產(chǎn)生了許多廢棄檔案，不但阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，還會(huì)給個(gè)人的發(fā)展帶來不利影響。面對(duì)新問題和新挑戰(zhàn)，我們必須提高重視程度，認(rèn)真分析原因，采取有效的措施不斷完善我國(guó)流動(dòng)人口檔案管理工作。面對(duì)人力資源配置日趨市場(chǎng)化，必須改變?nèi)耸聶n案管理意識(shí)淡薄的問題，加強(qiáng)組織和宣傳，增加人事檔案的實(shí)用內(nèi)容，創(chuàng)新檔案信息化管理。轉(zhuǎn)變用人觀念，為企業(yè)人事部門選拔人才提供必要的依據(jù)，優(yōu)化分配社會(huì)資源。規(guī)范人事檔案的管理，適應(yīng)新時(shí)期人力資源管理需要，促進(jìn)人才隊(duì)伍的合理流動(dòng)，推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的健康發(fā)展。
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作者:馬士君 單位:哈爾濱市企業(yè)流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)中心