人事檔案管理在人力資源管理中的效用

前言：想要寫(xiě)出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了人事檔案管理在人力資源管理中的效用范文，希望能給你帶來(lái)靈感和參考，敬請(qǐng)閱讀。

【摘要】在日常工作中需要重視人事檔案管理工作，進(jìn)一步拓展人事檔案服務(wù)職能，以此來(lái)促進(jìn)人力資源事業(yè)的健康發(fā)展。文中分析了人事檔案管理在人力資源管理中的效用，并進(jìn)一步對(duì)提高人事檔案管理在人力資源管理中效用的具體措施進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理；人事檔案；作用；措施

人事檔案將個(gè)人的政治面貌、學(xué)習(xí)工作情況及相關(guān)工作信息都涵蓋在內(nèi)，是用人單位選拔和任用人才的重要依據(jù)，其在各行業(yè)發(fā)展過(guò)程中具有非常重要的作用。人事檔案的性質(zhì)決定了其具有真實(shí)性、全面性、流動(dòng)性、現(xiàn)實(shí)性和機(jī)密性等特點(diǎn)。其是人力資源管理和開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)。當(dāng)前有部分單位人事檔案存在缺檔、斷檔和死檔等現(xiàn)象，這對(duì)人事檔案信息的正確使用帶來(lái)了較大的影響，因此需要重視人事檔案管理工作，更好地發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的效用。

一、人事檔案管理在人力資源管理中的效用

人事檔案是對(duì)單位員工各類(lèi)信息的真實(shí)、全面記錄，通過(guò)查閱人事檔案，能夠更全面地了解員工的具體情況，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。通過(guò)強(qiáng)化人事檔案管理工作，可以促進(jìn)單位更好地利用人才，全面提高人力資源配置的效率。同時(shí)在單位人力資源管理工作中，獎(jiǎng)懲和晉升都需要通過(guò)人事考核、績(jī)效評(píng)估和薪酬分配來(lái)實(shí)現(xiàn)，而通過(guò)做好人事檔案管理工作，可以將員工在工作中的具體表現(xiàn)和能力充分反映出來(lái)，能夠?yàn)閱挝粚?duì)員工進(jìn)行素質(zhì)和能力的評(píng)估提供重要參考信息，從而做出合理的決策。當(dāng)前單位的競(jìng)爭(zhēng)歸根到底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，因此在單位發(fā)展過(guò)程中，需要全面了解和預(yù)測(cè)人力資源的狀況，這就離不開(kāi)人事檔案。通過(guò)全面提高人事檔案管理水平，能夠?qū)挝蝗瞬欧矫娴膬?yōu)劣情況進(jìn)行了解，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化，為單位的發(fā)展做好人才儲(chǔ)備，全面提高人力資源管理水平。

二、提高人事檔案管理在人力資源管理中效用的措施

（一）充實(shí)檔案內(nèi)容，開(kāi)發(fā)信息資源。

在人事檔案管理工作中，對(duì)檔案材料進(jìn)行收集和補(bǔ)充是最為基礎(chǔ)性的工作，同時(shí)也是提供檔案服務(wù)和實(shí)現(xiàn)人事檔案作用的基本條件。因此在具體工作中，需要針對(duì)單位人力資源管理的需要和流動(dòng)人員的特點(diǎn)來(lái)有針對(duì)性地充實(shí)檔案材料，全面提高人事檔案的全面性、準(zhǔn)確性和動(dòng)態(tài)性，更好地發(fā)揮出人事檔案的使用價(jià)值，為人才成長(zhǎng)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（二）規(guī)范檔案管理，強(qiáng)化人事檔案管理在人力資源管理中的作用。

在人事檔案管理工作中，通過(guò)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，可以有效開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)人事檔案的重要作用。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性特點(diǎn)，因此在人事檔案管理工作中，需要對(duì)檔案材料的形成、審核、整理、保管和傳遞等方面給予充分的重視，以便于為檔案的利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)在當(dāng)前人事檔案管理工作中，還需要加快管理觀念的轉(zhuǎn)變，可以通過(guò)擴(kuò)大存檔范圍，建立人才數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行更新，從而為人力資源開(kāi)發(fā)提供重要的依據(jù)。

（三）建立健全人事檔案管理體系。

在當(dāng)前很大一部分單位人事檔案管理工作中，由于對(duì)人事檔案管理改革認(rèn)識(shí)不深，因此還將主要精力放在實(shí)體檔案管理工作上面，這對(duì)人力資源的利用和優(yōu)化配置帶來(lái)了較大的影響。在這種情況下，需要建立健全人事檔案管理體系，加快推動(dòng)人事檔案管理工作的改革進(jìn)程，構(gòu)建單位內(nèi)部員工人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有員工的基本信息都納入數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工信息的快速調(diào)閱和檢索，全面提高人事檔案管理水平，為人力資源管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）加快推動(dòng)人事檔案管理信息化的進(jìn)程。

在當(dāng)前的信息化社會(huì)，信息技術(shù)在各行各業(yè)得以廣泛應(yīng)用。在人事檔案管理工作中，通過(guò)與信息技術(shù)的有效結(jié)合，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案信息的有效存貯，還能夠有效避免人事檔案信息損壞和丟失的情況發(fā)生，對(duì)提高檔案信息處理速度具有非常重要的意義。因此在當(dāng)前人事檔案工作中，需要配備完善的軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的統(tǒng)一化和便捷化的管理，更好地滿足單位對(duì)信息的需求，為人力資源管理工作提供重要的信息支持。

三、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前各行業(yè)發(fā)展過(guò)程中，人事檔案發(fā)揮著非常重要的作用。因此需要對(duì)人事檔案管理工作的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步完善人事檔案管理體系，加快推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的高效利用，使其為人力資源管理工作提供重要的信息支持，為人力資源管理工作的正常開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉海梅.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國(guó)市場(chǎng),2014(38).

[2]譚善梅.加強(qiáng)科學(xué)管理發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2012(31).

[3]吳梅.淺析信息化時(shí)代的人事檔案管理.計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用[J],2014(11).

作者：王慧 單位：哈爾濱市軍隊(duì)離休退休干部第四休養(yǎng)所