人事檔案管理在社會中的地位

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摘要：隨著改革開放的進(jìn)程不斷深入，我國社會經(jīng)濟(jì)的跨越發(fā)展創(chuàng)新驅(qū)動要依靠人才，而檔案管理是體現(xiàn)人才價(jià)值的一個(gè)側(cè)影，無論是機(jī)關(guān)還是企業(yè)都離不開人事檔案的管理工作，檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作。我國人事檔案管理與人力資源建設(shè)形成的因果、依存和互動具有不可分割的關(guān)系。所以加強(qiáng)和做好人事檔案管理工作，對于進(jìn)一步深化企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)人事制度改革，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)和推動企業(yè)全面發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源管理；地位和作用；價(jià)值

人事檔案是每個(gè)人形象的“縮影”，是個(gè)人最具有保存價(jià)值的原始記錄。它記錄著人員身份、工作經(jīng)歷、學(xué)識水平、德能勤績、社會關(guān)系等最真實(shí)、最直接的證明，人事檔案是人力資源管理、調(diào)配、鑒別、使用的有力工具，是用人單位挑選所用人才的重要依據(jù)。人事檔案信息中涵蓋著人才的年齡、籍貫、學(xué)歷、專業(yè)、工種、招工表、入伍表、勞動合同、體檢、學(xué)業(yè)、培訓(xùn)、業(yè)績功效、獎(jiǎng)懲、愛好、專長、工作經(jīng)歷、社會關(guān)系及婚姻等真實(shí)可靠的第一手資料。因此做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用工作，為企事業(yè)單位人力資源配置、利用提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要依據(jù)，為企事業(yè)人力資源的規(guī)范化管理奠定了基礎(chǔ)。

1人事檔案的價(jià)值和作用

一是借助人事檔案信息資料，用人單位可以對潛力型、可持續(xù)發(fā)展型人才進(jìn)行有目的性的選擇和培養(yǎng)，同時(shí)也可了解到人才具備的特長和既往發(fā)揮的優(yōu)勢資源。二是各級人才交流服務(wù)中心和就業(yè)服務(wù)中心在組織人才資源時(shí)，通過人事檔案信息可以根據(jù)招聘單位的要求，很客觀地將人才的工作能力進(jìn)行合理的預(yù)判、甄別、分類，為招聘單位提供對口專業(yè)型人才、合理規(guī)劃人力資源計(jì)劃。這樣的人才一旦進(jìn)入到招聘單位，在適宜崗位就能以最快的速度產(chǎn)生自身價(jià)值。三是對于被選人才而言，能找到專業(yè)對口工作，從而能發(fā)揮出自己最大的資源價(jià)值，增加了自信和尊嚴(yán)，保障了生活和自我發(fā)展的平臺，也有利于人力資源管理進(jìn)行最優(yōu)化的人才配置。四是人事檔案信息管理能夠幫助人才服務(wù)中心和就業(yè)服務(wù)中心對于人才資源進(jìn)行系統(tǒng)完善的了解，有利于通過人才數(shù)據(jù)的監(jiān)測和對比，對于人才的需求量進(jìn)行合理的預(yù)判，做到有的放矢，提高人才、就業(yè)、招聘、培訓(xùn)的相互服務(wù)質(zhì)量，為各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)和企業(yè)提供人才專業(yè)、工種需求，避免專業(yè)培訓(xùn)人才過剩，從而引導(dǎo)培訓(xùn)方向和專業(yè)設(shè)置。為培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、用人單位和求職者構(gòu)建便捷的服務(wù)渠道。

2人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題

人事檔案管理是指將人才的個(gè)人信息、家庭情況、工作經(jīng)歷的相關(guān)信息收集整理到一起，進(jìn)行分類、甄別、立卷、編號、登記、保存、歸檔等一系列流程，使人才交流和就業(yè)服務(wù)中心和用人單位的人力資源職能部門能夠在較短的時(shí)間內(nèi)獲取到人才全面系統(tǒng)的信息資料。

2.1石家莊流動人員檔案管理現(xiàn)狀

第一，對人事檔案管理工作重視程度前所未有地提高。自2012年石家莊市團(tuán)委“假干部”王雅麗事件后，市委市政府對全市所有機(jī)關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)的人事檔案進(jìn)行了普查，對查出的“假干部”、假檔案、假黨齡、假工齡、假年齡、假學(xué)歷等進(jìn)行了嚴(yán)肅處理。各單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的重視程度得到了有效提高。第二，對人事檔案管理工作建設(shè)水平有了提升。首先對檔案內(nèi)容、目錄、條款、分類、組卷、裝訂統(tǒng)一規(guī)定，做到規(guī)范化、制度化、統(tǒng)一化。其次明確了檔案管理人員的職責(zé)和任務(wù)，加強(qiáng)了責(zé)任感和壓力感，強(qiáng)調(diào)了保密原則的遵守和紀(jì)律，加強(qiáng)了對新進(jìn)人員檔案的審查和建立，對缺項(xiàng)的在盡可能的情況下進(jìn)行補(bǔ)充，同時(shí)加強(qiáng)對檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)。第三，開展對檔案管理的信息化的建設(shè)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的軟硬件配置，開發(fā)專業(yè)檔案管理軟件，配備電腦、打印機(jī)、掃描儀、多功能檔案架及監(jiān)控設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化。每份檔案材料都能通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，方便查閱和使用，使數(shù)據(jù)分析更加準(zhǔn)確和便捷，同時(shí)也保證了檔案的真實(shí)性。

2.2人事檔案管理存在的問題

第一，人事檔案信息內(nèi)容貧瘠和不真實(shí)，根據(jù)檔案管理規(guī)定，必須維護(hù)檔案的完整與安全，這是使人事檔案具有真實(shí)性的條件之一。據(jù)調(diào)查，人事檔案的真實(shí)性普遍偏低，各種不準(zhǔn)確的信息讓人事檔案的利用面臨著困難。造成檔案信息不真實(shí)的原因是人們對檔案材料填寫的重視程度不夠，在填寫時(shí)候不以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，很多填寫的內(nèi)容與自身情況不符，隨意填寫年齡、工齡、獎(jiǎng)勵(lì)等。甚至一些人故意更改學(xué)歷、年齡以便晉升，更改參加工作時(shí)間、更改特殊工種，以便早退休和套利。這樣的隨意性為檔案的有效利用帶來了極大的困難。第二，人事檔案材料中材料的內(nèi)容單一、不完整。人事檔案的內(nèi)容應(yīng)該包含個(gè)人履歷、學(xué)歷、職稱、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲、勞動合同等材料，但是，內(nèi)容只是形式單調(diào)的表格，千篇一律的內(nèi)容以及調(diào)入調(diào)出的證明等，很難看到其他的材料。第三，用人單位想了解到的是所聘用的人員以往的教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作能力、績效考核、個(gè)人能力水平等方面的信息。人事檔案反映這方面的內(nèi)容記載很少，甚至沒有。第四，人事檔案管理部門的管理機(jī)制不完善，制度執(zhí)行不力，監(jiān)督機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)。尤其是流動人員人事檔案管理，除政府人事部門所屬的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)管理外，社會上很多部門和個(gè)人都在公開或私自管理人事檔案。如社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、社區(qū)街道辦事處、中介機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體等利用各種名目也在管理人事檔案，把管理人事檔案當(dāng)成謀利的手段。第五，人事檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)不一致。各省市及國有單位在管理個(gè)人人事檔案時(shí)沒有統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)，存在較大差異，特別是人事檔案的轉(zhuǎn)遞程序。人事檔案轉(zhuǎn)遞，是檔案管理部門接收人事檔案和檔案材料的主要途徑。但是在實(shí)際操作過程中，人才流動并不能實(shí)現(xiàn)檔隨人走。流動人員從原單位進(jìn)入人才市場或者調(diào)到其他單位前，有些原單位對已調(diào)走的人沒有按規(guī)定將其人事檔案轉(zhuǎn)交人才服務(wù)機(jī)構(gòu)保管或者轉(zhuǎn)遞至新單位，而是將檔案交由本人，導(dǎo)致個(gè)人私拆檔案或丟失；有的流動人員私自違規(guī)拆封檔案，或認(rèn)為檔案無用而將檔案遺棄，造成檔案丟失等；還有一些單位在轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)沒有及時(shí)登記，也不按規(guī)定填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，致使檔案去向無從查找。第六，人事檔案管理人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平有待提高，保密意識較差，對單位領(lǐng)導(dǎo)察看自己檔案任其改動，不敢得罪領(lǐng)導(dǎo)。收集資料不及時(shí)不全面，對個(gè)別人的不良記錄不予入檔；對個(gè)人再教育、培訓(xùn)、參加證件考試得到的晉級證書和非本部門上級得到的個(gè)人榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)不予入檔等。隨著檔案管理向信息化和數(shù)字化的推進(jìn)，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能、職業(yè)道德同樣提出了更高的要求。

3加強(qiáng)人事檔案管理的措施

3.1更加完善人事檔案管理的制度建設(shè)

在一定程度上規(guī)范管理的基礎(chǔ)就是完善的制度，單位要制定與人事檔案管理有關(guān)的制度，實(shí)行責(zé)任到人制責(zé)任追究制，將責(zé)任分解到具體管理檔案人員，明確負(fù)責(zé)人與管理人員的工作責(zé)任任務(wù)，以便確保工作質(zhì)量，保證人事檔案材料的準(zhǔn)確性完整性，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性與嚴(yán)肅性。查閱個(gè)人檔案要有主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和登記，杜絕私改檔案的現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)禁假干部、假學(xué)歷、假工齡、假年齡的現(xiàn)象出現(xiàn)。以維護(hù)個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)性，保護(hù)個(gè)人資料的完整性，保證個(gè)人信息的可靠性和安全性，從根本上杜絕王雅麗丑惡現(xiàn)象的重演。

3.2增強(qiáng)人事檔案管理人員的使命感和責(zé)任感

檔案管理人員要克服工作枯燥無味、無職無權(quán)，沒有技術(shù)含量的錯(cuò)誤思想，要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性。人事檔案是國家、集體和個(gè)人合法利益的書面材料，是每一個(gè)人一生功過經(jīng)歷的紀(jì)實(shí)。管理人員是這個(gè)紀(jì)實(shí)的實(shí)錄者，是為所經(jīng)手每一個(gè)人建立的人生碑。

3.3改進(jìn)管理模式，加大信息化建設(shè)

檔案管理模式要適應(yīng)社會的發(fā)展，對不適應(yīng)發(fā)展的不僅要進(jìn)行修訂，還要對其進(jìn)行變革。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，人事檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)展的需求，建立電子信息化人事檔案管理平臺。電子信息化的管理模式有利于人力資源部門對于信息進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理、整合，形成一體化動態(tài)式的管理模式。比如人才交流中心和就業(yè)服務(wù)中心在委托單位招聘人才的信息時(shí)，只需要在網(wǎng)絡(luò)平臺上增加相關(guān)的信息，這些開放的信息有利于人才交流和就業(yè)服務(wù)中心對于人才信息的真實(shí)性進(jìn)行核查，提高了辦公效率和質(zhì)量。同時(shí)加大信息化建設(shè)，需購置信息化管理所需要的軟硬件設(shè)備設(shè)施，建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，采取現(xiàn)代化信息管理，實(shí)現(xiàn)分類清楚、快速查找、節(jié)省空間的管理優(yōu)勢。將紙質(zhì)資料和電子音像檔案相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。

3.4加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，提高素質(zhì)，使人事檔案管理人員熱愛本職工作

人事檔案管理人員的職業(yè)道德就是在人事檔案管理活動中應(yīng)該遵守的行為準(zhǔn)則。要愛崗敬業(yè)，誠實(shí)守信，忠于職守，樂于奉獻(xiàn)，辦事公道，堅(jiān)持原則，秉公守法，嚴(yán)守保密原則，堅(jiān)持國家集體利益至上，杜絕不正之風(fēng)。還要對檔案管理人員定期不定期地進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行再教育學(xué)習(xí)和進(jìn)修學(xué)習(xí)。使其成為又紅又專的復(fù)合型行家里手。

4結(jié)束語

人事檔案管理這個(gè)古老而又鮮活的事業(yè)，在現(xiàn)實(shí)社會中扮演著十分重要的作用，尤其是領(lǐng)導(dǎo)職位的年輕化、知識化的硬性要求和退休、病退、工傷、工齡等涉及個(gè)人利益的硬性要求，使人們認(rèn)識到人事檔案的神奇作用，產(chǎn)生了許許多多違背“增一字不容，減一字不能”的實(shí)錄精神的弄虛作假不正之風(fēng)。因此，加強(qiáng)對人事檔案管理和應(yīng)用具有重要的研究價(jià)值。

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[3]匡秀輝.人事檔案管理工作之我見[J].黑龍江檔案，2015（4）：89.

作者：周 怡 單位：石家莊市人力資源和社會保障局人才交流中心