流動人員人事檔案管理問題分析

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摘要：社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，促進(jìn)了人員的社會化流動。流動人口的日益增多，使得我國人事檔案管理工作更為復(fù)雜。針對流動人口的檔案管理在當(dāng)前人事檔案管理工作之中暴露出了不少的問題，這些問題在一定程度上對我國人事檔案管理工作形成了制約。為促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展，需加強(qiáng)對流動人員人事檔案的管理，有效解決相關(guān)檔案管理問題，以使該項(xiàng)工作全面、深入開展。對此，本文探討了實(shí)施流動人員人事檔案管理之意義，并就相關(guān)管理問題提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略，以期促進(jìn)人事檔案管理工作的完善，推動社會更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：流動人員人事檔案管理問題優(yōu)化策略

國家“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略的提出以及流動人員檔案管理由“單位檔案”向“社會檔案”的轉(zhuǎn)變，使得相關(guān)檔案管理工作呈現(xiàn)出了新特點(diǎn)，出現(xiàn)了許多新問題，需要相關(guān)人事檔案管理人員理清工作思路，認(rèn)清工作現(xiàn)狀，優(yōu)化工作方式，完善流動人員人事檔案管理工作。特別是在用人機(jī)制不斷變化、人員流動日益加強(qiáng)、人才需求量日益增加的時(shí)代背景下，人檔分離也增加了流動人員人事檔案管理工作的強(qiáng)度，使得檔案的收集、完善、更新難度加大，需要專業(yè)人員進(jìn)行科學(xué)合理的管理，以滿足新環(huán)境下各企事業(yè)單位對于人才的需求。因此，本文探討流動人員人事檔案管理現(xiàn)存問題與優(yōu)化策略也就具有一定的現(xiàn)實(shí)意義與工作指導(dǎo)價(jià)值。

1實(shí)施流動人員人事檔案管理的意義

人事檔案，即人員履歷、才能、品德、政治面貌、家庭情況等各類信息的集中反映，是對人員進(jìn)行管理、考察、選拔的重要參考依據(jù)，也是人員參與社會活動最真實(shí)、最直觀地反映。而流動人員人事檔案即是人事檔案中一種類型，是人員與不同區(qū)域、不同單位或組織之間關(guān)系的反映，是對人員各類信息的整合。在當(dāng)前國家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，我國流動人員日益增多，針對流動人員的人事檔案管理工作亦日益重要，加強(qiáng)相關(guān)工作建設(shè)是時(shí)下人事檔案管理工作之重點(diǎn)，具有重要意義。第一，有助于人們加強(qiáng)對人才社會化的認(rèn)識。人檔分離，對流動人員人事檔案實(shí)施集中管理，可有效解決用人主動權(quán)與人才所有權(quán)相分離問題。流動人員的人事檔案交由相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)代為管理，可實(shí)現(xiàn)人才資源為社會統(tǒng)一所有，變“單位人”為“社會人”，解除了人事編制對人力資源的束縛，使人員可以無后顧之憂地流動，更為大膽地進(jìn)行工作的選擇。對此，人們對于人才社會化將有更強(qiáng)的認(rèn)識，有助于人事制度的改革。第二，有助于“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略的實(shí)施。當(dāng)前，人力資源已成為各國、各行業(yè)必備的競爭資源，特別是在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，國家提出了“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略，對于人力資源管理工作要求更高了。作為人資管理中的重要組成，人事檔案管理也要做出應(yīng)有貢獻(xiàn)，更好地收集、整理、更新人員資料信息，為人員的選拔、任用提供有價(jià)值的參考，使各人員不管流動到何處，于何單位任職，皆能最大化發(fā)揮自身優(yōu)勢作用，實(shí)現(xiàn)人力資源合理配置。第三，有助于用人單位與人才的發(fā)展。做好對流動人員的人事檔案管理，可為用人單位提供詳實(shí)的人才資料，方便其對人才進(jìn)行選擇聘用；而人才被聘入合適的單位，也更利于其施展才華，實(shí)現(xiàn)抱負(fù)，這對于單位與人才而言是雙贏。由此可見，做好流動人員人事檔案管理意義重大。

2流動人員人事檔案管理現(xiàn)存問題分析

2.1對檔案管理重視不足

流動人員檔案管理工作雖然十分重要，但從當(dāng)前我國部分檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作情況來看，相關(guān)工作人員對于流動人員人事檔案管理工作還缺乏應(yīng)有的重視，不僅沒有認(rèn)識到該項(xiàng)工作的重要意義，還不能積極改進(jìn)工作方法，檔案管理混亂、資料更新不及時(shí)、補(bǔ)充不完善等現(xiàn)象普遍存在，嚴(yán)重影響了用人單位對人才的了解與選用，難以充分發(fā)揮流動人員人事檔案管理的作用。

2.2檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)失衡

受社會環(huán)境以及用人單位需求的影響，當(dāng)前流動人員人事檔案在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上存在嚴(yán)重的失衡現(xiàn)象，不僅信息真實(shí)性有待考察，且很多應(yīng)有內(nèi)容缺乏，很多檔案僅是對人員姓名、性別、學(xué)歷等基本情況的介紹，而對于工作能力、工作經(jīng)歷、技術(shù)特長等信息涉及較少，這種檔案內(nèi)容不健全情況的出現(xiàn)，主要是由于檔案材料收集、歸檔不及時(shí)，沒能進(jìn)行資料信息的實(shí)施完善。此外，流動人員檔案信息的連續(xù)性不強(qiáng)，很多檔案資料難以接續(xù)，這使得用人單位難以完整獲知人才的具體情況，影響了人員的選用。除上述外，一些人員檔案中過多地反映人員家庭狀況、社會關(guān)系等內(nèi)容，這些信息與人員工作能力、個(gè)人品質(zhì)不相關(guān)，對于用人單位選用人才的價(jià)值也不大，在一定程度上也造成了檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)的失衡。

2.3管理機(jī)制有待加強(qiáng)

當(dāng)前，流動人員人事檔案管理還缺乏規(guī)范、完善的管理制度，責(zé)任難以落實(shí)到人，致使檔案難以及時(shí)移交、檔案轉(zhuǎn)遞混亂等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，甚至還出現(xiàn)了人員檔案遺失的問題。此外，檔案資料收集、整理制度也不完善，信息分散現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對于人才與用人單位都造成了許多不便。上述問題的出現(xiàn)皆由于流動人員人事檔案管理機(jī)制不健全，需要相關(guān)單位加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

2.4檔案信息化建設(shè)滯后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化管理已于各行各業(yè)中開展，流動人員人事檔案管理雖也進(jìn)行了信息化建設(shè)，但還是存在諸如信息錄入不及時(shí)、數(shù)據(jù)庫不完整、信息檢索查詢效率低下、不能進(jìn)行信息分享與關(guān)聯(lián)、信息調(diào)取利用便利性低等不足之處。此外，一些流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化設(shè)備較為落后或設(shè)備不足，檔案信息化建設(shè)僅停留在檔案電子化層面，缺乏有效的管理軟件，難以實(shí)現(xiàn)信息的充分利用，這些都制約了流動人員人事檔案管理工作的高效開展。

3流動人員人事檔案管理的優(yōu)化策略

3.1強(qiáng)化檔案管理意識，提高對檔案的重視程度

要做好流動人員人事檔案管理工作，需首先提高相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)以及管理人員對于該項(xiàng)工作的重視程度，增強(qiáng)其檔案管理意識，通過加強(qiáng)人手、責(zé)任到人來強(qiáng)化相關(guān)人事檔案管理工作。一方面，要加強(qiáng)宣傳教育，使檔案管理人員轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，糾正以往的“官本位”思想，認(rèn)真做好本職工作，增強(qiáng)服務(wù)意識。另一方面，需對流動人員個(gè)人進(jìn)行教育，使之認(rèn)識到個(gè)人檔案保管的重要性，增強(qiáng)檔案保護(hù)意識，認(rèn)真對待檔案資料的歸檔、遞送、接收等工作。此外，還應(yīng)增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識，遵循相關(guān)制度和工作原則進(jìn)行人員信息的公開或半公開，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.2加強(qiáng)檔案收集整理，開展規(guī)范化管理

第一，健全檔案資料收集渠道。通過建立完善的流動人員檔案信息收集網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)定時(shí)、定向的信息收集，并采取動態(tài)跟蹤方式對資料收集進(jìn)行補(bǔ)充完善。此外，可與各企業(yè)單位、人才市場達(dá)成人事檔案管理協(xié)議，以契約的方式保證材料的及時(shí)歸檔。第二，完善檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)，與時(shí)俱進(jìn)，建立誠信檔案以及技能檔案。當(dāng)前的人才選用十分重視人員品質(zhì)與實(shí)際技能，人事檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)對流動人員檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充完善，對人員的專業(yè)技能水平、職業(yè)操守、個(gè)人品質(zhì)等信息進(jìn)行收集整理，提高檔案利用價(jià)值。第三，嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的轉(zhuǎn)遞。為避免流動人員檔案資料的缺損、遺失，對于遺留于單位的檔案應(yīng)通過專人派送、專業(yè)快遞等方式移交至流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)，保證檔案資料準(zhǔn)確無誤，并及時(shí)做好入檔登記處理。

3.3完善檔案管理機(jī)制，提高管理服務(wù)水平

針對流動人員人事檔案管理工作，相關(guān)機(jī)構(gòu)或部門需嚴(yán)格按照《檔案法》《干部檔案工作條例》《人事檔案管理八項(xiàng)制度》等規(guī)章制度的內(nèi)容要求，根據(jù)流動人員人事檔案管理工作的實(shí)際情況制定更為科學(xué)合理的檔案管理制度，使各項(xiàng)工作都能有章可循。此外，要加強(qiáng)管理監(jiān)督，完善相關(guān)監(jiān)督機(jī)制，對于檔案管理違規(guī)行為嚴(yán)厲查處，將責(zé)任落實(shí)到人。同時(shí)，還要規(guī)范檔案利用程序，使檔案調(diào)閱、查詢皆按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，簡化相關(guān)流程，提高服務(wù)效率。對于檔案轉(zhuǎn)接工作也要制定嚴(yán)格的規(guī)章流程，實(shí)施規(guī)范化管理。

3.4加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)施現(xiàn)代化管理

檔案管理現(xiàn)代化需要充分利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)與管理，這就需要流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)從下述方面著手：第一，選擇適宜的檔案管理軟件，建立檔案庫，并配備掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變，并做好數(shù)字化資料備份，保障信息安全。第二，基于電子檔案數(shù)據(jù)庫建立相應(yīng)網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案資料的聯(lián)網(wǎng)管理，便于異地查詢與檔案的實(shí)時(shí)更新，完善檔案信息系統(tǒng)。第三，加強(qiáng)相關(guān)管理人員的信息技能培訓(xùn)以及思想政治教育，使之既具備專業(yè)技能，提高業(yè)務(wù)水平，還保有良好職業(yè)操守，端正工作態(tài)度，不泄密、不遺失檔案，進(jìn)一步提高服務(wù)水平。當(dāng)前，流動人員數(shù)量激增，使得相關(guān)人事檔案管理工作亦日益復(fù)雜。對此，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的問題，科學(xué)合理地加以解決，不斷優(yōu)化管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，提高服務(wù)水平。

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作者：梁艷 楊春麗 單位： 昆明市人才服務(wù)中心衛(wèi)生分中心 昆明市疾病預(yù)防控制中心