人力資源對(duì)人事檔案管理的創(chuàng)新研究

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摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，人力資源管理對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展的影響越來越大，其中人事檔案管理與人力資源管理發(fā)展相輔相成，互相影響。因此，企事業(yè)單位人力資源管理對(duì)人事檔案管理需要進(jìn)行創(chuàng)新和研究。本文針對(duì)人事檔案管理中存在的檔案管理方法較為落后、人事檔案管理制度不靈活的問題進(jìn)行分析，針對(duì)這些問題闡述采用先進(jìn)的檔案管理方法、建立靈活的人事檔案管理體系、嚴(yán)格管理人事檔案，提高人員綜合素養(yǎng)的方法。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理

人力資源是一個(gè)企業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的重要組成部分，且是企業(yè)經(jīng)營的基礎(chǔ)構(gòu)成。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)化進(jìn)程的加快，人力資源管理容易受到社會(huì)各種因素的影響。同時(shí)，人事檔案管理對(duì)于人力資源管理有很重要的影響，二者相互影響，相互關(guān)聯(lián)，人力資源管理的質(zhì)量影響著人事檔案管理的工作進(jìn)程，人事檔案要隨著企業(yè)人力資源的不斷變動(dòng)而進(jìn)行隨時(shí)的調(diào)整。在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會(huì)，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)跟不上時(shí)展的潮流，對(duì)于人事檔案管理的創(chuàng)新研究是時(shí)展的必然趨勢。

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案管理對(duì)于人力資源管理來講具有十分重要的作用，人事檔案管理工作人員通過分析整理企業(yè)的檔案，能夠幫助企業(yè)對(duì)于公司工作人員的信息有詳細(xì)的了解，從而客觀的對(duì)工作人員做出合理的分析，為企業(yè)員工做好適當(dāng)?shù)穆殬I(yè)規(guī)劃。人事檔案管理工作一定程度上提高了人力資源管理的工作質(zhì)量與工作效率。根據(jù)人事檔案管理所顯示的信息，可以清晰的顯示出企業(yè)員工的優(yōu)勢，從而為員工安排最合適的工作，在工作崗位中充分發(fā)揮出其優(yōu)勢，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。人事檔案管理對(duì)于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有一定的促進(jìn)作用，企業(yè)想要在激勵(lì)的市場競爭中能夠激流勇進(jìn)，就需要始終保持自己的競爭優(yōu)勢。一般來講，人才在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的過程中占據(jù)核心地位。通過良好的人事檔案管理可以使企業(yè)對(duì)于人才進(jìn)行充分的了解，滿足企業(yè)對(duì)于人才的需求，與此同時(shí)，還可以制定相關(guān)的人力資源計(jì)劃。根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)人事檔案進(jìn)行詳細(xì)的了解與分析，對(duì)企業(yè)的人力資源需求進(jìn)行有效的預(yù)測，從而提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

二、人事檔案管理存在的問題

1．檔案管理方法較為落后

隨著時(shí)代的發(fā)展，大部分的企業(yè)并沒有先進(jìn)的人事檔案管理辦法，其工作效率低，并且不能適應(yīng)時(shí)展的潮流。大部分的企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理的作用并沒有足夠的認(rèn)識(shí)，造成人事檔案管理具有一定的問題，而且沒有先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，同時(shí)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后且不完善，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理方法。另外，小部分企事業(yè)單位甚至都沒有設(shè)置人事檔案管理部門，由他人進(jìn)行兼職人事工作，嚴(yán)重降低了人事檔案管理的工作效率。因此，造假人事檔案的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，人事檔案不具有真實(shí)性，并且工作效率不高，也降低了企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

2．人事檔案管理制度不靈活

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企事業(yè)單位對(duì)于用人的要求隨之增高，同樣薪資也隨之增加，因此，傳統(tǒng)的人事檔案記錄方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)展的需求。企事業(yè)單位在選取人才時(shí)，特別注重其實(shí)踐能力和個(gè)人品質(zhì)，對(duì)于員工之前的工作經(jīng)驗(yàn)并不是特別的注重，制約企事業(yè)單位與員工關(guān)系的是勞動(dòng)合同而并非人事檔案。在合同生效的過程中，員工履行了合同的每項(xiàng)義務(wù)，在員工離職時(shí)，企事業(yè)單位也需要履行其合同內(nèi)的各項(xiàng)義務(wù)，由員工自主選擇留下或者離開。隨著中小型企業(yè)的不斷增多，社會(huì)對(duì)于人才的需求競爭也逐漸激烈，很多員工為了發(fā)展，會(huì)在別的公司拋來橄榔枝的同時(shí)選擇跳槽，但是其原本公司在對(duì)待人才離職時(shí)，大部分企業(yè)會(huì)選擇不配合，因此，就會(huì)產(chǎn)生檔案造假、或放棄檔案的情況發(fā)生。同時(shí)，中小型企業(yè)的人才流動(dòng)較為頻繁，并不能充分發(fā)揮出人事檔案管理制度體系的最大作用。

3．人事檔案信息具有一定的片面性

現(xiàn)如今，部分企業(yè)內(nèi)的人事檔案資料都較為程序化，企業(yè)員工的人事檔案信息大都顯示為優(yōu)勢的內(nèi)容，沒有關(guān)于錯(cuò)誤、失誤的內(nèi)容，因此，人事檔案信息具有一定的片面性，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)于員工的理解也較為片面。此外，部分企業(yè)中的人事檔案管理因?yàn)闆]有專門的管理部門，就會(huì)導(dǎo)致員工個(gè)人信息的重復(fù)或缺失的情況，人事檔案信息缺乏相對(duì)準(zhǔn)確性。此種情況在當(dāng)前大部分企業(yè)普遍存在，嚴(yán)重阻礙了人力資源管理工作的進(jìn)展。

三、人力資源管理對(duì)人事檔案管理創(chuàng)新的方法

1．采用先進(jìn)的檔案管理方法

由于時(shí)代的不斷進(jìn)步，人才崗位也出現(xiàn)了多元化，企事業(yè)單位對(duì)于用人的要求也隨之提升。人力資源在對(duì)于企事業(yè)單位的人才進(jìn)行管理過程中，要注意將不同種類的員工進(jìn)行區(qū)分管理，明確不同崗位員工的工作職能，根據(jù)崗位的實(shí)際工作職能，制定完善的員工培養(yǎng)制度體系，從而激發(fā)員工的工作積極性，進(jìn)而吸引更為優(yōu)秀的員工加入企業(yè)。企業(yè)在完善人事檔案管理制度后，也要注意對(duì)人力資源員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。同時(shí)，企事業(yè)單位根據(jù)自身的發(fā)展情況融入先進(jìn)的信息技術(shù)，建立適合自身發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案管理具有真實(shí)性，便于日后的檔案查找與統(tǒng)計(jì)、充分發(fā)揮人事檔案管理對(duì)于人力資源管理的重要作用。

2．建立靈活的人事檔案管理體系

為了能夠使人力資源管理工作更好地開展，就要建立健全靈活的人事檔案管理體系，充分發(fā)揮出人事檔案管理對(duì)于人力資源管理的重要作用。因此，就需要人事檔案管理人員具備一定的專業(yè)性，定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)職能的考核，還可以實(shí)行根據(jù)考核結(jié)果來決定管理人員的工資情況，充分調(diào)動(dòng)人事檔案管理人員的工作積極性，建立完善的獎(jiǎng)懲制度。同時(shí)，人事檔案管理人員要注意收集員工對(duì)于企業(yè)的貢獻(xiàn)。并且，還需要注意員工檔案的真實(shí)性，防止造假檔案情況的產(chǎn)生，定期的對(duì)檔案進(jìn)行篩選管理，將過期信息進(jìn)行刪除，減少管理人員的工作量，從而提高工作效率。除此之外，人事檔案管理方法還需要注意與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而更好的促進(jìn)企事業(yè)單位的發(fā)展。

3．嚴(yán)格管理人事檔案，提高人員綜合素養(yǎng)

人事檔案管理不僅僅只是管理員工信息與查閱員工信息，還要注意對(duì)于員工的信息進(jìn)行保密，避免出現(xiàn)售賣人事檔案現(xiàn)象的發(fā)生，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用，從而增加員工對(duì)于企事業(yè)單位的信任，激發(fā)員工的工作積極性，促進(jìn)企事業(yè)單位在市場競爭激烈的潮流中，能夠更好的發(fā)展。隨著時(shí)代的發(fā)展，企事業(yè)單位對(duì)于人力資源管理也逐漸重視，人力檔案管理人員因此也需要具備一定的專業(yè)職能。傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，因此，企事業(yè)單位就要注重引進(jìn)先進(jìn)的高素質(zhì)管理人才，來應(yīng)對(duì)時(shí)展對(duì)于企事業(yè)單位人力資源管理帶來的影響。企事業(yè)單位可以定期的加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)，進(jìn)而提高人事檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

4．細(xì)化人事檔案管理工作

在企業(yè)發(fā)展的過程中，應(yīng)該重視人事檔案管理工作的進(jìn)行，將人力資源管理同人事檔案管理二者相結(jié)合，相輔相成，將人事檔案管理的發(fā)展趨向全面性、客觀性，豐富企業(yè)員工的人事檔案信息，使人事檔案充分體現(xiàn)出企業(yè)員工工作發(fā)展的真實(shí)情況，能夠使企業(yè)對(duì)員工做出更全面的評(píng)價(jià)，進(jìn)而分析出企業(yè)對(duì)于人力資源的需求。同時(shí)，還應(yīng)該注意對(duì)人事檔案的分類管理，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的情況，科學(xué)合理的進(jìn)行劃分種類，摒棄傳統(tǒng)的人事檔案管理方法。另外，人事檔案管理工作人員在收集企業(yè)員工的工作信息時(shí)，需要注重信息的真實(shí)性和全面性，對(duì)員工在公司的發(fā)展進(jìn)行有效的總結(jié)，在檔案信息上反映員工真實(shí)的工作能力。除此之外，還需要對(duì)員工的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充更新，從而客觀的為人力資源管理提供人事檔案信息，促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展。

四、結(jié)束語

根據(jù)以上描述，人力資源管理中人事檔案管理占據(jù)著重要的作用，同時(shí)也能夠一定程度的激發(fā)員工的工作積極性，促進(jìn)企事業(yè)單位更好地發(fā)展，提高其經(jīng)濟(jì)效益。人事檔案管理在一定的基礎(chǔ)上可以為企業(yè)提供員工工作表現(xiàn)最真實(shí)的情況，是企業(yè)考察員工的基礎(chǔ)?，F(xiàn)如今，部分企業(yè)中人事檔案管理仍存在著許多的問題，因此，就要求企事業(yè)單位為了更好地發(fā)展，不斷地進(jìn)行創(chuàng)新和研究。企事業(yè)單位要想提高人事檔案管理的工作效率與質(zhì)量，需要對(duì)于其自身的發(fā)展情況進(jìn)行分析總結(jié)，制定適合自身發(fā)展的人事檔案管理制度體系，最大程度的發(fā)揮出人事檔案管理的作用。

參考文獻(xiàn)：

楊彥杰．從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作［J］．城建檔案，2017，（01）：72～73

作者:曾裕涵 單位:湖南涉外經(jīng)濟(jì)學(xué)院