人事檔案管理的價(jià)值分析與討論

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摘要：基于對(duì)人力資源管理工作中人事檔案管理的價(jià)值分析與討論的研究。對(duì)人力資源管理與人事檔案管理的基本概念，以及兩者的關(guān)系進(jìn)行闡述。在人力資源管理工作中的人事檔案管理具有推動(dòng)企業(yè)人才的利用、推進(jìn)人力資源部工作、明確人力資源部需要、有效培訓(xùn)員工，提高員工綜合素養(yǎng)、促進(jìn)企業(yè)地區(qū)文化管理、采取有效激勵(lì)方式、有助于員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃的價(jià)值作用。

關(guān)鍵詞：人力資源；企業(yè)；人事檔案

人事檔案對(duì)企業(yè)以及員工自身具有重要作用，人事檔案對(duì)員工的學(xué)歷、工作經(jīng)歷以及工作能力等都進(jìn)行相應(yīng)記載，它反映著員工的基本情況。而企業(yè)在選拔人員時(shí)，會(huì)通過員工個(gè)人檔案對(duì)該人員進(jìn)行大致了解。伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)中的人力資源部門已經(jīng)成為企業(yè)重要組成部分。而人力資源管理工作中的人事檔案管理，是推動(dòng)其發(fā)展的重要前提，它為企業(yè)的更好發(fā)展帶來重要影響。本文主要針對(duì)人力資源管理與人事檔案管理，以及人力資源管理工作中人事檔案管理的價(jià)值進(jìn)行基本闡述。

一、人力資源管理與人事檔案管理

1．人力資源管理基本概述

在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中，人力資源管理具有重要作用。它主要是采取科學(xué)合理的方式方法，并在企業(yè)的正確引導(dǎo)下，以人力資源的計(jì)劃、職位研究等為前提。對(duì)員工進(jìn)行招聘、考核、培訓(xùn)、規(guī)定、鼓勵(lì)、安全、調(diào)整等展開工作，從而充分發(fā)揮員工的自身能力為企業(yè)帶來更多效益，推動(dòng)企業(yè)更好發(fā)展。對(duì)員工進(jìn)行招聘、培訓(xùn)、管理、調(diào)整等都是人力資源的管理范圍。

2．人事檔案管理基本概述

企業(yè)中的人事檔案記錄員工的學(xué)歷，工作經(jīng)驗(yàn)以及家庭等基本內(nèi)容。在檔案中也可以反映出員工的道德品質(zhì)、工作經(jīng)歷以及工作態(tài)度等。對(duì)人事檔案進(jìn)行管理最主要目的是對(duì)工作人員有基本了解與管理，并且發(fā)揮檔案最大價(jià)值。

3．人力資源管理與人事檔案管理兩者聯(lián)系

人力資源管理中的人事檔案管理是其最基礎(chǔ)的工作部分，人事檔案管理工作的有效進(jìn)行能推動(dòng)人力資源管理的更好發(fā)展。企業(yè)可以通過員工的人事檔案，對(duì)該員工的工作態(tài)度、工作內(nèi)容等有大致了解，它也是企業(yè)挑選人才的重要參考。人事檔案同時(shí)又記載著員工的學(xué)歷、家庭情況、工作經(jīng)歷等基本內(nèi)容，而人力資源對(duì)員工進(jìn)行招聘、崗位調(diào)動(dòng)等是人事檔案的根源，兩者之間相輔相成。

二、人力資源管理工作中人事檔案管理的價(jià)值

1．推動(dòng)企業(yè)人才的利用

人力資源部門能否對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理，直接關(guān)系到檔案能否發(fā)揮自身最大價(jià)值。企業(yè)在進(jìn)行人才選拔，崗位調(diào)動(dòng)等，通常都會(huì)以人事檔案作為基本參照。通過人事檔案了解該人員的家庭情況、學(xué)業(yè)水平、道德素質(zhì)、工作狀態(tài)等。所以對(duì)認(rèn)識(shí)檔案進(jìn)行有效管理，能促使企業(yè)在用人之前對(duì)該人員有個(gè)大致掌握，從而為其分配合理、適合的工作，發(fā)揮其自身最大價(jià)值。并且人事檔案內(nèi)容真實(shí)全面，避免了人才被遺漏任用的現(xiàn)象。與此同時(shí)員工任職在適合自身的崗位中，能調(diào)動(dòng)其工作積極性，發(fā)揮自身的專業(yè)技能，從而為企業(yè)帶來更多效益。人事檔案的有效管理，能更好促進(jìn)企業(yè)選人，用人，從而推動(dòng)企業(yè)的更好運(yùn)作。如果對(duì)人事檔案管理不能進(jìn)行更好管理，那么檔案則很難發(fā)揮自身價(jià)值。

2．推進(jìn)人力資源部工作

一個(gè)企業(yè)如果想要尋找適合工作并且專業(yè)知識(shí)過硬的人才，讓該人員在崗位上將自身價(jià)值發(fā)揮到極致，那么就需要從人事檔案中掌握員工的基本情況。例如道德品質(zhì)、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)業(yè)水平、家庭情況、工作態(tài)度等。從而讓人力資源部對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的分配工作崗位，促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展。尤其企業(yè)在進(jìn)行人才選拔和用人時(shí)，相關(guān)人員需要參考檔案，根據(jù)檔案中的內(nèi)容，挑選適合的工作內(nèi)容，那么員工才會(huì)將所學(xué)專業(yè)完美的融入到工作當(dāng)中，為企業(yè)帶來更大效益。在人力資源部進(jìn)行招聘時(shí)，很多人喜歡推薦朋友或者親人，即使他們可能完全不符合工作要求與性質(zhì)，盲目進(jìn)行推薦。致使企業(yè)招聘的人員素質(zhì)大大降低，還有可能為企業(yè)發(fā)展帶來不利影響。但如果在推薦之前將其檔案內(nèi)容進(jìn)行了解，那么將會(huì)避免人員素質(zhì)過低這一現(xiàn)象的產(chǎn)生，推動(dòng)人力資源部工作的有效進(jìn)行。

3．明確人力資源部需要

科學(xué)合理的人事檔案管理，能使企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源部門的工作情況，以及人員的基本配置進(jìn)行有效了解。從而明確人力資源部的內(nèi)部需求，是企業(yè)選拔人才，征用人才的重要參考。企業(yè)可以通過對(duì)人事檔案的有效運(yùn)用，可以及時(shí)的對(duì)員工的工作情況、工作內(nèi)容，以及員工的道德品質(zhì)等進(jìn)行整體分析。從而做出合理分配，使企業(yè)人事的工作更加公平化、公開化、規(guī)范化，避免出現(xiàn)人才的浪費(fèi)與流失。

4．有效培訓(xùn)員工，提高員工綜合素養(yǎng)

在員工在進(jìn)行工作之前，企業(yè)都會(huì)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。但是如果在培訓(xùn)前對(duì)該人員的檔案先進(jìn)行了解，例如學(xué)歷、年齡、工作經(jīng)歷等。那么企業(yè)在進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)就可以設(shè)置有針對(duì)性的培訓(xùn)問題。比如培訓(xùn)年輕人時(shí)，可以向他們傳授一些公司理念、工作性質(zhì)與工作內(nèi)容等，這樣在培訓(xùn)時(shí)也不會(huì)枯燥無味，也使其對(duì)企業(yè)的歷史與未來發(fā)展有基本掌握，激發(fā)年輕人的一腔熱血，從而進(jìn)行更好的工作。在培訓(xùn)一些稍微年長(zhǎng)的人時(shí)，除了傳授基本理論知識(shí)，還可以向他們傳授一些有關(guān)健康的知識(shí)。讓他們?cè)诠ぷ髦斜３忠粋€(gè)健康的身體，致使企業(yè)內(nèi)部有良好工作氛圍，促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。在一個(gè)企業(yè)的招聘工作中，人力資源的工作涉及到內(nèi)部招聘以及外部招聘。在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行工作優(yōu)秀的員工招聘就是內(nèi)部招聘。外部招聘則是通過人才市場(chǎng)、網(wǎng)絡(luò)或者高校進(jìn)行的招聘。但是在企業(yè)內(nèi)部招聘中，往往有員工利用人脈關(guān)系進(jìn)行升職，對(duì)員工的工作水平以及道德素質(zhì)沒有進(jìn)行正確評(píng)判，從而導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部員工的整體素質(zhì)不高，企業(yè)自身形象造成嚴(yán)重威脅。與此同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部的管理也會(huì)因此造成混亂。如果對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，那么企業(yè)在選人，用人之前可以對(duì)該人員檔案先進(jìn)行一番了解。比如在檔案中了解其工作經(jīng)歷、道德素質(zhì)、學(xué)業(yè)水平等，從而保證招聘的員工較高素質(zhì)。在企業(yè)的內(nèi)部招聘中，也防止員工利用人脈關(guān)系進(jìn)行優(yōu)秀員工選拔。

5．促進(jìn)企業(yè)地區(qū)文化管理

一個(gè)企業(yè)內(nèi)的員工會(huì)來自五湖四海，他們擁有著地方特有的文化內(nèi)容，以及風(fēng)俗習(xí)慣等，同時(shí)也會(huì)為企業(yè)帶來不同的地區(qū)文化。所以在企業(yè)管理過程中，管理人員需要利用好人事檔案，對(duì)每位員工進(jìn)行充分了解。了解其不同的風(fēng)俗習(xí)慣，以及文化背景等，這樣就能很好的避免，員工之間因?yàn)榈赜蛭幕煌a(chǎn)生的矛盾。通過人事檔案對(duì)員工性格特點(diǎn)以及生活背景等進(jìn)行有效分析，可以對(duì)員工之間有可能產(chǎn)生的矛盾進(jìn)行判斷，從而制定出相關(guān)的解決策略，促進(jìn)員工之間友好相處，推動(dòng)企業(yè)更好發(fā)展。

6．采取有效激勵(lì)方式

人在一生中會(huì)有很多需求，包括生活需求、社會(huì)需求以及尊重需求等，而每個(gè)人在不同的階段都會(huì)產(chǎn)生不同的需求。所以人力資源的管理人員可以通過人事檔案中記載的內(nèi)容，并結(jié)合日常工作，對(duì)員工進(jìn)行充分了解。了解員工的家庭狀況、學(xué)歷水平、工作內(nèi)容、工作態(tài)度等。管理人員可以通過將這些信息進(jìn)行有效分析，從而了解員工在工作中有怎樣的工作需求，結(jié)合員工自身性格特點(diǎn)。進(jìn)行幫助、鼓勵(lì)等。從而調(diào)動(dòng)員工工作積極性，為企業(yè)創(chuàng)造更多效益。

7．員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃

在人事檔案中不僅反映該員工的工作調(diào)動(dòng)、學(xué)業(yè)水平、家庭情況等。還記載著員工的工作內(nèi)容、工作態(tài)度以及在企業(yè)中的薪資情況。而企業(yè)的相關(guān)關(guān)系人員則可以通過人事檔案中記載的內(nèi)容，為其尋找一個(gè)適合該員工發(fā)展的崗位，這樣該員工在自身崗位中才能發(fā)揮最大價(jià)值。比如，某員工在企業(yè)工作五年并且工作態(tài)度良好，積極工作，幫助員工，為企業(yè)帶來諸多效益，這時(shí)，人力資源部的管理人員就可以對(duì)其進(jìn)行更高職位的培養(yǎng)。人力資源的有效管理，可以為企業(yè)招收優(yōu)秀員工、培養(yǎng)人才，能促進(jìn)企業(yè)的正常運(yùn)作，所以在企業(yè)中具有重要意義。

三、結(jié)束語

綜上所述，人力資源管理與人事檔案管理相輔相成。企業(yè)對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理，可以推動(dòng)企業(yè)的更好發(fā)展。并且能夠在公司選拔人才時(shí)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人作為重要參考，從而避免人才浪費(fèi)，與人才流失這一狀況的產(chǎn)生。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的當(dāng)下，人事檔案管理工作需要改變以往管理模式，與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新，適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展。人事檔案管理工作也是整個(gè)公司能夠更好運(yùn)作下去的重要保障，也是人力資源部門更好利用人才的重要依據(jù)。所以企業(yè)管理人員需要重視人事檔案管理這一問題，從而提高企業(yè)員工整體素質(zhì)，使企業(yè)內(nèi)部更加規(guī)范化、合理化，推動(dòng)企業(yè)更好更快發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

謝淑梅．人力資源管理中人事檔案管理的作用及其有效發(fā)揮［J］．卷宗，2016，6（3）

作者:劉小西 單位:湖南涉外經(jīng)濟(jì)學(xué)院