人事檔案管理信息化建設
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1.管理方式落后。人事檔案發(fā)展至今，很多單位的人事檔案管理工作仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，完全依靠人力勞動，效率低下且管理混亂[1]。在2012年中組部規(guī)范人事檔案改版標準之后，人事檔案管理方式逐漸向現(xiàn)代化轉變，以電子表格為主的人事檔案管理方式成為主流。但對于政府機關和集團型單位而言，人數(shù)多、組織結構復雜成為管理者面臨的另一個棘手難題。我公司是省級大型國有集團公司，有下屬子公司及市級分公司，隨著公司的發(fā)展壯大，人事檔案管理也變得更加繁雜，傳統(tǒng)管理方式弊端日益凸顯，與此同時，電子表格的利用也隨著頻繁的人事調(diào)動、人事信息的更新帶來諸多不便，這種落后的管理方式不僅影響工作效率，而且阻礙人事檔案管理的健康發(fā)展。2.硬件建設基本完善，軟件需更新?lián)Q代。目前，國內(nèi)大部分企事業(yè)單位硬件和網(wǎng)絡的信息化建設基本完善，制約人事檔案管理信息化建設的問題主要集中在人事檔案管理系統(tǒng)搭建不完整，數(shù)據(jù)庫建設缺乏整體性等。就我公司而言，截止到2016年已建成有標準服務器機房，基礎專用網(wǎng)絡已覆蓋總部及全省各市分公司，但是軟件搭建與硬件建設差距較大，文書檔案管理使用的是單機版檔案軟件，而人事檔案管理還停留在Excel表格層面，沒有獨立的人事檔案管理系統(tǒng)。從軟件的現(xiàn)狀可以分析出：首先，單機版文書檔案軟件已不適用于集團型企業(yè)，無法滿足多全宗管理；其次，文書檔案與人事檔案在定義、內(nèi)容、管理方法和作用上均存在不小的差異，不能使用同樣的軟件進行共同管理。因此，人事檔案管理系統(tǒng)的建設既要滿足集團型企業(yè)對多全宗管理的需求，又不能急于求成地使用文書檔案系統(tǒng)來代替，這已成為困擾、阻礙我集團人事檔案管理工作發(fā)展的真正原因.
二、人事檔案管理工作新思路
在信息化發(fā)展日益深化的當今社會，創(chuàng)新是第一動力，人事檔案作為企事業(yè)單位中重要的信息載體，對其進行現(xiàn)代化管理是人事檔案建設發(fā)展的創(chuàng)新需要，而建立健全科學的人事檔案管理方法是根本所在[2]。根據(jù)以往人事檔案管理工作中的經(jīng)驗，以及對人事檔案管理信息化建設的理解，我歸納總結了幾點人事檔案管理工作的新思路。1.依托文書檔案軟件升級，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。人事檔案和文書檔案都是國家全部檔案的組成部分，兩者之間有共同點，也存在一些差異，都有各自的管理規(guī)范。大部分企事業(yè)單位現(xiàn)已應用了文書檔案管理系統(tǒng)軟件，但人事檔案用軟件管理的較少，在現(xiàn)代化管理方面遠落后于文書檔案管理。根據(jù)檔案管理的共性和文書與人事檔案管理的差異性，我公司在文書檔案管理系統(tǒng)軟件升級中進行差異性開發(fā)，利用升級后的文書檔案管理系統(tǒng)軟件的基本功能來進行人事檔案管理。這種借力不僅縮短了建設周期，也節(jié)約了費用成本，依托和利用文書檔案軟件版本的升級，實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理。2.工作方式的改變和工作內(nèi)容的創(chuàng)新。用檔案軟件管理人事檔案，不僅結束了手工抄寫目錄的歷史，也取締了Excel表格，從信息錄入、修改更新到查詢利用，都是通過軟件功能操作?，F(xiàn)代化管理的優(yōu)勢也為檔案管理創(chuàng)新提供了便利。為方便查詢，我公司在每一本人事檔案首頁裝訂了“人事檔案案卷目錄”，打開一本檔案，人員基本信息一目了然，省去了翻閱整本檔案的煩瑣工作程序，大大提高了人事檔案的利用效率。
三、人事檔案管理信息化建設的具體措施
1.人事檔案管理系統(tǒng)助力信息化建設。公司在2017年開始進行檔案信息化建設，文書檔案由單機版升級為網(wǎng)絡版，唯獨人事檔案管理信息化建設止步不前。那么，如何在不增加投入的情況下，利用現(xiàn)有條件快速實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，成為現(xiàn)階段公司檔案信息化建設的工作重點。經(jīng)過對相關行業(yè)人事檔案軟件的使用情況考察，決定利用現(xiàn)有文書檔案的軟件資源實現(xiàn)人事檔案信息化管理及集團人事檔案管控。人事檔案與文書檔案的區(qū)別主要體現(xiàn)在內(nèi)容和管理方式上。內(nèi)容的區(qū)別在于，文書檔案記錄和反映一個地區(qū)、機關、團體的政治、經(jīng)濟、軍事、科學文化、教育、工業(yè)等方面情況，內(nèi)容廣泛，包羅萬象；人事檔案則是反映個人經(jīng)歷、德才能績情況的檔案材料，內(nèi)容專一。軟件系統(tǒng)正是利用人事檔案的這個特點，采用了文書檔案中“傳統(tǒng)組卷方式”，按姓名立卷，將人員基本信息放入案卷目錄，將中組部規(guī)定的十類表格嵌入進卷內(nèi)，這樣既可保證人事檔案的完整性，又使人事檔案信息展示一目了然。其次在管理方式上，文書檔案不因人的變動而轉遞，它永久保存在檔案室，管理方式比較“靜態(tài)”；而人事檔案需要隨著人員調(diào)動、職務變化而轉移更新，管理方式相對來說更加“動態(tài)”。升級開發(fā)后的軟件適用了這兩種不同的管理方式，這是傳統(tǒng)Excel表格所無法完成的。目前，人事檔案管理實現(xiàn)了以下幾方面的功能。（1）案卷整理功能。文書檔案的案卷目錄主要是案卷標題，而人事檔案的案卷目錄則錄入了職工的基本信息，根據(jù)人事管理需要增加了常用的信息字段，如在入黨時間后面增加了轉正時間；在參加工作時間后面，增加了來本系統(tǒng)時間；在專業(yè)技術職務后面增加了取得時間，還根據(jù)檔案專項審核有關要求，將檔案存疑情況作出說明等，這些信息字段的選擇視本單位人事管理需要而定。如下表格所示：在案卷目錄錄入界面，對每個字段做了錄入說明，點擊右上角的幫助功能，就可顯示說明內(nèi)容。報表的打印格式，根據(jù)檔案管理需要設定。我公司根據(jù)人事檔案分類設計了“干部人事檔案目錄”“職工人事檔案目錄”，為方便查閱人員信息，設計了“員工人事檔案信息表”，根據(jù)干部管理工作需要又增加了“干部任免審批表”。選擇所需報表名稱就可直接打印。實現(xiàn)一次錄入多次輸出，方便利用。如下圖所示：（2）卷內(nèi)整編功能。卷內(nèi)錄入字段是根據(jù)中組部規(guī)定的十類表格設置的，并將第四類和第九類設為四個小類。錄入的方式有兩種：一種是點擊案卷目錄，進入卷內(nèi)編輯，在錄入界面錄入；第二種是將卷內(nèi)目錄導出為Excel表格，錄入后再導入。卷內(nèi)報表打印根據(jù)公司人事檔案分類也設計了干部和職工兩種，并將報表分成了不含小類和含小類的兩種。（3）數(shù)據(jù)修改功能。有日常工作中常用的添加、修改、刪除等功能，還具有批量修改、刪除、編號等功能，大大提高了工作效率。（4）電子原文顯示功能。人事檔案材料掃描后，通過電子原文掛接，在軟件系統(tǒng)中點擊材料名稱，就可查看原文瀏覽。（5）人事調(diào)動管理功能。公司內(nèi)部人員部門調(diào)整，直接在案卷目錄錄入界面做“部門分類”修改即可；公司總部與各分公司及各分公司之間人員跨全宗調(diào)動，使用“宗外移交”功能。將調(diào)轉人員案卷目錄、卷內(nèi)目錄數(shù)據(jù)及個人照片一并移交到轉入單位。（6）人事檔案統(tǒng)計功能。利用軟件統(tǒng)計功能，設計了匯總統(tǒng)計和分項統(tǒng)計，公司總部及各分公司人事檔案整理情況、學歷、人員狀態(tài)等數(shù)據(jù)，根據(jù)數(shù)據(jù)修改自動更新，還可以隨時導出Excel表格。（7）人事檔案管控功能。人事檔案的管控功能來源于權限設置，公司總部人事檔案管理員可以直接做“全宗切換”，查看各分公司錄入內(nèi)容（各分公司只能查看并管理本公司的），更方便于對下屬單位的工作指導。（8）人事檔案查詢功能。檔案的現(xiàn)代化管理最直接的效果是查詢利用的方便?？旖輽z索：輸入姓名即可查閱人員信息，點擊人員信息即可顯示十類檔案材料目錄，還可瀏覽、打印電子版檔案材料；點擊部門分類：顯示部門人員信息；還可以多條件組合檢索、查詢所需要的信息，所查信息可導出Excel表格，提供有關部門利用。（9）軟件登錄功能。目前OA協(xié)同辦公管理軟件已普遍應用，檔案軟件可以從OA登錄頁面直接跳轉，方便快捷，也可直接從網(wǎng)頁登錄。人事檔案管理系統(tǒng)還根據(jù)人事檔案的分類進行了個性化開發(fā)，系統(tǒng)在包含人事檔案十類表格的基礎上，將十類表格按照規(guī)范的人事分類順序進行排序。此排序策略棄用傳統(tǒng)數(shù)字排序，創(chuàng)新地使用“漢字排序”，實現(xiàn)了第一類至第十類的漢字順序排列，同時也對第四類和第九類中的小類進行了漢字順序排序。這不僅與人事檔案整理規(guī)范保持一致，而且增強了人事檔案的可閱讀性和美觀程度。十類表格漢字排序如下圖所示：2.人事檔案的開放利用和保密安全相融合。隨著檔案信息建設的快速發(fā)展，檔案信息安全問題就成為一個不可被忽視的重要因素。人事檔案的開放性，指的是將人事檔案信息面向人事檔案管理員以及相關領導進行公開，而并非是無限制地對全公司乃至社會各界進行開放，同時，由權限控制開放的程度[3]。比如，人事檔案員的權限是“查詢、錄入、修改”，分管領導及人事經(jīng)、理權限為“查詢”，而這種權限也是根據(jù)工作崗位的調(diào)整隨時更新的。人事檔案管理系統(tǒng)還為維護人事檔案的安全性、真實性提供了一定的安全保障，公司總部包括全省各市分公司檔案信息都集中保存于服務器中，信息保存有了安全保障，也免去了定期備份的麻煩。在人事檔案管理系統(tǒng)的實時監(jiān)控下，任何人對人事檔案信息進行操作都會被記錄在操作日志中。人事檔案材料數(shù)字化是防止檔案涂改造假的有效途徑，也為維護檔案的真實性提供了保障，人事檔案管理系統(tǒng)掛接、瀏覽原文功能，方便了檔案數(shù)字化后信息的存貯及數(shù)字化檔案的應用，特別是適合人事檔案比較多的單位。因此，科學的人事檔案管理信息化建設才是兩者相辯證統(tǒng)一關鍵所在。3.人事檔案信息化還有待完善。利用文書檔案管理軟件來管理人事檔案，沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗借鑒，從方案設計到實施、開發(fā)、測試、原數(shù)據(jù)轉換，歷時了半年時間，加上軟件正常運行一共也只是一年的時間，雖然取得了成功的經(jīng)驗，但在有些方面還有待于完善，如案卷目錄等表格的照片還需要手動插入、卷內(nèi)十類目錄的打印、現(xiàn)在有小類的和沒小類的還不能同時輸出。但通過實際工作運用，感覺還是不錯的，現(xiàn)代化的功能多樣、快捷、方便是Excel表格不具備的。這種管理方法不僅適合于一般單位人事檔案管理，更適合于職工人數(shù)眾多、組織結構復雜、人事調(diào)動頻繁以及經(jīng)常需要對人事檔案進行更新、查閱的政府機關和集團型企業(yè)。綜上所述，人事檔案管理信息化建設是人事檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路，加強人事檔案管理信息化建設是推進人事檔案現(xiàn)代化管理的必要途徑。各企事業(yè)單位應從自身實際情況出發(fā)，以現(xiàn)代化科技手段為支撐，來實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設，使人事檔案信息管理工作能夠在推進社會信息化建設中充分發(fā)揮積極作用。
作者：方英 王瑜
