醫(yī)院人事檔案管理問題及建議

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摘要：醫(yī)院人事檔案管理是隊伍建設(shè)的重要內(nèi)容，對于醫(yī)院事業(yè)發(fā)展發(fā)揮著關(guān)鍵的基礎(chǔ)性作用。本文在分析加強醫(yī)院人事檔案現(xiàn)實意義基礎(chǔ)上，針對醫(yī)院人事檔案管理中存在的管理意識不強，責(zé)任機構(gòu)有待明晰等問題，從強化工作領(lǐng)導(dǎo)和提升工作人員素質(zhì)等方面提出了改進建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理

人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，對于醫(yī)務(wù)人才隊伍建設(shè)有效推進方面揮著愈來愈重要的基礎(chǔ)性作用。在人事管理工作中，提升人事檔案管理水平，深入了解個人履歷、業(yè)務(wù)水平、專業(yè)特長等人才信息，有利于推進適才適所，實現(xiàn)人力資源科學(xué)配置，促進醫(yī)療從業(yè)人員工作積極性與主動性的提升。當(dāng)前，伴隨著醫(yī)藥衛(wèi)生改革的不斷推進，對于醫(yī)院人事檔案管理管理質(zhì)量的要求日益提升，然而由于醫(yī)院對于人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足、管理制度欠缺等原因，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理中存在許多問題，難以適應(yīng)醫(yī)院醫(yī)療、教科研等方面的現(xiàn)實需要。

一、加強醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)實意義

醫(yī)院人事檔案是對醫(yī)務(wù)工作人員工作履歷、政治信念、醫(yī)療水平與業(yè)務(wù)專長的客觀記載。加強人事檔案管理，可以更加全面、有效的掌握醫(yī)務(wù)工作人員的全面表現(xiàn)，使醫(yī)院在醫(yī)務(wù)人員錄用、日?？己藭r對人才的綜合素質(zhì)進行更直觀、更全面地了解。通過對人事檔案信息進行綜合分析，把查閱檔案材料與實際考察的思想言行、個人素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平等原始材料有機結(jié)合起來，從而對其德、能、勤、績等情況進行全面考察，不僅為醫(yī)務(wù)人員晉升、崗位津貼發(fā)放、職稱評定、競聘上崗、成果獎勵和申報等提供主要依據(jù)，而且為醫(yī)院選拔人才、培養(yǎng)人才、評價人才能夠有效參考，進一步提升醫(yī)院人才管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平，從而為醫(yī)院發(fā)展壯大提供堅實的人才保障。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1.管理意識不強，責(zé)任機構(gòu)有待明晰

人事檔案是進行醫(yī)務(wù)人員管理工作的重要資源。一般而言，雖然對人事檔案重視程度不斷提升，但是由于對于人事檔案管理現(xiàn)實價值認(rèn)識不高、《檔案法》等制度宣傳不足等原因，許多醫(yī)院缺乏人事檔案管理與建設(shè)意識，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案開發(fā)與利用不足，人事檔案管理質(zhì)量難以提升。并且在許多醫(yī)院，檔案管理政出多門，即便在形式上掛靠于人事科管理，但是依然沒有形成權(quán)責(zé)明確、集中統(tǒng)一的檔案管理機制，缺乏科學(xué)、規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人事檔案管理的主管部門缺乏，人事檔案管理難以有效到位。此外，醫(yī)院作為提供醫(yī)療服務(wù)的部門，缺乏既了解人事工作，又熟悉檔案業(yè)務(wù)的綜合性和專業(yè)性的人才，很多人員往往是兼職管理，往往只是憑經(jīng)驗將相關(guān)材料進行簡單整理，與科學(xué)化和規(guī)范化的人事檔案管理在質(zhì)量上差距較大。

2.管理制度落后，管理規(guī)范存在欠缺

隨著醫(yī)院人事管理體制的變革，選才用才的機制轉(zhuǎn)變、醫(yī)療人才流動頻繁，人事檔案管理內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，給人事檔案管理的帶來了新的挑戰(zhàn)。由于檔案管理“終身制”等客觀的體制性束縛，導(dǎo)致人事檔案管理的審核、審批、建檔等制度存在缺失，導(dǎo)致相關(guān)管理缺少制度保障，降低了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平。同時，人事檔案管理具有較強的政治性、專業(yè)性與機密性，關(guān)系到相關(guān)人員的切身權(quán)益，在相關(guān)管理中必須要按照一定的工作流程進行嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的操作。然而在當(dāng)前的人事檔案管理中，相關(guān)材料的收集的過程依然較為粗放，很多檔案材料收集不齊而且難以及時歸檔，對相關(guān)材料更新緩慢，不能隨著人員情況的變動而實現(xiàn)及時調(diào)整，無法全面反應(yīng)現(xiàn)實情況。相關(guān)材料在移交時，缺少對于檔案材料嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致檢查梳理，降低了檔案材料的質(zhì)量，模糊了材料的責(zé)任歸屬，不利于后續(xù)的補充與更新，導(dǎo)致人事檔案管理的脫節(jié)。

3.檔案內(nèi)容管理落后，管理技術(shù)亟待提升

伴隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的推進，醫(yī)療工作人員在市場化配置的作用下，流動日益頻繁，在其由“社會人”取代“單位人”的身份轉(zhuǎn)變中，各種因為人檔分離、棄檔不用、檔主遺失等現(xiàn)象越來越多，“死檔”、“棄檔”、“廢檔”出現(xiàn)頻次不斷提升。同時，在當(dāng)前的人事檔案材料中，內(nèi)容的真實度與可信度有所欠缺，雖然醫(yī)院人事檔案對象主要是醫(yī)療系列的專業(yè)技術(shù)人員，但材料往往集中在政治歷史性方面，對于其專業(yè)能力記載相對較少，不能針對性的反應(yīng)其存在的問題，甚至存在前后記載不一致、與事實存在偏離的現(xiàn)象。此外，伴隨著信息技術(shù)發(fā)展，人事檔案的數(shù)字化、無紙化程度與日俱增。但是在很多醫(yī)院對于人事檔案硬件投入不足，檔案管理中的先進技術(shù)手段不足，信息化的管理平臺沒有建立起來，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理效率不高，不能對醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)能力做出準(zhǔn)確判斷。

三、醫(yī)院人事檔案管理的改進對策

1.強化工作領(lǐng)導(dǎo)，提升工作人員素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)提高對于對人事檔案管理的重視程度，將其作為醫(yī)療隊伍建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容進行完善落實。不僅要在年度計劃中予以體現(xiàn)，而且要在日常作為常規(guī)性工作納入議事日程。要成立人事檔案管理專責(zé)機構(gòu)，設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)小組，并由醫(yī)院人事科統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，做好常規(guī)管理事務(wù)，強化對于人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。著眼人事檔案管理政策性、業(yè)務(wù)性強的特點，為了更好的體現(xiàn)其服務(wù)性、保密性，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身院情，選擇既了解醫(yī)院人事管理特點，又熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的專職人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，為提升人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化水平提供人才支撐。對于這些人事檔案管理人員，醫(yī)院應(yīng)積極創(chuàng)造機會與條件，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)授課等途徑為其掌握人事檔案的新技術(shù)、新知識提供良好條件與幫扶，增強其工作責(zé)任心與能力水平。檔案人員也應(yīng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)知識，加強業(yè)務(wù)自修，熟悉醫(yī)院人事檔案管理的特點與規(guī)律，為更好的開展人事檔案管理工作提供知識與能力保障。

2.加強制度建設(shè)，提升基礎(chǔ)建設(shè)水平

醫(yī)院人事檔案工作復(fù)雜瑣屑，只有建立起體系科學(xué)、內(nèi)容完備、環(huán)節(jié)清晰的管理制度，才能使各項工作有規(guī)可依、有章可循。在制定時，要根據(jù)《檔案法》等法律規(guī)定的要求，結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，借鑒其他醫(yī)院的管理實際，形成合規(guī)合法，又具有自身醫(yī)院特色的制度體系，對審核、審批、建檔、借閱、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)提出明確要求。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。

3.改進檔案整理，優(yōu)化檔案基礎(chǔ)功能

醫(yī)院在加強人事檔案管理工作中，應(yīng)根據(jù)其形成特點、來源及渠道，采取分類處置的收集辦法，并且結(jié)合人事檔案形成長期性、過程性、持續(xù)性的特點，應(yīng)保證收集工作常態(tài)化。具體而言主要包括以下幾種方式。一是根據(jù)醫(yī)院人事檔案的信息內(nèi)容、時間節(jié)點等情況，及時進行收集；二是結(jié)合醫(yī)院的工作實際，按季度收集一定階段內(nèi)容的檔案材料；三是根據(jù)醫(yī)療人事檔案的應(yīng)用需要，不定期的進行收集。以上方式各有應(yīng)用的現(xiàn)實條件與具體要求，應(yīng)根據(jù)具體情況相關(guān)配合、相互補充，在具體實施時擇機使用，確保檔案整理有序推進。同時，為了使醫(yī)院人事檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)有效果，應(yīng)該對人事檔案的主體功能進行優(yōu)化完善。具體而言，也就是在保留原有人事檔案的核心要件基礎(chǔ)上，根據(jù)上級文件要求與精神，將新的政策要素融入到檔案管理中，完善養(yǎng)老和失業(yè)等內(nèi)容，對工作業(yè)績進行清除的界定，將關(guān)系醫(yī)療工作的醫(yī)療技能、專業(yè)成長等內(nèi)容補充進去。此外，要根據(jù)當(dāng)前人才流動的現(xiàn)實需要，根據(jù)醫(yī)療工作者及醫(yī)院的現(xiàn)實需要，完善相應(yīng)的職能，從而更好的服務(wù)于人才服務(wù)。最后，對于檔案內(nèi)容應(yīng)客觀真實，建立多方聯(lián)動的記錄與責(zé)任體系，將同事評價、科室評價等內(nèi)容原原本本的記錄到職工認(rèn)識檔案中。全面補充關(guān)于醫(yī)療工作人員的業(yè)務(wù)檔案，將包含學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)、支農(nóng)支鄉(xiāng)的基礎(chǔ)性材料，專業(yè)技術(shù)資格認(rèn)知材料，課題研究、典型病例、手術(shù)分析等技術(shù)成果材料，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評價等其他材料，予以補充完善，使其全面反應(yīng)醫(yī)療工作人員的醫(yī)德狀況與技能水平，充分發(fā)揮醫(yī)療人事檔案的現(xiàn)實效用。

4.加強溝通協(xié)調(diào)，提升檔案信息化水平

伴隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的推進，醫(yī)院人事管理也發(fā)生了巨大變化，由“單位人”向“社會人”轉(zhuǎn)變的渠道不斷增強。因此，在推進人事檔案管理的過程中，應(yīng)強化服務(wù)意識，根據(jù)醫(yī)療工作人員的現(xiàn)實要求，加強與工作人員的溝通對話，使其更加契合醫(yī)療工作人員的現(xiàn)實需要。要加強與人才服務(wù)結(jié)構(gòu)的業(yè)務(wù)對接，全面了解新形勢下醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人才，特別是流動人員的檔案整理與管理要求，力爭在第一時間就其全面工作表現(xiàn)進行準(zhǔn)確記錄，為其發(fā)揮檔案實效奠定堅實基礎(chǔ)。人事檔案管理部門也需要采取切實可行的方法和措施，有效地減少人檔分離現(xiàn)象的發(fā)生。同時，結(jié)合當(dāng)前檔案信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)實狀況，積極將相關(guān)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中。利用計算機、掃描儀等先進設(shè)備，做好圖文視頻的科學(xué)存儲，推動無紙化、數(shù)字化轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)醫(yī)療人事檔案紙質(zhì)與數(shù)字格式并存。強化醫(yī)療人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，構(gòu)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息體系，將不屬于秘密內(nèi)容的檔案信息，按照相關(guān)規(guī)定與程序進行公布，推進醫(yī)療人事檔案資源合理共享，達(dá)到“一方收集，多方共享”，推動檔案管理開放化，提升醫(yī)療人事檔案的利用效率與質(zhì)量，更好的實現(xiàn)為臨床、教學(xué)與科研服務(wù)。醫(yī)療人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的重要組成部門，是對于醫(yī)療工作者德能勤績等方面的全面記載。提升醫(yī)療人事檔案管理水平，能夠獲得更加全面的鑒別、評價與使用人才的依據(jù)。因此，在日常的管理中，要強化問題導(dǎo)向，根據(jù)醫(yī)療人事檔案管理中存在的問題，進一步提升檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化、信息化水平，從而構(gòu)建其符合上級契合與意愿管理需要的人事檔案管理體系，為促進醫(yī)院事業(yè)發(fā)展提供人才保障。

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作者：張炎敏 單位：肇慶市第二人民醫(yī)院