醫(yī)院人事檔案管理中信息的運用

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【摘要】我國醫(yī)療事業(yè)在醫(yī)療衛(wèi)生體系全面改革的背景下實現(xiàn)了創(chuàng)新發(fā)展，人事檔案作為醫(yī)院運營過程中重要組成部分，不僅發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，還具有一定的運用價值。而今，醫(yī)療事業(yè)的日益蓬勃，不斷創(chuàng)新發(fā)展，原始、傳統(tǒng)、陳舊的人事檔案管理已經(jīng)無法與日益發(fā)展的現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)相吻合。要想緊隨時展，就要不斷提升、改革醫(yī)院管理，把數(shù)字化技術(shù)全面應(yīng)用于其中，實現(xiàn)科學(xué)化、信息化的管理。本文首先提出醫(yī)院人事檔案管理存在的問題，在此基礎(chǔ)上，將數(shù)字化信息充分應(yīng)用于人事檔案管理中，并對此進(jìn)行剖析，希望為以后的研究提供一定的借鑒、參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案管理；數(shù)字化信息應(yīng)用

一、在醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息發(fā)揮的作用價值

第一，將科學(xué)化、數(shù)字化信息應(yīng)用于該方面管理中，結(jié)合科學(xué)數(shù)字化信息理念，提升其存儲空間，為存儲、快速查找資料提供便利條件，緩解工作壓力的同時，提升醫(yī)院檔案管理效率。第二，人事檔案數(shù)據(jù)很重要，如果采用傳統(tǒng)的管理方法，在資料的查詢過程中難免會投入過多的時間成本。但是在數(shù)字化信息的運用下，對于相關(guān)人事檔案的查詢不僅時間較短，還能提升其工作效率。第三，紙質(zhì)與信息化檔案管理最大的區(qū)別在于信息化檔案內(nèi)容有一定的公開性，對于員工的考核也具有公平性。第四，人事檔案的調(diào)用在數(shù)字化信息技術(shù)的輔助下，也可以將棘手的問題快速處理，在最短的時間內(nèi)獲取信息。

二、醫(yī)院人事檔案管理目前問題所在

第一，管理意識薄弱，理念傳統(tǒng)守舊，知識更新緩慢，對于數(shù)字化信息的應(yīng)用更是準(zhǔn)備不充分。第二，人事檔案主要對醫(yī)院員工工作記錄、實際情況等進(jìn)行管理，這種紙質(zhì)管理本身具有缺陷，損壞性較強(qiáng)，而且在人工操作過程中容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)抄失誤等現(xiàn)象，后期處理較麻煩，嚴(yán)重影響了工作進(jìn)展、工作效率。第三，人事檔案相關(guān)內(nèi)容較為單一，僅僅局限于員工最基本的信息，如：姓名、性別、年齡、出生年月日、籍貫、工作情況等。而對于員工日常信息記錄少之又少，如此背景下，給招聘帶來不便。醫(yī)院在進(jìn)行考核評估時，信息的不準(zhǔn)確、不充分造成了對員工激勵等方面信息掌握的不準(zhǔn)確。第四，該項工作具有一定的專業(yè)性、系統(tǒng)性、政治性，具有嚴(yán)格的要求，而在實際當(dāng)中，由于部分醫(yī)院辦公用樓的緊張，加上制度、體系等的不完善，使得人事檔案管理較為混亂，失誤率較多，嚴(yán)重影響了該方面管理水平。

三、數(shù)字化信息應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中的相關(guān)對應(yīng)措施

第一，在其管理方面，不斷增強(qiáng)其安全意識。計算機(jī)應(yīng)用在科學(xué)技術(shù)多元化、一體化的發(fā)展背景下蒸蒸日上，然而，計算機(jī)病毒侵犯的現(xiàn)象也越來越多，同樣也給計算機(jī)的安全性應(yīng)用帶來嚴(yán)重的影響。因此，在利用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化信息運用的背景下，應(yīng)該提高警惕，增強(qiáng)其安全意識，高度重視，做好一切防范措施，一旦發(fā)現(xiàn)問題的存在，應(yīng)及時做出相應(yīng)的對策。人事檔案作為員工的基本信息，具有一定的保密性，因此在該管理方面應(yīng)做到保密等情況，為此，應(yīng)該對相關(guān)方面的人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、教育，定期清理系統(tǒng)，保障數(shù)字化信息的正常運營。第二，不斷優(yōu)化完善該方面的管理系統(tǒng)，提升人事檔案管理水平。其一，結(jié)合醫(yī)院實際情況，將信息化、資源規(guī)劃等系統(tǒng)構(gòu)建成統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)。其二，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子版存儲于醫(yī)院管理系統(tǒng)，構(gòu)建該方面的數(shù)據(jù)庫。在存儲過程中，要進(jìn)行科學(xué)分類、整理，進(jìn)行合理分配，實現(xiàn)數(shù)字化信息檔案的規(guī)范化、具體化，輸入完成之后，進(jìn)行詳細(xì)地數(shù)據(jù)核實，進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第三，系統(tǒng)設(shè)計方面，要不斷優(yōu)化、提升，一定要保障提供數(shù)據(jù)的真實性，才能不斷的提升、更新人事檔案內(nèi)容。在數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)設(shè)計方面，為保障人事檔案管理工作的順利開展，提升查詢效率,保證查詢質(zhì)量，查詢系統(tǒng)要要具有一定的靈活性、便捷性，然后結(jié)合每個員工實際情況，落實管理目標(biāo)。第四，醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫要及時更新，隨時設(shè)定，不斷優(yōu)化。人事檔案由于員工的進(jìn)進(jìn)出出等發(fā)展因素發(fā)生著變化，這樣的環(huán)境背景下，對于人事檔案管理方面的數(shù)據(jù)更新帶來一定困擾，同樣也影響了更新效率。對于這樣的現(xiàn)象問題，應(yīng)該定期或者隔一段時間對檔案進(jìn)行優(yōu)化、更新，確保檔案與實際情況相符。然而，數(shù)據(jù)庫的更新，還需要相關(guān)部門的大力支持配合，在一定的時間規(guī)定范圍內(nèi)將員工信息遞交，最后進(jìn)行核實、導(dǎo)入，確保該方面管理的及時、有效、準(zhǔn)確、合理性。第五，不斷的培養(yǎng)該方面的專業(yè)人才，提升構(gòu)建該方面的人才隊伍。數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建、開設(shè)，需要融入大量的相關(guān)專業(yè)技術(shù)，這就需要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的技術(shù)水平、技能培訓(xùn)等，提升其專業(yè)理念、管理知識，不斷的學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、操作水平，掌握更多的人事檔案管理操作技術(shù)、知識，然后結(jié)合醫(yī)院運作情況，培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才。另外，在專業(yè)技能、管理知識的基礎(chǔ)上，還要加強(qiáng)該方面的風(fēng)險防范，結(jié)合醫(yī)院實際運營、員工個性差異等情況，有針對性的實行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、教育，不斷地擴(kuò)大該方面的人才隊伍，為醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展提供有力保障。

結(jié)束語

總之，數(shù)字化信息的應(yīng)用，在很多方面會減少諸多不必要的錯誤發(fā)生，在不斷提升該方面專業(yè)人員技術(shù)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，還能提升該方面的管理水平、工作效率，可謂一舉多得?？梢哉f，數(shù)字化信息的應(yīng)用，不僅使醫(yī)院人事檔案管理具有一定的安全性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性，還提升了管理質(zhì)量。

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[2]梁華.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].企業(yè)改革與管理,2017(16):71.

作者：李莎 于楠 武潔 單位：石家莊市第五醫(yī)院 石家莊市第八醫(yī)院