高校人事檔案管理的價值及優(yōu)化路徑

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[摘要]在高校的人事工作中，檔案管理工作是非常重要的組成部分，是高校流通人才和歸納信息的平臺。在大數(shù)據(jù)時代，高校的人事檔案管理面臨著很多新的機遇和挑戰(zhàn)。本文首先分析了大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理的價值，然后針對如何在大數(shù)據(jù)時代對高校的人事檔案管理進行優(yōu)化提出了幾點策略。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；高校；人事檔案管理；價值；優(yōu)化路徑

1大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理的價值

在高校的人事檔案管理中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)有非常重要的價值。第一，收集價值。在人事檔案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比較多[1]。傳統(tǒng)的檔案管理通常用紙質(zhì)的方式進行，使用起來不是很方面，時間久了還會造成數(shù)據(jù)丟失的情況。在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠系統(tǒng)的收集高校的人事信息，并且對這些信息進行準(zhǔn)確的分類和儲存，為實現(xiàn)人事檔案管理的信息化打下良好的基礎(chǔ)。第二，管理價值。高校的人事檔案中有非常復(fù)雜的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的過程中應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以發(fā)揮計算機以及云存儲技術(shù)的作用，促進人事檔案管理工作效率的提高，使檔案管理工作能夠更加有序的進行。第三，使用價值。在高校的人事檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以通過計算機的檢索功能獲取需要的信息，更加便捷的進行檔案管理工作，這對人事決策是十分有利的。

2大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理的優(yōu)化路徑

2.1更新人事檔案管理的理念

在大數(shù)據(jù)背景下，高校應(yīng)該對以往的檔案管理理念做出改變，對檔案管理信息化的重要性有充分的認(rèn)知。高?？梢詰?yīng)用大數(shù)據(jù)對復(fù)雜的人事檔案進行收集、分類以及存儲，在這個基礎(chǔ)上制訂與高校的實際情況相符的管理系統(tǒng)。另外，高校還應(yīng)該使檔案管理制度不斷完善，修正現(xiàn)階段的管理機制，讓每一個管理人員都明確自己的職責(zé)，細(xì)化工作內(nèi)容，讓檔案管理人員在實際工作中嚴(yán)格按照相關(guān)的制度來進行信息化管理。

2.2積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺

在更新了檔案管理的理念之后，高校應(yīng)該加大在資金方面的投入，對管理人事檔案所需要的硬件設(shè)備以及軟件技術(shù)進行更新。在硬件和軟件都達到標(biāo)準(zhǔn)之后，可以在這個基礎(chǔ)之上構(gòu)建大數(shù)據(jù)的管理平臺。在構(gòu)建管理平臺時，應(yīng)該對原始數(shù)據(jù)進行收集和管理，并且辨別其真?zhèn)蝃2]。與此同時，要以部門為單位建立基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫，準(zhǔn)確地將每一份人事檔案中的編號、姓名、民族等基本信息錄入。在完成基本信息的錄入之后，再對人事檔案進行有效分類，方便在以后需要的時候進行查詢。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，還應(yīng)該將人事檔案和與之相關(guān)的職能部門連接在一起，方便以后對數(shù)據(jù)進行及時更新。

2.3構(gòu)建“大檔案”思維

在大數(shù)據(jù)背景下，高校在進行人事檔案管理工作時應(yīng)該對以往的思維模式做出轉(zhuǎn)變，構(gòu)建“大檔案”思維，從多個角度對人事檔案的資料進行收集和管理。在對大檔案進行構(gòu)建的過程中，應(yīng)該將端口作為基點，全方位檢測檔案資料，從而促進人事檔案管理效率的提高。同時，對于檔案信息的安全性要引起足夠重視，以防檔案信息被竊取，保證知識產(chǎn)權(quán)不受到侵害。大檔案體系有很大的規(guī)模，信息量也比較全。因此，在管理過程中，應(yīng)該對檔案信息之間的有關(guān)聯(lián)系有準(zhǔn)確理解，從而將檔案管理信息化的作用真正發(fā)揮出來。

2.4改進高校人事檔案管理方法

高校的管理人員應(yīng)該對人事檔案管理加大開發(fā)力度，提升管理人員的管理意識，從而更好地滿足社會的需要。管理人員可以通過信息技術(shù)來進行人事檔案的管理，將科技的作用真正發(fā)揮出來，用數(shù)字化的方式來進行檔案管理，如拍照、錄像等。高校還可以使用數(shù)字技術(shù)對檔案信息進行存儲，實現(xiàn)資源共享，通過借閱登記的方式為用戶提供信息服務(wù)。這樣一來，用戶就可以自行對檔案信息的數(shù)據(jù)進行查找[3]。管理人員還要建立完善的高校人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，將更多有價值的信息挖掘出來，從而促進人事檔案管理質(zhì)量的提高。通過在人事檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，并且對制度進行創(chuàng)新，能夠更好地實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.5提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

為了更好地實現(xiàn)高校檔案管理的信息化，提高檔案管理人員的技術(shù)水平是十分必要的。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員不僅要精通專業(yè)的檔案管理知識，信息技術(shù)水平也要達標(biāo)，并且還要具有良好的思想覺悟和責(zé)任感。因此，高校在進行信息化的人事檔案管理時，應(yīng)該對管理人員進行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。在招聘檔案管理人員時，應(yīng)該綜合考量他們的專業(yè)水平和計算機水平，從而使檔案管理人員的質(zhì)量從整體上得到提高。

3結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下，高校的人事檔案管理工作應(yīng)該進行不斷優(yōu)化和完善。因此，高校應(yīng)該對人事檔案管理的理念進行更新，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺，構(gòu)建“大檔案”思維，改進高校人事檔案管理方法，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，從而有效提高高校人事檔案管理工作的效率。

【參考文獻】

[1]黃昆.高校人事檔案管理及應(yīng)用研究[J].蘭臺內(nèi)外,2019(19):21-22.

[2]胡芳.高校人事檔案管理文獻趨勢探討[J].綠色科技,2019(12):262-263+269.

[3]肖鴻強.高校人事檔案信息化管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(11):57.

作者：韓麗華 單位：呼和浩特職業(yè)學(xué)院