醫(yī)院人事檔案信息化管理探索

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摘要：人事檔案是醫(yī)院的人事資料庫，是醫(yī)院對醫(yī)護(hù)人員個人資料以及工作動態(tài)進(jìn)行考核的重要參考，對于改善醫(yī)院人事管理機(jī)制、強(qiáng)化人事管理工作有著十分重要的意義?；诖?，本文首先對信息化在醫(yī)院人事檔案管理工作中的重要作用展開了研究分析，并針對醫(yī)院當(dāng)前人事檔案信息化管理工作存在的問題，提出了幾點建議，以期對醫(yī)院人事檔案管理方面的工作能夠提供一定的建議與參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；醫(yī)院；管理工作

人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的一項重要內(nèi)容。隨著社會時代的發(fā)展進(jìn)步，醫(yī)療體制改革以及人事體制改革也得到了不斷地深入，辦公自動化水平也有了顯著的提升[1]，電腦目前已在各個領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，醫(yī)院人事檔案管理工作也逐漸朝著信息化的方向發(fā)展。

1醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1促進(jìn)了工作效率的有效提升。信息化管理對于醫(yī)院人事檔案工作效率的提升有著十分積極的作用。以往翻箱倒柜找人事檔案的方式較為麻煩，且需要耗費很多的時間和人力。而信息化的人事檔案管理有著智能化、自動化的優(yōu)勢，工作人員能夠以最短的時間搜索到符合標(biāo)準(zhǔn)的人選，節(jié)約了大量的工作時間[2]。比如工作人員可以利用電腦，通過檢索醫(yī)護(hù)人員的姓名、科室、職稱等。此外通過計算機(jī)，還能快速生成所需的數(shù)據(jù)表格與統(tǒng)計報表，根據(jù)具體的要求進(jìn)行打印，同時也大大降低了出錯率[3]。信息化的醫(yī)院人事管理方式，也使員工資料的更新方式變得更加便捷，為保障人事工作的時效性以及準(zhǔn)確性提供了有效的保證。1.2有利于紙質(zhì)人事檔案的保護(hù)。醫(yī)院人事檔案有著十分重要的作用，但由于紙質(zhì)檔案存在著難更改等客觀性的特征，這就意味著信息化檔案是必須存在[4]。信息化的人事檔案管理，可以通過電腦開辟專欄，將醫(yī)護(hù)人員原發(fā)檔案進(jìn)行存檔，在需要的時候，首先通過電腦查詢原發(fā)檔案，遇到不確定的地方或者存在問題的地方，再去翻閱紙質(zhì)人事原發(fā)檔案，這樣就大大減少了翻閱紙質(zhì)檔案的幾率，在很大程度上保護(hù)了紙質(zhì)檔案[5]。此外，通過計算機(jī)，可以保存大量的人事檔案資料，減輕了紙張浪費的問題，節(jié)約了大量的資源。此外，信息化的人事檔案管理，能夠充分借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，通過電子郵件形式傳輸相關(guān)的公務(wù)文件以及人事信息，推動醫(yī)院人事管理工作朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化、智能化的方向發(fā)展。1.3有利于調(diào)動人事檔案工作人員的積極性。信息化的人事檔案管理能夠促進(jìn)工作人員綜合能力的有效提升，激發(fā)工作人員的積極性。信息化的人事檔案管理能夠強(qiáng)化信息分析，有效提升了信息搜索的實現(xiàn)內(nèi)涵，達(dá)到了人盡其才的目的[6]。信息化的人事檔案管理減少了工作人員的工作量，提高了人事檔案管理效率，同時也提升了檔案管理人員的綜合能力，給這項工作注入了新的活力，從而將檔案管理人員的工作熱情充分地激發(fā)了出來。

2醫(yī)院人事檔案管理目前存在的問題

2.1信息較為繁冗。醫(yī)院人事檔案涉及的內(nèi)容極為廣泛，包括醫(yī)護(hù)人員個人資料檔案、工作經(jīng)歷檔案以及人事調(diào)配等，這些檔案的信息量巨大，無形中增加了工作人員的工作量以及工作難度。由于人事檔案資料較多，因而在進(jìn)行工作交接的時候，稍不留神就會導(dǎo)致丟失資料的問題，對信息的準(zhǔn)確性與完整性產(chǎn)生了很大的影響[7]。繁冗的人事檔案資料給工作人員增加了很多的負(fù)擔(dān)。首先是浪費了大量的時間，檔案查閱需要前往檔案室，找到相應(yīng)科室的檔案柜之后，還需要在大量的檔案中翻找自己所需的資料。其次是造成了紙張浪費的問題，經(jīng)過多次翻閱之后，人事檔案很容易出現(xiàn)破損的問題，如果進(jìn)行重新記錄，勢必需要消耗大量的紙張。最后是造成了勞動力浪費的問題，工作人員需要進(jìn)行檔案的記錄、歸檔、完善以及重置，尤其是檔案的完善和重置，需要以原有檔案為基礎(chǔ)，再重置一份，因而耗費了大量的勞動力。2.2工作人員管理不到位。人事檔案的管理較為乏味枯燥，工作人員通常每天都需要重復(fù)同樣的工作，且需要花費大量的時間進(jìn)行檔案的翻閱和查找。長此以往，工作人員很容易產(chǎn)生懈怠的情緒[8]。除此之外，還有一些工作人員還沒有認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，只是簡單地認(rèn)為自己的工作就是在領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)護(hù)人員需要的時候，能夠及時將完整的資料找出來就足夠了，這種錯誤的認(rèn)識對醫(yī)院人事檔案管理工作產(chǎn)生了較大的影響，同時也很難滿足社會發(fā)展的要求。2.3缺乏完善的人事檔案管理制度。不完善的檔案管理制度主要體現(xiàn)為，工作人員在進(jìn)行檔案的收集和歸檔時較為被動，工作程序不夠細(xì)致，沒有按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)開展各項工作。管理人員需要負(fù)責(zé)很多工作，很難對其工作內(nèi)容進(jìn)行具體的劃分，同時管理者不重視人事檔案管理工作，也是一個非常重要的影響因素，這些都是導(dǎo)致人事檔案管理制度不完善的重要因素[9]。

3醫(yī)院人事檔案信息化管理的措施

3.1管理者要高度重視人事檔案管理工作。醫(yī)院的管理者要對醫(yī)院的人事檔案管理工作的信息化建設(shè)引起高度的重視，對人事檔案信息化管理的重要性有一個全面、深入的認(rèn)識，使信息化在人事檔案管理中能夠充分發(fā)揮其優(yōu)勢作用，通過多種方式創(chuàng)造有利的條件，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)水平的全面提升，為醫(yī)院人事檔案管理工作的順利有序開展奠定良好的基礎(chǔ)[10]。3.2引進(jìn)高素質(zhì)計算機(jī)應(yīng)用人才。醫(yī)院在招募人事檔案管理人員的過程中，應(yīng)以計算機(jī)應(yīng)用能力作為人才錄用的一個標(biāo)準(zhǔn)[11]。通過這種招聘方式，不僅能夠吸引更多高素質(zhì)的計算機(jī)應(yīng)用人才，同時對于檔案管理工作人員計算機(jī)整體應(yīng)用能力的提升，也有著十分積極的意義，也為醫(yī)院收納了更多的計算機(jī)應(yīng)用導(dǎo)師，找到了檔案管理部門管理人員的計算機(jī)培訓(xùn)人才，這樣醫(yī)院的檔案管理人員就能得到更加專業(yè)的培訓(xùn)，有效地提升了工作人員的專業(yè)素質(zhì)。3.3積極應(yīng)用現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)醫(yī)院應(yīng)自上而下統(tǒng)一建立一套數(shù)據(jù)庫，以便各部門能夠共享各種資源信息。信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，可以為醫(yī)院人事檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性提供有效的保障，推進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程[12]。3.4加強(qiáng)人事檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)。要確保人事管理檔案數(shù)據(jù)庫中信息的真實性，醫(yī)護(hù)人員的資料要符合實際情況。同時還要及時更新人事檔案的信息資料。人事檔案信息化系統(tǒng)涵蓋了很多方面的內(nèi)容，包括醫(yī)護(hù)人員的個人資料、工作履歷以及醫(yī)院的實際情況等信息，工作人員必須對這些資料進(jìn)行備份，并配備最先進(jìn)的硬件設(shè)備，對數(shù)據(jù)庫的安全進(jìn)行隨時維護(hù)，避免人事檔案信息化系統(tǒng)遭受攻擊而造成數(shù)據(jù)泄露的問題[13]。此外，還要將人事檔案的保密工作做好。3.5強(qiáng)化人事檔案管理人員的知識與技能培訓(xùn)。強(qiáng)化人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為其提供進(jìn)修學(xué)習(xí)的平臺和機(jī)會，同時還要積極引導(dǎo)人事檔案管理人員進(jìn)行主動的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化其自主學(xué)習(xí)的意識，以此促進(jìn)工作人員專業(yè)能力的不斷提升。此外，還應(yīng)強(qiáng)化人事檔案管理人員的思想認(rèn)識，使其樹立正確的思想觀念，始終保持良好的信息化工作狀態(tài)，從而更好地適應(yīng)醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展需要，努力打造一支專業(yè)的信息化人事檔案管理隊伍。

4結(jié)束語

總而言之，信息化的人事檔案管理，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T從繁瑣的工作者解脫出來，在節(jié)約人力成本的同時，大大提升了工作的效率，更好地適應(yīng)了當(dāng)前醫(yī)院人事管理的發(fā)展需要。人事檔案管理工作，順應(yīng)了我國醫(yī)療改革的發(fā)展方向，為醫(yī)院各項工作的順利開展奠定了良好的基礎(chǔ)，推動了我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長效發(fā)展。

作者:梁燕 單位:南陽市中心醫(yī)院