談新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作
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摘要：2018年底，中共中央辦公廳《干部人事檔案工作條例》頒布，對人事檔案管理的科學(xué)、制度、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代管理提出了新要求。內(nèi)容上，首先從事業(yè)單位人員的流動(dòng)頻率增加，人事檔案歸文件的種類上升；第二，從對人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)欠缺，基層事業(yè)單位的檔案管理體系不健全，人事檔案管理的科學(xué)信息化度不夠，人事檔案管理者自身專業(yè)知識(shí)缺乏四個(gè)方面，對現(xiàn)階段事業(yè)單位的人事檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行了調(diào)查分析；最后，由提升基層人事檔案業(yè)務(wù)管理人員隊(duì)伍角度出發(fā)，優(yōu)化其自身能力，切實(shí)地提升基層人事檔案業(yè)務(wù)管理工作制度化體系建設(shè)工作水平，研究完善流動(dòng)人員的基層人事檔案業(yè)務(wù)管理工作方法，四個(gè)層面提出了逐步完善新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案業(yè)務(wù)管理工作具體方法。
關(guān)鍵詞：新時(shí)期；事業(yè)單位；人事檔案；管理
引言
現(xiàn)代管理學(xué)的核心即是“人”。具體到新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作領(lǐng)域，所指的便是借助相對完善化的人力資源管理體系和相應(yīng)內(nèi)容來優(yōu)化人員配置，增強(qiáng)單位的人才競爭能力。其中，必須關(guān)注人事檔案資源，優(yōu)化人資管理效率。新形勢下，事業(yè)單位的人事檔案管理方向是數(shù)字化、信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。事業(yè)相關(guān)部門單位必須主動(dòng)利用人事檔案，確保關(guān)于人力資源的各項(xiàng)相關(guān)工作內(nèi)容均及時(shí)記錄在事業(yè)單位的人事檔案中。
1新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理特點(diǎn)
1.1事業(yè)單位人員流動(dòng)頻率增加
新時(shí)期一些事業(yè)單位因?yàn)楣芾怼⑽幕?、薪資、績效等某一方面或者幾方面的原因，員工不滿意或者不能適應(yīng)單位現(xiàn)狀，造成人員離職。除了管理、經(jīng)營的兩大影響因素外，部分事業(yè)單位的管理理念也不盡相同，盡管有完備的制度、較高的薪資，一樣不能留住員工。比如，有些單位存在明顯的幫派和裙帶行為，一般員工不是真抓實(shí)干，而是將心思放在阿諛奉承和勾心斗角上等。
1.2人事檔案歸檔文件種類增加
人事檔案通常分為以下幾大類：①履歷資料；②自傳資料；③鑒定和考核資料；④學(xué)歷、職稱、學(xué)術(shù)、訓(xùn)練等材料(學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、接受培訓(xùn)的經(jīng)歷及成績和評(píng)聘套改、晉升、解聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、職稱考績審批表、登記表；科研成果、著作及有重大影響的論文等材料）；⑤政審材料；⑥獎(jiǎng)勵(lì)材料；⑦處分材料；⑧工資、任免、出國、會(huì)議等材料（任免呈報(bào)表、錄用和聘用審批表、聘用干部合同書、續(xù)聘審批表、解聘、辭退材料，出國人員審查表，調(diào)整工資審批表，工資級(jí)別登記表、離休、退休、退職、離職審批表、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議等材料）；⑨其他材料。由上面提到的個(gè)人資料、讀書經(jīng)驗(yàn)、工作經(jīng)驗(yàn)等重要個(gè)人資料都必須在檔案中保存，涉及工作轉(zhuǎn)正、職稱報(bào)告、入國企業(yè)等；涉及生活、落戶、取得準(zhǔn)生證，房產(chǎn)過戶等；涉及的個(gè)人利益，如養(yǎng)老保險(xiǎn)、工齡計(jì)算、居住補(bǔ)貼放量發(fā)放、公務(wù)員考試等，也要?dú)w檔?；蛘咴诓煌囊欢ǔ潭壬峡梢陨暾?zhí)峁n案資料。但隨著專業(yè)人才不斷涌入和企事業(yè)單位頻繁對外流動(dòng)，人事檔案各類資料中的來源也更為廣泛。
1.3新形勢下檔案需求日趨多樣
現(xiàn)階段，隨著人事檔案歸檔文件種類增加，利用者對于檔案的需求日趨多樣，具體而言，表現(xiàn)出社會(huì)性、指向性、多樣性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)。利用著往往由于工作、生活、學(xué)習(xí)等方面的需要,進(jìn)而產(chǎn)生一定的檔案需求；如查詢學(xué)歷、處理財(cái)產(chǎn)、提供證明文件等。
2新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理存在問題分析
2.1對人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠
當(dāng)下，涉及到事業(yè)單位人事檔案管理方面，仍舊有很多單位對人事檔案的重要性存在一定程度的認(rèn)識(shí)不足，對人事檔案的管理力度也較弱。由此便造成整體的工作模式出現(xiàn)一定的問題。以當(dāng)下來看，關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理上，人事檔案數(shù)字化工作沒有全面展開，且缺乏統(tǒng)一的一體化信息服務(wù)平臺(tái)，管理服務(wù)模式仍是半手工被動(dòng)的管理模式。
2.2基層事業(yè)單位檔案管理制度不健全
目前，關(guān)于基層事業(yè)單位檔案管理的整體制度完善度是較低的。人事檔案管理人員工作中一定程度上存在著缺少完善定期培訓(xùn)機(jī)制和資金支持的現(xiàn)狀。依據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)文）來看，當(dāng)下中國范圍內(nèi)關(guān)于人事檔案管理方面的費(fèi)用是不面向社會(huì)收取的狀態(tài)。所有人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)資金來源均是財(cái)政撥款。但就實(shí)際來看，財(cái)政撥款所能夠維持的僅僅是基層事業(yè)單位的日常檔案管理和服務(wù)內(nèi)容。針對信息化建設(shè)、網(wǎng)辦等相應(yīng)功能的建立和完善并無充足的資金予以保障。
2.3人事檔案管理科學(xué)信息化程度不高
在科技水平進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)上，人事檔案管理信息系統(tǒng)管理軟件的應(yīng)用范圍已經(jīng)十分廣泛，與此同時(shí)計(jì)算機(jī)關(guān)于檔案信息處理方面的水平也得到了進(jìn)一步的提升。然而仍舊有部分先進(jìn)的信息技術(shù)方式尚未真正得到足夠充分發(fā)揮，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案信息管理中還沒有真正得到廣泛應(yīng)用，一些事業(yè)單位將人事個(gè)人信息、目錄內(nèi)容等輸入個(gè)人電腦進(jìn)行人事個(gè)人檔案信息管理。仍然有人習(xí)慣于手工文字制作，嚴(yán)格意義上的無紙化辦公并未實(shí)現(xiàn)。此種方式一方面對于檔案保管來講是不利的，另一方面對于整個(gè)工作效率的提升來講也是無益的。
2.4人事檔案管理人員自身隊(duì)伍匱乏
隨著人事體制改革向進(jìn)階階段推進(jìn)，機(jī)構(gòu)優(yōu)化、科室重組等工作也開始進(jìn)行。此種狀況下人員需要通過競聘的方式上崗，原有的干部人事檔案管理員職位也出現(xiàn)了相應(yīng)的變化。絕大比例的人員并無專業(yè)檔案知識(shí)方面的存儲(chǔ)，有關(guān)檔案重要性、需求內(nèi)容、整理與裝訂等各方面的業(yè)務(wù)了解程度均偏低，甚至是在檔案收集方面的意識(shí)也是十分薄弱的。除此之外，很多文件人員還有其他兼職，并不能專心的開展文件工作，日常事務(wù)也僅會(huì)進(jìn)行文件的分類歸檔，并無嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幚恚@對于文件管理來講是需改進(jìn)的內(nèi)容。除此之外，相應(yīng)的管理模式也相對老化，進(jìn)行文件調(diào)閱時(shí)所使用的是手工調(diào)取，在反復(fù)翻閱、整理后，文件便會(huì)出現(xiàn)紙面發(fā)黃、不完整等狀況，讓檔案的完整性與安全性受損。
3完善新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作的建議
3.1加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍自身建設(shè)
首先，各級(jí)組織人事部門必須提升干部檔案管理方面的水平，挑選具有較高責(zé)任感、作風(fēng)優(yōu)良的干部，關(guān)注其在教育、工作、生活方面的情況，最大程度上展現(xiàn)相應(yīng)的創(chuàng)造能力。其次是加強(qiáng)檔案管理者的業(yè)務(wù)能力。檔案管理單位應(yīng)結(jié)合檔案管理工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，用“理論+實(shí)操+案例”的模式，對流動(dòng)人員人事檔案管理人員針對基礎(chǔ)知識(shí)、文書檔案等相應(yīng)板塊予以講解，著重豐富其在檔案收集、歸檔以及檢索等業(yè)務(wù)方面的知識(shí)，提升引導(dǎo)力，讓檔案管理人員更好地了解相應(yīng)工作辦法、優(yōu)化工作技能。最后，以定期方式讓學(xué)員參加訓(xùn)練，提升業(yè)務(wù)知識(shí)掌握水平，尤其是針對專業(yè)知識(shí)與先進(jìn)事業(yè)單位在管理方面的文件技術(shù)，需著重對待，這樣才能夠提升此部分人員在事業(yè)單位，管理文件方面的關(guān)注程度，提升其責(zé)任感，優(yōu)化整體的文件管理專業(yè)技術(shù)水平。
3.2提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平
一是在事業(yè)單位的人事檔案管理工程中，應(yīng)結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際需要和社會(huì)現(xiàn)實(shí)，進(jìn)一步完善檔案管理體系，對檔案資料收集歸文和轉(zhuǎn)出出檔的相應(yīng)管理需提升，以此避免虛假信息的留存。應(yīng)優(yōu)化人事檔案案卷方面的整理工作，確保工作整體的科學(xué)性、完整性與全面性，這樣才能夠?yàn)橄嚓P(guān)干部的任命及考察提供更加真實(shí)的參考資料。二是事業(yè)單位人事檔案管理過程中要采取合理性更高的人才流動(dòng)傾斜政策，確保優(yōu)秀人才的就業(yè)渠道是通暢的狀態(tài)，這樣才能夠真正的留住人才，確保青年人的人事檔案管理工作得到進(jìn)一步的提升。對從事流動(dòng)人員人事檔案管理的人才，職務(wù)與工資等方面均是可進(jìn)行一定程度上的傾斜的，針對人事檔案管理工資當(dāng)中具有較大貢獻(xiàn)的專業(yè)人才，也可于職稱評(píng)審方面進(jìn)行一定的照顧。三是事業(yè)單位人事檔案管理過程中要注重從人事檔案管理人員的晉升。在人員晉升中，應(yīng)向一線傾斜，把人事檔案管理工作經(jīng)歷作為人員晉升的重要參考之一。
3.3加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化信息化建設(shè)
推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化，是當(dāng)下發(fā)展的重中之重。一是時(shí)期事業(yè)單位的人事檔案管理部門要進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確及時(shí)傳輸人事資料，提高管理人事資料的時(shí)間效率；二是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人事檔案業(yè)務(wù)管理中，要根據(jù)人的需求，僅憑借電腦屏幕便可實(shí)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容的查看，除此之外，還可最大程度上借助事業(yè)單位大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)技術(shù)進(jìn)行事業(yè)單位方面的人事檔案信息管理的技術(shù)創(chuàng)新，這樣的方式一方面能夠減輕事業(yè)單位在檔案存儲(chǔ)方面的難度，同時(shí)還能夠提升人事檔案管理人員整體的工作效率，以此更好地服務(wù)企業(yè)、服務(wù)社會(huì)。
3.4研究流動(dòng)人員人事檔案管理適用方法
在國家區(qū)域化經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)上，各類資源諸如資金、人才等的流動(dòng)性進(jìn)一步提升。尤其是在人力資源進(jìn)一步得到重視的基礎(chǔ)上，流動(dòng)人員群體的人事檔案管理變成了一項(xiàng)重要的工作。具體來說，一是事業(yè)單位開展檔案管理工作的時(shí)候，需按照流動(dòng)人員自身檔案的特征，著重優(yōu)化其專業(yè)能力與工作水平，這樣才能夠滿足并匹配流動(dòng)人員人事檔案管理方面的各類標(biāo)準(zhǔn)；二是事業(yè)單位人事檔案管理過程中要利用好2019年國家方面專門開發(fā)的統(tǒng)一性的省級(jí)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)軟件，加強(qiáng)檔案服務(wù)窗口建設(shè)，讓人才、單位享受到更加便利化的服務(wù)。
4結(jié)語
在新形勢下，事業(yè)單位一定要重視人事檔案的管理，加強(qiáng)建設(shè)人事檔案系統(tǒng)，不斷優(yōu)化對人事檔案的管理內(nèi)容?；谶@一點(diǎn)，本文提出加強(qiáng)人事檔案管理者隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理制度化建設(shè)水平，提升人事檔案管理整體的信息化建設(shè)水平，優(yōu)化流動(dòng)人員群體針對性的人事檔案管理辦法，四點(diǎn)建議對完善新一期事業(yè)單位的人事檔案管理具有重要意義。
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作者：王蕓 單位： 西寧市醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥事服務(wù)監(jiān)督管理中心