人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案管理模式探析

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摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也面臨著新的發(fā)展趨勢(shì)。既要滿足社會(huì)發(fā)展的需求，同時(shí)也要不斷地進(jìn)行改革與創(chuàng)新，尤其是在人事檔案管理方面要不斷地創(chuàng)新和完善管理模式，這樣才能使其發(fā)揮有效的作用。文章將對(duì)新形勢(shì)下人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案管理的現(xiàn)狀及所面臨的問(wèn)題進(jìn)行深刻的探討與分析，在此基礎(chǔ)上提出具體的優(yōu)化策略，從而使人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作更加符合新形勢(shì)下的發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：人才服務(wù)；檔案管理；管理模式；信息化；新形勢(shì)

引言

從20世紀(jì)80年代起，就業(yè)服務(wù)人事檔案已經(jīng)成為重要的“職業(yè)誠(chéng)信記錄”。對(duì)于個(gè)人而言，就業(yè)服務(wù)人事檔案記載著個(gè)人的各種信息和履歷，很大程度上是個(gè)人身份的說(shuō)明。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，就業(yè)服務(wù)人事檔案是企業(yè)用人的重要參考，有利于企業(yè)更透徹地了解就業(yè)人員的個(gè)人信息。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立，我國(guó)的人事檔案管理制度也需要適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變化，不斷實(shí)現(xiàn)改革和創(chuàng)新，因此人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作的服務(wù)理念和管理模式正發(fā)生巨大變化。作為流動(dòng)人員人事檔案管理專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)該如何適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，轉(zhuǎn)變檔案管理和服務(wù)模式值得深入探索。

1人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作面臨的新形勢(shì)和新挑戰(zhàn)

1.1人事檔案管理制度逐步改革，力求更好地滿足社會(huì)發(fā)展需求

在我國(guó)的社會(huì)發(fā)展中，尤其是推動(dòng)我國(guó)人才強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略中，人事檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用，同時(shí)也在各項(xiàng)發(fā)展需求中不斷演進(jìn)。2014年，我國(guó)為了加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員的管理，相關(guān)部門(mén)就對(duì)此展開(kāi)了有針對(duì)性的措施，對(duì)于流動(dòng)人員的人事檔案管理工作做出了專(zhuān)門(mén)部署和安排，力求使相關(guān)服務(wù)更加完善。其中對(duì)于流動(dòng)人員的檔案提出了更加明確的管理機(jī)制，為了方便后期的管理和服務(wù)，需要對(duì)流動(dòng)人員的檔案逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化。此外，對(duì)于人事關(guān)系及相關(guān)的檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)以及保管費(fèi)等都要求在2015年1月1日起取消，這就意味著流動(dòng)人員能夠在一定程度上可以免費(fèi)獲得各級(jí)公共就業(yè)以及相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的各項(xiàng)服務(wù)。由此可以看出，檔案管理的公益化為全國(guó)億萬(wàn)流動(dòng)人員帶來(lái)福利的同時(shí)，也對(duì)各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)擂響了改革的戰(zhàn)鼓。

1.2人事檔案規(guī)范化信息化管理是大勢(shì)所趨

社會(huì)的發(fā)展離不開(kāi)對(duì)人才的培養(yǎng)，人才隊(duì)伍的培養(yǎng)是國(guó)家未來(lái)長(zhǎng)久發(fā)展的保障。推動(dòng)國(guó)家人才隊(duì)伍的建設(shè)已經(jīng)成為一個(gè)重要的課題，而做好人事檔案管理工作恰恰是推進(jìn)這些工作的基礎(chǔ)。流動(dòng)人員的人事檔案管理工作要力求做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化、流程規(guī)范化。在人事檔案管理不斷發(fā)展的過(guò)程中，很多省份都為此做出了改革和創(chuàng)新，尤其是在流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)范化改革的進(jìn)程中，部分省份就專(zhuān)門(mén)為此推出了針對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的相關(guān)規(guī)定，這對(duì)于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行流動(dòng)人員檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化都有很大的促進(jìn)作用。另外，人事檔案管理信息化不斷推進(jìn)，不僅強(qiáng)調(diào)了對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，同時(shí)還針對(duì)相應(yīng)的維護(hù)和管理做出了相關(guān)的規(guī)定。對(duì)于不同層級(jí)具體的實(shí)施和利用也給出了相應(yīng)的解決辦法，這一系列的措施對(duì)于人事檔案管理的改革都具有巨大的推動(dòng)作用。為了促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展與進(jìn)步，國(guó)家也出臺(tái)了一系列政策。通過(guò)這些有力的措施和政策保障，不僅有利于人事檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)也有利于人事檔案在人才市場(chǎng)的快速傳遞。這也倒逼人才服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變工作方式方法，利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)手段提供更為規(guī)范的管理服務(wù)。

1.3企事業(yè)單位用工需求趨向多元化，就業(yè)人員身份復(fù)雜化

現(xiàn)階段，我國(guó)很多企事業(yè)單位為了滿足不同的用工需求，提高人力資源的管理效率，不再僅僅依靠勞動(dòng)合同制度和聘用合同制度來(lái)進(jìn)行人力資源管理，而是采用了更加多元化的用工方式。例如，較為常見(jiàn)的勞務(wù)派遣制以及勞務(wù)承包制等，近些年在企業(yè)中的應(yīng)用非常多。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國(guó)有九成以上的大型企業(yè)對(duì)于勞動(dòng)派遣服務(wù)都有所涉及，勞動(dòng)派遣服務(wù)已經(jīng)成為很多企業(yè)獲得人才的重要途徑之一。隨著社會(huì)需求的增加，勞動(dòng)派遣服務(wù)的范圍也在不斷地?cái)U(kuò)大，而且涉及各行各業(yè)的人才，無(wú)論是外國(guó)使領(lǐng)館，還是企事業(yè)單位、非營(yíng)利性的機(jī)構(gòu)都有所涉及。目前勞務(wù)派遣人員也呈現(xiàn)出多層次化的趨勢(shì)，不再僅僅局限于農(nóng)村勞動(dòng)力和外來(lái)從業(yè)等領(lǐng)域，而是逐步擴(kuò)大到了一些高層的管理人員和一些專(zhuān)業(yè)的高級(jí)技術(shù)人員。勞務(wù)派遣制度很大程度上解決了很多企業(yè)實(shí)際的用工需求，而且相對(duì)來(lái)說(shuō)這種服務(wù)比較靈活，無(wú)論是對(duì)于企業(yè)還是就業(yè)人員都具有十分積極的作用，相信在以后的發(fā)展中，勞動(dòng)派遣服務(wù)也會(huì)在更多領(lǐng)域中得到更廣泛的應(yīng)用。企業(yè)用工多元化的需求，以及就業(yè)人員身份復(fù)雜化的現(xiàn)狀，是現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)現(xiàn)的普遍現(xiàn)象，這就給人事檔案管理工作提出了更高的要求，只有不斷地改革和創(chuàng)新，才能更好地服務(wù)于社會(huì)。

2人事檔案管理工作存在的問(wèn)題和當(dāng)前的探索實(shí)踐

2.1存在的問(wèn)題

人事檔案管理工作的改革與發(fā)展，是我國(guó)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然，它對(duì)于我國(guó)的信用建設(shè)、福利分配以及人才管理等各個(gè)方面都提供了有力的制度保障。雖然我國(guó)的人事檔案管理模式近些年來(lái)也有了一定的改革和發(fā)展，但是現(xiàn)行的模式依然難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，因此在很大程度上對(duì)于社會(huì)的進(jìn)步具有一定的制約作用。

2.1.1人事檔案管理理念落后，公共服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)按照《就業(yè)促進(jìn)法》規(guī)定，就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)為“公共服務(wù)性質(zhì)”，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)作為人才社會(huì)化服務(wù)體系的重要組成部分，本應(yīng)為公眾盡可能地提供最大化的服務(wù)，但是現(xiàn)階段的人事檔案管理仍然采用的是全封閉性的模式。因此公民很難對(duì)自己的檔案記錄有所了解，即便有某些未知的污點(diǎn)記錄，自己也無(wú)從得知，這就使得在實(shí)際生活中，在某些情況下而因此受挫。另一方面使得檔案工作者認(rèn)為檔案工作的全部?jī)?nèi)容就是建檔、存儲(chǔ)、保管，只要承擔(dān)好“看護(hù)人”的角色就是一名合格的管理人員。

2.1.2人事檔案管理的方式較為落后，影響辦事效率很多人事檔案管理的信息化建設(shè)相對(duì)滯后，無(wú)法滿足社會(huì)實(shí)際需求。目前，檔案信息化建設(shè)工作尚未普遍推行，雖然有些地區(qū)對(duì)于人事檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)開(kāi)始做出初步的嘗試，并制定了相應(yīng)的規(guī)定，開(kāi)發(fā)了相應(yīng)的程序，但是還是僅僅處于初期的探索階段，涉及的功能還相對(duì)較少。在實(shí)際的工作中，很多檔案都面臨著反復(fù)調(diào)用的情況，而依然采用紙質(zhì)檔案對(duì)存檔人員來(lái)說(shuō)無(wú)疑是一個(gè)巨大的工程，會(huì)因此消耗巨大的人力、物力。另外，往往在檔案反復(fù)調(diào)用的過(guò)程中，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就很有可能出現(xiàn)檔案損壞或丟失等情況。這將給就業(yè)人員帶來(lái)不必要的影響，同時(shí)還會(huì)影響人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的公信力［1］。

2.1.3“人檔分離”“死檔棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重，嚴(yán)重影響檔案的權(quán)威性和價(jià)值的實(shí)現(xiàn)由于目前就業(yè)形式更加多元化，同時(shí)人員流動(dòng)性較大，在人事檔案管理的過(guò)程中面臨很多現(xiàn)實(shí)性的困難?！叭藱n分離”是在很多單位中都普遍存在的一種情況，往往很多檔案會(huì)出現(xiàn)一成不變的現(xiàn)象，無(wú)法與當(dāng)事人的實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)的同步，因此也就無(wú)法發(fā)揮其真正的作用，只是流于形式。目前除了公務(wù)員及一些事業(yè)單位和大型企業(yè)等對(duì)人事檔案較為重視，還有很大一部分就業(yè)單位對(duì)此需求并不是十分明確，因此其功能也在逐漸弱化，就會(huì)有“棄檔”“死檔”等問(wèn)題出現(xiàn)，這也成為檔案管理中的一個(gè)普遍難題。這些情況不僅無(wú)法有效地發(fā)揮人事檔案本該有的價(jià)值，同時(shí)使人事檔案的權(quán)威性也容易遭到質(zhì)疑，長(zhǎng)此以往，我國(guó)的人事檔案管理工作將會(huì)更加艱難［2］。

2.2先行地區(qū)人事檔案管理新模式的探索

2012年12月，我國(guó)正式開(kāi)展了人事檔案電子化的新模式探索，率先在成都試行。首先對(duì)不同的紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，然后對(duì)此進(jìn)行了相應(yīng)的信息化處理，最終形成了與紙質(zhì)檔案一致的全真電子檔案。有了這些電子檔案，相關(guān)工作人員就可以在數(shù)字檔案庫(kù)中查找相應(yīng)的檔案，大大提高了工作效率?！半娮訖n案”建設(shè)在全國(guó)逐步推進(jìn)，目前有一些省份開(kāi)始啟動(dòng)人事檔案的數(shù)字化管理和電子化建設(shè)。通過(guò)檔案電子化的建設(shè)，會(huì)有效地提高人事檔案管理工作的效率，無(wú)論是檔案的變更、存儲(chǔ)還是調(diào)用都會(huì)變得更加方便，既節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)也在一定程度上節(jié)省了在人事檔案管理工作中的投入成本［3］。

2.3新形勢(shì)下重構(gòu)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案管理模式的思考

一是堅(jiān)持“以人為本”的檔案管理理念，強(qiáng)化人事檔案的公共服務(wù)功能。一方面要切實(shí)了解就業(yè)人員的實(shí)際需求，同時(shí)也要結(jié)合現(xiàn)行社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，管理模式逐步向人性化和多元化的方向發(fā)展。真正地從就業(yè)人員和企業(yè)的實(shí)際需求出發(fā)，不斷完善管理服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)質(zhì)量。在人事檔案建檔的過(guò)程中，工作人員一定要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)規(guī)范信息記錄范圍，保障當(dāng)事人的個(gè)人權(quán)益。在檔案的服務(wù)和利用方面，要逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的公開(kāi)性，增加人事檔案的透明度［4］。二是合理確定人事檔案記載內(nèi)容，主動(dòng)適應(yīng)人事檔案管理信用化改革趨勢(shì)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展會(huì)帶動(dòng)社會(huì)文明的發(fā)展，因此社會(huì)征信體系的建設(shè)也是勢(shì)在必行，在其不斷推進(jìn)的過(guò)程中，人事檔案的管理工作也要適應(yīng)其發(fā)展需求，不斷地進(jìn)行轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新。人事檔案不僅僅只是個(gè)人身份與能力的體現(xiàn)，同時(shí)還是一個(gè)人的德、能、勤、績(jī)、廉等全方位信息。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，調(diào)整人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)；同時(shí)可以對(duì)其社保繳納以及績(jī)效考評(píng)等綜合情況進(jìn)行展現(xiàn)：這些都有利于反映個(gè)人的實(shí)際情況，從而使檔案的靜態(tài)管理逐漸走向動(dòng)態(tài)管理，使人事檔案成為用人單位評(píng)價(jià)和招聘各類(lèi)人才的重要依據(jù)［5］。三是對(duì)于人事檔案管理工作要加強(qiáng)信息化的建設(shè)。想要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，不僅要掌握就業(yè)人員的數(shù)量結(jié)構(gòu)以及分布和流向的具體情況，同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的更新，從而更好地為就業(yè)人員提供有效的服務(wù)。另外對(duì)于人事檔案信息的管理，要全面推進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，在其建設(shè)的過(guò)程中，一方面要確保就業(yè)人員個(gè)人隱私以及國(guó)家機(jī)密得到有效的保護(hù)，另一方面要在此基礎(chǔ)上對(duì)人事檔案進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化和信息化處理，從而形成一個(gè)完整的電子檔案系統(tǒng)，為人才信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供準(zhǔn)確有效的資源。在相關(guān)系統(tǒng)及平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程中還要制定相應(yīng)的制度作為保障，確保整個(gè)人事檔案管理的科學(xué)性和合理性。此外，除了基礎(chǔ)的個(gè)人信息，還可以拓展誠(chéng)信檔案、業(yè)績(jī)檔案等多種形式，從而使就業(yè)人員的檔案更加多元化，也為相關(guān)單位提供更多參考的依據(jù)［6］。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作加強(qiáng)改革與創(chuàng)新，逐漸完善其管理模式，對(duì)于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展具有十分重要的意義?，F(xiàn)階段，我國(guó)很多地區(qū)的人事檔案管理模式仍然比較落后，這不僅不利于提高工作效率，同時(shí)也很難滿足社會(huì)發(fā)展的快速需求。隨著流動(dòng)人口越來(lái)越多，企事業(yè)單位的需求更加多元化，因此人事檔案管理的難度也會(huì)越來(lái)越大。針對(duì)我國(guó)目前人事檔案管理的現(xiàn)狀以及所面臨的問(wèn)題，通過(guò)科學(xué)合理的方法，逐漸加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建出一個(gè)統(tǒng)一的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，這對(duì)于我國(guó)人才隊(duì)伍的建設(shè)以及企業(yè)的發(fā)展都將產(chǎn)生積極而深遠(yuǎn)的影響。

參考文獻(xiàn)

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作者：何雪梅 單位：杭州市婦女兒童健康服務(wù)中心