事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題應(yīng)對(duì)措施

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【摘要】事業(yè)單位在我國(guó)的公共服務(wù)方面發(fā)揮著重要的作用，而人事檔案管理是其管理體系的中堅(jiān)力量，保障了單位的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)。然而從目前的形式看，還有部分實(shí)踐問(wèn)題需要解決。本文結(jié)合人事檔案管理的價(jià)值、事業(yè)單位人事檔案管理的不足以及解決辦法展開(kāi)討論。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；存在問(wèn)題；應(yīng)對(duì)措施

在現(xiàn)代化社會(huì)中，事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)該跟隨時(shí)代前進(jìn)的步伐，使管理的目標(biāo)與任務(wù)符合現(xiàn)代化的發(fā)展要求。陳舊的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前事業(yè)單位的發(fā)展，應(yīng)該及時(shí)改變或者淘汰，花更多的精力在研究新的管理模式上。我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展突飛猛進(jìn)，導(dǎo)致部分人事檔案管理落伍于經(jīng)濟(jì)發(fā)展，產(chǎn)生很多不足和問(wèn)題。所以為了有效處理這些問(wèn)題，必須要加強(qiáng)對(duì)人事管理人員的要求，在管理中結(jié)合單位人事的實(shí)際情況，把相對(duì)應(yīng)的解決辦法落實(shí)到位。

一、人事檔案管理的價(jià)值

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，他們所進(jìn)行的每一項(xiàng)投入都是為了實(shí)現(xiàn)利益最大化；人事檔案管理是價(jià)值為上，只有準(zhǔn)確了解該管理的價(jià)值，才能讓單位的管理高層重視人事檔案管理。

（一）改善單位的人事結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容組成，一般包含了員工的學(xué)歷、身體健康狀況、政治面貌、工作經(jīng)歷、家庭基本信息等等。目前大部分事業(yè)單位或者機(jī)構(gòu)在招聘人才時(shí)，都會(huì)審核和檢查與之相關(guān)的檔案管理詳情。然而，為了保證單位在招聘時(shí)不失公正和準(zhǔn)確度，還需將單位自身的人事管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善和優(yōu)化。在管理過(guò)程中，管理系統(tǒng)能夠有效幫助其進(jìn)行檔案資料的了解和匯總編寫(xiě)，將復(fù)雜的管理模式轉(zhuǎn)化為簡(jiǎn)便的。除此之外，單位應(yīng)該結(jié)合自身工作人員位置的轉(zhuǎn)變，為其人事檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)動(dòng)安排。在人事檔案管理中，若有素質(zhì)不高的工作人員，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行懲戒和清理，避免單位的運(yùn)營(yíng)混亂。

（二）提高單位內(nèi)部管制。目前大部分單位將內(nèi)部的財(cái)務(wù)、人事和工作調(diào)動(dòng)等方面內(nèi)容融合成一個(gè)大的體系，但是這樣的整合是否可以有效進(jìn)行還需要商榷。比如，事業(yè)單位是否可以正確實(shí)現(xiàn)其社會(huì)職能，這與單位人事管理規(guī)劃和制度的全面性和整體性有很大的關(guān)系。除此之外，事業(yè)單位的內(nèi)部管理重點(diǎn)是人員，若事業(yè)單位可以實(shí)時(shí)優(yōu)化和提高人事管理制度，那么對(duì)于人事管理能力和工作的成果都有很大的強(qiáng)化作用。因此，提高單位的內(nèi)部管理，就能夠提高工作人員的熱情和積極性。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的不足

（一）對(duì)人事檔案管理有一定的忽視。人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，不僅是工作組成部分還是維護(hù)其人才的關(guān)鍵方式。因此，要一直強(qiáng)化人事檔案的整個(gè)管理力度，才可以符合單位未來(lái)發(fā)展的方向和目標(biāo)。然而，目前有個(gè)別單位忽視人事檔案管理，將發(fā)展的目光和重點(diǎn)放在了業(yè)務(wù)上，沒(méi)有重視認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)其產(chǎn)生的積極影響，這就對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生一定程度的阻礙作用。同時(shí)，一些單位的高層自身對(duì)人事檔案管理的整體了解甚少，只是知道其管理工作的大概情況，對(duì)于實(shí)質(zhì)性的具體內(nèi)容缺少全面認(rèn)知，所以造成其管理工作效率低下，工作人員的態(tài)度不端正，管理質(zhì)量不佳。

（二）人事檔案記錄不夠周詳。記錄太片面，不夠全面，這是個(gè)別單位人事檔案管理存在的問(wèn)題，這不僅造成人事檔案的殘缺，也不利于檔案的提取和使用，對(duì)其管理和薪酬方面的工作開(kāi)展有不良影響。除此之外，還有部分相關(guān)的管理人員在工作上比較敷衍，將一些不符合實(shí)際情況的資料錄入檔案，這就造成人事檔案失真的情況，不利于對(duì)單位員工的考核。同時(shí)，在檔案信息的更新上，也存在著記錄資料過(guò)時(shí)的問(wèn)題，這是因?yàn)閱挝蝗藛T不清楚，需要自己將新資料提供給人事部門(mén)，還是由人事部門(mén)來(lái)統(tǒng)一收集整理，所以在記錄資料的收集方面，制度和規(guī)定還需要完善。

（三）管理智能化落后。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，一般都是使用紙質(zhì)對(duì)單位工作人員的資料和信息進(jìn)行記錄管理，這在一定程度上阻礙了其管理的智能化和信息化。還有一部分單位雖然引進(jìn)了信息化的管理系統(tǒng)，但是由于很多檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了原有的管理方式，所以并沒(méi)有將信息化的管理落到實(shí)處。在需要記錄單位員工信息時(shí)，核心的數(shù)據(jù)資料依舊使用紙質(zhì)化的記錄方式；在需要提取相關(guān)資料時(shí)，不僅要在管理系統(tǒng)中進(jìn)行查找，還要在大量的紙質(zhì)文件中進(jìn)行查找，這樣的方式不但浪費(fèi)時(shí)間、精力，還降低了其工作的質(zhì)量和效率。

（四）管理工作人員素養(yǎng)較低。目前事業(yè)單位的編制人員在減少，所以在一定程度上造成檔案專(zhuān)業(yè)管理人才不足的現(xiàn)象。在實(shí)際的管理過(guò)程中，個(gè)別單位安排非專(zhuān)業(yè)人員，在完成主要工作之余管理檔案，或者臨時(shí)聘用一些人員來(lái)管理，這都會(huì)導(dǎo)致檔案工作人員的綜合素質(zhì)低下。內(nèi)部人員在兼職檔案管理工作時(shí)，由于專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，對(duì)相關(guān)的管理內(nèi)容和方式認(rèn)知不足，所以在檔案管理工作上遇到困難不能有效處理。而臨時(shí)聘用的外部人員，也許在檔案管理上有一定的專(zhuān)業(yè)性，但也僅僅是“臨時(shí)工”，在工作上難免出現(xiàn)散漫的情況，而且在離職時(shí)工作交接也不完整。

三、管理問(wèn)題的解決辦法

（一）提高對(duì)人事管理的重視。為了保證檔案管理工作的有效實(shí)施和開(kāi)展，首先要轉(zhuǎn)換對(duì)管理工作的看法。單位的高層需要提高對(duì)人事管理的重視程度，這樣才可以加強(qiáng)其工作的效果和質(zhì)量，充分發(fā)揮出其管理的作用和價(jià)值。單位高層可以將其工作歸到日常工作內(nèi)容之中，再根據(jù)單位自身的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行具有針對(duì)性的優(yōu)化和改進(jìn)計(jì)劃，加強(qiáng)單位的全面管理力度，為單位的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，還可以讓單位的每一位員工都意識(shí)到檔案管理的意義，創(chuàng)設(shè)良好的管理氛圍和環(huán)境。

（二）強(qiáng)化檔案管理的有效性。人事檔案管理，工作重點(diǎn)在于將相關(guān)的人才資料信息進(jìn)行匯集和保存，將其作為管理的憑據(jù)，因此在檔案信息方面要具有實(shí)際實(shí)用性和全面性，這樣才可以實(shí)現(xiàn)其管理的意義和價(jià)值。檔案管理人員不僅要具備腳踏實(shí)地的管理思想，還要掌握單位員工的基本信息，及時(shí)整理員工的檔案信息，禁止檔案作假的情況出現(xiàn)，以此來(lái)強(qiáng)化其管理工作的有效性。除此之外，還要注意加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案了解的全面性，從各個(gè)方面對(duì)員工的信息和資料進(jìn)行完善。如此一來(lái)，可以強(qiáng)化檔案的實(shí)際使用效果，為員工的考核提供比較可靠的參照。

（三）促進(jìn)管理現(xiàn)代信息化發(fā)展。由于我國(guó)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展迅速，所以其在各行各業(yè)的實(shí)際使用性都很強(qiáng)，所以在單位的人事檔案管理過(guò)程之中，也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息化的應(yīng)用。如此一來(lái)，不僅可以方便單位員工的資料提取，也節(jié)約了提取的時(shí)間。另外，在此過(guò)程中需要注意的是，要將此種管理方式行之有效地實(shí)施在檔案管理中，堅(jiān)決杜絕管理表面化的現(xiàn)象出現(xiàn)，還要保障信息的時(shí)效性。將信息進(jìn)行記錄后，要做好保密工作，設(shè)置相應(yīng)的查詢(xún)權(quán)限。

（四）建立和強(qiáng)化管理人才團(tuán)隊(duì)。檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力很大程度上決定著其管理的效果和質(zhì)量，因此單位需要建立和強(qiáng)化管理人才團(tuán)隊(duì)，不斷強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和管理水平，使他們可以在其職位上發(fā)光發(fā)熱，為單位的發(fā)展和進(jìn)步提供堅(jiān)實(shí)的力量。在錄用相關(guān)管理人員的過(guò)程中，也可以提高對(duì)人才專(zhuān)業(yè)能力的選擇，讓他們將自己合理的管理思想和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，落實(shí)到單位的檔案管理之中。在檔案之中，會(huì)涉及單位員工的很多隱私資料和信息，所以其管理人員的素質(zhì)比較高。在進(jìn)行信息收集的時(shí)候，要求管理人員注意和單位員工的溝通方式。

（五）對(duì)管理制度予以進(jìn)一步優(yōu)化。在事業(yè)單位進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理過(guò)程中，需要進(jìn)一步對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行有效的優(yōu)化，傳統(tǒng)的檔案管理制度往往在具體的應(yīng)用過(guò)程中已經(jīng)無(wú)法與創(chuàng)新時(shí)代的發(fā)展特征相符合。因此，相應(yīng)的事業(yè)單位需要充分對(duì)當(dāng)前單位自身的發(fā)展特性以及單位人力資源自身所擁有的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)的探究，并以此對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行有效的制定，使整體管理制度能夠深入人事檔案管理的諸多角度，使相應(yīng)的檔案管理工作得以有效細(xì)化。由此，使檔案管理在發(fā)展過(guò)程中所擁有的管理制度得以進(jìn)一步健全。此外，在建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理制度時(shí)，需要進(jìn)一步對(duì)整體檔案管理的考核激勵(lì)機(jī)制予以有效確立，進(jìn)而以考核與激勵(lì)的手段促進(jìn)檔案管理人員端正工作態(tài)度，并且將相應(yīng)的檔案管理責(zé)任落實(shí)到人，使事業(yè)單位檔案管理的綜合效率得以大幅度提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位要正確認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的價(jià)值，在目前的實(shí)際管理中，存在忽視人事檔案管理、人事檔案記錄不夠詳細(xì)、管理智能化落后以及管理工作人員素養(yǎng)較低等方面的問(wèn)題，這需要事業(yè)單位提高對(duì)人事管理的重視，強(qiáng)化檔案管理的有效性，促進(jìn)管理現(xiàn)代信息化發(fā)展以及建立和強(qiáng)化管理人才團(tuán)隊(duì)等，促進(jìn)事業(yè)單位的全面管理水平和未來(lái)發(fā)展。

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作者：李曉婷 單位：云南森林自然中心