人事檔案管理信息化分析

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【摘要】人事檔案管理信息化是提高人事檔案管理工作質(zhì)量的重要途徑之一。本文從實際出發(fā)，以單位人事檔案管理工作為研究對象，闡述人事檔案管理的現(xiàn)狀和優(yōu)勢，分析信息化在人事檔案管理中的重要意義，并提出人事檔案管理信息化建設(shè)的具體措施。 

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；信息化；具體措施

信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互聯(lián)網(wǎng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式，單位也在這方面投入很多人力、物力、財力?？稍谌耸聶n案管理中，卻未確定互聯(lián)網(wǎng)的地位，人事檔案管理還是采用傳統(tǒng)的手工錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計模式。在信息化高速發(fā)展的當(dāng)下，傳統(tǒng)模式已經(jīng)無法滿足人事檔案信息化管理。人事檔案信息化管理能體現(xiàn)人事檔案管理工作的專業(yè)價值，潛在優(yōu)勢，發(fā)展目標(biāo)。一、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀當(dāng)前，很多單位人事檔案的管理觀念、管理模式相對落后，仍以簡單機(jī)械的方式為主。人事檔案管理人員電子信息化意識相對薄弱，業(yè)務(wù)開展未與時俱進(jìn)。導(dǎo)致人事檔案管理水平仍處于傳統(tǒng)和紙質(zhì)管理水平階段。這既費人力，又費時間，而且容易出現(xiàn)誤差。這些情況直接制約著現(xiàn)代單位人事檔案信息化水平的提升。

二、人事檔案管理信息化的優(yōu)勢

當(dāng)前單位的人事檔案管理工作越來越復(fù)雜，涉及的人事檔案資料信息內(nèi)容越來越多，而且部分檔案信息內(nèi)容較為瑣碎，導(dǎo)致人事檔案管理人員承受了較大的工作壓力，依舊按照傳統(tǒng)的工作模式開展人事檔案管理，會導(dǎo)致檔案管理工作的效率大幅度下降，而且可能出現(xiàn)各種管理難題。信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以解決上述難題，信息化技術(shù)的主要特點，是具有極強(qiáng)的運算能力、交互能力、執(zhí)行能力以及數(shù)據(jù)信息共享能力，將其應(yīng)用到人事檔案管理中來。第一，可以降低工作人員的工作壓力，可以更加輕松、快速地完成人事檔案信息收集、整理、編輯、歸檔等一系列工作，將工作人員從繁瑣的工作任務(wù)中解放出來。第二，能夠通過運算、交互，幫助檢查檔案信息的正確性、規(guī)范性和全面性，甚至可以智能化改錯，避免檔案管理中一些低級問題出現(xiàn)。第三，延長檔案保存時間。傳統(tǒng)情況下，單位在保存人事檔案資料時，大量的人事檔案資料用紙質(zhì)形式保存，存儲難度大的同時，也會造成時間和空間的浪費。另外，紙質(zhì)材料在保管方面難度較大，受自然存儲環(huán)境和條件的影響較大，容易造成檔案破損，尤其在嚴(yán)重的自然或人為事故發(fā)生時，寶貴的人事檔案資料會受到嚴(yán)重破壞，給單位帶來不可逆轉(zhuǎn)的損失。人事檔案信息化，則能夠?qū)⑷耸聶n案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效保存與備份，既延長了人事檔案的保存時間，又節(jié)約了空間，提高了適應(yīng)不良環(huán)境的能力，讓人事檔案資料能夠長久完好地保存和應(yīng)用。另外，單位還可以運用電子掃描、光盤存儲等技術(shù)手段，保存特殊數(shù)據(jù)，保證人事檔案的持久使用。第四，人事檔案信息化對于人事檔案的存儲、傳輸和利用更加高效，這能夠使得人事檔案管理的作用、價值得到最大化的發(fā)揮。單位依靠信息化技術(shù)可以實現(xiàn)檔案信息的快速處理、交換、利用、共享。做到優(yōu)化單位人事建設(shè)記錄。全面、客觀反映出單位干部的知識、素質(zhì)、能力情況，為單位的干部人才資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供參考依據(jù)，使單位干部人才的招聘、引進(jìn)、培訓(xùn)等更加科學(xué)合理，滿足單位對干部人才的需求。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）建立人事檔案信息化體系。為了充分發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用價值，促進(jìn)信息處理手段在人事檔案管理實踐中的推廣應(yīng)用，從根本上保證人事檔案處理的效率。單位應(yīng)加大對相關(guān)設(shè)備的投入，如電子計算機(jī)、路由器、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。加強(qiáng)人事檔案管理軟件的開發(fā)，為信息管理平臺的建立提供一定的支撐。為保證人事檔案管理的安全性，應(yīng)嚴(yán)格對人事檔案室的鑰匙進(jìn)行管理，電子檔案管理要做好計算機(jī)系統(tǒng)的安全管理。在軟件系統(tǒng)建設(shè)中，要注意軟件的采購、調(diào)試、維護(hù)等方面，要有專門的人員負(fù)責(zé)軟件的管理和運行。專業(yè)體系建設(shè)的過程中，我們必須注意安全，尤其是在制度建設(shè)上要有完善的安全措施。有效利用信息技術(shù)安全手段保護(hù)檔案的完整性，并做好系統(tǒng)的故障處理方案，以避免檔案損失。

（二）建立人事檔案信息化管理制度。建立嚴(yán)格的人事檔案信息化管理制度，防止泄露和利于追究責(zé)任。利用人事檔案電子信息化的特點，充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、查閱、宣傳、應(yīng)用等方面的重要作用，為單位的人才建設(shè)和管理發(fā)展提供有效的保障。信息化的發(fā)展趨勢中蘊含著安全方面的風(fēng)險和隱患，因此人事檔案管理工作必須突出保密性這一重要原則。同時要在人事檔案管理工作人員內(nèi)部做好保密宣教工作，進(jìn)行人事檔案工作的職業(yè)道德建設(shè)，使人事檔案人員能夠全身心投入到確保檔案數(shù)據(jù)安全、關(guān)鍵信息完整的工作中。

（三）健全人事檔案信息化管理的各項制度。首先，應(yīng)當(dāng)明確人事檔案管理的內(nèi)容，要求應(yīng)盡量詳細(xì)、翔實。同時還要以《檔案法》以及其他的相關(guān)政策為基礎(chǔ)，結(jié)合自身的實際工作情況，對人事檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個工作環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，要制定詳細(xì)而明確的規(guī)定，乃至檔案的保管期限、保密、調(diào)閱、銷毀等，都需要進(jìn)行相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、要求說明，為人事檔案管理工作的實踐提供指導(dǎo)。最后，應(yīng)當(dāng)建立明確的人事檔案管理工作責(zé)權(quán)體系，將相關(guān)的工作職責(zé)、責(zé)任、權(quán)利等，細(xì)化到各個檔案管理工作崗位，并制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、考核指標(biāo)，保證單位人事檔案管理工作得以規(guī)范、有序和高效推進(jìn)。

（四）應(yīng)用信息化挖掘人事檔案的價值。人事檔案管理的職能不僅僅是“記錄”，更是為了向人事管理、人力資源管理提供各類支撐服務(wù)，這是人事檔案管理的根本價值所在。以往，對于人事檔案的應(yīng)用效率是較低的，對于人事檔案信息的分析難以做到真正的客觀、科學(xué)、全面，而在信息化技術(shù)條件下，我們則可以更加深入地挖掘檔案價值。例如，借助于大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，我們可以快速對人事檔案信息進(jìn)行量化性的分析，更加科學(xué)、準(zhǔn)確地反映出干部的知識、素質(zhì)、能力，并將分析結(jié)果與單位自身的干部人才資源戰(zhàn)略規(guī)劃結(jié)合起來，為單位的人力資源管理提供參考依據(jù)，為人力資源管理工作的開展和干部人才資源的配置進(jìn)行優(yōu)化等。

（五）建立起人事檔案管理與人力資源管理部門之間的橫向合作。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，還應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)人事檔案管理與人力資源管理部門的橫向合作，這是我們需要特別注意的。其一是因為人事檔案的信息主要來源于人力資源管理部門；其二是人事檔案的利用主要服務(wù)于人力資源管理部門。為此，我們應(yīng)當(dāng)基于信息化技術(shù)，建立起人事檔案管理平臺與人力資源管理辦公平臺之間的數(shù)據(jù)信息通道，便于人事檔案信息的收集，一旦人力資源管理方面的信息有所變動和更新，便及時將相關(guān)信息傳輸?shù)綑n案管理平臺，防止信息遺漏。檔案管理平臺方面，將信息編撰、分析好之后，隨時準(zhǔn)備為人力資源管理提供利用。

（六）提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。人事檔案信息化管理者需要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和管理意識，要有敏銳的洞察力和時代感。同時要具備較高的信息素養(yǎng)，能靈活、恰當(dāng)?shù)厥褂糜嬎銠C(jī)。熟悉人事檔案管理，對人事檔案管理有獨到見解，熟悉人事檔案的收集和整理流程。同時，單位應(yīng)提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期組織其參加各種專業(yè)培訓(xùn)，接受最新的檔案知識和管理技能。建立健全培訓(xùn)機(jī)制，增強(qiáng)管理者終身學(xué)習(xí)意識。單位還可以邀請信息技術(shù)操作和應(yīng)用方面的專家對單位人事檔案管理人員進(jìn)行示范指導(dǎo)，使其清楚地掌握和運用信息技術(shù)檔案管理方法，掌握如何操作信息系統(tǒng)，并科學(xué)規(guī)范地處理。

（七）人事檔案信息化安全保障體系的建立。安全保障體系是人事檔案電子信息化的重要保障。我國人事檔案信息不僅對權(quán)威性和保密性有較高的要求，而且對信息來源的真實性和存放的安全性也有著特殊的要求。計算機(jī)本身的不穩(wěn)定性和網(wǎng)絡(luò)不安全性給人事檔案的電子信息化帶來了挑戰(zhàn)。檔案信息一旦丟失或泄露，會造成不堪設(shè)想的后果。因此，實現(xiàn)人事檔案信息化，首先，要建立獨立的運行系統(tǒng)，保障其安全性和保密性。其次，要對不同部門、不同管理人員設(shè)置不同的瀏覽權(quán)限，做好基礎(chǔ)管理。信息化的發(fā)展趨勢中蘊含著安全方面的風(fēng)險和隱患，因此人事檔案管理工作必須突出保密性這一重要原則。要利用安全操作規(guī)范和保密工作原理，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案資料和信息的查閱、共享、整理和加工等關(guān)鍵環(huán)節(jié)與過程，消除非法的人事檔案資料拷貝、復(fù)制的可能性和可行性。

四、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理工作是單位人事管理工作中的重要部分，應(yīng)積極推動單位人事檔案管理工作朝著信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方面可持續(xù)發(fā)展。隨著日新月異的社會發(fā)展，社會各項建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程加速，這意味著關(guān)乎個人身份的人事檔案管理工作需要時刻保持先進(jìn)性，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)水平，使人事檔案管理實現(xiàn)信息化，從而最大可能地體現(xiàn)人事檔案資源的價值。人事檔案管理工作務(wù)必突出真實性、綜合性、安全性的信息化根本原則和思想，將信息化作為人事檔案管理工作的基本方向和必然趨勢，整合人事檔案工作的內(nèi)部要素和外部因素，構(gòu)建人事檔案管理的信息化平臺，為人事檔案更好地服務(wù)于人事各項工作提供信息、資源支撐的平臺和保障。

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作者：林立 單位：福建省中醫(yī)藥科學(xué)院