高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

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1高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1管理制度不健全，落實(shí)不到位

高校人事檔案管理工作法律依據(jù)主要是《檔案法》和中組部的《干部檔案工作條例》、《干部檔案管理工作細(xì)則》、《關(guān)于干部檔案收集、歸檔暫行辦法》為指導(dǎo)，人事檔案管理的工作制度應(yīng)當(dāng)在上述文件的指導(dǎo)下建立健全并細(xì)化，例如：檔案管理工作人員的崗位職責(zé)、人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制度等方面細(xì)則都要在高校的主導(dǎo)下制定頒布實(shí)施，然而現(xiàn)實(shí)的情況是，人事檔案制度建設(shè)方面并不完善，人事檔案管理作為高校內(nèi)部管理的一部分，作為一級(jí)法人機(jī)構(gòu)的高校對(duì)內(nèi)部事務(wù)有充分的自主權(quán)利，由于高校重點(diǎn)工作主要還是教學(xué)與科研，而人事檔案的管理與學(xué)校中心工作無(wú)直接關(guān)系。所以，在沒(méi)有國(guó)家或者教育部沒(méi)有強(qiáng)制規(guī)范的情況下，高校本身往往不會(huì)投入精力針對(duì)高校檔案工作細(xì)則進(jìn)行規(guī)定，缺乏對(duì)人事檔案管理建章立制的動(dòng)力，有的雖然做了一些，但過(guò)于簡(jiǎn)單，有的不全面，有的操作性差，甚至沒(méi)有，行不成有效的決策力、執(zhí)行力，諸多情況阻礙了人事檔案制度化與規(guī)范化的發(fā)展。

1.2管理手段落后，信息化程度低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校利用信息化建設(shè)整合高校管理資源已經(jīng)是推動(dòng)學(xué)?，F(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的趨勢(shì)，當(dāng)然也應(yīng)當(dāng)包括人事檔案管理信息化的建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)高校整體資源的有效配置，提高管理效率。只有高校管理包括人事檔案管理與信息技術(shù)有效融合后，才能做到高校教學(xué)與科研整體推進(jìn)。然而大多數(shù)學(xué)校，人事檔案管理工作并沒(méi)有納入校園整體信息化建設(shè)當(dāng)中，高校信息網(wǎng)絡(luò)資源體系不健全，在高校信息化建設(shè)中體外循環(huán)，人事檔案的管理目前還是以紙質(zhì)檔案的管理為主的實(shí)體管理，采用傳統(tǒng)手工人事檔案管理的方式，雖然配備了計(jì)算機(jī)，或者簡(jiǎn)單的單機(jī)人事檔案管理軟件，但由于采集數(shù)據(jù)過(guò)于簡(jiǎn)單，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)，單機(jī)錄入數(shù)據(jù)變成了簡(jiǎn)單的目錄錄入和打印，不能完成實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)的篩選、排序、分類、匯總功能，談不上人事檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用，更談不上與校園網(wǎng)的聯(lián)網(wǎng)整合，造成人事統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作與檔案系統(tǒng)也不能有效整合，甚至人事統(tǒng)計(jì)工作不是單獨(dú)使用報(bào)表系統(tǒng)，就是靠原始的手工操作，導(dǎo)致工作費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與高校管理的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

1.3工作人員編制不足，專業(yè)素質(zhì)不高

高校人事檔案管理工作，人員配置不足，專業(yè)素質(zhì)不高，也是一個(gè)突出的問(wèn)題。按照中組部《干部檔案工作條例》的要求人事檔案數(shù)量與工作人員數(shù)量有明確的關(guān)系：每一千人要配備一名專職的檔案管理員。而目前，各高校基本沒(méi)有達(dá)到這一要求。面對(duì)高校的發(fā)展，人員的增加，尤其是高校人事制度改革，人員流動(dòng)進(jìn)一步加強(qiáng)。工作量的加大、管理模式的變化，信息技術(shù)逐步應(yīng)用到高校人事檔案管理中，對(duì)檔案管理要求提高，對(duì)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，無(wú)論是專業(yè)素質(zhì)還是綜合素質(zhì)?？陀^上高校檔案管理事物性工作任務(wù)繁重，高校人事檔案工作人員甚至陷入簡(jiǎn)單的裝訂、錄入、歸檔、調(diào)檔等工作中，由于缺少培訓(xùn)機(jī)會(huì)，日常工作量大，日常工作狀態(tài)處于緊張，無(wú)暇兼顧業(yè)務(wù)專研與探討，高校人事管理隊(duì)伍在建設(shè)方面十分缺乏既懂檔案又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的符合型人才，由于檔案管理的專業(yè)水平比較低，缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員從一定程度上也制約了高校人事檔案管理的水平，影響高校人事檔案管理工作的發(fā)展。

1.4管理模式分散，管理效率較低

高校人事檔案的管理模式，大多數(shù)采用分散式的管理。即在高校人事部門或者是組織部門下設(shè)立管理部門專門負(fù)責(zé)人事檔案工作，人事檔案管理工作分屬于人事部門或組織部門。換句話說(shuō)，作為人事部門或是組織部門的一部份，檔案管理人員也是也分屬不同的部門。分散式管理從一定程度上有利于隸屬部門對(duì)人事檔案的利用，卻在一定程度上降低了人事檔案的綜合運(yùn)用，制約了人事檔案的運(yùn)用范圍。人事檔案資料分散于人事部門、組織部門，有的甚至于會(huì)存在于高校主管科研管理的部門，這也是高校人事檔案管理專業(yè)化水平較低的原因。分散的管理模式勢(shì)必造成人事檔案資料的不完整性，或者存在重復(fù)建檔現(xiàn)象。如果各部門間沒(méi)有建立完善可行的檔案?jìng)鬟f制度，往往會(huì)出現(xiàn)部門與部門間的推諉與拖延，影響高校檔案管理的效率。

1.5檔案管理觀念落后，開(kāi)發(fā)利用不充分

高校人事檔案是高校人才信息的重要載體，是高校職工德、才、能、績(jī)的客觀反映，是教職工聘任選拔任用的重要基礎(chǔ)，是高校人才戰(zhàn)略的必要條件，同時(shí)也是人事管理的重要依據(jù)，教師教學(xué)和科研情況的真實(shí)憑證，與高校發(fā)展休戚相關(guān)。目前，高校人事檔案管理存在“以物為本”觀念，檔案管理工作重立檔、輕利用。沒(méi)有把人事檔案管理工作與高校人才培養(yǎng)、教育教學(xué)、科學(xué)研究統(tǒng)籌起來(lái)考慮，與學(xué)校整體工作的推進(jìn)工作相對(duì)滯后。人事的檔案利用主要還是停留在“被動(dòng)”狀態(tài)，僅向組織人事部門，根據(jù)組織人事部門提出的要求來(lái)提供檔案資料，查閱檔案原件、外借檔案、復(fù)印檔案資料等，其結(jié)果是弱化了人事檔案的真實(shí)價(jià)值。

2改進(jìn)高校人事檔案管理工作的措施

2.1提高認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

提高高校人事檔案管理的意識(shí)。利用網(wǎng)絡(luò)，校園通訊等形式加強(qiáng)人事檔案管理工作的宣傳力度；人事檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理相關(guān)工作匯報(bào)和溝通，讓校領(lǐng)導(dǎo)全面掌握人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，讓學(xué)校，尤其是校領(lǐng)導(dǎo)從思想高度上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)化程度高，工作內(nèi)容復(fù)雜的工作。人事檔案管理應(yīng)用水平的高低與于高校全面發(fā)展、高校教職工發(fā)展的密切相關(guān)。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)校層面對(duì)人事檔案管理工作的重視和支持，同時(shí)從人力、物力、財(cái)力上給予大力傾斜，奠定人事檔案管理工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，營(yíng)造良好的檔案工作氛圍。

2.2完善制度建設(shè)，依法治檔案

高校人事檔案管理工作作為學(xué)校內(nèi)部管理事務(wù)，制定和完善相關(guān)工作制度和細(xì)則責(zé)無(wú)旁貸。為進(jìn)一步強(qiáng)化和完善高校人事檔案管理的制度建設(shè)，結(jié)合高校整體建設(shè)工作情況和人事檔案管理工作特點(diǎn)，依照高校整體建設(shè)規(guī)劃和《檔案法》、《干部檔案工作條例》和相關(guān)政策，結(jié)合本校實(shí)際，以學(xué)校主導(dǎo)建立健全高校人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制度查閱制度等多項(xiàng)制度和細(xì)則，切實(shí)實(shí)行依法治檔，依法管檔。同時(shí)進(jìn)一步理順人事檔案部門與學(xué)校各部門的關(guān)系，從制度上明確管理者的職責(zé)范圍及崗位職責(zé)，讓管理者明確自己的工作職責(zé)，確保高校人事檔案管理工作有章可循，有法可依。

2.3建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理

高校人事檔案管理應(yīng)適應(yīng)信息化的要求，建立一個(gè)統(tǒng)一完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)高校人事檔案管理應(yīng)用軟件，將高校人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)作為高校信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)。在人事檔案保密政策允許的前提下，利用校園網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)整合全校信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)與各部門信息數(shù)據(jù)共享與交換，從功能上拓展高校人事檔案管理的應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)利用人事檔案的數(shù)據(jù)信息對(duì)高校教職工綜合素質(zhì)、人才結(jié)構(gòu)等進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的分析，提高組織人事部門的工作效率，尤其是適應(yīng)高校人事制度改革對(duì)人員信息的高效利用需求，同時(shí)為高校人才建設(shè)預(yù)測(cè)提供各種人才數(shù)據(jù)，為學(xué)校制定相關(guān)人才戰(zhàn)略政策提供可靠科學(xué)的依據(jù)，全面提升服務(wù)水平。

2.4提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

做好高校人事檔案關(guān)鍵在“人”。高校人事檔案工作政策性、專業(yè)性強(qiáng)，建立一支熟悉業(yè)務(wù)相對(duì)穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍是做好人事檔案管理的組織保障。確保檔案數(shù)量與管理人員相適應(yīng)，配齊配強(qiáng)檔案管理人員，并確保人事檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性；結(jié)合本校人事檔案管理的實(shí)際選擇政治可靠，責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事人事檔案工作；提高工作人員及隊(duì)伍的專業(yè)化水平，信息技術(shù)應(yīng)用的能力，通過(guò)定期開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)檔案管理人員參加高校檔案管理互動(dòng)學(xué)習(xí)研討以及職稱評(píng)定，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)高校人事檔案管理需要，適應(yīng)高?，F(xiàn)代化建設(shè)的需求。

2.5集中管理模式，提高管理效率

理順人事檔案管理體制模式，成立檔案綜合管理部門，將人事檔案管理納入到學(xué)校層面的檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的層級(jí)，由高校檔案管理綜合部門統(tǒng)一行使人事檔案管理工作。通過(guò)整合分散在人事、組織、甚至是高?？蒲胁块T的人事檔案信息，建立統(tǒng)一的人事檔案管理的口徑，杜絕人事檔案管理分散化。既要將人事檔案工作作為檔案專業(yè)工作范疇，同時(shí)也要重視人事檔案管理與原先人事、組織部門、科研部門人事檔案管理信息的銜接和應(yīng)用，充分體現(xiàn)出人事檔案管理的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理為高校人才資源實(shí)現(xiàn)最優(yōu)配置發(fā)揮基礎(chǔ)性和重要的作用。

2.6轉(zhuǎn)變觀念，充分發(fā)揮人事檔案服務(wù)功能

高校人事檔案的宗旨就是圍繞學(xué)校中心工作搞好服務(wù)，出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)在于利用。長(zhǎng)期以來(lái)，高校人事檔案基本上實(shí)行封閉式管理，由于有嚴(yán)格的保密制度限制，人事檔案的應(yīng)用范圍較窄。隨著人事制度改革的深入發(fā)展，檔案的信息日漸透明，高校人事檔案服務(wù)意識(shí)的不斷加強(qiáng)，因此需要轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)觀念，不斷推動(dòng)人事檔案管理方式的社會(huì)化、開(kāi)放化、合法化。牢固樹(shù)立“以人為本”的檔案管理觀念，以“主動(dòng)服務(wù)”為出發(fā)點(diǎn)，圍繞學(xué)校中心工作，根據(jù)社會(huì)和高校發(fā)展的新情況和新形式，不斷探索適應(yīng)與高校改革與發(fā)展的服務(wù)方式、手段、途徑，全面推動(dòng)高校建設(shè)發(fā)展。

3結(jié)束語(yǔ)

做好高校人事檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，目前高校人事檔案管理存在諸多問(wèn)題，重視程度不高、制度不完善、信息化建設(shè)不夠、人員素質(zhì)不高、管理模式及觀念落后從一定程度上制約了高校人事檔案管理的發(fā)展，各高校都需要正視，并積極采取改進(jìn)措施。隨著高校各項(xiàng)工作的推進(jìn)，尤其是高校人事制度改革的深入發(fā)展，高校人事檔案管理工作同樣需要適應(yīng)形勢(shì)的需求，不斷地改革、摸索規(guī)律，完善體系，才能更好服務(wù)高校現(xiàn)代化進(jìn)程。

作者：張立志 單位：大理學(xué)院人事處