人力資源中人事檔案管理的作用

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1、人事檔案管理不善造成的不利影響

人事檔案中對(duì)個(gè)人的信息記錄過(guò)于陳舊，由于已經(jīng)放入檔案的信息不會(huì)再經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的審核鑒定，新放入的檔案也大都是一些程式化的信息，能夠真正的反映當(dāng)事人最新動(dòng)態(tài)情況的材料是相當(dāng)少的，因此人力資源管理部門(mén)要想從這些繁多且復(fù)雜的人事檔案中獲取對(duì)企業(yè)有價(jià)值的信息，需要做很多方面的刪減和調(diào)查工作，這無(wú)疑會(huì)增加人力資源部門(mén)的不必要工作量。此外，目前絕大多數(shù)企業(yè)的人事檔案管理大都以紙質(zhì)檔案為主，隨著企業(yè)之間員工的流動(dòng)性不斷加強(qiáng)，也給人力資源管理部門(mén)查閱人事檔案帶來(lái)很大難度，浪費(fèi)了大量的人力物力，最終導(dǎo)致人力資源部門(mén)管理效率低下。

2、強(qiáng)化人事檔案管理對(duì)人力資源管理的促進(jìn)作用

2.1為人力資源管理提供真實(shí)的個(gè)人信息

人事檔案是一個(gè)人存在的最有力的證明文件，它記錄著人一生的成長(zhǎng)經(jīng)歷，可以說(shuō)，當(dāng)事人一生中經(jīng)歷的重要獎(jiǎng)懲和變故都在人事檔案中有所記錄。真實(shí)的人事檔案記錄能夠使人事部門(mén)及時(shí)地發(fā)現(xiàn)新人，使人才得到充分的利用。人事檔案管理部門(mén)只有系統(tǒng)、有序、及時(shí)地開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源，有效地為企業(yè)提供真實(shí)可靠的人員信息，才能充分彰顯其部門(mén)的價(jià)值所在。

2.2利于評(píng)定人才，使人員最大化發(fā)揮作用

真實(shí)可靠的人事信息有助于人力資源部門(mén)動(dòng)態(tài)分析員工的人生經(jīng)歷，了解員工的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)，為預(yù)測(cè)當(dāng)事人的發(fā)展?jié)摿μ峁┯行У囊罁?jù)。盡管人事檔案中反映的人才類(lèi)型各不相同、優(yōu)缺點(diǎn)各異，但只要有利于企業(yè)發(fā)展的都是有用人才。通過(guò)查看人事檔案提供的信息，使用各類(lèi)人才時(shí)人力資源部門(mén)可以做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，使人才得到最大效力的發(fā)揮，進(jìn)而促進(jìn)人員在各部門(mén)、系統(tǒng)、組織之間能夠合理有序地流動(dòng)，更好地提升企事業(yè)單位的迅速發(fā)展。

2.3預(yù)測(cè)企業(yè)對(duì)人力資源的需要，便于更好的為社會(huì)服務(wù)

對(duì)人力資源需求產(chǎn)生作用的最主要因素來(lái)自單位的內(nèi)部需求，通過(guò)對(duì)人力資源檔案進(jìn)行有效的分析有助于人力部門(mén)及時(shí)了解企業(yè)變革與發(fā)展進(jìn)程中對(duì)人才的不同需求，從而制訂合理的人力資源使用計(jì)劃。人力資源部門(mén)從人事檔案里獲取真實(shí)可靠的個(gè)人信息后，就可以科學(xué)有效地預(yù)測(cè)人力資源需求。結(jié)合本單位實(shí)際情況，可從以下幾個(gè)方面改善人事檔案的管理工作，首先可以通過(guò)建立整個(gè)公司的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。人事檔案管理信息化是以檔案原始記錄信息為基礎(chǔ)，利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)使人事檔案資源信息化，它通過(guò)在計(jì)算機(jī)上建立起各類(lèi)規(guī)范且標(biāo)準(zhǔn)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息實(shí)時(shí)傳輸以達(dá)到資源共享的目的，提高人事檔案的利用價(jià)值；其次，要依據(jù)真實(shí)信息不斷更新在職人員的人事檔案，及時(shí)去掉過(guò)期的或者不真實(shí)的個(gè)人信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的實(shí)時(shí)管理；最后，對(duì)人事檔案的管理是一項(xiàng)對(duì)個(gè)人綜合知識(shí)有著較高要求的工作。因此，人事檔案管理人員除了要具備必須的檔案管理和人力資源方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還要掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，從而提高工作效率，充分開(kāi)發(fā)和利用人才，以便更好的服務(wù)于企業(yè)。

3、結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)的快速發(fā)展進(jìn)程中,人力資源部門(mén)擔(dān)任著為企業(yè)選拔人才的重要角色。而真實(shí)可靠的人事檔案作為人力資源管理內(nèi)容的一部分,是提升人力資源管理效率的一個(gè)有效途徑。傳統(tǒng)人事檔案管理越來(lái)越不能適應(yīng)講求效率的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求,而真實(shí)、規(guī)范、完善的信息化人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中越來(lái)越彰顯其不可替代的作用。建立規(guī)范且真實(shí)的企業(yè)人事檔案信息化管理平臺(tái)，促進(jìn)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行是人力資源管理部門(mén)的重要責(zé)任。

作者：蔡燕娜 單位：廣深珠高速公路有限公司