人事檔案管理工作改進策略

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一、當前人事檔案管理工作的弊端

1.缺乏真實性

從整體上說，我國的人事檔案管理工作起步較晚，發(fā)展速度較慢，其效率和質量相對較低。與此同時，由于我國管理學的發(fā)展遲緩以及市場的阻礙，導致市場與企業(yè)并沒有真正重視人事檔案管理工作。在這種背景下，人事檔案管理工作存在真實性缺乏的主要問題。具體地說，當前的人事檔案更新速度跟不上時代的變化，在檔案管理中也存在較多的客觀問題。一方面，市場體制的改革導致當今人才的擇業(yè)觀改變，有的從業(yè)者甚至在一年內多次更換工作。因此，人事檔案管理工作無法跟上具體的變化，導致其檔案還停留在上一個工作單位，甚至有的人事檔案還停留在幾年前。另一方面，部分人才選擇職業(yè)掛靠，這些人事檔案大多沒有專門的人才進行管理，也沒有經過嚴格的鑒定，這是當前人事檔案管理存在的客觀問題，極大的影響到人事檔案的真實性。

2.工作效率較低

此外，我國當前的人事檔案管理工作并沒有真正立足于新的時代背景，沒有有效發(fā)揮信息技術的效力。進一步說，當前的人事檔案管理工作仍舊主要依靠手工進行，在檔案的整理、查詢和保存等方面，其效率和質量相對較低。在實踐工作中，沒有信息技術進行支撐，其很難對人事檔案進行快速的查詢，也無法對其進行及時的更新。這就導致當前的人事檔案管理工作滯后，缺乏真實性。同時，當前的人事檔案沒有錄入系統(tǒng)，沒有完整的電子版本。在這種背景下，在需要用到相應的檔案時，管理者不得不花費大量的時間和精力進行翻閱，不但降低了工作效率，同時也容易對檔案造成磨損。此外，人事部門也需要極大的空間和設備對其進行保存，也在無形中提高了人事檔案管理工作的難度。

二、改進人事檔案管理工作的策略

1.不斷提高管理者的素質與能力

在新的時代背景下，人事檔案管理工作的重要性已經得到進一步體現(xiàn)。要改進人事檔案管理工作就需要不斷提高管理者的能力與素質，要讓管理者重視這項工作，并擁有足夠的意識。首先，人事檔案管理者的意識必須得到提升?；诖耍芾碚卟拍苤匾暪ぷ?，才能主動努力的工作，并嚴格人事檔案的鑒定工作，并及時進行更新和審核。其次，人事檔案管理者的專業(yè)素質需要得到提高，其才能運用更有效的方法進行管理工作，以此提高工作的效率和質量。這就需要組織加強對人事檔案管理者進行培訓，要通過系統(tǒng)的培訓使管理者掌握新的管理理念和方法，并通過思想政治教育使其認識到人事檔案管理工作的基礎性地位，進而提高其認識。

2.健全制度體系

在新時代背景下，要改進人事檔案管理工作也需要從制度與體系上進行支撐。首先，從管理的角度而言，人事檔案管理需要建設相應的防火、防潮的專用庫房，需要配置專門的檔案柜。在此基礎上放置檔案的庫房需要具有相應的去濕、滅火等設備，要確檔案保存的完好，從管理條件的角度提高管理的質量。其次，人事檔案的收集與整理制度需要得到建設。例如，相關部分應該具有一定的責任心和工作意識，要主動向管理者提供新的人事檔案，而不是讓管理者進行反復的催收。同時，人事部門需要形成層層有人，縱橫相連的網絡體系，要確保人事檔案能夠得到及時更新，并且能夠按照統(tǒng)一的規(guī)格進行裝訂與管理。

3.立足于信息化時代

當前的人事檔案管理工作需要真正立足于信息化時代，需要以現(xiàn)代化管理技術、設備和理念進行建設。一方面，人事檔案管理需要建立健全完整的電子版本。這樣才能方便管理者對人事檔案的管理、查詢和分享，提高工作效率，并避免人為的破壞。另一方面，管理者需要重視電子檔案的管理工作，尤其是注重安全防范，防止檔案遺失或泄露。這就需要管理者做好相應的備份，并利用相應的防御措施降低安全風險。

三、總結

總的來說，人事檔案管理工作是一項極為重要的工作，對社會經濟的發(fā)展有一定的支撐作用。目前，人事檔案管理工作存在一定的漏洞，這就需要管理者不斷總結與反思，提出更有針對性的意見，推動其發(fā)展。

作者：王芑菲 單位：承德市避暑山莊博物館