黨校干部人事檔案管理探究

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一、黨校干部人事檔案管理中存在的問題

1.黨校干部人事檔案的延續(xù)性問題

隨著干部人事檔案目標(biāo)管理工作的實(shí)施，黨校干部人事檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)了從量到質(zhì)的飛躍。然而，在干部人事檔案從傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式邁進(jìn)的過渡階段，把傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的檔案信息正確識(shí)別并有效轉(zhuǎn)化成電子媒介的檔案信息，是當(dāng)前干部人事檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理面臨的難點(diǎn)問題，這其中不乏存在進(jìn)行海量的、陳舊的、破損無法識(shí)別的檔案信息處理的多種情況，甚至還存在由于傳統(tǒng)管理模式下自然或人為原因造成的檔案“斷檔”情況，這些實(shí)際情況的客觀存在，勢必帶來無法保障黨校干部人事檔案延續(xù)性的突出問題。

2.黨校干部人事檔案中有價(jià)值信息的提取和應(yīng)用問題

黨校干部人事檔案不僅對(duì)黨校干部教職員工個(gè)人履歷、政治思想、道德品行、業(yè)務(wù)素養(yǎng)、工作能力、表現(xiàn)和業(yè)績等歷史痕跡進(jìn)行真實(shí)記錄，還為黨校的干部工作提供全面、準(zhǔn)確的信息服務(wù)，對(duì)黨校人才隊(duì)伍建設(shè)和人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，從海量數(shù)據(jù)中（數(shù)據(jù)倉庫）進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘分析，獲取并生成有價(jià)值的信息，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供決策支持和服務(wù)，已經(jīng)取得長足的進(jìn)展和廣泛應(yīng)用。傳統(tǒng)檔案管理模式下，干部人事檔案信息量小，局限于基本信息記錄的層面上，也僅僅只是對(duì)干部的工作、學(xué)習(xí)、政治歷史材料，家庭出身、社會(huì)關(guān)系等靜態(tài)資料情況的簡單記錄。然而，我們卻往往一點(diǎn)兒也沒有意識(shí)到的是：更重要的、有價(jià)值的信息其實(shí)都隱藏在那些海量的、分散的、看似不相關(guān)的、靜態(tài)的檔案數(shù)據(jù)中，而當(dāng)前，黨校干部人事檔案的信息化應(yīng)用程度又極其低下，勢必帶來無法從檔案中提取有價(jià)值的信息，為黨校的干部工作提供全面、準(zhǔn)確的信息服務(wù)，無法對(duì)黨校人才隊(duì)伍建設(shè)和人才資源開發(fā)提供決策支持的問題。

3.黨校干部人事檔案中原始性檔案的收集問題

在干部人事檔案管理中，收集檔案材料是一項(xiàng)十分重要的環(huán)節(jié)。通常，在檔案整理之前，都必須進(jìn)行歸檔材料的收集、鑒別和分類等，這不僅需要建立完善的檔案收集制度，還需要暢通來源渠道，采取經(jīng)常性收集、針對(duì)性收集、上門收集、電話、信函催要、本人查找等多種形式、多種途徑收集材料。特別是涉及到教學(xué)科研等業(yè)務(wù)方面的信息，對(duì)這些原始性檔案材料收集起來比較困難。主要表現(xiàn)在第一手的教學(xué)、科研方面的珍貴資料未能及時(shí)交到人事部門歸檔，而這些教學(xué)、科研方面的原始性檔案往往分散在各個(gè)部門或個(gè)人手中，甚至由于沒有得到較好地存放和管理，長此以往就更無法收集找回這些原始性的檔案材料。

4.黨校干部人事檔案歷史過程的留存問題

黨校的干部人事檔案是黨校整個(gè)人事、教學(xué)和科研工作的真實(shí)記載，是黨校成立、發(fā)展、變遷的全部歷史過程的真實(shí)、準(zhǔn)確地反映。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，干部人事檔案管理手段落后，工作效率低下?，F(xiàn)行檔案管理還沒有從傳統(tǒng)的紙制檔案管理模式中走出來。大部分單位干部人事檔案仍采用紙張保存和目錄管理的傳統(tǒng)保存方式，查閱、利用非常不方便。由于種種原因，總會(huì)出現(xiàn)檔案管理方面的弊端，所以檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、有效性和可回溯性都大打折扣。目前，黨校干部人事檔案管理工作雖有改進(jìn)，但是仍普遍處于傳統(tǒng)手工或者半手工、半現(xiàn)代化和半信息化的管理模式下、整檔工序繁瑣復(fù)雜。干部人事檔案仍以紙質(zhì)為主，基本檔案信息的計(jì)算機(jī)電子文檔化或數(shù)據(jù)庫錄入狀態(tài)為輔，顯然這種狀況也無法從根本上解決檔案歷史過程的留存問題。

二、新時(shí)期黨校干部人事檔案管理工作的對(duì)策思考

1.構(gòu)建黨校干部人事檔案綜合信息動(dòng)態(tài)化管理體系

整合資源，打破黨校人事、教學(xué)、科研等各部門檔案管理各自為政形成的“部門壁壘”，消除“信息孤島”，共建干部人事檔案信息綜合管理平臺(tái)，共享干部人事檔案信息資源，建設(shè)好黨校干部教師人事、教學(xué)和科研檔案信息資源庫，特別是建設(shè)好包含音、視頻影像信息的檔案資源庫，做到實(shí)時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理。

2.探索黨校干部人事檔案項(xiàng)目化管理的模式

項(xiàng)目管理思想是一種先進(jìn)的管理方法，將項(xiàng)目管理融入到干部檔案管理過程中，解決干部檔案管理工作過程中的存在問題，有利于推動(dòng)干部檔案管理工作的動(dòng)態(tài)管理，優(yōu)化發(fā)展。通過借鑒和引入企業(yè)項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)和做法，把黨校干部人事檔案管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)（或工作）進(jìn)行分解，劃分成多個(gè)“工作子集”，每個(gè)“工作子集”可以視為一個(gè)項(xiàng)目包，從而使其項(xiàng)目化，然后再結(jié)合項(xiàng)目管理的方法進(jìn)行控制，圍繞檔案管理的目標(biāo)來推進(jìn)實(shí)施。

3.研發(fā)黨校干部人事檔案信息決策支持系統(tǒng)

為適應(yīng)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的新形勢，黨校應(yīng)加快推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，加大力度投入并研發(fā)黨校干部人事檔案信息決策支持系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)輔助工具，從海量的干部人事檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和分析，獲取并利用檔案數(shù)據(jù)中內(nèi)在潛藏的信息價(jià)值為黨校干部教育事業(yè)服務(wù)。

4.建立健全黨校干部人事檔案原始性材料收集的機(jī)制

一是要完善材料收集。凡涉及檔案材料不規(guī)范、手續(xù)不全的逐一進(jìn)行登記，并與干部本人進(jìn)行溝通交接，限期補(bǔ)齊，同時(shí)以發(fā)放書面通知、電話催交、親自上門等形式進(jìn)行收集，認(rèn)真做好檔案缺失材料的收集工作。二是要廣泛宣傳檔案工作的重要意義和作用，大力營造檔案建設(shè)的良好氛圍和環(huán)境，建立健全檔案原始性材料收集的機(jī)制，采取行政方式與動(dòng)員號(hào)召相結(jié)合、重點(diǎn)與一般相結(jié)合的原始性材料收集方式，要加強(qiáng)和各部門的協(xié)調(diào)，要多方位聯(lián)動(dòng)，多角度地拓寬原始性檔案材料收集的渠道，構(gòu)建起一個(gè)原始性檔案材料收集的網(wǎng)絡(luò)體系。

5.加強(qiáng)黨校干部人事檔案歷史痕跡信息的保護(hù)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息的歷史記錄從文字、圖表等傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式發(fā)展為圖文、聲音、影像等現(xiàn)代的多媒體形式，這種發(fā)展轉(zhuǎn)變，有利于更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化，而數(shù)字化可以很好地保存、再現(xiàn)和還原檔案的歷史痕跡信息。因此，解決檔案歷史過程的留存問題，保護(hù)好檔案歷史痕跡信息，必須走干部人事檔案信息化的道路。

三、總結(jié)

總之，黨校干部人事檔案管理工作中存在的問題是多方面的，形成的原因也是多方面的，我們必須從推動(dòng)黨校干部人事檔案事業(yè)發(fā)展的大局來看待這些問題，做好珍貴歷史檔案的保護(hù)工作，加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，挖掘和利用好檔案信息的潛在價(jià)值，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，使檔案工作更好地黨校干部教育事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

作者：鐘啟超 單位：中共云南省委黨校