高校人事檔案管理研究

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一、高校人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理制度不規(guī)范。

高校人事管理全面推行公開招聘、普遍訂立聘用合同、基本完成崗位設(shè)置管理實(shí)施工作。但是，高校人事檔案管理工作制度相對(duì)不規(guī)范，人事檔案在檔案接收、資料的轉(zhuǎn)遞、檢查、審核等程序上沒有較為完備的制度，導(dǎo)致檔案信息收集不全；檔案歸檔、查閱等方面缺乏相應(yīng)的制度，致使入檔材料沒有及時(shí)歸檔，甚至出現(xiàn)檔案材料丟失、不完整等。

2.管理手段和技術(shù)落后。

在信息化發(fā)展的今天，高校人事檔案管理仍處于手工操作的狀態(tài)。盡管部分人事檔案已形成電子檔案，但是由于在人事檔案管理方面投入資金有限，檔案信息化尚未全面推行。人事檔案的歸檔、裝訂仍以手工為主，缺乏基本的管理設(shè)備與先進(jìn)的管理手段，制約著人事檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。

部分高校人事檔案管理由人事部門工作人員兼職管理，由于不是專職人員管理，很難高標(biāo)準(zhǔn)完成人事檔案收集、鑒定、分類、裝訂、統(tǒng)計(jì)及利用等工作，從而使高校人事檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高校發(fā)展的需要。

4.人事檔案歸檔內(nèi)容單一。

人事檔案的歸檔材料主要包括：履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察、審計(jì)材料，學(xué)歷、培訓(xùn)材料，政審材料，黨團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，處分材料，工資、任免、待遇、出國(guó)審批等材料以及其他可供組織上參考的材料。隨著高校人事制度改革不斷深入，對(duì)管理的主要環(huán)節(jié)加以規(guī)范，深化體制度改革和深化養(yǎng)老保險(xiǎn)、收入分配等重點(diǎn)領(lǐng)域的改革，人事檔案的歸檔內(nèi)容要與之相適應(yīng)，不斷豐富其歸檔內(nèi)容。

二、高校人事檔案管理的路徑

1.建立規(guī)范的人事檔案管理制度。

在人事檔案管理中不斷加以優(yōu)化，使人事檔案管理制度更加合理化、規(guī)范化、制度化，以適應(yīng)日益深化的人事制度改革的需要。

(1)規(guī)范化管理。

人事檔案在內(nèi)容與形式的形成上是有其內(nèi)在的規(guī)律和內(nèi)在的聯(lián)系，在嚴(yán)格把好檔案進(jìn)口關(guān)、出口關(guān)的前提下，規(guī)范化管理。按照人事檔案的十個(gè)類別進(jìn)行準(zhǔn)確甄別、分類、整理、加工，確保人事檔案的真實(shí)、完整、實(shí)用，形成一整套收集、鑒定、整理、查閱、傳遞、定時(shí)歸還、利用等制度體系。

(2)嚴(yán)明的管理制度。

人事檔案工作已逐步實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，人事檔案部門在遵循《檔案法》的基礎(chǔ)上，與人事管理工作實(shí)際相結(jié)合，完善檔案的查借閱制度、保管保密制度等，做到有章可循。

(3)現(xiàn)代信息技術(shù)手段。

充分利用電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化管理。建立人事檔案信息傳遞、檔案資源共享數(shù)據(jù)庫，把計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科技手段運(yùn)用到高校人事檔案管理中去，利用現(xiàn)代辦公設(shè)備，使人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化。通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，利用加密等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

2.強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高工作質(zhì)量。

人事檔案管理人員必須具有良好的政治素質(zhì)和極強(qiáng)的工作責(zé)任心，這是做好人事檔案工作的必要素質(zhì)。高校人事制度改革，逐步淡化身份觀念，加強(qiáng)人事檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，定期參加高校人事檔案管理培訓(xùn)，形成檔案從業(yè)人員“一專多能”綜合素質(zhì)。增強(qiáng)檔案從業(yè)人員的崗位意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，對(duì)所有類別的人事檔案資料同等重視，注重其他各方面人事材料的收集與整理。對(duì)人事檔案的功能進(jìn)行重新的定位，賦予人事檔案相對(duì)人的民主權(quán)利，使檔案從被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)，發(fā)揮檔案在管理上的作用。

3.豐富和完善人事檔案的內(nèi)容。

人事檔案內(nèi)容的是否完整和真實(shí)與人事檔案的價(jià)值利用息息相關(guān)。人事檔案收集的內(nèi)容應(yīng)注重統(tǒng)籌兼顧，注意與高校人事制度改革的關(guān)聯(lián)性、耦合性相銜接，所收集的材料必須得到組織認(rèn)可，在收集檔案基礎(chǔ)資料的前提下，建立人事工作業(yè)績(jī)檔案、保險(xiǎn)檔案等，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握干部隊(duì)伍的整體狀況，準(zhǔn)確選人用人提供第一手可靠的資料，促進(jìn)高校人事管理的規(guī)范化。一所高校的發(fā)展與其擁有的高素質(zhì)人才隊(duì)伍是密不可分的，人事檔案在高校人才建設(shè)中發(fā)揮重要的作用。人事檔案是人才信息的重要載體，重視人事檔案管理的計(jì)劃性、整體性和未來性，在高校的發(fā)展中開發(fā)、利用人事檔案中人才信息，為知人善任,選賢舉能提供科學(xué)依據(jù)，為教育事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。人事檔案作為人事管理的一部分，必須在新的發(fā)展空間中不斷自我完善，為高校發(fā)展最大限度地發(fā)揮人事檔案的憑證與參考作用。

作者：王倩 單位：大連交通大學(xué)