人事檔案管理中計(jì)算機(jī)通信技術(shù)的運(yùn)用

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人事檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜且繁瑣的工作，尤其是在當(dāng)代信息決定效益、信息決定成敗的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人事檔案管理工作只有不斷地改革與創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，充分運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)通信技術(shù)及其互聯(lián)網(wǎng)功能，才能不斷地提高管理工作水平，推動(dòng)人事檔案的管理工作朝著現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。

1計(jì)算機(jī)通信技術(shù)在人事檔案管理工作中的重要作用

（1）提高人事檔案管理工作的效率。我們都知道，人事檔案管理工作是十分繁瑣且細(xì)致的，很多流程都是基于經(jīng)驗(yàn)之下的重復(fù)勞動(dòng)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。計(jì)算機(jī)通信技術(shù)在人事檔案管理工作中的運(yùn)用，可以使得人事檔案管理人員從繁瑣的重復(fù)勞動(dòng)中解脫出來，幫助其合理地運(yùn)用影像特性，將所采集到的個(gè)人照片與信息清晰完整地反映出來，在圖文并茂的情況下使得檔案使用者可以更直觀地了解與掌握所需要的信息，大大地提高了檔案管理工作的效率，也使得人事檔案管理工作朝著更加現(xiàn)代化、科學(xué)化的方向邁進(jìn)。

（2）促進(jìn)信息資源利用的最大化。從傳統(tǒng)意義上來看，人事檔案管理的載體是紙，這很容易出現(xiàn)遺失或者損壞，不利于檔案的攜帶與傳遞。而人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化后，各種信息資源和數(shù)據(jù)是以數(shù)字信號(hào)的形式展示出來的，而不是傳統(tǒng)的依靠紙張當(dāng)作載體，從而使得人事檔案的傳輸與使用效率在更大的程度上得到提高；與此同時(shí)，在人事檔案管理工作中合理地運(yùn)用計(jì)算機(jī)通信技術(shù)，可以更好地實(shí)現(xiàn)資源共享，將各類人事信息資源系統(tǒng)化地整理出來，為檔案信息使用者以及有關(guān)部門提供必要的依據(jù)與參考。

（3）保護(hù)人事檔案載體。在過去漫長(zhǎng)的人事檔案管理工作中，檔案材料的保管主要依靠的就是就是紙質(zhì)載體，它的客觀性是毋容置疑的，所以，對(duì)于人事檔案紙質(zhì)材料的保管工作不但難度大而且質(zhì)量低。而受社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的影響，人事檔案的利用率卻越來越高，各項(xiàng)工作中經(jīng)常需要查閱個(gè)人信息，翻閱次數(shù)的增多、重復(fù)裝訂等使得薄薄的紙張不堪重負(fù)。實(shí)現(xiàn)信息化后，信息需求者就可以從人事檔案信息系統(tǒng)內(nèi)求得所需要的數(shù)據(jù)資料，減少了與紙質(zhì)原始材料的接觸，從而對(duì)人事檔案載體形成了一定的保護(hù)。

2利用計(jì)算機(jī)通信技術(shù)不斷提升人事檔案管理工作水平的對(duì)策

在計(jì)算機(jī)通信技術(shù)的影響下，現(xiàn)代人事檔案管理工作水平取得了顯著的進(jìn)步，但仍需不斷的提高，具體方法可以從以下幾方面著手：

（1）強(qiáng)化人事檔案管理信息化建設(shè)。要想在更大程度上提高人事檔案管理工作效率，就要科學(xué)、合理地引進(jìn)計(jì)算機(jī)通信技術(shù)，不斷強(qiáng)化人事檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高工作的質(zhì)量。首先，要強(qiáng)化人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以人事部門所擁有的計(jì)算機(jī)為中心，借助于掃描儀、光盤、計(jì)算機(jī)以及多媒體等交互式技術(shù)，實(shí)現(xiàn)與單位企業(yè)部門之間的數(shù)據(jù)連接，并且通過建立人事檔案的錄入、維護(hù)、備份、更新、歸檔以及檢索等各環(huán)節(jié)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得所構(gòu)建的信息系統(tǒng)能夠滿足各部門對(duì)人事檔案信息的需求，其他部門可以在權(quán)限允許的情況下，直接對(duì)人事檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查詢、訪問，從而逐步提升人事檔案信息化管理的價(jià)值與作用；其次，為了提升人事檔案信息系統(tǒng)的安全性，可根據(jù)具體情況對(duì)系統(tǒng)用戶分權(quán)限設(shè)置，通過操作權(quán)限設(shè)置、防火墻設(shè)置、密碼訪問等多種多樣的方式，使得每一個(gè)系統(tǒng)用戶都有特定的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限和功能設(shè)置權(quán)限，且對(duì)于重要的數(shù)據(jù)資料要實(shí)行物理存儲(chǔ)和訪問的隔離，保證人事檔案管理數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性；在此進(jìn)程中，還要派專業(yè)人員定期或者不定期地對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，一旦發(fā)現(xiàn)安全隱患問題，要及時(shí)妥善地進(jìn)行解決與處理，做到防患于未然；再者，要想使得計(jì)算機(jī)通信技術(shù)在人事檔案管理工作中發(fā)揮出更大的作用，相關(guān)負(fù)責(zé)人要開辟專供用戶發(fā)表意見與建議的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，鼓勵(lì)信息用戶根據(jù)自己的使用體驗(yàn)積極地說出自己的想法，從而在集思廣益的基礎(chǔ)上為人事檔案信息化管理工作的完善提供更多的活力和源泉。

（2）培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案信息化管理人員。在信息時(shí)代，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閮?yōu)秀人才的競(jìng)爭(zhēng)，培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案信息化管理人員，是提高檔案管理效率的關(guān)鍵，更是推動(dòng)人事檔案管理工作朝著更加正確、科學(xué)的方向邁進(jìn)的需要。具體做法：其一，人事檔案部門負(fù)責(zé)人要根據(jù)實(shí)際工作需要，通過組織“人事檔案信息化管理”為主題的專題會(huì)議、主題性的拓展訓(xùn)練活動(dòng)、推薦優(yōu)秀員工外出深造、邀請(qǐng)外界專家前來指導(dǎo)等多種有效的方式，全方位地引導(dǎo)人事檔案管理人員注重學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)通信知識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作技能、程序以及軟件應(yīng)用的流程等，逐步培養(yǎng)出既懂人事檔案管理又知曉計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作規(guī)范的高素質(zhì)復(fù)合型人才；其二，有效的激勵(lì)考核機(jī)制可以在更大程度上提高人事檔案管理人員的工作熱情與主動(dòng)積極性。一方面，領(lǐng)導(dǎo)要從整體戰(zhàn)略的角度出發(fā)，舍得投資，不斷更新計(jì)算時(shí)通信設(shè)備，引進(jìn)專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能人才，在以人為本的基礎(chǔ)上還要重視硬件設(shè)施的建設(shè)，設(shè)立專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，廣泛的培養(yǎng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的操作人員，只有這樣，人事檔案的信息化管理工作才能得到不斷的提高，且后繼有人?，F(xiàn)代社會(huì)畢竟已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)無處不在，熟練地掌握這些技能并不斷地引進(jìn)新設(shè)備、培養(yǎng)新的專業(yè)人員是確保人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的基本保障。另一方面，還要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的考核，考核的內(nèi)容要包括計(jì)算機(jī)操作熟悉程度及其業(yè)績(jī)等，通過考核這種方式方法督促相關(guān)工作人員嚴(yán)格要求自己，保證工作質(zhì)量?？己私Y(jié)果可以通過局域網(wǎng)在一定的范圍予以內(nèi)公示，員工也可以通過局域網(wǎng)絡(luò)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映自己的意見，從而增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的溝通與了解。

（3）紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合。長(zhǎng)期以來，我國(guó)企事業(yè)單位的人事檔案管理都采用的是紙質(zhì)檔案管理的方式，尤其是人事檔案在發(fā)揮其法律效應(yīng)或者憑證時(shí)，紙質(zhì)檔案較之于電子檔案，就有著更加安全、直觀以及認(rèn)同感高的優(yōu)勢(shì)。因此，要想更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)通信技術(shù)在人事檔案管理中的重要作用，就要在遵循這種慣有的認(rèn)同感的基礎(chǔ)上，結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際需要，在做好電子檔案工作的同時(shí)，也要分門別類、定期地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)于法律效應(yīng)、憑證、對(duì)安全要求較高的檔案，要進(jìn)行紙質(zhì)管理，尤其是最原始的材料，要專人負(fù)責(zé)、不可隨意借閱，并且將必要內(nèi)容進(jìn)行電子備份，以便為人事檔案的完整性、安全性提供更扎實(shí)的保障；除此之外，由于紙質(zhì)檔案?jìng)鏖喢姹容^窄等因素，有些如反映企事業(yè)單位的性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)狀況、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)等內(nèi)容的應(yīng)當(dāng)加大對(duì)外宣傳的檔案資料卻不為人所知，此時(shí)可以合理地運(yùn)用現(xiàn)代信息化的平臺(tái)，加大宣傳力度，使得部分檔案信息資源能夠得到很好的推廣與宣傳，提高企事業(yè)單位的知名度。

作者：王晶晶 單位：平頂山高級(jí)技工學(xué)校