醫(yī)院人事檔案管理與人力資源管理分析
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【摘要】時代在進(jìn)步，科技在發(fā)展，醫(yī)院認(rèn)識檔案管理也要不斷的更新進(jìn)步，在如今這信息爆炸的年代，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作受到了挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了危機。傳統(tǒng)人事檔案管理的不足逐漸呈現(xiàn)出來，改進(jìn)人事檔案管理已經(jīng)迫在眉睫。只有改進(jìn)人事檔案管理才能不被時代所淘汰，才能使工作更為有效，才能更為有效的促進(jìn)人力資源管理的工作。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；人力資源；制度化
人事檔案管理與人力資源管理都是醫(yī)院管理工作內(nèi)容中的重要部分，在如今這信息爆炸的年代，人事檔案管理與人力資源管理的重要性逐漸被呈現(xiàn)，而傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)跟不上時代的步伐，只有改進(jìn)人事檔案管理，使其提高工作效率，加強與人力資源管理的關(guān)系，才能在如今的社會環(huán)境下更好的生存、發(fā)展。
一、人事檔案管理的意義
充分開放和利用人力資源信息是人事檔案管理的基礎(chǔ)。深度開發(fā)人事檔案，可以提高檔案的使用價值，例如共享人事信息，促進(jìn)醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展。同時，積極開發(fā)人力資源信息是人事部門的職責(zé)，由封閉式管理轉(zhuǎn)向開放式管理，快速收集人才信息并傳遞給用人科室，為醫(yī)院管理工作服務(wù)[1]。
二、人事檔案管理中出現(xiàn)的問題
（一）不規(guī)范的人事檔案
人事檔案材料的審查出現(xiàn)漏洞及歸檔出現(xiàn)差異等都是醫(yī)院普遍存在的問題。在填寫一些檔案時內(nèi)容太過簡單，前后矛盾，不符合填寫規(guī)則，而有些檔案卻因不及時歸檔、不規(guī)范存放造成了檔案遺漏或損壞。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后
醫(yī)院存放檔案的庫房是人事檔案管理的重中之重，因為庫房是存放檔案的地方，所以為了檔案安全，應(yīng)該加強庫房的建設(shè)，但在如今許多醫(yī)院的檔案庫房缺乏防潮防火設(shè)備，且設(shè)施比較陳舊。在人事檔案管理的日常工作中，主要依靠手工進(jìn)行工作，缺乏電子化檔案管理經(jīng)驗、技術(shù)，故而檔案在經(jīng)過多次的整理和裝訂后，很容易損壞。
（三）缺乏檔案意識
衛(wèi)生事業(yè)隨著社會不斷進(jìn)步而不斷改革，人才流動也隨之頻繁起來。很多醫(yī)院工作人員對自己的人事檔案并不關(guān)心，以至于有些重要的檔案資源缺失也毫不知情，當(dāng)人員流動時，因為原始檔案的缺失，往往只能跑回原單位進(jìn)行補辦新檔案。這樣缺乏系統(tǒng)性的檔案管理不僅不利于核實基本情況，還容易對檔案真實性和可靠性產(chǎn)生質(zhì)疑[2]。
三、人事檔案管理問題的解決方案
（一）人事檔案管理制度化
在管理人事檔案時，要貫徹制度建設(shè)。在完善人事檔案管理的同時，要對檔案管理制度嚴(yán)格執(zhí)行加強監(jiān)督，以便檔案管理制度能夠有效實施。在制度下，要堅持人人平等，建立制度的嚴(yán)肅形象。同時要分工明確、強調(diào)工作原則、建立工作規(guī)范，規(guī)范員工的工作，還要加強檔案和其他部門的聯(lián)系，促進(jìn)檔案管理制度化、程序化[3]。
（二）加強宣傳，增強意識
醫(yī)院要對員工積極宣傳人事檔案管理的意義，加強員工對檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。醫(yī)院的干部領(lǐng)導(dǎo)也需要學(xué)習(xí)相關(guān)知識，增強檔案意識，注重檔案管理，以便更好的對人事檔案管理工作進(jìn)行支持，從而促進(jìn)人事檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容中去，不僅如此還要加強患者的檔案意識，著重加強參與養(yǎng)老保險的人群，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，許多事業(yè)單位的工作人數(shù)在增加，許多新的企業(yè)如雨后春筍般涌出，這使得參保人員急速增長，倘若參保人對自己的檔案不夠了解，不夠注重，當(dāng)自身檔案出現(xiàn)遺失或損壞的情況，沒有及時的進(jìn)行補辦，影響人事檔案的正常管理。更有甚者，因?qū)n案的不注重，對檔案不理不問不辦理，這都對將來養(yǎng)老保險的順利進(jìn)行起到了阻礙作用，以至于產(chǎn)生糾紛。故而加強對群眾的檔案意識也是人事檔案管理工作的重要部分。同時，檔案管理人員的思想教育也要加強，以便提高相關(guān)人員的工作素質(zhì)及專業(yè)化水平，從而維護(hù)檔案的完整性。
（三）規(guī)范收集整理工作
人事檔案管理的基礎(chǔ)工作便是對檔案資料的收集、整理、補充。人事檔案內(nèi)容較為廣泛，包括人事部、科教部等許多部門。檔案管理人員在日常工作中應(yīng)該與這些部門經(jīng)常聯(lián)系，以便更好的收集檔案，完備、完整、準(zhǔn)確、明確是收集手續(xù)工作過程中需要嚴(yán)格執(zhí)行的。同時要嚴(yán)格對檔案進(jìn)行審查，及時退回不符合要求的材料并要求限期糾正，而不屬于歸檔范圍的材料要退回相關(guān)部門。
四、人力資源管理的意義
首先，人力資源管理能促進(jìn)醫(yī)院的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性。人力資源部門需要在日常工作中對人員進(jìn)行管理和約束，當(dāng)員工進(jìn)入醫(yī)院的那刻起，就要建立個人檔案，并按需分配。醫(yī)院各部門之間的管理受到工作人員的影響，醫(yī)院的工作大多非常嚴(yán)謹(jǐn)，這就要求工作人員必須掌握專業(yè)的知識及技術(shù)。在醫(yī)院的工作中，規(guī)范醫(yī)院基本操作是必須要做到的，人力資源管理因其細(xì)致性和指導(dǎo)性保障了醫(yī)院基本操作的規(guī)范有序執(zhí)行。其次，醫(yī)院的體制改革受到人力資源管理的影響，在如今的社會條件下，醫(yī)院的管理方式是一種企業(yè)化的管理方式，因此，對人事的要求出現(xiàn)了不同，人力資源的整合便是企業(yè)化人事管理的表現(xiàn)。隨著我國醫(yī)療體制改革的進(jìn)程，人力資源在其中起到的作用也越來越大。最后，公共衛(wèi)生影響到一個國家的生存與發(fā)展，處于發(fā)展階段的我國，迫切需要有個能實現(xiàn)公共衛(wèi)生服務(wù)的完整系統(tǒng)。在我國，醫(yī)療水平還尚處于初級階段，無法滿足廣大民眾的醫(yī)療需求。人力資源管理能在基礎(chǔ)上保證醫(yī)療水平的進(jìn)步[4]。
五、人事檔案管理與人力資源之間的關(guān)系
人事檔案管理能充分發(fā)揮人力資源的工作效率，對人力資源的合理配置起著促進(jìn)作用，更能使人力資源的預(yù)測更為科學(xué)與規(guī)范。同時，人事檔案管理對人力資源管理也起著反作用，因為當(dāng)檔案材料出現(xiàn)失真及雷同時，會對人力資源管理的合理配置起著妨礙作用，會降低人力資源的發(fā)掘力度。同時當(dāng)人事檔案的整體性有損時，例如檔案材料出現(xiàn)缺失與管理混亂等，便會使得人力資源的工作效率下降。落后的人事檔案管理方法更會制約著人力資源的開發(fā)[5]。
六、人事檔案管理的改進(jìn)方法
（一）完善人事檔案管理制度建立完善、合理的人事檔案管理制度將會打破傳統(tǒng)的工作習(xí)慣與要求，使得人事檔案管理工作達(dá)到新時代的工作要求，使得人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化。
（二）提高工作人員的素質(zhì)隨著時代的發(fā)展，社會的進(jìn)步，許多昔日的管理模式及對工作人員的要求都逐步被淘汰，因此，培訓(xùn)新型的人才，全面提高工作人員的素質(zhì)是必然的。新型的人才更適應(yīng)新型的管理模式，在新型的管理模式下新型的人才在工作上更有工作效率。提高工作人員的素質(zhì)不僅能提高工作效率還能提高工作的質(zhì)量。
（三）人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化時代在發(fā)展，檔案材料隨著時間的流逝而在不斷增加。主要依靠手工操作的傳統(tǒng)管理模式漸漸跟不上工作的需求，長時間的工作，較高的出錯率等都已經(jīng)成為工作的阻礙。因此建立一套新型的、現(xiàn)代化的管理模式勢在必行。
七、結(jié)束語
時代在高速發(fā)展，社會在快速進(jìn)步，只有與時俱進(jìn)，不斷自我更新才能不被社會淘汰，因此傳統(tǒng)的人事檔案管理和人力資源管理必須要進(jìn)行大改革、大換血才能適應(yīng)新的時代。建立新型的檔案管理模式，培訓(xùn)新型人才都是必要的改革過程，只有這樣才能更好的抵御沖擊、更好的適應(yīng)新時代。
參考文獻(xiàn)
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[2]楚蘭英.淺論醫(yī)院人事檔案管理與人力資源管理[J].東方企業(yè)文化，2014（1）:177-177.
[3]楊暢.談醫(yī)院的人事檔案與人力資源管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2013（23）:185.
[4]張霞.人力資源管理在醫(yī)院中的重要作用[J].經(jīng)營者,2013,27（9）:43,51.
[5]曾紅華.從人力資源管理看醫(yī)院人事檔案管理[J].黑龍江史志,2014（9）:124-125.
作者：黃鳳潔 單位：廣西民族醫(yī)藥研究院（廣西壯醫(yī)醫(yī)院）
