人事檔案管理及其發(fā)展趨勢探討

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【摘要】人事檔案是屬于社會公共信息，人事檔案可以作為人力資源開發(fā)機構進行人員調配時的重要參考依據(jù)，對于實現(xiàn)人力資源配置合理化有著重要的現(xiàn)實意義。所以，管理部門要重視對人事檔案的管理，并認清其發(fā)展趨勢，以實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，從而有效地提高企事業(yè)單位的管理水平，對于企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展起到了不可忽視的促進作用。

【關鍵詞】人事檔案管理 發(fā)展趨勢

人事檔案管理是人力資源管理工作重要組成部分，隨著人們對人才管理重要的認識的不斷提高，人事檔案管理工作的地位也逐漸提高。加強人事檔案管理，使管理部門對人才有更全面、詳細、正確的了解和評價，是正確使用人才的重要依據(jù)，它能夠促進人才的合理使用、合理流動和合理配置，是保證人才隊伍素質的重要手段。

1人事檔案管理中的問題

1.1思想認識不夠

目前，在我國普遍存在管理部門對于人事檔案管理重視程度不夠，認識不到其重要性，只停留于保證人事檔案的安全，不丟失、不泄密的程度，沒能使人事檔案發(fā)揮出其人才調控作用，所以對于人事檔案管理工作的關注度不夠，導致檔案室由于經(jīng)費不足其設施建設和配置都不夠標準、規(guī)范，嚴重阻礙了檔案工作的良性發(fā)展。

1.2人事檔案管理工作效率低

我國雖然有健全的人事檔案管理制度，但在實際工作中還是存在很多因素影響人事檔案的工作效率，如檔案收集歸檔過程相對緩慢，新技術手段并沒有在檔案管理中發(fā)揮其應有的作用，還無法實現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化人力資源管理。在資料匯編時，由于外部信息少，不能及時、全面、準確地反應人員的實際信息情況，不能滿足人力資源管理形勢發(fā)展的需求，嚴重影響了人事檔案的利用率。而且在對人事檔案查詢和使用時，受到諸多因素的限制使其仍需要通過手工的形式來查閱資料，即費力又耗時。

1.3人事檔案管理不夠規(guī)范

在人事檔案管理工作還存在很多缺陷。由于人事檔案材料的搜集過程繁瑣，再加上工作人員的檔案管理意識較差，經(jīng)常會將檔案資料放在臨時存放處，使其不能及時歸檔，有可能導致檔案資料不完整、不系統(tǒng)、連續(xù)性差等情況的出現(xiàn)。而且由于人才競爭非常激烈，單位對人才的招聘大都依靠人力資源開發(fā)中心，對于人事檔案的管理有些單位也會通過人事的方式進行。在人才發(fā)生流動時，由于檔案在轉遞和交接的過程中沒有第三方參與審查監(jiān)管，經(jīng)常會發(fā)生檔案資料損壞或丟失的現(xiàn)象。

1.4人事檔案管理現(xiàn)代化進程緩慢

通過計算機可以完成檔案的收集、開發(fā)、傳遞、查詢等工作，即節(jié)省了管理人員的時間又提高了檔案管理的工作效率，是最基本、最有效的現(xiàn)代化管理手段。但在實際工作中，雖然多單位都已經(jīng)開發(fā)了人事檔案管理系統(tǒng)，但開發(fā)者并沒有從本單位的實際需求入，使其不能發(fā)揮其方便、快捷、高效的優(yōu)點，以至于出現(xiàn)信息歸類不嚴謹、輸入困難、搜索結果不匹配等問題，使其很難得以運用，影響了人事檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展速度。

2人事檔案管理策略

2.1從思想上提高認識

管理部門要認識到人事檔案管理的重要性，并通過有效的手段引起領導的重視，并將人事檔案管理納入到發(fā)展計劃之中，除了要在思想上提高認識還要給予一定的資金支持，成立專門的人事檔案管理部門，并保證相關設施建設，建立規(guī)范化的檔案室，對于檔案的保護、維護和搶救待方面要有預留經(jīng)費，有條件的單位還可以配備掃描儀等設備，以提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平，確保檔案室的檔案安全和完整。

2.2建立健全的信息化人事檔案管理體系

要想建立建立健全的信息化體系，首先要保證硬件配套設備齊全，保證能夠對檔案數(shù)據(jù)進行快速的處理，還能夠對圖片、視頻等各種形式的檔案進行保存和錄入處理。要要按統(tǒng)一的國家檔案管理標準建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡可以實現(xiàn)不同地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)的資源共享。另外，要重視信息安全保安系統(tǒng)的建設，網(wǎng)絡可以為工作帶來方便，同時也存在很大的安全隱患，一定要重視人事檔案信息的安全保密問題，對于數(shù)據(jù)庫內的信息要做好備份，以防由于意外或人為手段造成檔案信息的破壞或丟失。

2.3提高檔案管理人員的素質

人事檔案管理對于工作人員的要求比較高，這主要取決于由人事檔案管理工作的特殊性。人事檔案管理工作是一項原則性、政治性較強，保密性較高的工作。所以人事檔案管理工作人員不僅要具有較高的業(yè)務水平，還需要有一定的政治覺悟和道德修養(yǎng)。新時期人人事檔案管理工作人員必需要有高度的政治責任心、紀律性和敏銳性，同時要熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法。

2.4加強制度建設，使管理更加規(guī)范

嚴格執(zhí)行人事檔案管理制度是實現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化的基本條件和重要手段，同時各單位還需要根據(jù)自己的實際情況建立相應的檔案管理規(guī)章制度，從檔案的收集、鑒別、歸檔、借閱等各方面都做出詳細的規(guī)定，使人事檔案管理工作有章可循。

3人事檔案管理的發(fā)展趨勢

3.1現(xiàn)代化人事檔案管理

雖然很多單位已經(jīng)實行人事檔案信息化管理，但其中還存在很多的缺陷和弊端。堅持信息化管理方針，檔案的收集、歸檔、查閱等各階段都徹底地脫離紙質檔案的手工管理模式，全面實行電子化運行，統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷提高人事檔案管理信息化的水平，建立完善的信息化管理體系，將成為人事檔案管理發(fā)展的主要方向。

3.2對人事檔案實施“三化”管理

“三化”管理即對人事檔案實行現(xiàn)代化、規(guī)范化、標準化管理。標準化是人事檔案管理信息化發(fā)展的基礎，是加快檔案管理數(shù)字化進程的重點，而規(guī)范化是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的必要手段。其根本在于要徹底地改變檔案不規(guī)范、材料不統(tǒng)一、裝訂不整齊、內容不完整等問題，通過健全的規(guī)章制度對人事檔案管理工作實施有效的約束，以形成人事檔案管理標準體系，即有利于我國檔案事業(yè)的健康、持續(xù)的發(fā)展，又能夠有效地促進和提升人力資源管理工作，從而提高企事業(yè)單位的核心競爭力。

參考文獻：

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[3]楊柳.人事檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢[J].價值工程,2010.

作者：劉石 單位：伊通滿族自治縣糧食和商務局