企業(yè)的人事檔案管理的對策分析(7篇)
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第一篇:新時期企業(yè)人事檔案管理問題探討
摘要：隨著發(fā)展經(jīng)濟體制的不斷變革，企業(yè)人事的數(shù)量越來越多，對企業(yè)人事檔案的管理也就顯得尤為重要，現(xiàn)階段，企業(yè)人事檔案管理始終存在各式問題，舊模式已經(jīng)逐漸淘汰，在新時代背景下，企業(yè)人事檔案管理急需創(chuàng)新。文章首先對企業(yè)人事檔案管理研究的重要性進行了分析，針對此情況下出現(xiàn)的一系列問題，對創(chuàng)新的措施做出了分析。
關(guān)鍵詞：新時期；企業(yè)；人事檔案；管理；問題
引言
人事檔案是企業(yè)對人才考核的重要依據(jù)和標準，它其中最主要的內(nèi)容包括有學歷信息和個人經(jīng)歷，企業(yè)加強對人事檔案的管理，在現(xiàn)階段有著十分關(guān)鍵的意義。企業(yè)人事的數(shù)量越來越多，對企業(yè)人事檔案的管理也就顯得尤為重要，現(xiàn)階段，企業(yè)人事檔案管理始終存在各式問題，針對此情況，企業(yè)人事檔案管理急需改革，從而適應(yīng)這個時代的要求。
一、提高對企業(yè)檔案管理工作的重視程度
目前企業(yè)也逐步開始加強對檔案管理的重視程度，有效的企業(yè)人事檔案和數(shù)據(jù)對企業(yè)的發(fā)展有著很大的幫助，有著十分重要的現(xiàn)實意義。這就需要企業(yè)人力資源部門加強對人事檔案管理工作的重視程度，加大對其的宣傳力度，同時定期組織管理員的專業(yè)培訓，從而保證其專業(yè)知識和素質(zhì)可以跟上時代潮流。檔案的管理工作本身就是一項連續(xù)性、保密性、專業(yè)性極強的工作。人事檔案管理工作也屬于此項范疇，所以這就要求有專業(yè)的人員對其進行相關(guān)的培訓，尤其是資深的管理工作人員，一定要起好帶頭作用，重視起檔案管理的工作。建議有關(guān)的管理部門在社會招聘人才的時候，不僅僅要將專業(yè)知識納入考慮范圍，也需要考慮個人的綜合素養(yǎng)和能力。所以重視企業(yè)人事檔案管理，從重視人才選拔開始。各個管理部門要相互配合相互協(xié)作，保障企業(yè)人事檔案管理工作的順利開展，要做到圖紙、數(shù)據(jù)和資料等合理配置，各項資料做到有據(jù)可循，從而推動企業(yè)檔案管理進程。
二、企業(yè)人事檔案管理出現(xiàn)的主要問題
（一）檔案管理部門管理意識淡薄就目前而言，部分企業(yè)高度重視生產(chǎn)以及實際的經(jīng)濟收益，對于人事檔案的管理作用卻沒有進行高度的重視，尤其是對于一些小型企業(yè)，多數(shù)的資金和人力成本是直接投入到實際的生產(chǎn)當中去的，在檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)這一方面的投資和規(guī)劃是比較少的，有些企業(yè)甚至沒有成立單獨的檔案管理部門。但是雖然有許多企業(yè)已經(jīng)建立了自身的檔案管理部門，但是實際生產(chǎn)過程中，管理的工作都沒有得到重視和強調(diào)，部門形同虛設(shè)，往往出現(xiàn)粗放管理。（二）人事檔案管理內(nèi)容不完善人事檔案的管理是一個長期的過程，其中涉及到的內(nèi)容比較繁瑣復(fù)雜，這就要求檔案管理的人員對其進行嚴格的對待和完善，但是目前在許多檔案的整理和歸納過程中，就發(fā)現(xiàn)了許多人員材料的不完整，或者是出現(xiàn)了一部分的材料不真實的情況。人事檔案管理的內(nèi)容不完善，主要的問題有以下幾個：首先，一些關(guān)鍵的檔案材料缺失，尤其是，干部任免呈報表、職稱材料、工資表等。其次，檔案中的內(nèi)容填寫不夠規(guī)范化，在一些具體的關(guān)鍵時間填寫時，字跡出現(xiàn)模糊不清，無法具體對其進行考證。最后，人事檔案手續(xù)不完備，在一些需要組織審核的地方?jīng)]有專業(yè)的蓋章對其進行證明，有部分履歷表或再進行內(nèi)容填寫的時候不完善或者不符合規(guī)范要求。（三）檔案管理機制不完善新時期下，有一部分企業(yè)的人事檔案管理沒有進行創(chuàng)新或者改制，依舊按照原有的標準進行，具體的方式就是，一旦有新員工入職，就將其檔案轉(zhuǎn)入公司，一旦有舊員工離職，就將其檔案快速轉(zhuǎn)出公司。這種人事檔案管理的方式相對比較死板和固守，沒有充分發(fā)揮好對檔案的管理和控制作用，往往造成檔案信息不全面，內(nèi)容的缺少和不足等問題，也沒有足夠完善的檔案管理的機制辦法，這就使得在對員工進行考核與管理的過程中，無法給出合理有效的依據(jù)和評價。（四）人事檔案信息化管理滯后隨著時代的不斷發(fā)展和進步，網(wǎng)絡(luò)化的水平也越來越高了利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的平臺，人事檔案可以實現(xiàn)對其資源的共享。雖然目前已經(jīng)有部分企業(yè)開始重視對檔案信息化的管理和設(shè)置，但總體來說，信息化的水平還是比較低的，傳統(tǒng)的人力管理，一方面會使得工作效率低下，另一方面也會使得人才流失加大。（五）利用人事檔案操控員工在過去的人事檔案管理過程中，員工的檔案是由高層的領(lǐng)導(dǎo)直接掌控的，這種內(nèi)部較為封閉的管理措施，導(dǎo)致了領(lǐng)導(dǎo)對員工的行政管理政策的加強。最簡單的例子，如果某員工得罪了領(lǐng)導(dǎo)，那么領(lǐng)導(dǎo)有可能就會對其檔案進行不合理的修改。
三、新時期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新措施
（一）提高管理人員的政治素質(zhì)。在檔案管理的過程中，人是最主要的因素也是最基本的管理手段，只有提高管理人員的綜合素養(yǎng)，才可以做到人事檔案的高效管理。政治素質(zhì)是指由于檔案管理工作的保密性和特殊性，需要檔案管理的人員有較強的政治素養(yǎng)和黨性原則，包括對文件自覺的保密工作等等，同時也需要有較強的社會責任意識。（二）提高管理人員的專業(yè)技能。人事檔案的管理工作也會涉及到相關(guān)的專業(yè)技能，所以具備相應(yīng)的管理專業(yè)技能這一點是必不可少的，針對這項專業(yè)性極強的工作。人事檔案管理工作也屬于此項范疇，所以這就要求有專業(yè)的人員對其進行相關(guān)的培訓，使檔案管理工作更為科學化。隨著社會和時代的發(fā)展，檔案管理人員的計算機水平也需要得到一定的提升，在工作工程中使用現(xiàn)代化的專業(yè)技能，幫助提高工作質(zhì)量和效率。（三）提高管理人員的宣傳工作能力。檔案工作中的宣傳必不可少，人事檔案管理的最終目的需要落實到推動企業(yè)的發(fā)展中來，為了貫徹落實《檔案法》的各項標準要求，檔案管理人員的宣傳能力在工作中是必不可少的。尤其是當需要向各級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進度時，需要對自己的工作進行主動詳細的宣傳，從而獲得其他部門的幫助理解和支持，推動該地區(qū)檔案管理的不斷發(fā)展。（四）注意人事檔案的保存條件，嘗試建立電子檔案對于紙質(zhì)版的人事檔案材料，應(yīng)該采用質(zhì)量較好的紙張，因為檔案的存儲時間往往是較長的，使用質(zhì)量較好的紙張有助于檔案的流傳。檔案制成材料質(zhì)量的高低，以及存儲的環(huán)境好壞，會直接決定檔案存放的壽命長短。對于溫度，部分檔案存儲室的溫度都在20℃左右，往往不會不超過25℃，最低在15℃左右，往往不低于8℃。對于一些比較特殊的檔案，例如照片、錄音、錄影片、像等膠片、膠帶的保護，一般要求溫度較低，在8-10℃。過高或者是過低的溫度都不利于檔案的長期儲存；對于濕度，檔案部門規(guī)定相對濕度為50％左右，往往上限不會超過65％，往往下限不會低于40％。當存儲的濕度過高時，紙張中的纖維素會以更快的速度水解，紙張上的字跡就會發(fā)生褪色、甚至出現(xiàn)模糊不清的情況；對于光線，不合適的光線對紙張的破壞程度也不同，一般而言光波越短，破壞性就越大。強光會使得紙張變黃變脆，降低強度，易折斷，過久的光照會使紙張變褶皺，表面文字無法清晰辨認。因此，人事檔案的管理需要有合適的溫度、濕度和光強度。除此以外，大多數(shù)的檔案管理都在朝著電子檔案的趨勢發(fā)展，這也是未來檔案管理的一個發(fā)展要求，節(jié)省財力和物力，便于人工查閱和保存，因此，人事檔案的管理也要逐步向現(xiàn)代化發(fā)展。當然企業(yè)人事檔案管理起步較慢較晚，基層的檔案管理部門轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的管理模式還需要一段時間，但是要有這個意識。（五）完善人事檔案管理的內(nèi)容要想將員工的潛力充分發(fā)揮，單單依靠對其過去歷史的收集是遠遠不夠的，還要在次基礎(chǔ)上對檔案進行不斷地修正。其中主要的內(nèi)容包括了專業(yè)知識、工作成績以及思想道德等各個方面，只有保障檔案管理充實，才可以使得員工的能力得以發(fā)揮。
四、結(jié)束語
隨著發(fā)展經(jīng)濟體制的不斷變革，企業(yè)人事的數(shù)量越來越多，對企業(yè)人事檔案的管理也就顯得尤為重要，現(xiàn)階段，企業(yè)人事檔案管理始終存在各式問題，舊模式已經(jīng)逐漸淘汰，在新時代背景下，企業(yè)人事檔案管理急需創(chuàng)新，針對此情況，企業(yè)人事檔案管理需要正視此類為題，從現(xiàn)有的問題出現(xiàn)進行不斷地改進和創(chuàng)新，從而適應(yīng)這個時代的要求。
參考文獻：
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作者:張敏 單位:鄒城市服務(wù)業(yè)辦公室
第二篇:人事檔案管理企業(yè)發(fā)展探析
摘要：人事檔案是企業(yè)人事管理活動中形成的，以個人為單位組合起來，以備考察的文字材料。人事檔案管理是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、預(yù)測和人才政策制定等方面具有十分重要的作用。因此，強化人事檔案管理意識、了解人事檔案管理知識，對人事檔案的科學管理與利用至關(guān)重要。從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理工作人員，要跟上時代的步伐，與時俱進，更新管理觀念，適應(yīng)時展的需要，加強對人事檔案工作的管理，下大力量建立完善人事檔案現(xiàn)代化建設(shè)，以充分發(fā)揮人事檔案的作用。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理;企業(yè)發(fā)展;人才發(fā)展
一、人事檔案管理現(xiàn)狀
目前企業(yè)人事檔案管理工作，還存在不少問題，主要表現(xiàn)在：隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對減少，原來計劃經(jīng)濟用人單位招人時遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路，在人才流動頻繁的今天被逐漸打破，許多單位用人不再審檔，認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，特別是私營民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位，懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態(tài)度，根本就沒有設(shè)立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門，但由于負責管理的是企業(yè)的組織或人事部門，這些部門不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，所以企業(yè)決策者對人事檔案管理工作不十分重視，在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題：不嚴格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中存在不嚴格現(xiàn)象；有些企業(yè)因辦公用房緊張，人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效，人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他非專業(yè)人員監(jiān)管，在人事檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，指示人事檔案管理材料不能及時歸檔整理，存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動、不及時，有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式，僅充當人事檔案管理“保管員”的角色，對接收到的員工人事檔案，只是在原人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案管理工作作用，更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了。上述這些對人事檔案管理欠缺的認識和做法，勢必會影響人事檔案管理在人才資源開發(fā)中說起的作用。
二、人事檔案管理中應(yīng)該注意的事項
1.采取措施，防止弄虛作假。領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門檔案管理人員要認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，堅決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象。切實做到分工明確、責任到人，定期檢查，有錯必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅要追究填寫人的責任，還要追究主管領(lǐng)導(dǎo)的責任。因此，要加強企業(yè)人事檔案法制建設(shè)，強化人事檔案行政執(zhí)法建設(shè)，使人事檔案行政部門勇于執(zhí)法，善于執(zhí)法，真正做到有法必依，違法必究，從源頭上防止人事檔案信息失真情況的發(fā)生。2.增強法制觀念，提高人員素質(zhì)。人事檔案工作者要結(jié)合國家人事制度改革和國家各項社會保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類政策法規(guī)做到有的放矢，增強宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會形勢的變化結(jié)合國家新出臺的文件要求，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，破除傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制下的企業(yè)人事檔案管理觀念，樹立人力資源管理新理念，為適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展而不斷努力。3.健全管理機構(gòu)，規(guī)范檔案制度。在不斷健全檔案管理機構(gòu)的基礎(chǔ)上。要嚴把檔案管理的入口，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等各方面進行嚴格的要求，推行企業(yè)人事檔案管理人員持證上崗制度明確崗位職責，加強日常管理。通過對檔案管理機構(gòu)的規(guī)范化管理，不斷促進檔案管理的科學化、制度化和規(guī)范化建設(shè)，逐步推行計算機管理。建立各類人才數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。成長軌跡，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。總之，企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同事也應(yīng)解放思想、大膽創(chuàng)新以適應(yīng)時展的步伐，適應(yīng)新形勢下的要求，為企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻。在當前人事制度改革、現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)以及檔案信息化的新形勢下，為幫助企事業(yè)單位辦公室、人力資源部門的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員充分人事檔案在人力資源管理中的重要性以及企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)中的重要性，系統(tǒng)掌握人事檔案管理的政策依據(jù)和工作方法，深入了解企業(yè)檔案管理制度與方法的變革內(nèi)容，科學實施檔案信息化建設(shè)的有效步驟，提高檔案主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。
三、企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題
1.管理意識不高。人事檔案工作是人力資源工作的一項基礎(chǔ)性工作，是做好人力資源工作的基礎(chǔ)和前提，做好企業(yè)人事檔案管理，對于全面了解職員，選拔、使用人才具有重要意義。由于人事檔案常常被覆蓋上了一層神秘的面紗，管理意識的滯后是制約人事檔案工作的一個重要因素。2.傳統(tǒng)功能弱化。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，社會用人、用工制度的變革，一些用人單位不需要人事檔案，人事檔案被一些“棄檔”者視為“雞肋”，起功能和作用喪失殆盡。我們企業(yè)中有類似情況的就有幾十人，給企業(yè)人事檔案管理造成負擔。這種不規(guī)范的操作導(dǎo)致了人事檔案管理內(nèi)容不全、管理混亂等問題。3.歸檔材料不全面。人事檔案材料的收集是檔案工作的重點和難點，目前主要依賴于人事部門的報送。材料的收集方法、材料的內(nèi)容和形式都比較老化而單一，缺乏科學的定性描述和定量考核，檔案語言比較僵化抽象，不能全面反映一個人的面貌和特征，對一個人的評價也缺乏準確性。檔案中缺少廉政、誠信等方面材料。4.管理方法滯后，信息化程度低。目前我們單位人事檔案工作沒有專業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)連接；檔案信息載體形式單一，使用價值低；人事檔案管理手段相對落后，還停留在人工查找翻閱檔案案卷的原始階段，缺乏相應(yīng)的軟硬件管理設(shè)施。5.檔案信息利用率低。由于利用的限制條件較多等客觀原因，企業(yè)人事檔案管理工作只局限于為勞動人事管理部門和組織部門提供干部晉升、職工退休以及外調(diào)和部門證明查檔等利用，只是被動服務(wù)。
四、結(jié)語
企業(yè)究竟如何管理利用好人事檔案，已發(fā)揮它應(yīng)有的作用，充分體現(xiàn)人事檔案的使用價值，這是需要我們認真思考的問題。提高對人事檔案管理工作重要性的認識：一是更新觀念，領(lǐng)導(dǎo)重視。從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理工作人員，要跟上時代的步伐，與時俱進，更新觀念，適應(yīng)時展的需要。二是加強宣傳，提高企業(yè)職員對人事檔案管理工作重要性的認識。利用多種渠道向企業(yè)職員宣傳有關(guān)人事檔案掛歷工作的知識，讓職員充分認識到，人事檔案是反映職員綜合素質(zhì)的一個重要載體，是企業(yè)選拔人才、干部晉升的重要依據(jù)，對職員的就業(yè)、晉升、待遇、退休、社會生活等方方面面都有著重要作用。
作者:賈茹 單位:中國水利水電第九工程局有限公司
第三篇:完善建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性
摘要：建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性主要表現(xiàn)為：能為干部選拔任用提供真實可靠的資料，能為企業(yè)決策提供參考和依據(jù)，有利于人力資源優(yōu)化配置，促進企業(yè)發(fā)展。目前檔案管理的不足，主要表現(xiàn)為：檔案資料收集不全面，管理制度不完善，管理人員素質(zhì)偏低，檔案管理信息化建設(shè)水平有待提升。為應(yīng)對這些問題，應(yīng)該采取改進和完善措施：重視企業(yè)人事檔案信息資料收集，建立并落實檔案管理制度，提高管理人員素質(zhì)，并推動檔案管理信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案管理;重要性;制度;信息化建設(shè)
人事檔案記錄著企業(yè)員工的工作經(jīng)歷、思想政治表現(xiàn)、工作能力、平時表現(xiàn)和崗位調(diào)動等內(nèi)容。企業(yè)建立人事檔案，能真實、客觀、全面反應(yīng)員工的履歷情況，對企業(yè)員工評價和管理產(chǎn)生重要作用。同時，為促進人事檔案更為有效地發(fā)揮作用，提高企業(yè)員工管理水平，建立完善的人事檔案管理制度，并嚴格落實各項規(guī)章制度是必要的。本文主要探討建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性，指出人事檔案管理的不足，然后提出有效的改進和完善對策，希望能為加強企業(yè)人事檔案管理的各項工作提供啟示。
一、建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性
人事檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，做好該項工作對企業(yè)運行和發(fā)展具有重要作用，主要體現(xiàn)在以下方面：
（一）為干部選拔任用提供真實可靠的資料
企業(yè)要想取得發(fā)展和進步，需要充分挖掘人才資源，加強人事管理工作。而人事檔案詳細記錄企業(yè)員工的基本情況，包括員工的進取精神、道德品格、工作經(jīng)歷、特長、成績及他們對企業(yè)所做出的貢獻等。通過查閱人事檔案的這些信息，能為企業(yè)考察、任免干部提供真實、有效的數(shù)據(jù)資料，這對提高企業(yè)人力資源管理質(zhì)量、促進企業(yè)發(fā)展也具有積極作用。
（二）為企業(yè)開展重大決策提供參考和依據(jù)
企業(yè)的發(fā)展和運行，人力資源管理水平提高，離不開人力資源規(guī)劃。采取有效措施，根據(jù)企業(yè)管理機構(gòu)設(shè)置的基本情況，合理配備工作人員，并注重對工作人員的管理和培訓，激發(fā)他們的工作熱情，調(diào)動員工為企業(yè)做貢獻的主動性。同時，人力資源管理部門可以充分查閱人事檔案，以企業(yè)發(fā)展和市場競爭力提升為出發(fā)點，提高決策的科學性與合理性，詳細了解員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等,確保企業(yè)重大決策的科學性與合理性。
（三）有利于企業(yè)人力資源的進一步優(yōu)化配置
提高人事檔案管理工作水平，對企業(yè)人事檔案進行科學合理利用，有利于充分挖掘人事檔案的使用價值。同時,還可以根據(jù)每個員工的特長，為他們合理安排工作崗位，實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置，進而有利于充分挖掘每個員工的潛能。這對促進企業(yè)發(fā)展、提高企業(yè)市場競爭力尤其具有重要作用。
二、建筑企業(yè)人事檔案管理的不足
盡管加強企業(yè)人事檔案管理具有重要作用，但有些建筑企業(yè)的管理部門和管理人員沒有結(jié)合自身具體情況，建立完善的人事檔案管理制度，一些管理人員綜合技能偏低，制約了管理工作水平提升。存在的問題主要表現(xiàn)在以下方面：
（一）企業(yè)人事檔案資料收集不全面
一些企業(yè)的人事檔案管理人員沒有充分履行職責，忽視詳細、全面收集人事檔案資料，導(dǎo)致人事檔案信息資料不齊全，影響管理和決策方案的制定，也不利于優(yōu)化人力資源配置，對企業(yè)發(fā)展和運行產(chǎn)生不利影響。
（二）企業(yè)人事檔案管理制度不完善
完善的管理制度，這是提高企業(yè)人事檔案管理水平的前提和基礎(chǔ)。但一些企業(yè)沒有根據(jù)自身情況和人事檔案管理需要，制定健全的管理制度；或者即使建立較為完善的管理制度，但是沒有嚴格落實各項規(guī)定，再加上管理人員責任心不強，獎懲激勵機制沒有得到全面落實，不利于提高企業(yè)人事檔案管理水平。
（三）企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)偏低
企業(yè)往往將工作重心放在產(chǎn)品研發(fā)、市場拓展等方面，對人事檔案管理的重視程度不夠，在管理人員、制度、資金等方面對檔案管理缺乏相應(yīng)的支持?；蛘咭恍┕芾砣藛T素質(zhì)偏低，對檔案管理缺乏全面認識，沒有遵循管理制度和流程開展人事檔案管理的各項活動。
（四）企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)水平有待提升
隨著計算機和信息技術(shù)的發(fā)展和進步，它們在企業(yè)人事檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛。但目前一些企業(yè)在人事檔案管理中，沒有充分認識計算機和信息技術(shù)的作用，不注重掃描技術(shù)和計算機的應(yīng)用，忽視構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，也不注重檔案信息的更新和完善，難以實現(xiàn)檔案管理信息化，制約了人事檔案管理水平的提高。
三、完善建筑企業(yè)人事檔案管理的措施
為彌補企業(yè)人事檔案管理的不足，完善檔案信息資料，為人力資源管理和各項決策活動的有效開展提供參考和依據(jù)，根據(jù)建筑企業(yè)的實際情況，可以采取以下改進和完善措施：
（一）重視企業(yè)人事檔案信息資料收集
管理人員要注重人事檔案信息收集，確保檔案信息資料充足、完善。同時，企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該認真履行職責，落實各項管理規(guī)章制度，明確自身職責，根據(jù)企業(yè)員工的實際情況，全面收集檔案信息資料。要保證人事檔案信息的真實可靠、完整齊全、文字清楚，詳細收集企業(yè)員工的工作經(jīng)歷、專業(yè)特長、工作業(yè)績、專業(yè)素質(zhì)、綜合能力等信息。這是有效開展人事檔案管理的前提和基礎(chǔ)，同時也能調(diào)動管理人員的主動性，為企業(yè)發(fā)展和運行提供充足的人力資源保障。
（二）建立并落實企業(yè)人事檔案管理制度
要想提高人事檔案管理水平，建立健全完善的人事檔案管理制度是必要的。因此，應(yīng)該明確企業(yè)人事檔案管理部門的具體職責，合理安排工作人員，讓管理部門和工作人員有效開展人事檔案管理的各項工作。避免職責不清、多頭管理的局面出現(xiàn)，從而有利于人事檔案管理工作效率提升。要將以前封閉的人事檔案管理模式開放化，提升企業(yè)對人事檔案管理的思想認識，同時也有利于加強監(jiān)督管理，順利開展監(jiān)督工作，及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的不足，推動人事檔案管理效率提升。根據(jù)企業(yè)管理工作的現(xiàn)狀，可以設(shè)立人事檔案分理處，專門負責人事檔案管理。并將人事檔案管理與工作人員使用相分離，有利于實現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化。建立并落實人事檔案管理責任制，明確檔案管理人員的具體職責，讓他們認真履行職責，把握工作要點，出色完成人事檔案管理的各項任務(wù)。企業(yè)還可以建立獎懲激勵機制，激發(fā)管理人員的主動性，充分挖掘他們的工作熱情，對管理工作到位，表現(xiàn)出色的人員實行獎勵，有利于提升人事檔案管理水平。
（三）提高企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)
企業(yè)應(yīng)該注重引進檔案管理專業(yè)技能強、基礎(chǔ)理論扎實、計算機操作和應(yīng)用水平高、檔案管理責任心強的工作人員，充實人事檔案管理隊伍，為提升管理工作水平奠定基礎(chǔ)。建立完善的教育、管理和培訓機制，采取課堂授課、講座等形式，開展人事檔案管理專業(yè)知識的學習，加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高他們的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。同時，檔案管理人員也要加強自身學習，包括人事檔案管理專業(yè)知識、計算機操作和應(yīng)用技能，讓自己具備扎實的理論基礎(chǔ)。同時還要提高奉獻精神，具備較強的責任心，遵循規(guī)范流程開展管理活動，提升企業(yè)人事檔案管理的實效性。
（四）推動企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)
順應(yīng)計算機和和信息技術(shù)在檔案管理中不斷得到應(yīng)用的時展趨勢，采取有效措施，推動企業(yè)人事檔案管理信息化。同時，信息化建設(shè)還能提升人事檔案管理效率。因此，有必要注重信息技術(shù)的應(yīng)用，將互聯(lián)網(wǎng)、計算機和掃描儀應(yīng)用到人事檔案管理活動當中，推動檔案管理信息化。為提高管理水平，確保人事檔案信息資料查詢的準確性與可靠性，應(yīng)該對檔案信息編號和分類。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，設(shè)立分類號與查詢目錄。詳細記錄企業(yè)工作人員的錄用和調(diào)動等情況，并注重人事檔案信息的安全管理，避免信息泄露，為人事檔案信息資源的有效使用奠定基礎(chǔ)。
四、結(jié)束語
綜上所述，采取有效措施，加強建筑企業(yè)人事檔案管理的重要作用是不言而喻的。作為管理人員，應(yīng)該充分認識其重要意義，完善各項管理制度與措施，提高管理人員素質(zhì)，重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，并優(yōu)化人事檔案管理流程，改進檔案管理的各項工作，提高服務(wù)質(zhì)量，從而促進企業(yè)人力資源得到有效開發(fā)和利用，激發(fā)他們的工作熱情，為企業(yè)發(fā)展和市場競爭力的不斷提升創(chuàng)造條件。
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作者:林靜 單位:福建建工集團有限責任公司
第四篇:企業(yè)人事檔案管理的模式創(chuàng)新
摘要：現(xiàn)代社會的競爭首先是人才的競爭，人才是立國富國的關(guān)鍵，而人事檔案作為人才信息的承載媒體之一，能夠客觀的反映一個人的道德品質(zhì)、思想政治水平、學習和工作經(jīng)歷、社會背景、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績，同時，也是人力資源管理與開發(fā)利用的重要依據(jù)，用人單位根據(jù)人事檔案提供歷史數(shù)據(jù)和信息，可以詳細地了解員工的個人情況并對其進行合理的分工，同時對于在選人用人、培養(yǎng)干部等方面發(fā)揮越來越重要的作用。隨著社會的不斷發(fā)展，我國的社會結(jié)構(gòu)已經(jīng)有了巨大的變化；同時在全球經(jīng)濟一體化趨勢影響下，我國的用人機制也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)人事檔案管理制度的弊端和不足明顯的暴露出來，原有的人事檔案管理已經(jīng)落后于時代，因此，要想解決這些問題，人事檔案管理工作也需要審時度勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理模式.采取一系列措施提高和改進現(xiàn)有的檔案管理制度迫在眉睫。本文針對人事檔案管理的存在的問題和人事檔案管理的創(chuàng)新策略進行了簡要的論述。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理；企業(yè)管理制度創(chuàng)新；新時代；企業(yè)管理
一、傳統(tǒng)人事檔案管理存在的問題
1.人事檔案重視程度不足人事檔案是人力資源管理的重要組成部分，是企業(yè)識人、知人、用人的重要依據(jù)，為人力資源管理提供強有力的保障。由于干部人事檔案工作是一項默默無聞、并不引人注目的工作，有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理層對干部人事檔案工作重視不夠，對人事檔案的認識還停留在可查閱、能傳遞、不丟失等事務(wù)性工作，并沒有將人事檔案管理與選人用人等工作聯(lián)系起來，以至于很多公司沒有專職人事檔案管理人員，對基礎(chǔ)設(shè)施投入不夠，導(dǎo)致人事檔案保管條件落后，檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，使單位人事檔案管理水平下降；另外，很多員工也沒有意識到人事檔案的對自己職業(yè)生涯發(fā)展的重要性，因此在后續(xù)學習和工作中產(chǎn)生的資料（如學籍材料、職稱評審材料及工作期間形成的檔案材料等）沒有主動歸檔的意識，造成檔案資料不完整，甚至經(jīng)常由于種種原因致使檔案凍結(jié)或者檔案斷裂的現(xiàn)象發(fā)生。2.人事檔案材料準確性和完整性差人事檔案是干部選拔任用的基礎(chǔ)和依據(jù)。在實際工作中，由于部分單位檔案管理人員思想認識不高，責任意識不強，人事檔案審核工作不嚴，沒有認真負責地填寫、核對每一份檔案材料，導(dǎo)致有的檔案材料記載的內(nèi)容錯誤百出，使得員工的出生日期、參加工作時間、入黨時間前后記載不一致，學習經(jīng)歷與工作經(jīng)歷記錄不完整等問題，甚至有些人在利益的驅(qū)使下，弄虛作假，甚至隨意更改檔案信息，偽造學歷等相關(guān)文件。并且，由于歷史原因，在人事檔案的最初記錄的過程中，并沒有對信息加以篩選和審核，造成人事檔案材料的缺乏客觀性、準確性和完整性。3.人事檔案收集內(nèi)容不夠全面，手段落后近年來，國家機關(guān)和事業(yè)單位對人事檔案日趨重視，在接收、培養(yǎng)、選拔和使用人員前，總要先查閱其檔案，既重視擬錄用或選拔人員的現(xiàn)在，也重視對其過去的考察，但是，傳統(tǒng)人事檔案呈現(xiàn)的內(nèi)容單調(diào)陳舊，僅僅通過履歷材料、鑒定考核材料、政審材料；、學歷和評聘職稱材料、黨團材料、獎懲材料、錄用任免及工資材料等反映員工過去的學歷、工作經(jīng)歷。對于人事檔案中涉及的個人能力、工作業(yè)績、誠信、社會保障等材料以及對員工入職后的情況幾乎沒有做出動態(tài)記錄和反映，體現(xiàn)不出員工自身的特點和專長。導(dǎo)致人事檔案可利用程度下降，對用人單位在培養(yǎng)、選拔人才等諸多方面造成困擾。另外，隨著時代的發(fā)展，檔案的收集整理不能一直沿用過去的方式，只注重收集，不注重信息的開發(fā)和分析，這樣無法滿足人事工作的需要，不能對其進行合理的分工配置。4.人事檔案管理的流通性不佳長期以來，由于干部人事檔案工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，而傳統(tǒng)人事檔案管理，只滿足于人事工作需要，缺乏將此項工作與本地區(qū)的經(jīng)濟和社會發(fā)展結(jié)合起來的意識，對干部檔案利用開發(fā)不夠，所強調(diào)的內(nèi)部隱秘性和封閉性會導(dǎo)致人才資源遭到內(nèi)部的限制，導(dǎo)致人才無法合理的流動，也同樣會阻礙人力資源的配置合理性與有效性的提升，除此之外，過度的設(shè)置人才資源的封閉性，會導(dǎo)致企業(yè)員工的工作積極性由于工作自由度的下降而受到打擊，從而使工作效率與質(zhì)量降低，造成人才資源的使用不合理甚至浪費。5.人事檔案信息系統(tǒng)開發(fā)有待加強在科技技術(shù)飛速發(fā)展的今天，現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)得到了普遍推廣與應(yīng)用，但人事檔案管理工作還停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管上，計算機技術(shù)沒有在人事檔案管理中得到充分的發(fā)揮和運用，對于現(xiàn)代化的電子信息系統(tǒng)更沒有得到有效普及，大多數(shù)地區(qū)存檔機構(gòu)或是用人單位在眾多原因的影響下，不能實行電子化檔案的管理，即便是在諸如上海、廣州這樣沿海經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)有一些企業(yè)已經(jīng)開始使用人事檔案管理的軟件，但是普及工作仍然非常漫長，并且因為人事檔案管理的軟件并沒有統(tǒng)一的版本標準，使數(shù)據(jù)的匯總能力差，信息共享能力不佳。
二、創(chuàng)新人事檔案管理的必要性
人事檔案工作創(chuàng)新是適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的需要。在我國改革開放的不斷深入發(fā)展的今天，干部人事制度改革也在不斷深化，人事檔案除了滿足工齡認定、退休待遇落實等一般性日常管理外，更要為人力資源管理與開發(fā)利用提供全面、客觀的依據(jù)支持。但是，在人事檔案的內(nèi)容不斷擴張的同時，傳統(tǒng)的干部檔案管理方式存在著內(nèi)容的陳舊性和檔案利用的局限性。因此，要想解決這些問題，人事檔案管理工作也需要審時度勢，轉(zhuǎn)變、創(chuàng)新人傳統(tǒng)人事檔案管理模式，采取一系列措施提高和改進現(xiàn)有的檔案管理迫在眉睫。在現(xiàn)代社會中人事檔案可以利用在各個領(lǐng)域與部門中，并且非常重要不可代替，很多人力資源重要的用人單位也不斷開發(fā)與拓展人事檔案的利用方法、利用范圍。使人事檔案在利用中不僅可以在所在單位中利用，更可以延伸到企業(yè)的每個員工對自身利益的保護，人們會主動的去審視自身利益相符的人事檔案，而利用的范圍則可以從審視用人素質(zhì)晉升到企業(yè)中人力資源的調(diào)整、規(guī)劃，人才信息的分布等，這些企業(yè)的人事方面的工作都可以運用到人事檔案資料中，這要求我們將人事檔案的使用多樣化，從而推動人事檔案管理的改革與創(chuàng)新。人才的流動性與社會經(jīng)濟的增長程度成正比，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人才的流動性自然更強了，這直接導(dǎo)致人事檔案在不同企業(yè)之間交替，所以資料的隱秘性大打折扣，而強有力的人才流動必須要有相應(yīng)的人事檔案管理制度將這樣的交替交換加以管理約束，從而保證就算人才流動非常頻繁，人事檔案的資料可以科學有效的保持整體性，這就要求人事檔案管理模式進行創(chuàng)新，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理模式形成社會化的管理模式，從而減少人才流動后導(dǎo)致的企業(yè)發(fā)展阻礙。
三、創(chuàng)新人事檔案管理的實踐
1.人事檔案觀念的創(chuàng)新首先，要注重觀念的創(chuàng)新，這是由于觀念創(chuàng)新是人事檔案管理工作的創(chuàng)新的核心與靈魂的存在，這就要求在人事檔案管理工作的實踐中，一定要拋棄傳統(tǒng)人事檔案管理的觀念，使用新的觀念讓人事檔案管理工作人員可以充分發(fā)揮自身的主觀能動性與創(chuàng)造性，使檔案管理人員自身的潛在能力得到充分發(fā)揮，人事檔案的創(chuàng)新也隨之到來。其次，人事檔案人員需要增強自身的服務(wù)意識，通過服務(wù)來促進信息資源的開發(fā)，在工作中注重實效性，變被動為主動，勇于探索檔案管理的新機制，改變傳統(tǒng)的管理觀念，使檔案工作與時俱進，從而提高人事檔案的使用效率。2.健全人事檔案管理制度人事檔案管理是一項政策性很強的工作，必須要嚴肅的對待，這就要求各項規(guī)章制度來要求人事檔案管理的工作人員與工作行為，從而避免工作的失誤與麻煩，正如依法治國一般，健全人事檔案的管理制度，是讓人事檔案工作“有法可依”的基礎(chǔ)，是讓人事檔案管理制度正常發(fā)展的必要點。例如，建立健全檔案收集及歸檔制度，不僅要明確人事檔案收集的范圍與要求，劃分檔案管理單位或部門與形成材料的單位或部門的管理職責，避免造成歸檔渠道不通的現(xiàn)象，從而使檔案的內(nèi)容不斷得到充實。更如，在《鑒別歸檔制度》的要求下，可以加強人事檔案的真假甄別能力，在人事檔案的收納中做到去偽存真，完善補充等，保證人事檔案的正確性，再如，在《保密制度》的要求下，工作人員實行有效的保密措施，從而使各種泄密、信息暴露等失誤得到消除。在制度的管理下，人事檔案工作人員可以更有質(zhì)量的完成管理工作，讓人事檔案工作更加標準、規(guī)范具有權(quán)威性。3.完善人事檔案信息資源為了更好的適應(yīng)新時期對人才信息的需要，檔案管理人員應(yīng)注重收集能夠反映個人才能、工作業(yè)績、誠信、社會保障等材料，通過不斷擴充人事檔案的新內(nèi)容，從而提高檔案的價值和利用率。首先，建立能夠體現(xiàn)個人才能的檔案，除了收集學歷、職稱等歸檔材料外，還應(yīng)將繼續(xù)教育（培訓）以及參加各種從業(yè)資格考試等情況歸入檔案。其次，應(yīng)在人事檔案中增加反映個人誠信方面的記錄，這不僅是指在銀行等公共機構(gòu)產(chǎn)生的個人信用記錄，還應(yīng)包括用人單位對員工的職業(yè)信用記錄，使人事檔案充分發(fā)揮其利用價值，作為員工職業(yè)生涯的信用資本憑證。最后，建立能夠反應(yīng)工作業(yè)績的檔案，及時將干部的工作現(xiàn)實表現(xiàn)、工作業(yè)績歸入檔案，尤其在重大活動的表現(xiàn)情況和重要任務(wù)完成情況方面下功夫，這是為今后選人用人、培養(yǎng)干部等方面提供必要的依據(jù)。4.加強檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)整個人事檔案的管理工作與檔案管理人員的素質(zhì)密切相關(guān)，傳統(tǒng)檔案的管理模式下，管理人員的工作意識很差，墨守成規(guī)，明顯是無法適應(yīng)時代的發(fā)展，所以，必須增強檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，首先，必須要提高檔案人員的政治素質(zhì)，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中保持高度的責任心，減少工作中的錯誤。其次，創(chuàng)造形式多樣的學習和培訓機會，鼓勵檔案人員不斷學習檔案管理的新知識和新技能，使檔案管理人員具體較高的業(yè)務(wù)水準和深厚的專業(yè)知識，從整體上提高干部檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，以便加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)，拓展檔案管理的開發(fā)和利用，從而提高干部檔案的管理水平。5.加快人事檔案信息化建設(shè)目前，人事檔案管理工作還停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管上，造成人事檔案管理的工作量大、工作效率低，這非常不符合現(xiàn)代競爭社會的要求，隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，存檔機構(gòu)或是用人單位必須改變傳統(tǒng)的管理方式。首先，應(yīng)充分利用計算機在干部檔案管理工作中的作用，建立并完善電子化檔案，做到及時更新，動態(tài)管理，保證電子檔案信息的時效性、真實性和準確性。其次，做好電子檔案一體化的系統(tǒng)工作，構(gòu)建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案信息化管理平臺，逐步消除存檔機構(gòu)或是用人單位各自為政、電子檔案系統(tǒng)通用性差的現(xiàn)狀，實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理，建立高效、便捷的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，促進人事檔案管理的社會化，檔案使用的便利化，逐步形成科學、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機制。
四、總結(jié)
在競爭日益激烈的今天，擁有了人才就等于擁有了力量。人事檔案是人才信息的載體之一，是人力資源管理與開發(fā)利用的重要依據(jù)。在企業(yè)中，人事檔案管理無論是對員工評價，還是對人力資源規(guī)劃都起著決定性的作用。由此可見人事檔案管理工作決定著人才的選擇，所以人事檔案管理的創(chuàng)新不可懈怠。隨著現(xiàn)代社會的進步與經(jīng)濟的發(fā)展，我國經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)生一些轉(zhuǎn)變，很多企業(yè)或公司不得不根據(jù)自身發(fā)展模式調(diào)整企業(yè)內(nèi)部人事工作，從而來適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需求。而市場經(jīng)濟體制下的企業(yè)人力資源管理要適應(yīng)人才發(fā)展戰(zhàn)略，就必須圍繞著以人為核心的理念建立人事檔案管理制度，人事檔案管理工作從觀念到思想上都要發(fā)生一定的轉(zhuǎn)變。當前，我國人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，人事檔案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整體進程，人事檔案管理工作存在的一系列問題，對人事工作的開展造成了一定影響。這些暴露的問題必須在改革與創(chuàng)新之中加以完善。為了能夠符合企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展和新時期對人才信息的需要，就必須要改變傳統(tǒng)、落后的人事檔案管理模式，加強對人事檔案的重視程度和管理力度，用科學嚴謹?shù)膽B(tài)度和完善的制度規(guī)范檔案工作，對檔案管理工作中存在的問題要走出傳統(tǒng)的思維模式，轉(zhuǎn)變觀念從而探索新的工作程序，逐步形成科學、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機制，將固化的人事檔案管理模式向信息化、社會化的方向發(fā)展，建立高效、便捷的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，提高人事檔案的使用效率。與此同時，人事檔案管理部門應(yīng)該很好發(fā)揮自身這種人才資源優(yōu)勢，把人事檔案工作與企業(yè)人才需求更好地結(jié)合起來，不斷滿足企業(yè)的人事管理需求，為企業(yè)選人用人、培養(yǎng)干部等方面提供有力支持，增強企業(yè)核心競爭力。
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作者:王玥 單位:中國神華煤制油化工有限公司北京工程分公司
第五篇:企業(yè)人事檔案管理工作信息化淺議
摘要：當前，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理也應(yīng)當與時俱進的發(fā)生變化。企業(yè)人事檔案管理應(yīng)當運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)，以促進檔案管理工作更加流暢的進行，提高企業(yè)工作效率，能夠高效的為企業(yè)人事決策提供依據(jù)及幫助。
關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案管理;信息化
隨著信息化時代的到來，原有的人事檔案體系已不再滿足目前工作的需要。如今，企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅能幫助企業(yè)解決復(fù)雜的檔案信息管理工作，同時使檔案信息化管理工作向?qū)I(yè)化轉(zhuǎn)變。企業(yè)人事檔案管理應(yīng)當運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)，以促進檔案管理工作更加流暢的進行，提高企業(yè)工作效率，能夠高效的為企業(yè)人事決策提供依據(jù)及幫助。
一、企業(yè)人事檔案工作現(xiàn)狀
1.對于檔案工作的重視不足。許多企業(yè)人事與檔案工作均安排由人力資源部門統(tǒng)一管理，并無專門設(shè)立的人事檔案管理部門或崗位，這是由于企業(yè)管理層對于企業(yè)人事檔案工作的重視及認識不足造成的。而企業(yè)人事檔案工作其實對于企業(yè)的發(fā)展來說至關(guān)重要。企業(yè)根據(jù)企業(yè)人事檔案中整理并歸檔的員工信息進行統(tǒng)合并開展招聘工作，或是對于在職員工的升職、調(diào)崗、加薪等。而目前，企業(yè)人事檔案管理工作鮮有獨立部門及專門崗位，又并非對口檔案管理專業(yè)，因此，企業(yè)人事檔案工作者的業(yè)務(wù)水平參差不齊，使得檔案管理工作難以實現(xiàn)標準化、規(guī)范化。2.檔案管理工作不規(guī)范。如上文所述，企業(yè)對于其人事檔案管理意識不強，對于企業(yè)人事檔案的認識水平仍停留在被動設(shè)立的局面，有的企業(yè)管理層甚至對于企業(yè)人事檔案管理工作的崗位職能都不甚清楚。因此，在企業(yè)人事檔案的管理工作中就出現(xiàn)了工作職責不清、規(guī)整材料不完全等等問題。目前，企業(yè)的認識檔案管理工作仍缺少一個清晰明確的思路，缺少專業(yè)的檔案管理人員就職，且運用信息化手段較低，仍以傳統(tǒng)的方式為主，不輔佐以先進的信息手段。因此，檔案管理方式?jīng)]有發(fā)生實質(zhì)性變化，管理效率低下。3.相關(guān)管理配套設(shè)施仍未普遍。人事檔案的價值是潛在的，只有在利用時才可以真正發(fā)揮它的作用，但目前很多企業(yè)的人事檔案仍然沿用傳統(tǒng)方式，信息化的管理模式仍未普及。此外，文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理軟件、辦公檔員化系統(tǒng)（OA）等相關(guān)信息化管理配套設(shè)施仍未普遍使用于企業(yè)之中。這樣的現(xiàn)狀對于檔案管理的效率與實效來說并非好事。
二、企業(yè)檔案信息化改革的必要性
1.社會與檔案事業(yè)發(fā)展的需要。信息化的發(fā)展使得社會工作、生活等各方面都發(fā)生了改變。而對于檔案工作而言，信息化的普及要求企業(yè)單位要應(yīng)用信息化手段對檔案的管理工作來進行輔佐，以促進檔案管理工作更加流暢的進行，提高企業(yè)工作效率，能夠高效的為企業(yè)人事決策提供依據(jù)及幫助。人事檔案部門作為收集、處理、保存信息資源的平臺，理應(yīng)首先將信息化與檔案管理工作相結(jié)合，促進人事檔案管理的信息化發(fā)展。2.檔案管理理論的需要。隨著企業(yè)辦公檔員化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用，檔案管理信息的建設(shè)已成為一種必然趨勢。同時，企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)，使得檔案部門在企業(yè)數(shù)據(jù)存儲之前企有像以前那樣混亂，而是形成一個文業(yè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的文業(yè)文件的采集、識別、查詢、共享等功能。此外，由于企業(yè)間的交流與溝通已從接收文件傳輸公式的傳統(tǒng)方式企變?yōu)橥ㄟ^網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男滦凸?，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理已經(jīng)轉(zhuǎn)化為電子檔案管理、檔案管理、利用，所以也對檔案管理提出了更高的要求，如快速搜索和信息共享等。3.檔案自身發(fā)展的需要。人事檔案關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的方向與脈搏。企業(yè)根據(jù)企業(yè)人事檔案中整理并歸檔的員工信息進行統(tǒng)合并開展招聘工作，事關(guān)企業(yè)新一代血脈的選任及生長。而對于在職員工的升職、調(diào)崗、加薪，企業(yè)人事檔案又事關(guān)企業(yè)獎罰及員工自身。在這樣的發(fā)展趨勢下，企業(yè)人事檔案需要更多、更詳盡的數(shù)據(jù)來構(gòu)建企業(yè)人事檔案大數(shù)據(jù)庫，以期精準的提取和分析所需的人事檔案數(shù)據(jù)，評估企業(yè)未來發(fā)展等等。建立專業(yè)的系統(tǒng)文件和數(shù)據(jù)庫等，將提高員工的工作效率，間接提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，開展檔案信息化建設(shè)尤為必要。4.企業(yè)管理的需要。隨著公司的不斷發(fā)展，規(guī)公的不斷擴大，各種資源更好地服業(yè)于企業(yè)，企業(yè)需要對檔案機構(gòu)實現(xiàn)更為復(fù)雜的功能，有一個為輸入的文件信息統(tǒng)一的標準，檔案管理也需要達到的時效性，有效性和效率。當公司需要公司數(shù)據(jù)庫時，可以建立訪問許可證。此外，文件管理可以在一定程度上為企業(yè)和客戶的建立溝通平臺，幫助企業(yè)了解消費者的消費習慣，消費，消費意愿，同時，企業(yè)可以利用這個平臺推廣好的產(chǎn)品和服業(yè)，有效地為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。
三、企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的重點內(nèi)容
要做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)，需要著重關(guān)注以下幾個方面：1.人事檔案的數(shù)字加工數(shù)字化加工是檔案信息化的一個重要組成部分，是人事檔案信息化建設(shè)的前期工作，為下一步人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和信息管理平臺建設(shè)奠定資源基礎(chǔ)?？刹捎弥浫耸聶n案的個人信息，也可通過對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字格式信息，以便下一步為計算機以及信息系統(tǒng)提供人事檔案信息的檢索和利用。2.檔案信息管理平臺建設(shè)人事檔案信息管理平臺建設(shè)以檔案信息資源共享為目的，以現(xiàn)場技術(shù)資料控制為重點。其基本構(gòu)成為檔案信息網(wǎng)頁、檔案管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)、網(wǎng)上遠程檢索系統(tǒng)、電子文件和檔案全過程管理系統(tǒng)。其上流轉(zhuǎn)的文件資料信息以電子文件形式存在，設(shè)計、試驗、制造各個環(huán)節(jié)的電子文件可實現(xiàn)有效傳遞、交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)境。在該平臺上，可對檔案數(shù)據(jù)實行動態(tài)管理，包括動態(tài)采集、動態(tài)更改、動態(tài)跟蹤、動態(tài)。3.檔案采集系統(tǒng)的構(gòu)建隨著人事制度的改革，干部制度的考核、考察、技能、學歷、專業(yè)技術(shù)職稱的晉升、職務(wù)的任免等需要入檔的材料不斷增加，就提高了信息采集工作的難度。因此需要建立健全企業(yè)人事檔案的采集制度，嚴格規(guī)范檔案信息采集部門、采集范圍內(nèi)容和時間要求。構(gòu)建檔案管理平臺與其他信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一體化采集接口，全面完整、及時高效地采集檔案相關(guān)信息。系統(tǒng)所采用的多級審批的檔案采集流程，可以保障檔案采集過程的完整性、真實性和準確性。一些企業(yè)利用局域網(wǎng)絡(luò)承擔起積累數(shù)字檔案信息資源的職能，為企業(yè)數(shù)字檔案室提供保存電子檔案的技術(shù)支持，使企業(yè)人事檔案的采集工作更加有據(jù)可循，有條不紊。4.高效的檔案資源查詢利用建立WEB檔案管理信息查詢系統(tǒng)，使檔案信息的查詢更加容易。主要供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和人事處工作人員使用，是基于檔案管理信息系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)，在局域網(wǎng)內(nèi)相關(guān)信息。即企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)技術(shù)人員可以登錄平臺進行，局域網(wǎng)內(nèi)的用戶可以經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)在線審批后，在線瀏覽文件，并下載打印，可通過模糊檢索、分類檢索和專題檢索等多種方式進行查詢。突破了時間和空間的限制，實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案利用。其他工作人員如工作需要，也可在線授權(quán)、遠程登錄，查詢相關(guān)信息。
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作者:王莉 單位:南寧市軌道交通集團有限責任公司
第六篇:企業(yè)人事檔案管理存在的問題淺析
摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，人事檔案的重要性普遍被人們所承認，本文從企業(yè)人事檔案管理的角度出發(fā)，針對人事檔案管理的工作流程，約束問題及開展工作的對策建議進行綜合論述。
關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；對策建議
1引言
企業(yè)高效的人事檔案管理既可以為企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)提供人員信息，也可以保障企業(yè)和員工的合法權(quán)益，提高員工的工作效率，實現(xiàn)人力資源配置的最優(yōu)化，滿足崗位和職員的動態(tài)調(diào)節(jié)
2企業(yè)人事檔案管理基本流程
人事檔案記述和反映員工的個人經(jīng)歷，是企業(yè)人力資源管理開發(fā)的憑證和依據(jù)，做好人事檔案管理是企業(yè)做好人力資源管理的前提。一般來講，員工入職后，由人事檔案管理人員收集員工人事材料，進行整理分類，并編制明細目錄，將整理好的人事材料送至上級部門進行審核，審核通過后進行統(tǒng)一編號，歸檔入庫。在員工任職期間，企業(yè)對員工的人事檔案具有妥善保管，保守機密的義務(wù)，直至因員工離職等原因，檔案轉(zhuǎn)移投遞為止。
2.1人事檔案對企業(yè)的作用
對于企業(yè)和個人而言，人事檔案記錄著員工不同時期的人生軌跡，極具參考價值和社會意義。（1）企業(yè)人事檔案為企業(yè)管理提供人事信息數(shù)據(jù)。企業(yè)在進行內(nèi)部管理和外部拓展的過程中，人事檔案可以為人事對員工信息的統(tǒng)一分析，綜合整理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，精準定位員工的人事價值和自身需求，同時，能夠針對員工因人而用可以大大提高員工的工作效率，降低人力投資成本，促進企業(yè)的長效發(fā)展。（2）企業(yè)人事檔案為企業(yè)規(guī)劃提供人事決策依據(jù)。人事信息的收集和利用對于企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃具有戰(zhàn)略意義。人事檔案中的客觀記錄可以部分反映出就職員工的綜合素質(zhì)和個人特征。從企業(yè)的長遠規(guī)劃出發(fā)，熟悉和掌握員工的人事信息，有利于公司在人事調(diào)整，人員配置過程中實現(xiàn)人力利用的最優(yōu)化。（3）企業(yè)人事檔案是員工福利保障的重要依據(jù)。人事檔案記錄個人的社會身份，學歷背景以及工作資歷等全方面的個人信息，員工的薪資待遇、社會保障以及組織關(guān)系都離不開人事檔案。對于就職員工而言，高效的人事檔案管理是員工職稱申報、工資調(diào)整，工齡核算、社保認定等待遇公正合理的基本保障，因此，就職員工應(yīng)該增強檔案意識，配合檔案管理。
2.2企業(yè)人事檔案管理存在的主要問題
企業(yè)人事檔案管理部門組織結(jié)構(gòu)不合理，工作人員工作超負荷現(xiàn)象嚴重。國家規(guī)定，每增加1000卷人事檔案，就應(yīng)相應(yīng)增加1名檔案管理人員的編制，但由于部分企業(yè)并未充分認識檔案管理的重要性，導(dǎo)致崗位編制不合理，晉升途徑不明確，現(xiàn)有員工超負荷工作，大大影響了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。企業(yè)人事檔案管理制度不健全，檔案信息不正確、不完善、不從新現(xiàn)象嚴重。一方面，現(xiàn)有人事檔案管理模式主要是“檔隨人走”，這一模式導(dǎo)致人事檔案多頭管理，檔案信息更新不及時，利用不合規(guī)現(xiàn)象普遍存在。另一方面，部分企業(yè)員工流動率較高，短期就職現(xiàn)象較為普遍，較大的員工流動率給人事檔案信息的更新工作帶來極大的難度，人事檔案信息不正確，不完善的現(xiàn)象也普遍存在。企業(yè)人事檔案管理硬件不完善，管理人員素質(zhì)有待提高。企業(yè)管理人員對人事檔案管理工作的不重視直接導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理工作的軟硬件不足。由于多數(shù)企業(yè)對檔案管理的崗位薪酬設(shè)置較低，招聘的管理人員學歷不夠，能力不足，很難達到標準化操作，也無法意識到檔案管理工作的重要性。
2.3企業(yè)人事檔案管理發(fā)展的對策建議
（1）開展人事檔案管理人員培訓工作，提高管理人員的綜合素質(zhì)。近年來，隨著人們檔案意識的逐漸提高，人事檔案管理工作越來越受到重視，針對現(xiàn)有人事檔案管理人員應(yīng)針對企業(yè)問題實際需求和客觀情況，進行分階段、分層次的人員培訓工作，在專業(yè)技能，職業(yè)道德以及標準化操作等方面加強規(guī)范，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。（2）細化人事檔案管理的工作流程，提升檔案管理工作的工作質(zhì)量。人事檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，根據(jù)《人事檔案管理暫行規(guī)定》，人事檔案管理工作主要包括收集、整理、保管、利用以及轉(zhuǎn)遞五個方面，每一部分的工作都需要嚴謹準確。同時，人事檔案的資料準確性、完整性和從新性也是檢驗檔案管理工作的主要標準。這些嚴格標準要求人事檔案的管理工作不能僅僅依靠管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)經(jīng)驗，還要求企業(yè)內(nèi)針對人事檔案的管理操作流程需要有一套細化且科學規(guī)范的操作流程，只有做到每一項工作都有理可依，有據(jù)可查，才能真正保證人事檔案管理工作的工作質(zhì)量。（3）加強員工檔案意識，提高人事檔案管理工作的工作地位。人事檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性對人事檔案管理工作起到至關(guān)重要的作用。但由于企業(yè)及員工自身對檔案重要性的認識不足，導(dǎo)致人事檔案管理部門的工作地位在企業(yè)內(nèi)部較低。人事檔案管理人員的工作晉升路徑不明，部分檔案管理人員離職轉(zhuǎn)行或者放棄晉升，失去了對檔案管理工作的熱情和積極性。由此，加強員工檔案意識，提高人事檔案管理工作的工作地位十分重要，應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部進行主題培訓，增進員工和檔案管理人員的協(xié)同合作，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
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作者:于紫薇 單位:吉林省安信食品技術(shù)服務(wù)有限責任公司
第七篇:企業(yè)人事檔案管理的對策分析探討
摘要：在企業(yè)管理中，人事檔案管理工作具有重要意義。人事檔案管理工作，主要記錄個人在實際工作中，從事社會活動或其他活動的文件。管理個人檔案是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段，企業(yè)人員的流動性越來越大，但是，人事管理工作卻沒有進行相應(yīng)地改進，因此，本文就人事檔案管理工作提出相應(yīng)地改進策略。
關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；人事檔案管理工作；對策
在企業(yè)管理的人事檔案管理工作中，為了使其得到更好地發(fā)展，那么，就要針對人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，進而采取有效的策略完善企業(yè)人事檔案管理工作，從管理制度、管理人員、管理認識等方面進行全面的改進，進而使企業(yè)的人事檔案管理工作得到長期穩(wěn)定地發(fā)展。
一、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀
現(xiàn)階段，在企業(yè)人事檔案管理工作中，為了使檔案管理工作得到順利進行，就要對企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀進行具體地分析，并且，針對人事檔案管理手段傳統(tǒng)落后，檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，人事檔案的數(shù)字化管理不夠，人事檔案管理力量薄弱等問題，提出相應(yīng)地解決策略，進而使企業(yè)得到更好地發(fā)展。1.人事檔案管理手段傳統(tǒng)落后現(xiàn)階段，在企業(yè)的人事檔案管理中，人事檔案管理的手段是比較傳統(tǒng)落后的，在檔案資料的記錄中，主要采用紙質(zhì)介質(zhì)，大多數(shù)的資料都是手工撰寫的，雖然在實際管理中，有一部分企業(yè)已經(jīng)學會利用軟件管理，但是針對軟件的操作卻沒有統(tǒng)一的標準，且在操作過程中，操作程序比較復(fù)雜，因此，使各個部門之間的人事檔案管理工作無法進行有效地共享。2.檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高在企業(yè)的人事檔案管理工作中，其主要的管理人員存在很大的問題，一方面在檔案管理的實際工作中，管理人員的發(fā)展不夠穩(wěn)定，導(dǎo)致人員流動性較大。另一方面，管理人員的綜合素質(zhì)水平比較低。在實際工作中不僅缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，同時檔案管理的專業(yè)知識也比較匱乏。3.人事檔案的數(shù)字化管理不夠在當今社會，互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于各個領(lǐng)域當中，但是，在企業(yè)的檔案管理工作中，卻沒有得到合理地應(yīng)用，這在很大程度上阻礙了人事檔案管理工作的進展。4.人事檔案管理力量薄弱在企業(yè)的人事檔案管理工作中，由于長期得不到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，致使在實際檔案管理工作中，很多管理人員身兼雙職，一方面，這些管理人員的專業(yè)度不夠，另一方面，身兼雙職導(dǎo)致兩項工作不能有效完成，這對于企業(yè)的長期發(fā)展是十分不利的。
二、加強企業(yè)人事檔案管理工作的對策
綜上所述，現(xiàn)階段在企業(yè)管理中，人事檔案管理工作存在很多問題，因此，為了使企業(yè)得到長期穩(wěn)定地發(fā)展，就要在實際工作中，優(yōu)化人事檔案管理制度，加強檔案管理人員培訓，加強人事管理數(shù)字化建設(shè)，加強對人事檔案管理重要性的認識，從而使人事檔案管理工作得到良好的進展。1.優(yōu)化人事檔案管理制度在企業(yè)人事檔案管理工作中，檔案管理制度對于整個管理工作具有重要的作用，因此，為了使檔案管理工作得到良好地進展，就要對人事檔案管理制度進行優(yōu)化。各個企業(yè)要結(jié)合國家的制度要求，針對企業(yè)的實際發(fā)展情況，制定適合企業(yè)發(fā)展的管理制度，進而使企業(yè)得到良好地發(fā)展。2.加強檔案管理人員培訓在人事檔案管理工作中，其工作性質(zhì)具有很強的業(yè)務(wù)性和政策性。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作要求也越來越高，這就要求檔案管理人員需要具有一定的職業(yè)素養(yǎng)，但是就目前而言，管理人員的整體素質(zhì)與企業(yè)發(fā)展不相匹配，因此，為了全面提高管理人員的綜合素質(zhì)，就要加強企業(yè)的培訓工作，進而為管理人員提供有利地發(fā)展條件。3.加強人事管理數(shù)字化建設(shè)近年來，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，對人事檔案工作效率的要求也越來越高。那么，針對這樣的情況，為了使人事檔案管理工作更好地進行，就要在實際工作中有效地結(jié)合先進地技術(shù)，合理運用數(shù)字化管理，在保障檔案資料精準度的同時，為企業(yè)提供高效地檔案資料，因此，在檔案管理工作中要全面實行數(shù)字化建設(shè)，完全取代紙質(zhì)資料，使企業(yè)全面實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。4.加強對人事檔案管理重要性的認識在企業(yè)管理中，人事檔案管理工作具有重要的意義。因此，為了使企業(yè)得到長期穩(wěn)定地發(fā)展，就要在實際工作中，重視人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)要正確地認識到檔案管理工作的重要性，因此，在實際工作中，企業(yè)要加大對人事檔案管理工作的重視，同時還要加大對該項工作的資金投入，使檔案管理工作得到相應(yīng)地重視。
三、總結(jié)
由此可見，在企業(yè)管理中，人事檔案管理工作對企業(yè)的長期發(fā)展具有重要的作用。因此，為了使企業(yè)得到更好地發(fā)展，就要在實際的人事管理工作中，優(yōu)化人事檔案管理制度，加強檔案管理人員培訓，加強人事管理數(shù)字化建設(shè)，加強對人事檔案管理重要性的認識，使人事檔案管理工作效率得到有效地提高。
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作者:嚴愛清 單位:山東臨礦置業(yè)有限責任公司
