醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化信息應用
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摘要：人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的重點內容，是對過往人事變動情況的有效記錄，同時為當前和未來工作提供可靠依據(jù)，促進醫(yī)院發(fā)展水平的提升。傳統(tǒng)工作方式已經難以適應當前工作要求，必須對加強數(shù)字化信息管理力度，真正體現(xiàn)人事檔案的價值。除了要明確數(shù)字化信息之于人事檔案管理的意義外，還要對其中存在的問題進行分析，以便制定有效的人事檔案管理策略，滿足實踐工作要求。
關鍵詞：數(shù)字化信息；醫(yī)院；人事檔案管理；應用
在我國醫(yī)療體制改革進程當中，醫(yī)院建設規(guī)模和數(shù)量不斷擴增，為人們提供了良好的看病就醫(yī)環(huán)境，有利于促進我國醫(yī)療事業(yè)的繁榮發(fā)展。做好醫(yī)院的人事檔案管理工作，能夠對當前人力資源進行優(yōu)化配置與高效利用，促進醫(yī)院整體管理水平的提升。尤其是醫(yī)院發(fā)展必然以人才作為基本保障，應該加強對人事檔案管理的重視，促進工作效率與質量的提升。數(shù)字化信息在人事檔案管理中的有效應用，可以構建管理工作新模式，增強管理手段的科學性與先進化，為資源共享與利用提供了可靠保障。在市場競爭不斷加劇的趨勢下，醫(yī)院只有做好數(shù)字信息化建設，才能增強自身的核心競爭力，為醫(yī)院的長遠發(fā)展打下基礎。因此，應該從醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，根據(jù)數(shù)字化信息的基本特點制定針對性管理工作方案，實現(xiàn)對實踐工作的有效指導。
一、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應用重要性
在人事檔案管理中應用數(shù)字化信息，為電子化檔案的創(chuàng)建奠定了基礎，相較于傳統(tǒng)的紙質檔案，在空間占用上較小，能夠節(jié)省空間。通過網絡空間可以實現(xiàn)對電子檔案的有效存儲，大大提升了檔案管理的工作效率，減輕工作人員的壓力和負擔。隨著計算機存儲量的上升和數(shù)據(jù)交換速度的提升，可以滿足檔案的使用需求。借助于網絡還可以加快人事檔案資源的共享，滿足各個部門與科室的工作需求。電子檔案在歸檔、存儲和整理、調用中都具有明顯的優(yōu)勢，通過計算機就可以接收所需信息，大大增進了不同部門的交流溝通，體現(xiàn)人事檔案在醫(yī)院管理工作中的價值。通過采取有效的保密技術和安全防護措施，也能夠使人事檔案的保密性得到增強，避免人為操作失誤引起的信息泄露和丟失等問題。在醫(yī)院的考核工作當中，可以通過快速調閱人事檔案對不同人員進行評估，保障流程的公開性和公平性，防止暗箱操作等問題，為考核者提供極大的便利。
二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題
1.管理方式單一管理方式單一化是傳統(tǒng)管理手段的主要弊端，導致在檔案資源收集、整理、分析和調用中存在較大的局限性，無法為醫(yī)院人事管理提供可靠的保障。在醫(yī)院改革進程當中，未能對當前制度體系進行優(yōu)化和完善，傳統(tǒng)制度與規(guī)范難以符合當前信息化建設需求，其執(zhí)行效果不佳。未能對人事檔案進行分類分級處理，導致在查詢和使用中十分不便，檔案錯拿和缺失等問題逐漸增多。對于數(shù)字化信息的重視程度較低，未能意識到在實踐工作中的重要性，資源配置存在諸多不合理之處，導致醫(yī)院的經營成本上升。因此，應該以數(shù)字化建設為契機，提升人事檔案管理手段的多元性與豐富性。
2.信息更新緩慢人工管理的方式在傳統(tǒng)工作中較為常用，這就會對工作效率產生嚴重影響，檔案資源信息的價值未能得到有效體現(xiàn)。尤其是隨著人事部門工作業(yè)務和內容的增多，在檔案管理中涉及的信息量也呈現(xiàn)出海量化的特征。進入到大數(shù)據(jù)時代以來，給檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)管理方式在信息收集、整理和保存等方面都存在滯后性弊端，導致信息更新緩慢。決策工作需要以最新的人事檔案信息為依據(jù)，因此會導致決策科學性和可行性受到影響。
3.人員素養(yǎng)不高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的專業(yè)能力較低，是限制數(shù)字化信息有效應用的主要因素。在部分工作崗位中存在一人多職的現(xiàn)象，認識檔案管理的專業(yè)性不足，無法認識到當前信息化建設的必要性，導致管理工作實效性不足。未能根據(jù)當前工作需求進行專業(yè)培訓，其專業(yè)知識與技能較為落后，在工作中固守傳統(tǒng)工作理念和方法。對于檔案安全性的重視程度較低，未能采用先進技術做好系統(tǒng)安全防護工作，網絡病毒和黑客等對檔案安全性和保密性造成威脅。人事檔案管理工作隊伍的活力不足，缺乏高素質人才。
三、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應用策略
1.建立電子信息平臺電子信息平臺的建設，是開展人事檔案信息化與數(shù)字化管理的基礎與前提，因此應該加強建設力度，滿足醫(yī)院的未來發(fā)展需求。在該平臺下，能夠實現(xiàn)對多種類型的人事檔案資料的統(tǒng)一化管理，對文字信息、圖片信息和數(shù)字數(shù)據(jù)等進行整合，通過數(shù)字化信息的形式進行分級分類管理。這不僅有利于資源的優(yōu)化配置，而且滿足了信息的共享需求，有助于增進各個部門之間的合作交流，防止出現(xiàn)信息孤島效應。在電子信息平臺的建設當中，應該以技術平臺、業(yè)務平臺、數(shù)據(jù)交換平臺、集成平臺和應用平臺的構建作為核心內容，增進各個子平臺的有效銜接，為人事檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整合、存儲、分析與調用等提供便捷條件。首先，應該保障電子信息平臺的標準化特點，使其能夠在統(tǒng)一標準下實現(xiàn)各項功能，增強使用效果。其次，應該保障電子信息平臺的復用性和擴展性特點，能夠為今后業(yè)務擴展等工作提供可靠保障，防止資源浪費的現(xiàn)象發(fā)生。加快紙質檔案向電子檔案的轉化，解決傳統(tǒng)管理模式下的種種弊端，增強先進技術的應用價值。為了能夠增強電子信息平臺的功能，還要對不同科室和部門的工作特點進行深入分析，拓展系統(tǒng)功能，滿足工作人員的個性化需求。
2.加強檔案風險管控人事檔案會關系到醫(yī)院的整個人力資源管理工作成效，也會對醫(yī)院的未來發(fā)展產生直接影響，因此應該對檔案風險實施有效管控，從而增強人事檔案的保密性和安全性，防止信息丟失或者破壞等問題的產生。在管理工作中應用數(shù)字化信息時，雖然可以給工作人員帶來較大的便捷，但是由于網絡具有開放性的特征，因此其面臨的風險也在不斷升高。尤其是黑客攻擊和網絡病毒等因素的存在，也導致人事檔案安全性受到威脅，只有不斷提升防護意識與防護力度，才能避免意外問題的產生。應該促進管理人員責任意識的增強，防止對檔案進行篡改，通過法制化建設對工作人員行為進行約束與規(guī)范。在科學技術水平不斷提升的趨勢下，網絡病毒和黑客攻擊等也更具隱蔽性特點，給系統(tǒng)防護工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。應該通過防火墻和殺毒軟件的應用，實現(xiàn)對上述問題的有效預防，保障內部網絡的安全性。同時，人事檔案管理權限的設置，也是增強檔案安全性的有效措施，可以通過人臉識別、指紋或者密碼等進行加密處理。應用特定格式對數(shù)據(jù)信息進行處理，促進信息錄入便捷性和準確性的提升，防止信息丟失或者破壞等問題的出現(xiàn)，為信息化與數(shù)字化建設提供保障。對檔案修改程序進行有效規(guī)范，尤其是在紙質化檔案的錄入中，應該保障信息的真實性。
3.規(guī)范管理操作流程應該明確醫(yī)院資源規(guī)劃要求，實現(xiàn)對數(shù)字化信息技術的有效利用，完善人事檔案管理系統(tǒng)的同時，對管理工作操作流程加以規(guī)范，防止出現(xiàn)混亂狀況。分類管理各類人事檔案信息，保障信息的真實性、精確性和全面性。在安排不同管理崗位任務時，應該明確工作人員的基本能力，包括信息化素養(yǎng)、查閱能力和打字速度等等，確保人才價值得到充分發(fā)揮。對檔案管理查找頁面進行針對性設計，使搜索字更加符合醫(yī)院的實際工作特點，加快人事檔案信息的查閱速度。數(shù)字化檔案相較于紙質檔案而言占用空間較小，為檔案的存儲與管理帶來了便捷。隨著醫(yī)院建設規(guī)模的擴增和業(yè)務的增多，人事變動也會更加頻繁，因此應該建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并根據(jù)工作要求進行實時更新。對數(shù)據(jù)庫進行定期檢查，防止信息遺漏等問題的存在，以便對其進行補錄處理，避免檔案完整性受到影響。增進與其他部門的信息共享，增強信息整合能力，加快檔案信息的更新。對當前操作規(guī)范進行細化處理，包括了數(shù)字字典、用戶管理、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)日志等，在檔案信息的查閱中應該使用工作賬號。在對單位信息欄數(shù)據(jù)進行修改時，應該經過上級批準，避免出現(xiàn)擅自修改的現(xiàn)象。對數(shù)字字典內容進行查核，以滿足信息查找的工作要求，加快人事檔案的利用效率。在檔案的瀏覽、修改和下載等操作中，也應該設置相應的數(shù)據(jù)化權限。
4.提升管理人員素養(yǎng)人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，也會對信息化建設工作產生直接影響，決定著管理工作的效率。部分管理人員的專業(yè)性不足，往往是由其他部門人員兼任檔案管理工作，導致管理工作質量受到影響。為此，應該針對當前人事檔案管理工作的特點與現(xiàn)狀，制定針對性專業(yè)培訓計劃，使其專業(yè)知識和技能得到更新，了解數(shù)字化信息在實踐工作中的應用方法，加快數(shù)字化建設進程。在業(yè)務學習活動當中，應該確立小組組長，增強其技術能力和責任意識，通過相互監(jiān)督的方式開展工作，防止人為失誤導致檔案信息安全受到威脅。根據(jù)檔案分類、錄入、補錄和校對等工作內容的不同，采取差異化培訓方式，以增強實際培訓效果。在培訓中應該加強對信息化素養(yǎng)培訓的重視，系統(tǒng)化學習網絡信息技術、大數(shù)據(jù)技術和計算機技術等等，增強管理工作人員的操作水平，適應新時期檔案管理工作特點。接受新的工作理念，增強管理人員的技術應用意識，防止信息化與數(shù)字化建設流于形式化。建立完善的招聘機制，引進先進人才，補充檔案管理工作隊伍，增加隊伍工作活力。在招聘中對人才的技術應用能力、業(yè)務能力和溝通協(xié)調能力等進行考察，保障工作隊伍結構的合理性，根據(jù)其自身特點為其分派崗位任務，使其在實現(xiàn)個人價值的同時，為醫(yī)院創(chuàng)造良好的效益。
5.完善管理制度體系傳統(tǒng)管理制度呈現(xiàn)出一定的局限性，難以適應信息化建設的工作要求，難以對日常工作形成有效約束，因此必須加快制度改革步伐，增強各項工作的規(guī)范性，確保其有章可循。應該根據(jù)當前法律法規(guī)和政策要求構建醫(yī)院檔案管理制度框架，同時結合醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀和未來戰(zhàn)略規(guī)劃，對制度進行細化處理，尤其是精細化管理理念的引入，有利于增強制度的執(zhí)行效果，加快制度規(guī)范的落實。建立完善的責任機制，明確人事檔案管理中各個崗位責任，將責任落實到個人，防止責任相互推諉引起的混亂，避免檔案信息受到影響。對用戶權限管理制度進行優(yōu)化，防止越權管理等問題的發(fā)生。建立完善的獎懲機制，對于工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工進行物質和精神獎勵，為其他工作人員做出良好的榜樣，提升其工作積極性和主動性；對于工作態(tài)度懈怠導致企業(yè)遭受損失的行為進行處罰，增強其責任意識，認識到自身崗位工作的重要意義。對當前薪酬福利制度進行優(yōu)化，改善管理人員的待遇，使其能夠在工作中增強歸屬感與凝聚力，為人才的吸引與留住提供制度保障。在購置硬件設備時也應該采用制度加以規(guī)范，防止資金浪費等問題的產生，尤其是在檔案管理軟件、程控交換機和長距離數(shù)據(jù)收發(fā)器等設備采購中需要較多的資金。建立設備維護與檢修制度，保障其良好的使用功能，為人事檔案管理日常工作的實施提供可靠保障，防止對工作進程造成影響。
6.完善指標評價體系在醫(yī)院人事檔案管理中應用數(shù)字化信息，是提升工作效率、體現(xiàn)檔案價值的關鍵途徑，為工作人員帶來了極大的便捷性。但是，也會由于多種因素的影響，導致檔案可靠性和安全性受到威脅。因此，應該指標評價體系的構建作為基礎，實現(xiàn)對人事檔案管理工作的有效評價，及時發(fā)現(xiàn)其中的存在的問題，消除數(shù)字化建設和信息化建設中的弊端，提高人事檔案管理工作水平。應該促進電子信息檔案安全評價指標體系的快速構建，以應對安全管理的動態(tài)化特點，實現(xiàn)對安全問題的有效預防與處理。要加強對電子信息系統(tǒng)威脅的快速、有效識別，明確其風險等級和影響程度，由技術人員對其進行識別和評價，促進評價指標體系的構建，實現(xiàn)對安全風險的定性與定量分析。建立風險評估模型，實現(xiàn)對風險參數(shù)的輸入，準確預測在人事檔案管理中可能面臨的威脅及系統(tǒng)的安全情況。
四、結語
在醫(yī)院人事檔案管理中應用數(shù)字化信息，可以有效節(jié)省空間和時間，同時加快檔案資源的共享與利用，增強檔案的保密性。在傳統(tǒng)管理工作當中，由于管理方式的單一化和信息更新存在滯后性等問題，導致人事檔案的完整性和可靠性受到影響，不利于醫(yī)院各項工作的實施。為此，應該通過建立電子信息平臺、加強檔案風險管控、規(guī)范管理操作流程、提升管理人員素養(yǎng)、完善管理制度體系和完善指標評價體系等途徑，增強數(shù)字化信息的實際應用效果，提升醫(yī)院人力資源管理水平，為醫(yī)院的長遠發(fā)展創(chuàng)造良好的內部環(huán)境。
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作者：周潔 呂東陽 單位：山東省滕州市中心人民醫(yī)院
