應用型本科院校人事檔案管理問題及對策

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摘要：人事檔案管理是人力資源管理過程中十分重要的工作，其中涉及到了教師與學生人事管理等工作，而為了能夠進一步優(yōu)化這一項工作，本文對新經濟形勢下應用型本科院校人事檔案管理中存在的問題及對策進行了具體的探討。

關鍵詞：新經濟形勢；應用型本科；人事檔案；問題及對策

在社會不斷發(fā)展過程中，我國一大批?？圃盒Ｒ采駷榱吮究圃盒?，并且在長時間發(fā)展中也取得了一定的發(fā)展，現(xiàn)如今基本上也接受了教育部本科教學工作水平評估。在這一過程中，應用型本科院校受到的關注度也在不斷提升，由于學校過分重視硬件建設，如實驗設備購置、辦學條件優(yōu)化等等，促使學校辦學質量也得到了提升?？墒窃谏鐣粩喟l(fā)展過程中，我國也步入到了一個全新的經濟形勢下，應用型本科院校管理工作在這一過程中也需要與時俱進，提高對人力資源信息管理方面的重視程度，及時改革傳統(tǒng)人力資源管理模式，重視人事檔案管理工作，借助于全新的手段來提高人事檔案管理工作效率，強化基礎工作的同時做好信息收集與管理，這樣才能有效為應用型本科院校人力資源建設戰(zhàn)略提供強有力的信息支持，同時有效滿足新經濟形勢發(fā)展訴求，讓學校得到更為良好的發(fā)展與進步。

一、新形勢下應用型本科院校人事檔案管理中存在的問題

在社會經濟形勢不斷發(fā)展與變化的環(huán)境下，我國各個高校對于人才隊伍建設工作重視程度也在不斷提升，都在積極引進各個學科帶頭人，人事檔案管理工作受到的重視也有所提升，再加上網絡信息技術的發(fā)展，人事檔案管理手段也發(fā)生了變化?？墒?，就應用型本科院校人事檔案管理工作現(xiàn)狀來看，效果并不如人意，在人事檔案管理過程中還存在著以下問題：

1.人事檔案管理工作認識不足就應用型本科院校人事檔案管理現(xiàn)狀來看，部分院校對于人事檔案管理工作認識不足，沒有將人事檔案管理與學校人力資源建設有效結合在一起，也沒有將人事檔案管理與學科建設、薪酬分配、人才隊伍建設等工作有效結合在一起，整個管理工作十分被動。另外，學校人事檔案管理工作也無法有效為院校以及領導人才隊伍建設、工資福利待遇決策、干部選拔與培養(yǎng)等工作提供相應的信息支撐。

2.人事檔案管理混亂分析應用型本科院校人事檔案管理工作現(xiàn)狀來看，人事檔案管理工作混亂也是問題之一，各個應用型本科院校人事檔案管理部門因為學校不同也存在差異，各學校按照自身實際情況有些會安排人事處管理人事檔案，也有些學校會安排組織部門進行人事檔案管理，還有些會直接將人事檔案存儲在檔案館，人事與組織部門共同管理。這些管理情況都表現(xiàn)出了對于人事檔案管理工作重要性認識不足，再加上各個部門之間的配合也存在問題，溝通渠道不夠通暢，很容易會在管理期間出現(xiàn)漏洞，最終引發(fā)人事檔案內容不準確、不完善等情況。除此之外，在經濟發(fā)展新形勢下，人才流動性也有了明顯的提升，離崗、人員轉行、出國留學、辭職經商等現(xiàn)象層出不窮，部分檔案成為了死檔，這也進一步加大了人事檔案管理工作難度。

3.人事檔案內容特殊性不足在新經濟形勢下應用型本科院校人事檔案管理內容特殊性不足，大多是按照中共中央組織部門提出的人事檔案管理要求來裝入的十大類材料，內容上大多是千篇一律，并不存在什么區(qū)別，缺少能夠有效體現(xiàn)出職工思想、特長、學識、成果以及能力的內容材料。在研究方向、科研領域以及科研成果等方面的內容材料也十分稀少。年度考核填寫鑒定意見方面的內容也是大同小異、毫無新意，評價與鑒定話語也大多是空話，缺少實質性內容，這種情況下人事檔案管理應用價值自然也就不足。

4.人事檔案管理信息化建設不足在新經濟形勢下應用型本科院校人事檔案管理工作，還存在著人事檔案開放利用程度低下、管理手段滯后于新時展需求這一問題。應用型本科院校在進行人事檔案管理的時候，依然還是有以傳統(tǒng)手工操作為主的現(xiàn)象，有些學校在對人事檔案進行整理的時候甚至還是使用打孔的方式進行，這不僅破壞了檔案的完整性，也不利于檔案材料的增添以及檔案利用與保密等需求，整個人事檔案管理效率十分低下?？傊?，應用型本科院校人事檔案管理信息化建設不足，在檔案利用、信息統(tǒng)計等方面也存在著一些問題，無法有效借助于數(shù)據分析來充分凸顯出人事檔案的應用價值。

5.人事檔案管理隊伍有待優(yōu)化在新經濟形勢下應用型本科院校人事檔案管理工作期間還存在著人事檔案管理隊伍有待優(yōu)化這一問題。一方面，院校人事檔案管理隊伍人員年齡、學歷、性別、知識結構并不合理，整個管理隊伍穩(wěn)定性不足、管理工作也不夠規(guī)范。再加上人事檔案管理工作人員待遇低下、工作積極性有待提升，也直接制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，需要及時進行優(yōu)化與改進，借助于現(xiàn)代化管理手段來進行優(yōu)化。另一方面，在人事制度改革不斷推進的環(huán)境下，院校人事檔案管理結構也開始變得越發(fā)的復雜，人事檔案管理人員身份不再單一，這也進一步加大了人事檔案管理工作難度。

二、新形勢下應用型本科院校人事檔案管理對策

上述分析中我們了解到新經濟形勢下應用型本科院校人事檔案管理中存在的問題，而要想有效解決上述問題，筆者認為可以從以下幾點著手：

1.提高人事檔案管理重視程度在新經濟形勢之下，應用型本科院校一定要意識到無論是經濟或者是國家發(fā)展都離不開人才，國家中長期發(fā)展規(guī)劃綱要之中也有明確指出人才是我國經濟社會發(fā)展第一資源。為此，應用型本科院校一定要意識到人力資源管理工作的重要性，真正提高對人事檔案管理工作的重視，將其作為應用型本科院校發(fā)展重要規(guī)劃，同時加大對這一方面的投入，以此來為人事檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展提供強有力的保障。在這一過程中，應用型本科院校領導、人力資源管理部門人員都應該要正確認識人事檔案管理工作價值，并且做好宣傳與推廣工作，真正做到全員參與人事檔案管理，借此來有效提升人事檔案管理工作質量。一方面，需要不斷夯實人事檔案規(guī)范管理基礎工作，畢竟不論何事要想做好基礎才是關鍵，所以應用型本科院校在人事檔案管理過程中，一定要將相關人員個人檔案及時歸檔整理，保證人事檔案資料完整性。另一方面，還可以設置專職的人事檔案管理干事專人專用?！度耸聶n案管理辦法》之中有規(guī)定，保管1000份以上的檔案單位，需要至少配備1名專職檔案管理人員，所以應用型本科院校人事檔案管理工作實施過程中，一定要做好這一項工作，安排專門的人員進行負責，這樣才能真正確保人事檔案管理工作順利推行下去。

2.加強人事檔案管理制度建設在上述分析中我們了解到，新經濟形勢下應用型本科院校人事檔案管理工作還是十分混亂，而之所以會如此也是因為人事檔案管理制度有待完善，亦或是部分院校雖然有制定出相應的規(guī)章制度體系，卻沒有將其嚴格執(zhí)行下去，沒有做到及時對人事檔案信息進行歸檔與整理，最終制約了人事檔案管理。針對這一問題，應用型本科院校在進行人事檔案管理工作的時候，一定要結合實際情況加強人事檔案管理制度，以此來保障人事檔案管理工作的順利開展。在制定完善期間，院校需要做好以下工作：形成規(guī)范化的檔案規(guī)格，以此來為檔案整理與裝訂提供規(guī)范標準；對人事檔案分類編號進行統(tǒng)一，可以按照姓名拼音、職工所在部門、姓名四角號碼來進行排序，以此來為之后檔案利用與查詢提供便利，減少不必要的工作量；不斷優(yōu)化人事檔案管理內容，在這一過程中可以加強對職工能力、特長、成果等內容材料的收集與整理，及時把握職工學識、思想、水平以及實際能力?？傊?，院校在發(fā)展期間需要盡快制定出能夠滿足新經濟時代背景下訴求的人事檔案管理制度體系，從學校事業(yè)發(fā)展、隊伍建設等多方面來進行綜合考慮，在保障人事檔案管理制度規(guī)范、合理的基礎上，體現(xiàn)出先進性、時代性以及人文關懷精神，同時還需要關注學校職工利益，這樣才能真正形成科學且規(guī)范化的人事檔案管理制度體系。另外，按照相關《收集制度》來對人事檔案收集范圍以及要求進行明確，同時還可以對《人事檔案查借閱制度》《人事檔案材料轉遞制度》《人事檔案材料收集整理鑒別制度》《人事檔案保管員職責及其獎懲制度》等多方面進行完善，并且確保制度的有效落實，這樣才能有效優(yōu)化人事檔案管理工作。

3.人事檔案管理方式創(chuàng)新在新經濟形勢背景之下，應用型本科院校人事檔案管理工作質量要想得以發(fā)展，還需要意識到信息化時展實際，明白一切管理工作都應數(shù)字化。傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理方式明顯與新經濟形勢下的時展訴求不同，傳統(tǒng)檔案管理方式不僅效率低下，還會對檔案保密性與完整性造成影響，而且在信息查詢的時候效率也十分低下，無法有效為院校領導人員提供強有力的決策支持。為此，應用型本科院校人事檔案管理工作質量要想得以提升，一定要積極引進現(xiàn)代化信息管理技術，從之前的檔案實體管理逐漸轉化成為信息化管理，這樣才能更好地滿足新經濟形勢訴求。例如，院校在人事檔案管理工作中可以借助于BLOG、RSS、WIKI、AJAX等技術來優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)，主動借助于檔案數(shù)字化、檔案信息管理平臺來提高人事檔案管理工作效率，同時借助于網絡信息技術來構建出信息管理利用與交互平臺，這樣才能借助于信息化管理手段來優(yōu)化人事檔案管理工作質量。除此之外，加強數(shù)字化檔案建設，積極推進“互聯(lián)網+人事檔案管理”建設，組織人力、物力來將傳統(tǒng)檔案材料及時整理成為相應的數(shù)據信息材料，以此來有效提升人事檔案存儲指令，保障檔案信息真實、完整性。高校主管部門還需要制定出統(tǒng)一的人事檔案資料信息庫建設標準，以此來有效保障各本科院校人事檔案信息平臺兼容以及無障礙調轉。

4.豐富與更新人事檔案內容新經濟形勢下應用型本科院校人事檔案管理質量要想得到保障，還需要對人事檔案內容進行豐富與更新。首先，及時更新材料。在這一過程中，應用型本科院?？梢苑e極實施檔案統(tǒng)一管理的基礎之上，構建出檔案材料送交制度，也可以讓各個系、部明確一個兼職檔案員，讓其專門負責收集、送交本部門的各類人事檔案材料，借此來讓人事檔案材料能夠及時且主動地被送交歸檔，還需要善于捕捉人事檔案材料形成信息，摸索出相應的人事檔案材料形成規(guī)律，做好跟蹤以及收集工作。例如，對于教職工職稱的評審、干部的任免、學歷的變化等工作一定要提高重視，及時做好收集與整理。其次，對于人事檔案材料信息還需要做好查缺補漏等工作，對于缺少的人事檔案材料信息要逐一進行登記，而且還需要從不同角度、層次以及途徑來收集人事檔案材料，真正做好審查、鑒別人事檔案材料等工作，同時做好分類工作，而對于人事檔案信息失真等情況也需要認真進行審查，按照國家相關部門政策以及原始記錄作為憑證來進行審查，以此來最大程度保障人事檔案的完整與真實性。再次，還需要在人事檔案管理過程中，盡可能做到刪繁就簡，縮小靜態(tài)材料，對于人事檔案之中經常出現(xiàn)的材料，最好是在已經確定之后就應不更改或者是適當減少其出現(xiàn)的頻率，這樣就能避免材料重復填寫等情況，減少不必要的人力資源浪費。最后，還需要及時補充人事檔案新內容，增加一些動態(tài)性的材料。例如，在人才流動頻繁的情況下，需要對人事檔案業(yè)績、信用等內容進行更新，還有婚姻狀態(tài)、考核、業(yè)績、鑒定等情況也需要進行優(yōu)化與完善。

5.優(yōu)化人事檔案管理隊伍新經濟形勢下應用型本科院校人事檔案管理質量要想得到保障，除了上述幾點之外，還需要及時優(yōu)化人事檔案管理隊伍，畢竟要想真正做好這一項工作，人事檔案管理工作人員自身素質起著關鍵性的作用。首先，人事檔案管理人員在新經濟形勢下要具備良好的思想政治素質以及專業(yè)素養(yǎng)，在工作過程中樹立起終身學習意識，不斷豐富、提升自己，這樣才能有助于人事檔案管理工作質量得以提升。其次，人事檔案管理工作人員還需要具有較高的黨性原則、政策水平以及堅定的政治方向，在管理過程中不斷學習與落實《保密法》《檔案法》，同時主動制定與優(yōu)化人事檔案管理保密制度，不斷提高自身法治觀念以及保密意識，從而有效保障人事檔案信息安全。最后，人事檔案管理工作人員還需要在工作期間不斷提高自身業(yè)務水平，做好檔案方面的培訓與自學，這樣才能熟練掌握人事檔案管理工作每一環(huán)節(jié)與要求，真正有效提升人事檔案管理工作質量。

三、結語

綜上所述，在新經濟形勢之下，現(xiàn)代信息技術應用范圍也在不斷擴大，高校人事檔案管理工作身處全新的環(huán)境下受到的關注度也在不斷提升，應用型本科院校若能強化人事檔案管理工作，結合新形勢下管理中存在的問題來做好現(xiàn)代化建設以及人事檔案管理，就能有效發(fā)揮出人事檔案管理工作的價值，為領導決策提供強有力的信息支撐，從而有效促進應用型本科院校健康、長遠發(fā)展。

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作者：肖寧生 單位：安徽池州學院