人才服務(wù)中心人事檔案管理工作分析

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【摘要】為了加快實(shí)現(xiàn)人才服務(wù)中心管理改革與創(chuàng)新，文章針對(duì)人事檔案管理工作展開討論，介紹新形勢下人事檔案管理要求，并從四個(gè)方面總結(jié)管理問題，然后提出正確認(rèn)知人事檔案管理、拓寬人事檔案管理的宣傳范圍、創(chuàng)新人事檔案管理模式、創(chuàng)建人事檔案管理團(tuán)隊(duì)四點(diǎn)建議，確保人才服務(wù)中心人事檔案管理工作滿足新形勢要求，以期能夠提高人事檔案使用價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】新形勢；人才服務(wù)中心；人事檔案管理；人力資源社會(huì)保障部門

人才工作管理服務(wù)中心作為區(qū)政府直屬事業(yè)單位，為人們提供人事檔案查詢，人事檔案記錄學(xué)習(xí)、生活、工作經(jīng)歷等重要數(shù)據(jù)，能夠真實(shí)地體現(xiàn)出個(gè)人實(shí)際情況，也關(guān)系到在社會(huì)中參與就業(yè)，是用人單位聘請(qǐng)人才非常關(guān)鍵的依據(jù)。由此可見，人才服務(wù)中心的人事檔案管理非常必要。此外，人才服務(wù)中心連接了人才與用人單位，是兩者之間非常重要的連接載體，因此必須要保證人事檔案內(nèi)容完整性與真實(shí)性。一方面能夠?yàn)槿瞬盘峁I(yè)化服務(wù)，另一方面能夠使用人單位了解到更加詳細(xì)的人才數(shù)據(jù)?，F(xiàn)階段，實(shí)施人事檔案管理在新形勢環(huán)境下難免會(huì)出現(xiàn)一些問題，下面以濱州市沾化區(qū)人才工作管理服務(wù)中心為例，圍繞人事檔案管理工作展開討論。

一、新形勢下人才服務(wù)中心人事檔案管理背景

人事檔案在我國有相對(duì)久遠(yuǎn)的發(fā)展歷史，在一直以來的實(shí)踐中逐漸形成相對(duì)成熟的思維模式與管理體系。新形勢下人才服務(wù)中心內(nèi)部人事檔案管理工作，在市場經(jīng)濟(jì)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等多項(xiàng)因素影響下，逐漸體現(xiàn)出數(shù)字化、智能化的特點(diǎn)。為此，人才服務(wù)中心也必須要結(jié)合周圍環(huán)境做出改變，創(chuàng)新人事檔案管理模式。與此同時(shí)，考慮到人事檔案管理工作的重要性，人才服務(wù)中心在實(shí)施該項(xiàng)工作時(shí)，務(wù)必要將重點(diǎn)放在檔案管理方法的創(chuàng)新上，積極采用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息在線共享，可以更加高效地查詢所需要的數(shù)據(jù)，為人才服務(wù)中心工作提供便利。

二、人才服務(wù)中心人事檔案管理問題

結(jié)合濱州市沾化區(qū)人才工作管理服務(wù)中心現(xiàn)狀，總結(jié)人事檔案管理存在的問題，表現(xiàn)在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型、人檔分離、管理方法以及檔案管理人員數(shù)量這四個(gè)方面。

（一）檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型缺乏正確認(rèn)知。進(jìn)入到大數(shù)據(jù)環(huán)境之后，人才服務(wù)中心的人事檔案管理必須要積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，但個(gè)別管理人員對(duì)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型缺乏充分認(rèn)識(shí)，認(rèn)為人才服務(wù)中心只需要暫時(shí)保管人事檔案即可，導(dǎo)致其他管理并沒有得到深入展開。例如，檔案數(shù)字化管理人數(shù)較少，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的操作不夠熟練，對(duì)今后檔案管理深入實(shí)施造成阻礙。

（二）依然面臨人檔分離問題。人才服務(wù)中心內(nèi)部人事檔案管理經(jīng)常面臨的問題，即為人檔分離，該問題主要出現(xiàn)在畢業(yè)大學(xué)生群體中。當(dāng)學(xué)生離開學(xué)校之后，其個(gè)人檔案會(huì)寄存在人才服務(wù)中心，如果畢業(yè)生所參與的工作缺乏穩(wěn)定性或者更換工作崗位頻率較高，那么這一部分群體檔案便會(huì)在人才服務(wù)中心滯留。面對(duì)長期無人過問的檔案，人才服務(wù)中心在檔案信息更新這一方面也會(huì)滯后，從而出現(xiàn)人檔分離問題。

（三）檔案管理模式需要?jiǎng)?chuàng)新。新形勢對(duì)人才服務(wù)中心管理提出新要求，實(shí)施人事檔案管理，必然要朝著信息化、數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變。雖然現(xiàn)階段人事檔案管理已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，但在大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)層面還有很大的提升空間。

（四）人事檔案管理人員數(shù)量缺失。人才服務(wù)中心作為基層單位，主要負(fù)責(zé)人事檔案管理的各項(xiàng)工作。但隨著工作環(huán)境與社會(huì)形式的變化，人才服務(wù)中心內(nèi)部人事檔案管理工作也發(fā)生極大的轉(zhuǎn)變，工作內(nèi)容更加細(xì)化，人事檔案管理工作崗位也逐漸增多，面臨技術(shù)與信息化管理理念等多方面要求。但是在人才配備方面依然不足，例如檔案管理人員專業(yè)性以及人數(shù)較少，甚至存在一人兼任多崗的現(xiàn)象。

三、人才服務(wù)中心人事檔案管理工作的優(yōu)化建議

（一）正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理。人才服務(wù)中心在新形勢下開展人事檔案管理，務(wù)必要對(duì)該項(xiàng)工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，特別是人才服務(wù)中心的管理者，要分別從人員編制、人事檔案管理、基礎(chǔ)設(shè)施培訓(xùn)等多個(gè)方面給予重視，并且增加成本投入，能夠在新形勢環(huán)境下了解人事檔案管理要求，明確個(gè)人承擔(dān)的職責(zé)，從而提升檔案管理的專業(yè)性。面對(duì)大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)在人事檔案管理工作中的融入，需要建立全新的人事檔案觀，這就需要加強(qiáng)宣傳，明確人事檔案的重要性，創(chuàng)新檔案管理方法與理念，真正體現(xiàn)出人事檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。另外，人才服務(wù)中心必須要做好人力資源開發(fā)，凸顯人事檔案利用價(jià)值，作為管理人員也要明確個(gè)人對(duì)于檔案管理的重要意義，特別是檔案對(duì)應(yīng)的“人”。通過人事檔案記錄的政治面貌、工作經(jīng)歷等重要數(shù)據(jù)，可以幫助用人單位篩選需要的人才。

（二）拓寬人事檔案管理的宣傳范圍。針對(duì)人檔分離這一問題，需要通過宣傳使全社會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案的使用價(jià)值。人才服務(wù)中心可以到所在城市的社區(qū)、企業(yè)、高校中進(jìn)行宣傳，特別是高校學(xué)生群體，通過人事檔案使用價(jià)值的宣傳，可以了解檔案、明確檔案流轉(zhuǎn)過程、畢業(yè)后檔案管理作用，從而能夠采取合理的方式處理個(gè)人檔案，這也為人才服務(wù)中心人事檔案管理提供了便利。同時(shí)，人才服務(wù)中心利用傳統(tǒng)媒介與新媒體拓寬宣傳途徑，最大限度地杜絕人檔分離和棄檔等現(xiàn)象，盡可能地提高人才服務(wù)中心內(nèi)部檔案資源的使用價(jià)值。

（三）創(chuàng)新人事檔案管理模式。新形勢下，人事檔案管理工作的實(shí)施要積極創(chuàng)新管理模式，全方位展開檔案管理信息化建設(shè)與引用大數(shù)據(jù)技術(shù)。人才服務(wù)中心作為連接用人單位和人才的載體，在大數(shù)據(jù)時(shí)代深入推進(jìn)檔案管理轉(zhuǎn)型非常必要，需要在軟硬件設(shè)備升級(jí)、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施更新等方面增加投入，通過信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，全方位提升人事檔案管理效率。除此之外，人才服務(wù)中心還應(yīng)該保證儲(chǔ)存檔案信息的安全性，避免重要檔案信息流失，給廣大服務(wù)對(duì)象帶來損失?；谛滦蝿輰?duì)人事檔案管理的要求，人才服務(wù)中心需要采用全新的管理模式，重點(diǎn)突出檔案管理的開放性，這是當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的一種新型模式，是以傳統(tǒng)人事檔案管理模式為基礎(chǔ)進(jìn)行補(bǔ)充與調(diào)整。人才服務(wù)中心內(nèi)部儲(chǔ)存人事檔案向全社會(huì)開放，所有人都能夠了解檔案內(nèi)容，通過開放性檔案管理模式，無論是個(gè)人還是用人單位都能夠享受到專業(yè)服務(wù)，滿足檔案使用需求。

（四）創(chuàng)建人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。人才服務(wù)中心要想保證人事檔案管理質(zhì)量與專業(yè)性，就必須要?jiǎng)?chuàng)建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。例如在人才服務(wù)中心內(nèi)部，根據(jù)檔案管理要求明確相應(yīng)數(shù)量的編制，聘請(qǐng)專業(yè)水平高、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理工作人員，分別從公開招考、人才引進(jìn)這兩個(gè)方面加大力度，雙管齊下，引進(jìn)大量有專業(yè)素養(yǎng)和管理能力的人事檔案管理人員，切實(shí)提高管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)水平。所有檔案管理人員進(jìn)入工作崗位前必須要接受培訓(xùn)，如果人才服務(wù)中心條件允許，也可以為其提供外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，或者聘請(qǐng)檔案管理行業(yè)領(lǐng)域的專家現(xiàn)場授課，幫助檔案管理人員了解更為豐富的專業(yè)知識(shí)與技能。實(shí)施人事檔案管理工作要在實(shí)踐管理過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善檔案管理制度，通過切實(shí)可行的檔案管理制度調(diào)動(dòng)所有工作人員的積極性，能夠?yàn)槿耸聶n案管理提供專業(yè)服務(wù)。為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，人才服務(wù)中心中的人事檔案要在各個(gè)時(shí)間段呈現(xiàn)出獨(dú)特性，要由管理人員了解對(duì)應(yīng)使用時(shí)間政策規(guī)范與變動(dòng)，這就需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)水平的重視，從人事檔案材料的采集、審核、使用等方面著手予以完善。除此之外，作為人事檔案管理人員，還應(yīng)該開展跨專業(yè)學(xué)習(xí)，了解與人事檔案管理相關(guān)的其他行業(yè)領(lǐng)域知識(shí)，通過管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部交流豐富個(gè)人的管理經(jīng)驗(yàn)，將管理經(jīng)驗(yàn)、管理技術(shù)充分融合，在新形勢下推動(dòng)人才服務(wù)中心人事檔案管理發(fā)展。一方面能夠切實(shí)提升檔案管理人員的專業(yè)水平；另一方面也可以為今后檔案管理人員培訓(xùn)積累切實(shí)可行的經(jīng)驗(yàn)。特別是檔案交接環(huán)節(jié)，交接雙方除了要重視檔案數(shù)量、內(nèi)容等這些基礎(chǔ)項(xiàng)目，還要了解檔案材料有關(guān)政策變動(dòng)，確保后續(xù)個(gè)性工作能夠有序展開，以免因?yàn)闄n案管理人員變更信息或者信息斷層，致使前期檔案遺留問題無法及時(shí)得到解決。

四、結(jié)語

綜上所述，人才服務(wù)中心作為人事檔案集中管理主體，面對(duì)新形勢提出要求，需要分別從檔案管理方法、理念等方面進(jìn)行創(chuàng)新，使所有人都能夠認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，杜絕棄檔與人檔分離等現(xiàn)象。今后人才服務(wù)中心進(jìn)行檔案管理工作，也應(yīng)該將各項(xiàng)工作和周圍環(huán)境結(jié)合，創(chuàng)新人事檔案管理理念，正確認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)對(duì)于人事檔案管理的重要意義，從而實(shí)現(xiàn)人才服務(wù)中心管理模式的創(chuàng)新。

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作者：張忠鵬 單位：濱州市沾化區(qū)人才服務(wù)促進(jìn)中心