人事管理信息化的改進(jìn)對(duì)策
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傳統(tǒng)的人事管理需要大量的紙質(zhì)文件材料，不僅加大了工作人員的勞動(dòng)負(fù)荷，也對(duì)其安全性構(gòu)成了巨大危害。紙質(zhì)檔案需要注意防霉防潮，需要對(duì)特殊檔案進(jìn)行特殊存放，根據(jù)其特殊性和要求，安全、規(guī)范、合理保存。比如：最為嚴(yán)重的火災(zāi)，一旦發(fā)生火災(zāi)整個(gè)單位的人事信息就會(huì)毀于一旦，不僅對(duì)員工是一個(gè)巨大的傷害，對(duì)企業(yè)而言也是一種損失。其次像各種物理?yè)p壞、玷污等等都會(huì)對(duì)其安全造成威脅。但是信息化管理就可以避免這些損失和危害，并且便于攜帶和管理。同時(shí)信息化管理還可以便于人事檔案的調(diào)動(dòng)，避免了人為的失誤造成的巨大影響。
二、人事管理信息化的透明性
在單位的人事工作中，一般均是首先從預(yù)測(cè)到?jīng)Q策到制定方案，然后進(jìn)行組織實(shí)施。在其運(yùn)行過(guò)程中，須進(jìn)行一定的管理控制，這些階段都始終貫穿著人事信息管理工作的預(yù)測(cè)、決策是否能夠準(zhǔn)確、透明。為了提高單位的人事管理水平、促進(jìn)其健康發(fā)展，應(yīng)該要對(duì)信息的產(chǎn)生、獲取、轉(zhuǎn)變傳遞和反饋的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行合理化、科學(xué)化、透明化的管理，保證決策實(shí)施階段的執(zhí)行和實(shí)施順利進(jìn)行。所以建立一個(gè)完善安全透明的人事管理系統(tǒng)有著非常大的現(xiàn)實(shí)意義，可以實(shí)現(xiàn)多部門(mén)之間的信息聯(lián)合、資料收集和共享。
三、人事管理信息化對(duì)策建議
首先，樹(shù)立正確的對(duì)人事管理的信息化建設(shè)觀念。在充分認(rèn)識(shí)人事管理信息化改革建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上，在國(guó)家政策的引導(dǎo)下積極穩(wěn)妥地推動(dòng)人事管理信息化改革建設(shè)的進(jìn)程。把人事管理信息化建設(shè)作為人事工作中的一個(gè)重要的組成部分來(lái)進(jìn)行建設(shè)，加大人力物力投資。企業(yè)人事管理的資料收集、歸檔要經(jīng)過(guò)安全整理，確保安全，不會(huì)丟失，確保資料的完整性，準(zhǔn)確性。電子檔文件要定期備份、多備份，分開(kāi)貯存，儲(chǔ)存媒介要及時(shí)檢修，減少物理原因以及人為原因造成的損失。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，萬(wàn)無(wú)一失，機(jī)密資料不會(huì)丟失或者盜取，保障企業(yè)的權(quán)益不受侵害。
其次，在日常的人事管理應(yīng)用系統(tǒng)中，管理人員應(yīng)該對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新。目前我國(guó)的人事管理信息軟件在具體的業(yè)務(wù)工作方面沒(méi)有得到有效的聯(lián)系和整合，從而使工作人員在使用軟件時(shí)，經(jīng)常導(dǎo)致工作中有紕漏以及疏忽，影響了人事工作的正常流程。在人事信息的共享方面，也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行有效的整合，軟件的功能和信息資源都和本部門(mén)有著非常緊密的聯(lián)系，卻忽略了其他相關(guān)部門(mén)的需求，缺少對(duì)信息資源的整合力度，不能及時(shí)地進(jìn)行信息的更新和軟件的維護(hù)。因?yàn)槠髽I(yè)的人力資源信息是動(dòng)態(tài)發(fā)展的，一年中其人力結(jié)構(gòu)一會(huì)有一些相應(yīng)的變化，在工資報(bào)酬獎(jiǎng)勵(lì)方面也會(huì)有所調(diào)動(dòng)等，所以人事管理的工作人員應(yīng)該及時(shí)更新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)
最后，一定要從自身出發(fā)，選擇符合自身發(fā)展的合適的軟件。每個(gè)企業(yè)都有著自身發(fā)展的特殊性，為了使人力資源管理信息化有效實(shí)施，便于操作和維護(hù)管理，企業(yè)一定要根據(jù)自身特點(diǎn)選擇合適的人力資源系統(tǒng)。
作者：蘇金元 單位：西北工業(yè)大學(xué)人文與經(jīng)法學(xué)院