淺析工程勘察資料的信息化管理
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目前，資金投入不足是導(dǎo)致工程勘察資料管理水平滯后的主要原因之一。一方面源于工程局相關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)勘察資料現(xiàn)代化管理的重要價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，缺乏前瞻意識(shí)，加之國(guó)家相關(guān)行政管理部門(mén)宣傳不到位，讓下級(jí)工程部門(mén)的人員對(duì)勘察資料科學(xué)化管理沒(méi)有深入了解，因此普遍認(rèn)為傳統(tǒng)的管理方式已足夠，不需要投入更多的資金進(jìn)行現(xiàn)代化管理建設(shè)。另一方面，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，人們更注重直接利益的追逐，而缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的考慮。而資料管理部門(mén)很少能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，其重要性被弱化。上述兩個(gè)因素導(dǎo)致現(xiàn)階段工程勘察資料管理體系建設(shè)缺乏資金支持，設(shè)備更新?lián)Q代速度慢，許多基層資料室或者檔案館只能利用傳統(tǒng)的手工方式操作。
當(dāng)前資料管理的人員多數(shù)是非專(zhuān)業(yè)的管理人才，缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能，其原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)已難以滿(mǎn)足當(dāng)代資料管理的要求。加上資料管理人員接收理論與業(yè)務(wù)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，造成其管理資料的方法較為落后，進(jìn)而無(wú)法適應(yīng)及生存于目前先進(jìn)的信息化與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境。對(duì)此，由于資料管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較差，進(jìn)一步影響了現(xiàn)代資料管理的水平，應(yīng)強(qiáng)化資料管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，逐步提高我國(guó)工程檔案資料的管理能力。
現(xiàn)階段，我國(guó)工程檔案資料的管理及保存條件較差，多數(shù)縣級(jí)的國(guó)土部門(mén)均未設(shè)置相應(yīng)的管理資料室。而少數(shù)國(guó)土部門(mén)雖已設(shè)置，但其的檔案資料卻僅存放于礦政的管理部門(mén)中，并未依照正規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)要求，將其整理并歸納至資料室中。甚至違背標(biāo)準(zhǔn)要求，缺乏建立統(tǒng)一完整的檔案管理軟件，造成工程管理的檔案資料凌亂不堪，大量重要數(shù)據(jù)丟失，進(jìn)一步影響了檔案資源數(shù)據(jù)共享、數(shù)字化辦公的實(shí)現(xiàn)。因此，針對(duì)上述存在的諸多問(wèn)題，我們應(yīng)加緊采取合理有效的解決措施，防止更多的工程檔案資料丟失。
各工程勘察單位應(yīng)依照我國(guó)國(guó)土資源部提出的《勘察資料檔案著錄細(xì)則》，參考成果勘察資料中目錄所備注的數(shù)據(jù)庫(kù)要求，并結(jié)合原有工程檔案資料的具體結(jié)構(gòu)，對(duì)其原有的工程檔案開(kāi)展著錄工作，以逐步構(gòu)建完整的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，研究并開(kāi)發(fā)與本單位相適應(yīng)的工程檔案的目錄檢索系統(tǒng)，從而完成原有工程檔案的信息化管理，不斷提高工程檔案的檢索效率。此外，工程檔案的管理人員可通過(guò)使用該檢索系統(tǒng)，依照使用者的實(shí)際要求，輸入任意的關(guān)鍵詞，比如資料的名稱(chēng)、礦種、編著、勘查的程度等，即可從資料數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出相關(guān)的工程信息，從而為使用者提供更為快捷、簡(jiǎn)便的工程服務(wù)。
有效實(shí)現(xiàn)工程檔案資料的數(shù)字化。首先，對(duì)資料室中的目錄進(jìn)行數(shù)字化處理。其次，根據(jù)現(xiàn)有資料室中檔案資料的特點(diǎn)與使用情況，逐漸開(kāi)展數(shù)字化的處理工作。對(duì)較長(zhǎng)使用且文字模糊、紙張破損的檔案資料進(jìn)行文字錄入、電子掃描等，并錄入光盤(pán)保存，逐漸實(shí)現(xiàn)保全檔案原件的目的。由于檔案管理部門(mén)在構(gòu)建信息資源系統(tǒng)時(shí)，受到現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)與技術(shù)條件的制約，工程檔案的資料信息較為分散，出現(xiàn)“信息煙囪、孤島”的現(xiàn)象較多，造成信息用戶(hù)難以找到檔案信息的存放位置，從而間接影響了工程檔案信息的有效利用。當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，網(wǎng)絡(luò)化與辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)得以和檔案信息進(jìn)行資源共享，這為工程檔案信息的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建與使用提供便利條件，構(gòu)建科學(xué)先進(jìn)的技術(shù)檔案網(wǎng)站，促使網(wǎng)絡(luò)在工程檔案的教育交流中發(fā)揮重要作用，從而逐步實(shí)現(xiàn)工程檔案資料的數(shù)字化管理。
所謂工程檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，是指科學(xué)合理地制定、修改以及貫徹等工程管理檔案的各項(xiàng)指標(biāo)，促使檔案資料的管理工作逐漸統(tǒng)一化與規(guī)范化。具體而言，即工程檔案資料的管理工作需要制定一套統(tǒng)一的歸類(lèi)指標(biāo)、標(biāo)引方法以及具備專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)或名詞的著錄規(guī)則，用來(lái)規(guī)范目前的檔案管理工作。標(biāo)準(zhǔn)化作為現(xiàn)代檔質(zhì)檔案管理工作的根本，一方面缺少標(biāo)準(zhǔn)化，將難以完成工程檔案管理工作的現(xiàn)代化指標(biāo)；另一方面，隨著工程檔案管理工作的現(xiàn)代化程度增高，越加離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化的工程檔案管理。對(duì)此，應(yīng)設(shè)法將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)納入工程檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程中，使其逐漸滲透，從而逐步實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。
將現(xiàn)代化的管理技術(shù)引進(jìn)檔案館內(nèi)，促使檔案管理人員接受更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)及考驗(yàn)。對(duì)于當(dāng)代工程檔案資料的管理人員，不僅要具備豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且還需具備先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)與編研開(kāi)發(fā)檔案信息的能力。對(duì)此，在工程檔案資料的管理隊(duì)伍中合理配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)編制軟件、硬件設(shè)施的維護(hù)與操作等人員，舉辦較多的有關(guān)檔案管理的技能培訓(xùn)班，強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)教育，逐步提高檔案人員的綜合素質(zhì)，確保工程檔案的信息化。此外，信息技術(shù)的研究發(fā)展，是我國(guó)工程檔案現(xiàn)代化管理工作的基礎(chǔ)。不斷增強(qiáng)檔案人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，積極探索與開(kāi)發(fā)新型的檔案管理模式，使其以新技術(shù)、新思維等去對(duì)待目前工程檔案管理的現(xiàn)代化工作。
總而言之，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，工程檔案管理的數(shù)字化不能僅停留于單機(jī)的管理方式，還要引進(jìn)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，以構(gòu)建不同程度的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息資源的共享，這也是我國(guó)工程檔案管理的必然趨勢(shì)。對(duì)此，我們唯有全面分析當(dāng)前工程檔案管理工作中存在的不足，并采取上述行之有效的解決措施，才能確保工程檔案管理工作的順利開(kāi)展，從而實(shí)現(xiàn)我國(guó)工程檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化要求。（本文作者：宋志萍 單位：河南省有色金屬地質(zhì)礦產(chǎn)局第一地質(zhì)大隊(duì)工程勘察院）