社會保險檔案管理服務(wù)工作的重要性
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摘要:隨著我國社保體系的不斷完善，社會保險已進入全民參保時代，與之相匹配的社會保險檔案管理服務(wù)工作的重要性日益凸顯。從社會保險檔案管理服務(wù)工作的重要性、工作現(xiàn)狀、工作中存在的問題不足以及做好該項工作的新思路、新舉措等方面入手，對社會保險檔案管理服務(wù)工作加以分析論述，對如何做好新時期下社會保險檔案管理服務(wù)工作提出富有操作性、建設(shè)性的觀點和舉措，旨在推動社會保險檔案管理服務(wù)工作的健康開展。
關(guān)鍵詞:社會保險;檔案管理;服務(wù)
社會保險檔案是指社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中直接形成的專業(yè)文本資料、電子文件、圖表、音像資料等不同載體的歷史記錄。它具有長期保存和重復利用的雙重社會價值，能從歷史文件中反映被保險人的繳費履行情況和社保待遇情況。隨著社保事業(yè)的不斷發(fā)展，我國逐步建構(gòu)起具有中國特色的社會保障體系，社保制度覆蓋人群、保障項目不斷擴充，惠及廣大人民群眾。但是，作為我國社會保障體系的重要基礎(chǔ)支撐，社會保險檔案的管理工作還沒有得到社會各界的廣泛重視。怎樣才能將檔案管理工作做實、做好，破解當前遇到的各種困難和問題，是各級相關(guān)部門需要引起高度重視的課題。
一、充分認識做好新形勢下檔案管理服務(wù)工作的重要性和緊迫性
(一)做好社會保險檔案的管理服務(wù)工作，是落實全民參保計劃宏偉藍圖的基本保障
黨的報告提出“全面實施全民參保計劃”、“建立全國統(tǒng)一的社會保險公共服務(wù)平臺”。在這一宏大規(guī)劃的指引下，我國社會保障制度發(fā)展與改革逐步深入，涵蓋機關(guān)事業(yè)、企業(yè)、城鄉(xiāng)居民的社會保險體系日益完善，參與社保的人群越來越廣，覆蓋的領(lǐng)域也越來越大，我國實際上已經(jīng)進入全民參保時代。這一社會系統(tǒng)工程體系龐大，如果沒有完整準確的參保人員檔案記錄，參保人員的合法權(quán)益就很難得到保證，社保事業(yè)的發(fā)展也會受到嚴重制約，導致全民參保計劃的實施缺乏原始資料方面的基本保障，難以確保信息的真實可信。
(二)做好社會保險檔案的管理服務(wù)工作，是建構(gòu)中國特色社會保障體系的必然要求
中國特色社會保障體系的建構(gòu)是扎根于中國的具體國情的，隨著全民參保計劃的實施，社保業(yè)務(wù)面臨極為龐大的參保群體和復雜的業(yè)務(wù)流程。參保人從出生到退休，只要參與了社會保險計劃，就會產(chǎn)生相應的社會保險檔案材料，在此過程中涉及的醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會保險服務(wù)，涵蓋了多個經(jīng)辦機構(gòu)、多個工作領(lǐng)域和工作環(huán)節(jié)，社保檔案要做到“參保一生，記錄一生，服務(wù)一生”。在社會保險檔案中，除了放入?yún)⒈５怯洷淼认嚓P(guān)表格，還需要核查其后續(xù)繳納社會保險費的情況，并根據(jù)當?shù)氐南鄳ㄒ?guī)，對社保繳費比例、繳費基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標準等進行更新。由于人才流動的越發(fā)頻繁和靈活，社會保險檔案的移交工作也面臨更大考驗，不僅要體現(xiàn)社會保險關(guān)系的轉(zhuǎn)移情況，還要確保各項移交手續(xù)完整、合規(guī)。社會保險檔案越來越成為社會保險工作開展的重要載體，社會保險檔案管理服務(wù)的水平高低，將直接關(guān)系到中國特色社會保障體系的建構(gòu)能否堅強有力。
(三)做好社會保險檔案的管理服務(wù)工作，是對社保業(yè)務(wù)工作水平提高的有效促進
社會保險檔案的管理服務(wù)需要做到對業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化梳理規(guī)整、建立健全檔案管理制度、組建專業(yè)穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍，并得到社保部門領(lǐng)導的重視與支持。通過對社會保險檔案的不斷完善，能夠?qū)φw社保業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生規(guī)范與引導作用，促進社保部門業(yè)務(wù)工作有據(jù)可依、清晰有序，從而提升社保部門的業(yè)務(wù)水平。特別是隨著全民參保時代的到來，僅靠紙質(zhì)檔案已不能適應工作開展的需要，建立與之相匹配的電子檔案，將在提升社保部門辦事效率上發(fā)揮重要作用。通過建立電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雙軌運行機制，在對紙質(zhì)檔案資料進行收集、規(guī)整與再次使用的同時，用信息技術(shù)更新社會保險檔案管理模式，能夠提升社會保險業(yè)務(wù)整體辦理質(zhì)量和辦事效率。
(四)新形勢下暴露出的多方面問題，對做好檔案管理服務(wù)工作提出了迫切要求
新形勢下，檔案管理服務(wù)工作面臨多方面的考驗，也對工作開展提出了新的要求。首先，信息化條件下，檔案管理模式并沒有在信息化的大潮下獲得較大改進，多數(shù)檔案管理工作依然保持傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)管理模式;其次，檔案管理服務(wù)工作水平不高，服務(wù)理念滯后;最后，檔案管理工作與有關(guān)部門聯(lián)合工作效率低下?；谝陨隙喾矫娴膯栴}，新形勢下做好檔案管理服務(wù)工作的緊迫性日益突出。
二、當前社會保險檔案管理服務(wù)工作中存在的不足和原因分析
近年來，各級人力資源和社保部門把加強社保體系建設(shè)作為一項重大惠民工程擺上日程，通過擴大覆蓋面、建立專門檔案室、整合參保數(shù)據(jù)信息等措施，積極推動社會保險事業(yè)，取得了顯著成效，社會保險檔案管理服務(wù)工作也得到了不斷發(fā)展。但隨著新形勢下全民參保時代的到來，當前的社會保險檔案管理服務(wù)工作還存在一些不足，難以滿足相關(guān)工作的發(fā)展要求，主要表現(xiàn)在以下四個方面:
(一)社會保險檔案管理服務(wù)體系尚不健全
中國的社保種類險主要包括養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)和生育保險。社會保險檔案涵蓋了所有的保險種類，涉及不同的領(lǐng)域，往往要經(jīng)過不同的經(jīng)辦機構(gòu)進行具體業(yè)務(wù)操作。因此導致社會保險檔案存在一定程度的多頭管理問題。比如，參保人的社會保險資料分別存放在養(yǎng)老、醫(yī)療等不同的社會保險經(jīng)辦機構(gòu)中，由于不同管理機構(gòu)之間缺乏必要的溝通，導致其檔案不完整。另外，部分社會保險經(jīng)辦機構(gòu)沒有遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，參保人的社會保險檔案信息存在碎片化的情況。
(二)社會保險檔案管理服務(wù)不夠規(guī)范
2009年7月，人力資源社會保障部和國家檔案局制定了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理條例》(試行)，對規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理提出了明確要求。但是，各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)由于受主觀或客觀因素的影響，有的因為物資限制而沒有檔案室，有的因為人手不足沒有專門的檔案管理人員，有的甚至沒有建立運行機制和規(guī)范的工作流程，存在檔案歸檔不及時、隨意存放等問題，極易發(fā)生檔案的丟失和缺損，檔案管理工作的不規(guī)范給社會保險整體業(yè)務(wù)工作帶來了較大隱患。
(三)社會保險檔案管理服務(wù)水平不高
檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性工作，需要長期耕耘、默默付出，往往不能像其它業(yè)務(wù)工作一樣受到領(lǐng)導的高度重視，部分領(lǐng)導不理解檔案工作的重要性，對檔案管理給予的關(guān)注和支持較少。由于缺少組織和領(lǐng)導的支持，社會保險檔案管理工作的開展受到制約，管理服務(wù)水平不高，難以滿足社會保險制度改革發(fā)展的要求。近年來，隨著社保業(yè)務(wù)的快速增長，部分經(jīng)辦機構(gòu)沒有及時采取應對措施，在開展工作中疲于整理、查找數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案資料，浪費了大量的時間和精力。有的機構(gòu)沒有將電子檔案與紙質(zhì)檔案有機結(jié)合起來，電子檔案只有空架子，對資料的調(diào)取效率低下，并且難以對數(shù)據(jù)進行重復利用?？傊?，社會保險機構(gòu)的檔案管理工作受到多方面的制約，資金不足、庫房緊張等各類現(xiàn)實問題仍有待解決。
(四)社會保險檔案管理人員隊伍不足
當前，各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理人員存在兼職、人員少、對信息化手段掌握不夠等問題，這些因素如得不到及時解決，將會給社會保險管理服務(wù)工作帶來較大影響。一支專業(yè)穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍是做好檔案管理服務(wù)工作的重要保證。少數(shù)單位領(lǐng)導沒有充分考慮到檔案管理是一項專業(yè)性、連續(xù)性非常強的業(yè)務(wù)工作，隨便調(diào)配檔案管理工作人員，致使有些檔案管理工作人員沒有經(jīng)過充分的崗前培訓、沒有掌握業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識，就走上了檔案管理工作崗位;還有部分檔案管理人員不注重對新理論、新知識、新技能的學習，對檔案管理業(yè)務(wù)培訓學習積極性不高，僅滿足于原有知識和經(jīng)驗的積累，直接影響檔案專業(yè)知識的更新和使用。
三、做好新形勢下檔案管理服務(wù)工作的幾點思考
(一)加大宣傳力度，積極營造有利于社會保險
檔案管理服務(wù)工作開展的良好氛圍社會保險檔案與每一名參保人員的利益息息相關(guān)，做好社保檔案工作也離不開社會各界的重視。因此，各級社保部門要建立長效宣傳機制，創(chuàng)新宣傳方式，通過互聯(lián)網(wǎng)、報紙、電視等媒體，采取設(shè)立專版、專區(qū)、專題等多種形式，充分體現(xiàn)社會保險檔案管理服務(wù)工作對每一名參保人員的重要意義，提高全民的檔案意識。同時，各級社保部門也要在工作中積極爭取上級部門和領(lǐng)導的重視，爭取更多資金資源投入，有效解決管理方式不完善、人員隊伍不充足、物質(zhì)條件不具備等問題，努力營造良好的工作開展環(huán)境。
(二)完善工作辦法，制定相關(guān)工作制度
要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，明確工作管理機制，確保檔案工作的合規(guī)性。針對醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會保險服務(wù)項目，逐步完善檔案管理制度體系。在具體的檔案整理工作中，要有明確的工作程序，以便收集、整理、存儲、傳遞和歸檔各種檔案，這樣既能提高工作效率，又能滿足檔案管理的要求。同時，各機構(gòu)要堅持統(tǒng)一統(tǒng)管原則，避免多頭管理。此外，要在軟硬件方面做好保障，滿足檔案管理相關(guān)規(guī)定的要求。
(三)加快整合社會保險機構(gòu)，成立社會保險綜合服務(wù)機構(gòu)
實踐證明，只有盡快整合現(xiàn)有社會保險經(jīng)辦機構(gòu)，建立統(tǒng)一的社會保險綜合服務(wù)平臺，才能徹底解決社會保險檔案“碎片化”管理的問題，才能實現(xiàn)現(xiàn)有資源的合理配置和協(xié)同利用，才能促進社會保險檔案管理服務(wù)的標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。筆者所在的菏澤市于2017年對現(xiàn)有的養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育社會保險進行了整合，成立了統(tǒng)一的社保管理服務(wù)機構(gòu)，設(shè)立了檔案信息管理科，并建立了專門的檔案室，由專人從事社保檔案管理工作，實現(xiàn)了社會保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)的統(tǒng)一歸口管理，使得檔案管理服務(wù)效率獲得大幅提升。
(四)重視人才培養(yǎng)，提高檔案管理隊伍綜合素質(zhì)
由于涉及對重要文件資料的保存和管理，檔案管理人員必須在政治上過硬。檔案管理工作人員必須堅決擁護黨的領(lǐng)導，熱愛祖國，熱愛檔案事業(yè)，嚴格遵守工作紀律和職業(yè)操守，真誠地為檔案事業(yè)默默奉獻。同時，社會保險檔案管理服務(wù)工作需要較好地理解政策、掌握政策、執(zhí)行政策。相關(guān)部門要把好檔案管理人員的入口門檻，同時建立完善的上崗培訓體系。只有不斷強調(diào)政治意識、作風意識、能力意識，才能培養(yǎng)一支作風優(yōu)良、素質(zhì)全面的社會保險檔案管理隊伍，為社保事業(yè)開展提供高質(zhì)量的人才支持。
(五)創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)檔案雙軌化管理
社會保險檔案電子化已成為大勢所趨，傳統(tǒng)完全基于紙質(zhì)檔案的工作模式顯得效率不足。并且由于人員流動頻繁，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案移交工作難以準確涵蓋所有信息，并且容易出錯，電子化檔案通過線上操作，能夠有效避免紙質(zhì)檔案管理中的相關(guān)問題。對社會保險電子檔案的管理需要運用多種科學知識、實現(xiàn)多部門配合、打造多環(huán)節(jié)配套的工作體系。在知識經(jīng)濟時代，電子檔案作為科技進步和社會發(fā)展的重要產(chǎn)物，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相得益彰，只有統(tǒng)籌做好社會保險紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙軌管理，才能更科學有效地使用社會保險檔案。
四、結(jié)語
做好社保檔案管理服務(wù)工作，需要良好的社會氛圍、完善的制度體系、優(yōu)良的基礎(chǔ)設(shè)施和強有力的人才隊伍;需要社會各界、各級有關(guān)部門的高度重視和各級黨委政府的大力支持。必須勇于面對目前社保檔案工作面臨的主要問題，才能凝聚各方的力量，破解難題、勉勵奮進，為我國社保制度改革發(fā)揮應有的重要作用。
參考文獻:
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作者：田鳳玲 單位： 菏澤市勞動就業(yè)辦公室
