健全我國社會保險檔案管理的新思路

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摘要：我國在進行社會保險改革的過程中，應重視社會保險經(jīng)辦服務的工作效率，保證社會保險檔案管理的質(zhì)量和水平得到更好的提升，為社會保險改革奠定良好的基礎。社會保險檔案管理工作直接關系到民生問題，同時也是推動社會保險改革的內(nèi)在力量，因此，在互聯(lián)網(wǎng)技術高速發(fā)展的今天，應不斷地使社會保險檔案管理更加的規(guī)范化和信息化，從而更好地服務于社會。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；管理機制；管理思路

一、社會保險檔案管理體制建設的基本原則

要想使社會保險檔案管理工作朝著信息化和規(guī)范化的趨勢發(fā)展應遵循以下幾點原則：首先要實現(xiàn)文檔管理的一體化。這是社會保險檔案管理信息化建設的基礎和保障。文檔一體化的管理方式主要是將文件向檔案管理方式的轉變，并要求文件的數(shù)據(jù)可以在檔案歸檔環(huán)節(jié)中實現(xiàn)一體化，從而有效的實現(xiàn)管理規(guī)范和使用簡化的過程，同時實現(xiàn)檔案管理信息共享的目標。其次，實現(xiàn)檔案歸檔雙軌制。遵循這一原則的主要目的是要求社會保險單位在進行信息化管理過程中實現(xiàn)紙質(zhì)文件和信息化文件的同步歸檔。由于信息化文件在法律上還不能完全取代紙質(zhì)文件，并會質(zhì)疑信息化文件是否被篡改等問題，因此，在進行檔案歸檔工作中要實現(xiàn)紙質(zhì)文檔和信息化文檔歸檔雙軌制。最后，要堅持協(xié)作性原則。檔案管理工作要根據(jù)基礎數(shù)據(jù)入庫管理的要求而提高管理的質(zhì)量和效率。如針對地區(qū)社會保險檔案管理工作應做好各級檔案管理部門之間的溝通和配合，從而提高各級檔案管理部門對工作的重視，這樣才能充分的保證社會保險檔案管理信息化和規(guī)范化目標的實現(xiàn)。

二、當前社會保險檔案管理工作中存在的不足

1.社會保險檔案管理存在多頭管理，管理方式不統(tǒng)一

隨著各級政府對民生問題的關注，社會保險檔案管理工作也得到了相關部門應有的重視，但是由于在實際管理工作中管理方式和思想落實不到位，導致工作中存在很多問題。在諸多問題當中管理形式不統(tǒng)一是最突出的問題，同時還存在基礎工作沒有實現(xiàn)規(guī)范化的管理。社會保險辦理和基金繳費的過程中，會產(chǎn)生很多的相關資料和報表，這些整理工作需要不同的部門共同參與完成，這就導致了管理任務的開展具有不統(tǒng)一性，資料管理由于在不同的部門完成，導致資料的可靠性和真實性也會受到質(zhì)疑。這在管理上也出現(xiàn)了職責重疊的部分，群眾如果要將社會保險資料進行調(diào)動時需要在不同的部門辦理手續(xù)，這極大的降低了工作效率。并且不同的部門管理的思想和理念也存在差別，當前也并沒有形成科學完整的網(wǎng)絡查詢平臺，難于實現(xiàn)資源共享，不利于社會保險服務的有效開展。

2.沒有建立科學完善的管理標準和規(guī)范

檔案管理仍然使用原始的管理方式，導致紙質(zhì)檔案資料經(jīng)過長時間的存在易破損，使資料內(nèi)容缺失等現(xiàn)象的發(fā)生，如遇火災等突發(fā)性事故，則會導致紙質(zhì)資料的損毀。社會保險檔案資料一旦損毀是無法復原。計算機網(wǎng)絡技術在社會保險辦理業(yè)務中得到了普及應用，但是在檔案管理中還沒得到更好的應用。在社會保險檔案管理制度當中規(guī)定了檔案資料的安全性應得到重視，但是并沒有對管理形式作出相應規(guī)定，嚴重影響了檔案管理形式的創(chuàng)新，這也是導致檔案管理信息化難以實現(xiàn)的主要原因，社會保險的檔案資料會隨著保險人數(shù)的增而增加，如果不對檔案歸檔工作進行系統(tǒng)化的處理和歸檔，那么會不斷增加工作人員的工作量，提高了檔案管理工作的難度。

3.社會保險檔案管理水平和管理方式有待提高

檔案管理工作是社會保險行業(yè)實現(xiàn)改革的基礎和保障，但就當前檔案管理工作的方式和方法來看，還存在很多的不足，管理方式和管理方法需要進行創(chuàng)新，這樣才能適應當前社會保險改革的需要。具體包括檔案室內(nèi)安全設施不符合要求，室內(nèi)通風條件差，空氣不流通，易引發(fā)火災和紙質(zhì)檔案資料發(fā)霉蟲蛀等情況發(fā)生。社會保險體系在實施改革的過程中，對原始資料檔案的使用頻繁，當前的管理方式不利于檔案資料的查找，浪費了工作人員的工作時間，導致工作效率下降，因此，應提高對檔案資料的信息化建設，實現(xiàn)電子檔案的管理方式，由此極大提高檔案的使用效率，這也是社會保險檔案管理方式改革的主要內(nèi)容。

三、優(yōu)化和健全社會保險檔案管理工作的新思路

1.提高投保人和工作人員的檔案管理意識

要想有效的提高檔案管理工作的效率，首先要做到的是提高投保人的檔案管理意識，讓其充分的認識到檔案管理在社會保險工作中的重要性，從而更加積極主動的配合工作人員完善檔案資料信息，并配合工作人員開展工作，從而有效的提高檔案管理工作的工作效率。檔案管理工作中一旦出現(xiàn)任何問題和差錯，工作人員要及時的開展檔案資料信息的核對，這樣才能保證檔案資料的信息不會出現(xiàn)嚴重的漏洞。此外，還要不斷地提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能和崗位綜合素質(zhì)，并定期舉行學習和培訓活動，對當前檔案管理工作的要求和實現(xiàn)的目標進行傳達，同時要制定不同的激勵政策，不斷的提高工作人員的工作積極性和主動性。檔案管理工作應從基礎設施建設抓起，并通過安全和高效的工作原則，來實現(xiàn)檔案基礎工作管理的規(guī)范性。

2.利用計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案管理的信息化

隨著網(wǎng)絡和計算機技術的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，在不同的行業(yè)和領域中應用都促進了其快速的發(fā)展。由此在社會保險檔案管理工作中也應充分的引用計算機網(wǎng)絡技術，不斷的實現(xiàn)管理的信息化，提高工作效率和水平。更重要的是通過信息化的管理能夠避免出現(xiàn)差錯，如果一直使用紙質(zhì)檔案資料的管理方式，不利于檔案查找工作的開展，如果利用網(wǎng)絡信息化將紙質(zhì)檔案進行電子歸檔，那么能夠極大的提高工作效率，同時對于社會保險改革也具有重要的意義。一方面能夠健全和完善檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案轉換為電子檔案進行歸檔，有利于檔案查找，同時也利于檔案資料的長時間保存，不受保存環(huán)境的影響，實現(xiàn)檔案資料的部門各級部門之間的共享。另一方面，提高了檔案資料管理數(shù)據(jù)的安全性。將紙質(zhì)檔案轉換為電子檔案也存在一定的安全隱患，因此要加大對電子檔案安全性管理的重視，加強對病毒和黑客對計算機的侵入，防止電子檔案信息丟失和被竊取，因此應在電子檔案計算機中安裝有效的殺毒軟件，并定期由專業(yè)技術人員對計算機的安全性進行維護，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

3.提高社會保險檔案管理工作人員職業(yè)技能和綜合素質(zhì)

新時期要想確保社會保險檔案管理工作更好的開展，最主要的是要提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能和管理理念，不斷的通過組織學習和培訓等提高管理人員的管理意識和崗位工作能力。針對培訓的主要內(nèi)容應重視工作人員的崗位工作能力的提高，為提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率奠定良好的基礎。檔案管理工作人員的崗位能力和綜合素質(zhì)對檔案管理工作的整體水平也產(chǎn)生重要的影響，因此，在社會保險體系內(nèi)應建立起高素質(zhì)和高水平的人才隊伍。包括定期組織學習和技能培訓。針對社會保險檔案管理的相關原則和管理體系等進行培訓，并指導工作人員將當前先進的科學成果和工作理念投入到工作中，不斷的提高自身的崗位工作能力。另外，還要對工作人員進行計算機網(wǎng)絡課程的培訓，提高工作人員對網(wǎng)絡計算機使用的技能，從而更好的應用在工作中，避免出現(xiàn)差錯和失誤的情況，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

四、結語

社會保險涉及到民生問題，只有有效的提高社會保險檔案管理工作的質(zhì)量和效率才能更好促進社會的和諧發(fā)展。社會保險檔案管理工作應適應時代的發(fā)展，充分的利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡科學技術，不斷的規(guī)范檔案管理的流程和工作環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案資料管理的信息化，同時提高工作人員的職業(yè)技能和綜合素質(zhì)，不斷的優(yōu)化和健全社會保險檔案管理工作的管理體制，這樣才能為社會保險改革提供堅實的基礎，促進我國社會保險事業(yè)的進一步發(fā)展。

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作者：王麗杰 單位：河津市人力資源和社會保障局