檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)檔案管理探究

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摘要：本文論述了利用電子計(jì)算機(jī)的信息化、科學(xué)化的檔案管理能夠獲取進(jìn)一步提升，經(jīng)過檔案數(shù)字化建設(shè)和企業(yè)檔案管理探討，提升檔案管理效率，旨在通過檔案數(shù)字化建設(shè)和企業(yè)檔案管理研究，讓企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化

在社會(huì)長(zhǎng)期發(fā)展中，信息資源漸漸變成了社會(huì)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要資源。經(jīng)過信息技術(shù)的發(fā)展和推廣使用，讓信息產(chǎn)業(yè)的地位獲得了提升，并漸漸變成經(jīng)濟(jì)中的重要產(chǎn)業(yè)。在此過程中，信息技術(shù)的作用，也對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了不小的影響。此時(shí)作為一種信息資源，檔案的重要性便會(huì)凸顯出來。因而，在新時(shí)代背景下，要求管理檔案工作者及時(shí)更新信息，加大檔案數(shù)字化作業(yè)，完成對(duì)企業(yè)檔案信息的數(shù)字化管理，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

一、檔案數(shù)字化發(fā)展概述

（一）檔案數(shù)字化概念

檔案教學(xué)化就是在各類高新技術(shù)支撐中，將各種載體檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息，使用數(shù)字化加以存儲(chǔ)，并且用網(wǎng)絡(luò)的形式加以連接，在計(jì)算機(jī)管理中構(gòu)成一個(gè)有序的檔案信息庫存，從而實(shí)現(xiàn)信息的共享。長(zhǎng)久以來我國的檔案管理均以紙質(zhì)、膠片和底片載體組合的，在當(dāng)前檔案管理保存的檔案信息依舊如此，而基于信息化時(shí)代社會(huì)下，有一定適應(yīng)性，讓檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值不能充分體現(xiàn)，檔案數(shù)字化建設(shè)有必要性，是完成檔案現(xiàn)代化管理和利用的保障。

（二）檔案數(shù)字化發(fā)展的作用

我國加速了檔案信息化建設(shè)的腳步，而其中最重要的內(nèi)容就是檔案數(shù)字化，它能夠保護(hù)檔案原件，讓數(shù)字化原件副本代替原件，利用膠片去達(dá)成檔案信息的永久存儲(chǔ)，在出現(xiàn)了不可預(yù)期問題后也不會(huì)出現(xiàn)毀滅性災(zāi)難，還能將模糊的檔案加以修復(fù)，保證其價(jià)值。在數(shù)字化后，對(duì)檔案的使用方式出現(xiàn)了改變，在檔案利用上突破了數(shù)量、時(shí)間和空間的限制，一份檔案能夠同時(shí)給多人使用，經(jīng)過局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)異地使用，讓檔案的利用空間得以擴(kuò)大，同時(shí)在使用時(shí)，人們突破了時(shí)間的局限，利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)利用信息檔案。

二、我國檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

（一）工作規(guī)劃問題

在建設(shè)信息化檔案時(shí)，缺少整體性，更多使用從局部到整體的方式，因此讓管理檔案部門不能有效實(shí)現(xiàn)交流的統(tǒng)一，企業(yè)各部門無法實(shí)現(xiàn)有效交流，還會(huì)限制企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（二）數(shù)字化管理問題

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)不兼容，導(dǎo)致辦公系統(tǒng)生成文件格式要轉(zhuǎn)格處置；電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)存在帶來了更多浪費(fèi)。一些企業(yè)無法有效應(yīng)用數(shù)字化檔案，為趕上時(shí)代潮流，在修建數(shù)字化檔案后對(duì)檔案加以歸納總結(jié)，不但浪費(fèi)了時(shí)間和人力資源，還不利于數(shù)字化檔案的建設(shè)；數(shù)字化檔案意識(shí)不強(qiáng)，很多便捷資源不能合理采用。部分企業(yè)組織對(duì)數(shù)字化檔案意識(shí)薄弱，并未認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案的便捷，常常由于缺少紙質(zhì)檔案而放棄了利用資源。

三、降低增量，落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)

（一）企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生大量電子文件

企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)會(huì)出現(xiàn)很多電子文件，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、綜合管控不同環(huán)節(jié)電子文件處在無人監(jiān)管的狀態(tài)；有保存，沒有規(guī)范的狀況。放任這類狀況的持續(xù)，導(dǎo)致電子文件的大量累積，讓管理風(fēng)險(xiǎn)成倍增加，導(dǎo)致電子文件的流失和銷毀。

（二）存量檔案和增量檔案保管期限一致

存量小那么增量大，處理了增量檔案問題就意味著等待掃描和后期數(shù)字化加工的存量降低；相反，如果增量得不到控制，檔案部門會(huì)永久重復(fù)接收檔案、掃描處理轉(zhuǎn)化操作。

（三）制定目標(biāo)、健全制度

在成立了檔案管理系統(tǒng)后，應(yīng)該妥善處置增量，從而完成檔案信息化的跨越式發(fā)展。由于增量畢竟少于存量，而長(zhǎng)時(shí)間拖延會(huì)導(dǎo)致增量的控制，增量電子化就會(huì)變成檔案信息化的缺陷，限制檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

四、企業(yè)方案數(shù)字化管理對(duì)策和建議

（一）成立文件目錄數(shù)據(jù)庫

首先，需要企業(yè)建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將所有資料加以分類，按照檔案名稱內(nèi)容，錄入計(jì)算機(jī)中，形成檔案目錄數(shù)據(jù)庫，從而讓員工利用此快速查詢資料，同時(shí)也能夠給管理工作提供便利。其次，企業(yè)必須建成對(duì)應(yīng)的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，使用網(wǎng)絡(luò)傳輸模式，把企業(yè)的信息資料及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫內(nèi)，完成數(shù)據(jù)庫的更新。由此，協(xié)助企業(yè)檔案使用人員對(duì)最新檔案數(shù)據(jù)加以查閱，提升便利性，讓檔案數(shù)字化管理更加有序。

（二）建立專題數(shù)據(jù)庫

為實(shí)現(xiàn)一些檢索需要，應(yīng)該建成檔案專題數(shù)據(jù)庫。如果館藏中的檔案只憑借文件級(jí)別目錄是無法處理所有檢索問題的。而隨著客觀需要的變化，對(duì)檔案的集中利用需要是常常發(fā)生的，建立數(shù)據(jù)庫，是檔案管理的突破口。按照館藏檔案內(nèi)容確定專題數(shù)據(jù)總體布局；按照需要分期建立專題數(shù)據(jù)庫；按照文件內(nèi)容和檢索分別設(shè)置專題數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

（三）數(shù)字化檔案服務(wù)工程

數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程是以局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)，利用安全管理制度、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行機(jī)制和數(shù)字加工，環(huán)環(huán)相扣，保證數(shù)字化檔案的精確。利用防火墻、數(shù)字水印等技術(shù)，在技術(shù)上保證數(shù)據(jù)安全，利用網(wǎng)絡(luò)完成檔案的法律效力，達(dá)到遠(yuǎn)程給使用人員供應(yīng)便利和精準(zhǔn)的數(shù)字化檔案。1.在局域網(wǎng)上使用。在局域網(wǎng)中，所有接待人員都有檢索權(quán)利，對(duì)目錄數(shù)字化的檔案實(shí)行利用掃描全文的方式，讓全文數(shù)字檔案有同樣的效果，借助電子計(jì)算機(jī)技術(shù)達(dá)成數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案獲得了法律法規(guī)的支持，給檔案管理參與電子政務(wù)供應(yīng)了新方式。2.在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用。使用檔案網(wǎng)站，經(jīng)過CA證書等方式，來幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)的審批，主要進(jìn)行檔案的遠(yuǎn)程查閱、打印。尤其是將CA證書發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶遠(yuǎn)程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效應(yīng)的展現(xiàn)，降低異地現(xiàn)場(chǎng)查閱的不便，讓檔案管理參加電腦政務(wù)變成現(xiàn)實(shí)。

（四）培養(yǎng)檔案人員的互聯(lián)網(wǎng)思維

基于互聯(lián)網(wǎng)背景中，檔案資源的管理更多是利用信息技術(shù)和網(wǎng)上平臺(tái)，因而培養(yǎng)檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維是建立高素質(zhì)資源管理團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)。加上檔案資源管控是一項(xiàng)保密性和科學(xué)性很高的工作，新時(shí)代的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)有軟件開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)和網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等技能，以便保證檔案管理人員專業(yè)技能和網(wǎng)絡(luò)技能的培訓(xùn)工作，落實(shí)提升檔案管理人員的專業(yè)技能和網(wǎng)絡(luò)技能培訓(xùn)工作，落實(shí)提升檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理工作中的問題。在培訓(xùn)基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)不斷吸納網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力強(qiáng)的人員加入檔案工作中，提升檔案資源修筑工作實(shí)效性和創(chuàng)新性。

五、成立企業(yè)檔案數(shù)字化需要處理的問題

（一）制定貫穿電子文件企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

熟悉正規(guī)系統(tǒng)軟件的功能，指導(dǎo)基層部門和人員去維護(hù)系統(tǒng)軟件。將文件數(shù)據(jù)、文件格式、存儲(chǔ)備份等工作加入檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)中，讓工作人員熟練管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)操作。

（二）使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理軟件要提升對(duì)需要的適應(yīng)性，系統(tǒng)軟件的研發(fā)和檔案信息化建設(shè)發(fā)展保持一致。跟蹤了解檔案業(yè)務(wù)，跟上檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的創(chuàng)新，充分調(diào)研，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式和工作流程建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，給電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的平臺(tái)。

（三）規(guī)范元數(shù)據(jù)及其標(biāo)準(zhǔn)

不夠標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，應(yīng)該進(jìn)行增量電子化的部門，要從電子文件構(gòu)成階段開始就應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，從而完成對(duì)電子文件的全權(quán)管控，讓檔案資源在線流轉(zhuǎn)更有效果。

（四）不同專業(yè)系統(tǒng)的接口要相互連通

檔案信息系統(tǒng)的增量數(shù)據(jù)主要源自構(gòu)成企業(yè)信息的部分，應(yīng)該必須保證不同專業(yè)系統(tǒng)接口的流通。但在實(shí)際工作中，檔案信息管理和別的專業(yè)管理存有物理隔離，只好憑借后期技術(shù)改良達(dá)成接口連通、數(shù)據(jù)對(duì)接和在線流轉(zhuǎn)。

（五）加大檔案信息化修筑業(yè)務(wù)監(jiān)督

從實(shí)際效果看，增量檔案電子化相比存量檔案數(shù)字化技術(shù)更好。對(duì)于檔案業(yè)務(wù)部門，企業(yè)其他部門通常對(duì)電子歸檔不夠看重，企業(yè)的科研探究一線便是檔案資源數(shù)字化建設(shè)的前沿。檔案部門應(yīng)該掌控好這一前沿，處理好有關(guān)部門和工作人員信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。而數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)該促成企業(yè)基層部門信息化的普及。突破增量檔案電子化的發(fā)展限制，抓住基層信息化工作。增量檔案電子化技術(shù)性高，而存量檔案數(shù)字化工作量大，二者難度都高。在存量和增量間，后者是重點(diǎn)，前者是基礎(chǔ)，因而應(yīng)該重點(diǎn)處理增量電子化標(biāo)準(zhǔn)的制定與執(zhí)行。加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的升級(jí)和維護(hù)，確保檔案數(shù)字化建設(shè)督導(dǎo)和考察的常規(guī)化。因?yàn)闄n案數(shù)字化工作已走上了正軌，檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)必須轉(zhuǎn)移到基層單位和部門的數(shù)字檔案建設(shè)方面。讓企業(yè)積極開展科研、生產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的增量電子化和存量數(shù)字化。把電子文件的規(guī)范管理加入部門年度績(jī)效考評(píng)內(nèi)，從而提升檔案數(shù)字化管理水準(zhǔn)，完成數(shù)字化企業(yè)的目的。檔案數(shù)字化是一個(gè)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)，是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。數(shù)字化進(jìn)程中使用檔案館和檔案數(shù)字化專業(yè)外包公司合作模式，有助于對(duì)社會(huì)資源的配置，提升檔案工作效率，減少業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)成本。對(duì)該模式中出現(xiàn)的問題，要?dú)w納經(jīng)驗(yàn)，使其在推廣中不斷健全。

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作者:孫雁 單位:山東省港口集團(tuán)煙臺(tái)港集團(tuán)有限公司員工服務(wù)中心檔案館