水利工程檔案的特點與管理對策

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【摘要】通過對水利工程檔案“形成周期的差異性、涵蓋內(nèi)容的豐富性、涉及領(lǐng)域的綜合性、形成過程的復(fù)雜性、收集整理的時效性、管理利用的社會性”等特點的分析，提出了做好水利工程檔案管理工作的“思想基礎(chǔ)、組織保障、資金保證、理論指導(dǎo)、科學(xué)依據(jù)、經(jīng)驗積累”等方面的要求和條件。

【關(guān)鍵詞】水利工程；檔案管理；工程建設(shè)

水利工程檔案是工程建設(shè)與管理的真實記錄，是水利工程建設(shè)和管理工作的重要組成部分，具有原始性、真實性和歷史性，是竣工驗收的充分必要條件和運行管理的重要依據(jù)。同時又對其他水利工程建設(shè)有著借鑒與參考價值，因此，做好水利工程檔案管理工作具有重要意義。

1水利工程檔案的特點

水利工程檔案是在工程立項、可研及設(shè)計等前期、建設(shè)實施、工程竣工驗收等不同階段、時期形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的所有歷史紀錄，是水利工程建設(shè)與管理全過程的歷史再現(xiàn)，是水利工程建設(shè)質(zhì)量終身制的重要憑證，是水利建設(shè)工作者辛勤勞動的智慧結(jié)晶，對水利工程今后的運行、維護、管理和效益發(fā)揮具有重要的作用，水利工程檔案除具有原始性、真實性和歷史性等檔案的共同特性外，還具有自己的行業(yè)特點。

1.1形成周期的差異性

水利工程的投資規(guī)模、工程覆蓋面等因素不一，個別的小型工程或應(yīng)急工程完成時間較短，而中型工程要長達幾年，大工程長達十幾年，施工周期差異性較大。因此檔案的形成周期長短不一。

1.2涵蓋內(nèi)容的豐富性

水利工程建設(shè)項目的檔案形成于整個工程建設(shè)管理全過程，包括自項目提出、立項、可研、審批、勘測、設(shè)計、招（投）標、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢測與監(jiān)督、竣工驗收、運行等過程中形成的所有文件資料，內(nèi)容非常豐富，有文字、聲像、圖標多種存在形式。

1.3涉及領(lǐng)域的綜合性

水利工程是一項以水利學(xué)科為主導(dǎo)，涉及建筑學(xué)、設(shè)計學(xué)、藝術(shù)學(xué)、環(huán)保學(xué)等多學(xué)科的綜合性工程，其檔案的內(nèi)容所涵蓋的信息具有綜合性的特點。在工程的前期工作、施工、竣工驗收和運行等不同階段，是多專業(yè)、多技術(shù)、多工種與工藝的綜合運用。

1.4形成過程的復(fù)雜性

水利工程在具體施工過程中，受資金來源、規(guī)劃走向、移民遷占、群眾利益、民風(fēng)民俗、地質(zhì)地貌等多因素的影響，往往會有隱蔽工程的不可預(yù)見性,施工過程中的自然因素干擾，常常會產(chǎn)生設(shè)計變更，加大了檔案資料收集整理難度。每個單項工程、單位工程、單元工程的結(jié)構(gòu)功能復(fù)雜程度也不一樣，所形成檔案的特點也不盡相同。

1.5收集整理的時效性

工程建設(shè)在前期工作、施工、竣工驗收和運行的各個階段，具有多個具體工作的主體，文件資料需要同步及時收集整理，特別是在施工中，往往有多個施工單位，工程建設(shè)結(jié)束后，有時難以將檔案資料收集齊全。一些隱蔽工程，需要隨著工程建設(shè)的進度，及時形成聲像資料并妥善保存。一些重要的技術(shù)資料檔案，需要永久性保存。

1.6管理利用的社會性

認真做好水利工程建設(shè)檔案工作，對水利工程建設(shè)過程中的管理和竣工驗收，以及工程運行維護管理等有著重要的意義。建立科學(xué)系統(tǒng)的工程檔案體系，形成如實反映整個水利工程真實記錄的專項檔案，不僅是工程竣工驗收和運行使用的必要條件之一，更是今后工程維護、管理，改建、擴建，防洪、抗災(zāi)以及深度開發(fā)利用的重要依據(jù)，也是今后進行其他工程建設(shè)的寶貴經(jīng)驗。只有科學(xué)有效的管理、開發(fā)工程檔案，為水利部門和社會提供更好地利用服務(wù)，才能使水利工程建設(shè)檔案發(fā)揮更好的社會效益。

2做好水利工程檔案管理對策

2.1提高認識，為做好檔案管理奠定思想基礎(chǔ)

充分認識做好水利工程檔案管理的重要性是做好新形勢下檔案管理工作的基礎(chǔ)。長期以來，大家往往只重視工程建設(shè)與管理，不重視或忽視工程檔案管理。建設(shè)項目一般都工期緊、任務(wù)重，負責(zé)建設(shè)項目的領(lǐng)導(dǎo)及工程建設(shè)與管理人員往往重視項目實體工程建設(shè)管理，只注意抓工程形象進度、質(zhì)量和安全等工作，對檔案的重要性認識不足，輕視或忽視檔案管理，規(guī)范收集檔案意識淡薄，以致于檔案管理工作的前期投入和管理不足，有的工程項目是在工程建設(shè)的后期才開始著手檔案工作，突擊開展文件資料的歸檔工作，難免使檔案管理出現(xiàn)不規(guī)范、不全面的現(xiàn)象。因此大家應(yīng)更新觀念，樹立現(xiàn)代檔案意識，充分認識水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理的重要組成部分，檔案驗收也是工程驗收的先決條件之一，檔案還將為工程今后的運營和維護提供重要依據(jù)。

2.2健全機構(gòu)，為做好檔案管理提供組織保障

全面加大檔案工作的管理力度，在工程建設(shè)中，要做到水利工程檔案工作與水利工程建設(shè)同步開展，同計劃、同部署、同開展、同檢查，認真規(guī)范的做好水利工程檔案工作。在工程建設(shè)開始動工前，就應(yīng)結(jié)合工程和單位的實際情況，及時組建工程檔案工作機構(gòu)，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、直接責(zé)任人責(zé)任和工作人員職責(zé)，層層落實責(zé)任，建立完善的監(jiān)督檢查機制，確定年度或階段檔案工作任務(wù)，制定切實可行的工作計劃，規(guī)范有序的開展文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。

2.3加大投入，為做好檔案管理提供資金保證

在水利工程項目建設(shè)管理過程中，檔案的管理普遍存在著資金投入不夠的情況。長期以來，領(lǐng)導(dǎo)重視的是水利工程建設(shè)的一線工作，對檔案等服務(wù)性、管理性的工作重視不夠，在資金預(yù)算中，檔案的比值很小甚至沒有，檔案管理工作缺乏資金保證。要做好檔案管理工作，必須提高對檔案工作重要性的認識，加大資金投入，制定有效的建設(shè)計劃，加強檔案軟硬件建設(shè)和室館建設(shè)，全面改善檔案工作的內(nèi)外環(huán)境。

2.4適時培訓(xùn)，為做好檔案管理提供理論指導(dǎo)

在水利工程建設(shè)中，檔案主管部門應(yīng)深入工程建設(shè)現(xiàn)場，根據(jù)工程建設(shè)的進度和特點，有針對性的組織檔案工作培訓(xùn)，提高檔案工作人員的理論水平和專業(yè)技能。同時做好督導(dǎo)和跟蹤服務(wù)工作，及時發(fā)現(xiàn)解決檔案工作中存在的問題，推進檔案的科學(xué)化管理。同時，開展檔案信息化工作，實現(xiàn)水利工程檔案的數(shù)字化。

2.5嚴格考核，為做好檔案管理提供科學(xué)依據(jù)

檔案主管部門應(yīng)及時制定水利工程檔案工作制度，嚴格考核，以督促項目法人和參建單位、施工企業(yè)認真落實執(zhí)行規(guī)章制度，規(guī)范檔案工作。檔案完整規(guī)范與否，應(yīng)是年終或階段考核項目法人和有關(guān)參建單位、施工企業(yè)績效的重要依據(jù)，分部工程、單位工程、單元工程施工是否規(guī)范都會在檔案中體現(xiàn)出來。水利工程檔案工作制度應(yīng)明確水利工程檔案的歸檔范圍、標準、內(nèi)容和具體時限，在檔案工作中做到文件資料收集齊全完整、分類立卷科學(xué)、歸檔及時，逐步提高水利工程檔案管理工作水平。

2.6及時總結(jié)，為做好檔案管理提供經(jīng)驗積累

在每一個水利工程建設(shè)項目的檔案管理中，都有成功的經(jīng)驗值得借鑒，及時總結(jié)經(jīng)驗，并積極推廣，以期不斷提高水利工程建設(shè)檔案管理工作水平。在規(guī)模較大、工期較長、覆蓋面廣的水利工程建設(shè)檔案管理工作中，可以采取以點帶面的方法，通過開現(xiàn)場會、觀摩示范等形式，表彰先進典型，推廣好的經(jīng)驗，產(chǎn)生轟動效應(yīng)，推進水利工程建設(shè)項目的檔案管理工作上臺階、上水平。

作者：屈建春 韓民 劉鵬 單位：山東省海河淮河小清河流域水利管理服務(wù)中心