水利檔案管理信息化建設(shè)淺議

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摘要：檔案管理工作是影響水利部門運行管理的重要環(huán)節(jié)，對于水利工作的開展有著一定的支持和參考價值，信息化建設(shè)對于提高水利檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著積極作用。基于此，本文簡要分析了水利檔案管理信息化建設(shè)的重要性及其意義，并就當(dāng)前水利檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題展開分析，最后結(jié)合相應(yīng)問題，有針對性地提出了檔案管理信息化建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：水利；檔案管理；信息化建設(shè)

水利工程是我國的基礎(chǔ)設(shè)施工程，水利事業(yè)的發(fā)展對于我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著重要影響，是保障我國社會生產(chǎn)生活正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。近年來，隨著我國水利事業(yè)的不斷發(fā)展，與之相關(guān)的檔案信息數(shù)量也在不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理方式，不僅有著較大的管理壓力和復(fù)雜性，而且難以滿足當(dāng)前水利事業(yè)發(fā)展需求，因此加強(qiáng)對于水利檔案管理信息化建設(shè)的研究是十分有必要的。

一、水利檔案管理信息化建設(shè)的重要性

隨著的社會不斷發(fā)展，水利工程項目數(shù)量不斷提升，水利檔案的數(shù)量也在急劇增加，作為國家資源信息的重要部分，水利檔案資源的管理水平也需要不斷提升，數(shù)字化管理方式的實施就成為水利檔案管理的必然發(fā)展方向。信息化建設(shè)下的水利檔案管理工作，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)空間的節(jié)約，而且能夠進(jìn)一步提高檔案管理、調(diào)取的效率，為水利工程項目的實施提供科學(xué)、可靠的支持，能夠為我國水利事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

二、水利檔案管理信息化建設(shè)的意義

通常情況下，水利工程規(guī)模相對較大，建設(shè)項目較多，涵蓋的土地范圍較廣，在實際進(jìn)行水利建設(shè)過程中，還可能會涉及移民安置、機(jī)電、房建以及綠化等多項內(nèi)容。因此，水利檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量眾多，工作量十分繁重，而信息化建設(shè)下的檔案管理工作能夠有效解決此類問題。首先，檔案管理信息化能夠有效提高檔案的立卷效率。傳統(tǒng)檔案管理收集、歸檔需要進(jìn)行目錄、頁碼以及封面的編錄和打印，流程具有一定復(fù)雜性，而檔案管理信息化能夠在信息系統(tǒng)中實現(xiàn)檔案的自動編目和封面打印。其次，檔案信息化建設(shè)能夠提高檢索速度，可在信息系統(tǒng)中通過關(guān)鍵字、時間、單位信息以及工程信息等直接進(jìn)行檢索，有較高的效率。再次，數(shù)字化檔案信息的應(yīng)用可通過信息平臺進(jìn)行，不僅減少了對紙質(zhì)檔案資料的查閱和翻看，還有利于紙質(zhì)檔案的保存，減少檔案破損率。此外，還能夠?qū)崿F(xiàn)對紙質(zhì)檔案、照片檔案以及聲像檔案的統(tǒng)一保存，便于管理以及后續(xù)檔案的檢索利用。最后，對于水利檔案管理而言，其主要作用在于為后續(xù)水利工程建設(shè)提供可靠信息，其價值在于檔案的利用，而信息化建設(shè)極大減少了檔案借閱流程，提高了檔案利用率，還能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和挖掘，同時具備借閱登記、催還等相應(yīng)功能，即提高了檔案的規(guī)范化管理水平，又能夠有效避免檔案丟失，實現(xiàn)了檔案借閱的可追溯管理。

三、水利檔案管理信息化建設(shè)過程中的問題所在

1.投入力度有待提升

水利檔案管理信息化建設(shè)不僅對于檔案管理工作人員有更高要求，還對相應(yīng)的軟硬件設(shè)施有一定需求，因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對于水利檔案管理工作的重視，并加強(qiáng)相應(yīng)的投入力度。但是，就目前情況而言，我國水利工程檔案管理信息化建設(shè)方面，資金投入力度仍然相對較弱，導(dǎo)致很多專業(yè)信息設(shè)備的配置較低，而且網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、信息安全等方面都缺乏一定保障，即便水利部門已經(jīng)啟用信息化管理措施，但是仍然難以有效保障檔案管理的效率和安全性。

2.管理制度尚不完善相較于傳統(tǒng)水利檔案管理方式，新時期檔案管理信息化建設(shè)過程中，水利檔案管理的方式、流程等都發(fā)生了一定程度改變，傳統(tǒng)管理制度難以適應(yīng)當(dāng)前信息化管理模式。在此情況下，要想進(jìn)一步保障檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就必須要加強(qiáng)對檔案管理制度的完善和優(yōu)化。目前，我國水利檔案管理制度尚不完善，缺乏一定針對性和指導(dǎo)性，與實際檔案管理工作之間存在脫節(jié)情況，導(dǎo)致相應(yīng)管理制度難以發(fā)揮自身作用，無法起到規(guī)范以及指導(dǎo)作用，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效性。

3.收集、整合水平較低

傳統(tǒng)水利檔案管理過程中，檔案的收集難度相對較大，不僅存在部門或者單位拖延的情況，檔案的填寫缺乏規(guī)范性，還存在缺少文件的情況。此外，為保障檔案的安全性，一些關(guān)鍵性科研成果資料掌握在少數(shù)人手中，收集起來較為困難，還有一些檔案存在丟失情況，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量效果。在實際進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，還需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，但是由于檔案硬件設(shè)施不健全、管理人員技術(shù)水平較低等因素，當(dāng)前水利部門檔案收集、整合水平仍然相對較低，影響了檔案信息的利用。

4.檔案應(yīng)用效率低下檔案應(yīng)用效率低下是我國水利檔案管理過程中存在的主要問題，由于檔案管理水平較低，檔案調(diào)取流程相對較為復(fù)雜等原因，導(dǎo)致我國水利檔案的應(yīng)用效率處于較低水平。雖然當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)正在逐步推進(jìn)，但是由于各方面服務(wù)尚不完善，水利檔案的應(yīng)用效率低下問題仍然較為明顯。

四、加強(qiáng)水利檔案管理信息化建設(shè)策略

1.加大信息化建設(shè)投入力度

水利檔案管理信息化建設(shè)，對于相應(yīng)硬件設(shè)備、軟件工程以及網(wǎng)絡(luò)傳輸通道等都有著較高要求。因此，想要進(jìn)一步保障信息化建設(shè)質(zhì)量的效果，需要加強(qiáng)對于水利檔案信息化建設(shè)的重視，同時提高信息建設(shè)投入力度和資金支持。一方面，管理部門需要能夠正確認(rèn)識信息化建設(shè)對于水利檔案管理、水利事業(yè)發(fā)展的重要性，并結(jié)合當(dāng)前我國水利事業(yè)以及檔案管理實際發(fā)展情況，優(yōu)化檔案管理相關(guān)工作，為水利檔案信息化建設(shè)構(gòu)建良好的環(huán)境。另一方面，要加強(qiáng)信息化建設(shè)方面的資金投入，結(jié)合實際情況，配備專業(yè)信息設(shè)備，為檔案管理工作的信息化提供良好條件。此外，檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)之間有著密不可分的關(guān)系，因此還需要加強(qiáng)對于網(wǎng)絡(luò)傳輸通路的管理和完善，確保信息傳輸效率，并做好相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)工作。例如，安裝防火墻、VPN等，以此確保水利檔案信息的安全性。除此之外，為進(jìn)一步保障檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益，避免出現(xiàn)資源、資金浪費情況，在進(jìn)行水利檔案信息化建設(shè)的過程中，還需要結(jié)合實際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃、精心布局，避免出現(xiàn)重建、盲建等情況，確保項目資金得以高效利用。在實際進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，還需要考慮到后續(xù)擴(kuò)容、系統(tǒng)改造等需求，盡最大可能提高檔案資源利用率。

2.實現(xiàn)規(guī)范化、制度化管理

科學(xué)有效的管理制度不僅能夠約束檔案管理相關(guān)行為，同時還能夠為檔案管理工作的開展提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的指導(dǎo)和支持，對于保障檔案管理工作的有序性、高效性有著重要意義。尤其在當(dāng)前信息化建設(shè)背景之下，傳統(tǒng)檔案管理制度已經(jīng)難以滿足新時期檔案管理的需求，相關(guān)部門需要結(jié)合當(dāng)前實際情況，有針對性地制訂檔案管理制度。在實際制定檔案管理制度過程中，需要加強(qiáng)對于以下幾方面的重視：第一，制度的制定不僅要結(jié)合水利行業(yè)自身特點，同時還需要充分考慮到國家相關(guān)政策以及行業(yè)實際發(fā)展需求，結(jié)合當(dāng)前檔案管理問題，有針對性地制定檔案信息化管理制度。第二，采取精細(xì)化管理措施，明確檔案管理過程中的重要細(xì)節(jié)，強(qiáng)化細(xì)節(jié)管理，確保相應(yīng)制度的有效落實。第三，建立相應(yīng)的監(jiān)管制度，結(jié)合信息系統(tǒng)以及先進(jìn)技術(shù)手段，實現(xiàn)對于檔案管理相關(guān)操作的記錄和分析，明確實際進(jìn)行管理過程中存在的主要問題，并有針對性地對相應(yīng)規(guī)章制度進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，以此確保檔案管理制度的科學(xué)性、有效性。第四，結(jié)合實際情況，建立長效管理機(jī)制，要具有一定的前瞻性以及動態(tài)性，使管理制度能夠隨著檔案工作的不斷改善和調(diào)整而進(jìn)行優(yōu)化。

3.做好檔案收集、處理工作

檔案的收集和處理是檔案管理信息化建設(shè)過程中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，檔案的收集、處理質(zhì)量、效率等都會對水利檔案的管理和應(yīng)用產(chǎn)生不同程度的影響，并且在當(dāng)前水利事業(yè)得以蓬勃發(fā)展的情況下，水利檔案的數(shù)量正在不斷增加，為進(jìn)一步提升水利檔案的管理水平，確保信息化建設(shè)的作用得以充分發(fā)揮，必須要做好檔案的收集、處理等相關(guān)工作。第一，要加強(qiáng)水利工程建設(shè)過程中檔案的管理工作，首先，在水利工程建設(shè)前期就要加強(qiáng)對于相關(guān)信息資料的收集、整理，并明確資料的收集、整理要求；其次，在對水利工程進(jìn)行進(jìn)度和質(zhì)量檢查過程中，同時對相關(guān)資料的收集情況進(jìn)行檢查；最后，在項目完成之后，進(jìn)行成果評審、鑒定以及驗收等工作時，還需要同時進(jìn)行檔案收集情況檢驗。第二，還需要加強(qiáng)對參與水利工程建設(shè)單位的管理，確保各個單位能夠明確自身在檔案信息收集中的責(zé)任，并做好相應(yīng)收集管理以及移交等工作，確保歸檔材料的全面性以及準(zhǔn)確性。此外，在當(dāng)前信息化建設(shè)背景下，還需要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，并強(qiáng)化數(shù)字檔案的管理和收集，建立相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)庫，保障數(shù)字化檔案具備相應(yīng)檢索、復(fù)制功能，為后續(xù)檔案資料的應(yīng)用提供便利。

4.完善檔案信息管理系統(tǒng)

隨著水利工程復(fù)雜性的不斷提升，其檔案數(shù)據(jù)的種類和特點也呈現(xiàn)出多樣化趨勢，數(shù)字化檔案中不僅包括文字檔案、科技檔案、照片檔案，還包括聲像檔案等，因此為進(jìn)一步提高檔案信息化管理水平，在實際進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，需要結(jié)合當(dāng)前行業(yè)發(fā)展需求以及檔案管理需求，合理進(jìn)行信息管理系統(tǒng)的設(shè)計和優(yōu)化，確保管理系統(tǒng)的作用能夠得到充分發(fā)揮。首先，結(jié)合水利檔案管理需求，建立自定義功能。由于水利工程建設(shè)本身具備一定復(fù)雜性，檔案信息所涉及的門類以及檔案類型各有不同，而且文字、照片以及聲像檔案等立卷方式存在一定差異，若針對不同檔案類型專門進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，那么將會給整個信息管理系統(tǒng)帶來極大壓力，無論是系統(tǒng)開發(fā)還是后期維護(hù)難度都會非常大，難以有效保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性。因此，可以在原系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，開發(fā)檔案自定義功能，在進(jìn)行歸檔的過程中，能夠先通過字段定義、目錄定義、權(quán)限管理等多個方面對水利檔案進(jìn)行分析，并以此確定檔案要素及其管理模式，再進(jìn)行檔案的歸類管理。這種歸類方式不僅能減輕系統(tǒng)運行壓力，還為后續(xù)系統(tǒng)的升級和優(yōu)化提供了一定發(fā)展空間。其次，數(shù)據(jù)庫與檔案庫房連接。當(dāng)前我國水利檔案管理正處于發(fā)展階段，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式與現(xiàn)代化檔案管理并行，在此過程中經(jīng)常會因為過于偏向信息化管理模式，而忽略了紙質(zhì)檔案的管理，導(dǎo)致在進(jìn)行原檔案查閱過程中，難以直接明確檔案位置。對此，可在進(jìn)行水利檔案信息化建設(shè)過程中，融入檔案庫房管理功能，通過對實體檔案庫房的模擬，展現(xiàn)出檔案在庫房當(dāng)中的具體存儲位置，以便于檔案的查閱，提高后續(xù)檔案調(diào)取速率。最后，建立電子檔案共享平臺。在現(xiàn)代化背景之下，信息資源的共享是保障檔案信息利用率的重要途徑，科學(xué)有效的檔案共享平臺不僅能夠有效簡化檔案檢索、借閱流程，提高檔案利用效率，還能夠通過數(shù)字化系統(tǒng)實現(xiàn)對于檔案數(shù)據(jù)信息的深入挖掘和應(yīng)用，進(jìn)一步提高水利檔案的價值。

5.提升檔案管理服務(wù)水平

水利檔案的價值主要體現(xiàn)在其利用情況方面，良好、高效的利用率能夠為水利工程的建設(shè)提供相應(yīng)參考依據(jù)，對于我國水利事業(yè)發(fā)展有著積極作用。檔案管理信息化建設(shè)的主要目的之一在于提高水利檔案的利用率，因此在實際進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，需要從以下幾方面入手，提高檔案管理服務(wù)水平，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理利用率的有效提升。第一，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)與應(yīng)用。檔案信息的數(shù)字化加工，為檔案數(shù)據(jù)資料庫的建立奠定了良好基礎(chǔ)，通過水利檔案數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)對相應(yīng)數(shù)據(jù)信息的深入應(yīng)用和挖掘，為用戶提供更加精準(zhǔn)、全面的數(shù)據(jù)支持。第二，優(yōu)化系統(tǒng)檢索功能。結(jié)合用戶的檢索情況，對用戶需求進(jìn)行深入分析，并提供多樣化檢索服務(wù)，以及個性化推薦，以此滿足用戶需求。第三，為保障水利檔案安全，還需要根據(jù)用戶等級設(shè)置檢索權(quán)限，在滿足遠(yuǎn)程資料檢索和調(diào)取應(yīng)用需求的同時，保障檔案安全。第四，提高水利檔案管理工作人員專業(yè)能力和服務(wù)水平。信息化建設(shè)對檔案管理人員提出了更高要求，為進(jìn)一步提高水利檔案管理服務(wù)水平，就必須要強(qiáng)化隊伍建設(shè)，不僅要積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才以及信息技術(shù)人才，同時還需要加強(qiáng)對于人才的培養(yǎng)和管理。一方面，結(jié)合當(dāng)前檔案管理情況建立相應(yīng)培訓(xùn)機(jī)制，加強(qiáng)信息化管理模式培訓(xùn)，對信息化管理需求、知識技能等進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)地規(guī)劃，做好培訓(xùn)工作，提高管理人員的專業(yè)能力水平；另一方面，建立相應(yīng)考核體系，根據(jù)不同崗位工作內(nèi)容和職責(zé)，制定考核標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理人員的責(zé)任意識。

五、結(jié)語

首先，在進(jìn)行水利檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要加大信息建設(shè)投入力度，規(guī)范相應(yīng)管理制度。其次，加強(qiáng)對于檔案信息的收集以及數(shù)字化處理，并進(jìn)一步完善檔案信息管理系統(tǒng)。最后，提升檔案管理服務(wù)水平以及利用率，促使水利檔案的作用得以充分發(fā)揮。相信隨著信息化建設(shè)的逐漸成熟，我國水利檔案管理水平也將會得到進(jìn)一步提升。

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作者:田偵 單位:水利部珠江水利委員會檔案館