探討水利檔案信息化建設策略
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摘要：當今信息化時代，信息技術在各個領域均發(fā)揮著不可替代的作用。在水利工程建設中，加快水利檔案管理信息化建設是水利檔案發(fā)展的新趨勢。檔案管理信息化不僅可以長期保存檔案，還可以提高檔案管理的效率及實現(xiàn)資源共享，最終獲得利用價值的最大化。本文即對如何開展檔案信息化管理建設進行探討。
近年來，我國信息技術領域取得了輝煌的成就，其中大數(shù)據(jù)、云計算以及物聯(lián)網(wǎng)等技術與人們生活的聯(lián)系愈發(fā)緊密[1]。信息技術的廣泛運用給水利檔案管理帶來了很多的機遇，但基于目前水利檔案管理工作的實踐來看還存在較多弊端，對此應當認真反思。水利檔案管理工作要順應時代的發(fā)展，必須加強信息化建設，確保檔案管理更好地為工程建設服務。
一、新時期檔案信息化管理建設的意義
水利檔案信息化管理建設，是將傳統(tǒng)紙質(zhì)、實物檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，采用軟件進行系統(tǒng)管理，為水利工程建設與管理提供查詢、調(diào)檔等檔案服務。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化管理建設的優(yōu)勢主要表現(xiàn)為：其一，檔案信息化管理能夠?qū)芾砹鞒踢M行簡化，實現(xiàn)高效管理。借助計算機軟件自動分類、組合、編號檔案，不僅節(jié)約了大量人力與時間，而且避免了出錯，且無需擔心防蟲、防塵問題。其二，檔案信息化管理建設可有效減少儲存占用空間。使用微縮技術，借助移動硬盤、光盤等載體可進一步拓展檔案存儲空間，也有利于攜帶與儲存檔案，為全方位、多層次的檔案信息庫構建提供有力的技術支持。其三，檔案信息化管理建設有利于開發(fā)與利用檔案，共享檔案資源。通過計算機可迅速、準確檢索所需資料，對檔案內(nèi)各種文件資料進行詳細瀏覽，也能夠借助網(wǎng)絡技術實現(xiàn)異地快速查詢。綜上所述，水利檔案信息化管理建設突破了時間、空間的制約，有力地提高了檔案利用效率。
二、水利檔案信息化管理建設策略
（一）強化檔案信息管理基礎建設和管理其一，為做好水利檔案信息管理，首先水利單位要加大人力、物力的投入力度，購買先進設備，確保水利檔案信息管理基礎設備的完善，緊跟時展步伐[2]。其二，水利單位要立足于實際，構建動態(tài)、權威的信息標準體系，建設水利檔案信息化管理平臺，專業(yè)化地管理水利檔案。其三，通過科學合理的體系，強化水利檔案的管理力度。在實際水利檔案管理工作中要充分利用信息化管理手段，檔案管理人員加上相關領導協(xié)同管理，從整體上促使單位內(nèi)部人員信息化管理意識的提升。其四，落實《水利檔案管理》和《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)。與此同時，建立健全水利檔案收集制度，開發(fā)利用好水利檔案，做好檔案借閱保密、鑒定銷毀等工作，切實管理好水利檔案。
（二）構建并完善水利檔案管理信息系統(tǒng)水利單位應緊跟時展，借助大數(shù)據(jù)技術建立健全水利檔案管理信息系統(tǒng)，提高管理效率，有力地促進水利檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，提高其信息化、規(guī)范化與科學化。一是構建水利檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)。采取網(wǎng)絡在線儲存或離線儲存的方式，有效儲存管理水利檔案數(shù)據(jù)，為檔案信息的開發(fā)與利用創(chuàng)設優(yōu)質(zhì)條件。采用照相機、掃描儀、計算機等現(xiàn)代化設備，切實增強水利檔案信息數(shù)據(jù)存儲能力。二是構建水利檔案管理模塊化系統(tǒng)。建立水利檔案管理模塊化系統(tǒng)，主要是檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數(shù)據(jù)采集傳輸模塊等，如此便可直接瀏覽、管理水利檔案信息與數(shù)據(jù)。三是構建水利檔案查詢系統(tǒng)。根據(jù)MicrosoftSQLServer2008軟件查詢管理水利檔案信息?；诠ぷ骶唧w需要，錄入、檢索、查詢與瀏覽水利檔案信息與數(shù)據(jù)，局域網(wǎng)中的權限客戶可按照自己的管理權限，瀏覽、提取與檢索水利檔案，獲取全面、真實、完善的水利檔案信息數(shù)據(jù)，分布式、多樣化查詢檔案信息，以此提高檔案信息利用價值。
（三）加強檔案信息資源建設其一，立足于實際，制定科學合理的水利信息化建設工作方案，從宏觀上確定整體指導思路，創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略。其二，明確水利檔案管理部門業(yè)務監(jiān)督與指導職責，構建全方位、多層次的檔案信息管理機制，明確檔案信息管理流程，構建水利數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等專業(yè)檔案錄入規(guī)定，標準化、程序化地收集與管理各種檔案，增加檔案資源。其三，廣泛運用檔案管理軟件，構建水利檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫，電子檢索案卷級、文件級檔案。其四，加強電子文件歸檔管理。構建優(yōu)質(zhì)的軟硬件環(huán)境及完善的管理制度是信息化管理建設的前提，對此應積極創(chuàng)設條件，制定完善的信息管理制度，確保系統(tǒng)中電子文件的真實性、完整性與可靠性。
（四）注重檔案信息安全安全問題重于泰山，只有確保水利檔案信息數(shù)據(jù)的安全，才能為后續(xù)工作的有序開展奠定良好的基礎[3]?？衫弥讣y、虹膜、聲音、人臉等信息技術來實現(xiàn)對利用者身份識別管理，從而進一步確認其對檔案信息的利用權限，一方面確保了檔案信息安全，另一方面為促使檔案管理工作效率的提升提供了技術支撐。另外，還可以在檔案庫房智能安全管理中引入信息技術，具體包含庫房環(huán)境的人員監(jiān)控、智能監(jiān)測、圖形化庫房、檔案自動上架等。其中所謂檔案自動上架就是檔案管理人員利用智能機器人和射頻識別技術（RFID)。根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)所制定的排架規(guī)則，依托射頻識別技術（RFID)智能采集檔案信息，系統(tǒng)識別后精準地對檔案所位于的庫房位置進行判斷，隨后機器人根據(jù)指令完成檔案上架工作。
（五）加大檔案管理隊伍培訓及引進力度隨著5G商業(yè)元年的正式到來以及水利檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，對水利檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，其中包括不僅要熟悉國家水利工程建設項目的各個環(huán)節(jié)，還需要全面掌握檔案管理專業(yè)知識，并且需要具備良好的信息素養(yǎng)，能夠熟練操作各類信息化設備。這就需要結合水利檔案管理隊伍實際情況，全面加強檔案管理隊伍培訓工作。一方面，針對現(xiàn)有檔案管理人員，應當積極引入多元化的培訓教育模式，充分結合每個職工的實際情況，制定針對性、個性化的培訓教育模式，培訓內(nèi)容應當全面涵蓋水利工程建設管理、檔案管理、信息建設、信息化設備操作等，致力于提升現(xiàn)有檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。另一方面，應積極引入有關的專業(yè)人才充實水利檔案管理隊伍，即圍繞水利檔案管理崗位實際，通過提升薪酬待遇、公平的晉升途徑，吸引更多的人才進入到水利檔案管理崗位，通過綜合型人才的帶動作用，使得水利檔案管理隊伍知識結構、年齡結構更為合理。現(xiàn)代社會中，計算機網(wǎng)絡及信息技術深刻影響著我們的生產(chǎn)與生活，信息化是目前檔案管理的主要趨勢之一，而在現(xiàn)代水利檔案管理中實現(xiàn)信息化，應借助先進的網(wǎng)絡信息技術，高效處理大規(guī)模檔案信息，進一步優(yōu)化水利檔案管理模式，進而實現(xiàn)信息化、智能化、高效化管理檔案。值得注意的是，水利檔案管理信息化應以高素質(zhì)人才及完善的信息化管理機制作為基礎，對此水利檔案管理部門在信息化建設進程中應積極引進與培養(yǎng)高素質(zhì)人才，進一步完善管理機制，高效管理檔案的同時確保檔案信息的安全，進而為水利工程建設提供可靠的信息參考。
參考文獻：
[1]閆秀敏.水利工程項目檔案信息化建設管理思路探究[J].城建檔案，2020（4）：21—22.
[2]岳敏.大數(shù)據(jù)背景下的水利行業(yè)檔案信息化建設思考[J].地下水，2020（1）：190-191.
[3]梁小榮.新時期水利工程檔案信息化管理建設初探[J].辦公室業(yè)務，2019（12）：77.
作者：徐菲 單位：陜西省引漢濟渭工程建設有限公司
