水利工程檔案管理強化路徑研究

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隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐步發(fā)展，與工程建設(shè)有關(guān)的各個領(lǐng)域的制度也在逐步完善。為適應政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求，工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地調(diào)整和修改。有些單位雖然建立了相關(guān)的制度，但大數(shù)是流行于形式。還有許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制。在工作中出現(xiàn)隨意查閱、把資料借出檔案室等現(xiàn)象，造成部分檔案不能及時歸檔，有的甚至出現(xiàn)丟失，致使水利工程檔案達不到標準化、制度化、規(guī)范化管理的要求。

國家水利部2006年曾出臺了水利工程建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)規(guī)定，明確要求要加強對工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導，落實好崗位責任制，加強檢查指導與監(jiān)督，提高工程檔案現(xiàn)代化管理水平。根據(jù)這些要求，針對存在的問題，筆者認為應采取以下幾點對策。

1.健全制度，進一步強化對水利工程檔案的管理

要保證水利工程檔案的齊全、完整和規(guī)范管理，一是要高度重視水利工程檔案管理工作，從項目立項開始，就配備專職的檔案管理人員，把水利工程的檔案管理工作與抓工程進度、質(zhì)量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責任制，并制訂相應的措施，把檔案管理工作目標分解、細化，層層加以落實，真正地把崗位責任制貫穿于從建設(shè)項目立項到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗收的全過程，做到職責分明，使檔案管理人員明確自己的管理職責。三是要對項目檔案的驗收要嚴格把關(guān)，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。四是要充化利用計算機和網(wǎng)絡(luò)信息、技術(shù)，增加信息資源的存儲，提高信息的廣泛利用，充分做到資源共享，不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。

2.通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作上臺階

檔案的生命在于利用，只有對檔案開發(fā)利用，才能正真體現(xiàn)它的價值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開發(fā)檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結(jié)晶，通過材料收集、整理、歸檔將它轉(zhuǎn)化為信息資源。對于檔案管理人員來說，假如某項新上的工程需要查閱相關(guān)資料時，能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者利用，為水利工作者提供很大幫助的同時，使他們親身體驗到檔案信息的價值，從而激發(fā)檔案管理人員對工作的熱情，促使檔案管理工作更上一個新的臺階。

3.加大投入，實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化

當今社會是知識經(jīng)濟和信息時代，信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案作為信息的重要組成部分，在管理中起著重要的作用?，F(xiàn)代化的檔案管理也是勢在必行。要加大投入，增加新的設(shè)施設(shè)備，在保管條件、載體材料、翻拍、復印和裝訂手段等方面實現(xiàn)現(xiàn)代化，做到咨詢業(yè)務(wù)的智能化，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化報送、傳遞，可滿足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程建設(shè)和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù)，充分做到資源共享，不斷提高水利檔案管理和利用的水平。

總之，隨著社會的不斷發(fā)展，對水利工作也提出了更高的要求，這給傳統(tǒng)的水利工程檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)，面對新形勢，我們應該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，本著對歷史負責、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的宗旨，注意檔案管理人才的培養(yǎng)，不斷總結(jié)和完善檔案管理的經(jīng)驗，促進水利工程檔案管理工作健康發(fā)展。（本文作者：閔祥玲 單位：華北水利水電學院）