企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制問題與對策

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摘要：我國經(jīng)濟(jì)的急速發(fā)展使文化體系發(fā)生了變化，出版行業(yè)正在走向市場化。增強(qiáng)出版行業(yè)的內(nèi)部控制是非常重要的。有效的內(nèi)部控制可以提高出版行業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)營能力，并對出版行業(yè)的生產(chǎn)和運(yùn)營來說有著較好的管制效果。因此，如果在中國完善出版業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)，就能有效地克服出版行業(yè)生產(chǎn)及運(yùn)營方面的缺陷。

關(guān)鍵詞：出版業(yè)；內(nèi)部控制；不足；對策

出版行業(yè)的產(chǎn)品與一般商品流通不一樣，主要是期刊、電子出版物和視聽品，這些產(chǎn)品雖然屬于是一種正常的消費(fèi)品，但是出版行業(yè)的產(chǎn)品主要是傳播知識、實(shí)現(xiàn)文化的繼承。因此出版產(chǎn)業(yè)有很多無形資產(chǎn)，在內(nèi)部控制方面存在一些困難。

1出版業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

1.1內(nèi)部會計(jì)控制制度不健全

首先，缺乏相應(yīng)的激勵與約束機(jī)制。企業(yè)由于內(nèi)部控制問題導(dǎo)致的損失，可能由企業(yè)來承擔(dān)，而對相關(guān)責(zé)任人的懲罰措施比較少。甚至企業(yè)經(jīng)營者基于短期利己動機(jī)，可能通過職權(quán)侵吞公司資產(chǎn)或收受賄賂來滿足欲望，因而存在有些經(jīng)營者不會重視內(nèi)部控制的建設(shè)，甚至有意忽略或阻撓企業(yè)內(nèi)部控制制度的建設(shè)。因此，這些都會導(dǎo)致出版業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制度的不健全，最后形成惡性循環(huán)。其次，人員選拔和培訓(xùn)體系不完善，一些出版業(yè)企業(yè)存在雇傭有親戚或與企業(yè)管理人員有著密切關(guān)系的職員。同時，在當(dāng)前出版業(yè)企業(yè)的員工培訓(xùn)中，員工培訓(xùn)體系還有待完善。最后，雖然出版業(yè)企業(yè)中的各環(huán)節(jié)和部門設(shè)立了相應(yīng)的規(guī)則和法規(guī)，但是出版業(yè)企業(yè)的控制環(huán)節(jié)的把握更多的是取決于員工的經(jīng)驗(yàn)，而不是規(guī)則和法規(guī)。由于出版業(yè)企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)不完整，不少出版業(yè)企業(yè)的常規(guī)票據(jù)分管制度、重要空白憑證保管使用制度、會計(jì)人員分工中的“內(nèi)部牽制”原則均不夠完善，有些小型出版業(yè)企業(yè)甚至沒有正式的會計(jì)部門。

1.2缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制

事實(shí)上，許多出版業(yè)公司的內(nèi)部審計(jì)部門都沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，而且沒有授予這些部門監(jiān)督所需的權(quán)限。一些內(nèi)部審計(jì)主管甚至沒有最基本的財(cái)務(wù)會計(jì)知識和動態(tài)監(jiān)督職能。對于許多出版業(yè)企業(yè)來說，企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)采用格式化管理。而且在大多數(shù)情況下，它們必須通過現(xiàn)場工作來正常發(fā)揮作用。由于大多數(shù)內(nèi)部審計(jì)部門都有負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的總監(jiān)或副總監(jiān)，因此，高層管理人員的財(cái)務(wù)欺詐行為往往會變得過于獨(dú)立，而且需要進(jìn)行大量的監(jiān)管。很多出版業(yè)企業(yè)沒有由內(nèi)部審計(jì)師承擔(dān)責(zé)任，也沒有有效防止違規(guī)和欺詐。事實(shí)上，出版業(yè)企業(yè)的監(jiān)管機(jī)制往往會受到出版業(yè)企業(yè)經(jīng)營活動中的各種監(jiān)管機(jī)制的制約。由于這些監(jiān)督機(jī)制與不同的職能部門相關(guān)，因此，內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督機(jī)制會被削弱。稅務(wù)機(jī)關(guān)、銀行、審計(jì)和其他社會監(jiān)管機(jī)構(gòu)都未能共同開展工作，導(dǎo)致對出版業(yè)企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)缺乏全面的監(jiān)管能力，最終導(dǎo)致出版業(yè)企業(yè)的內(nèi)部控制效果較差。沒有充分關(guān)注審計(jì)獨(dú)立監(jiān)督的功能，出版業(yè)企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)尚未標(biāo)準(zhǔn)化、合法化和規(guī)范化。當(dāng)出版業(yè)公司內(nèi)部出現(xiàn)審計(jì)問題時，沒有的追究相關(guān)人員的責(zé)任。

1.3出版業(yè)企業(yè)內(nèi)部信息溝通不暢

為了有效實(shí)施內(nèi)部控制，我們需要確保出版業(yè)企業(yè)內(nèi)部信息溝通是通暢的。好的信息系統(tǒng)能夠保證提供了對組織中每個人所執(zhí)行的特定角色的明確想法。每個員工都應(yīng)了解內(nèi)部控制系統(tǒng)的相關(guān)方面的內(nèi)容，以及在控制系統(tǒng)中執(zhí)行的角色、責(zé)任以及與他人的業(yè)務(wù)關(guān)系?，F(xiàn)有內(nèi)部控制系統(tǒng)是如何實(shí)現(xiàn)的，以及如何通過此渠道實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的管理。員工還需要注意，除了在執(zhí)行業(yè)務(wù)時發(fā)生內(nèi)部控制問題之外，還需要關(guān)注出現(xiàn)這些內(nèi)部控制問題的原因。但是，由于許多出版業(yè)公司都沒有有效的信息反饋機(jī)制，因此，內(nèi)部控制系統(tǒng)無法有效地反饋到管理部門，而且由于無法及時糾正問題，最終導(dǎo)致出版業(yè)公司的內(nèi)部控制系統(tǒng)效率低下。

2完善出版業(yè)企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制問題的對策

2.1建立健全內(nèi)部會計(jì)控制制度

第一種方法是改進(jìn)激勵機(jī)制。在沒有健全的內(nèi)部控制制度的情況下，我們無法達(dá)到預(yù)期的效果。內(nèi)部會計(jì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建是內(nèi)部會計(jì)管理的核心。系統(tǒng)不完善或不適合出版業(yè)企業(yè)，它是不會繼續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行的，任何人都不會承擔(dān)任何責(zé)任。出版業(yè)企業(yè)的內(nèi)部會計(jì)管理系統(tǒng)雖然已經(jīng)成立，但是很多人卻不了解這些內(nèi)部會計(jì)管理系統(tǒng)的功能和特點(diǎn)。內(nèi)部控制系統(tǒng)的問題反映了出版業(yè)企業(yè)對各種系統(tǒng)功能不重視的事實(shí)。除了內(nèi)部控制系統(tǒng)，出版業(yè)企業(yè)還缺乏與績效激勵系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)相同的合法系統(tǒng)。這限制了出版業(yè)企業(yè)的內(nèi)部控制制度的開發(fā)，使出版業(yè)企業(yè)無法提高管理效率。第二種方法是構(gòu)建一個內(nèi)部會計(jì)管理系統(tǒng)。改進(jìn)的內(nèi)部會計(jì)管理系統(tǒng)必須與出版業(yè)企業(yè)的利益相匹配，從而使內(nèi)部會計(jì)管理的改進(jìn)效果更加明顯。監(jiān)理出版業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的目標(biāo)不僅僅是構(gòu)建系統(tǒng)和實(shí)施系統(tǒng)，是為了進(jìn)行會計(jì)控制系統(tǒng)的效果估算，從而獲得更高的回報。內(nèi)部控制對出版業(yè)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，能夠幫助降低出版業(yè)企業(yè)成本并提高其競爭力。

2.2建立有效的監(jiān)督機(jī)制

第一，對管理層內(nèi)部控制的認(rèn)識進(jìn)行有效的改進(jìn)。進(jìn)行內(nèi)部控制的經(jīng)理和其他管理人員的態(tài)度、經(jīng)理的運(yùn)營風(fēng)格、經(jīng)營理念、出版業(yè)企業(yè)文化和對內(nèi)部控制的認(rèn)識等內(nèi)部環(huán)境因素都是影響內(nèi)部控制的重要因素。中國許多出版業(yè)企業(yè)的管理當(dāng)局對內(nèi)部控制認(rèn)識不足，但是需要注意的是企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境成為整個內(nèi)部控制系統(tǒng)的基礎(chǔ)，因此必須加強(qiáng)對內(nèi)部控制環(huán)境的宣傳和培訓(xùn)。確保財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量管理有助于確保出版業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以及內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施?？刂骗h(huán)境決定了出版業(yè)企業(yè)整體的總體態(tài)度，并為內(nèi)部控制中所有其他活動提供基礎(chǔ)。第二，加強(qiáng)組織計(jì)劃和改善內(nèi)部控制，提供組織保證以及勞動分工的合理性和效率化。出版業(yè)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)有兩種級別：一個是法人主體的治理結(jié)構(gòu)，其中包括董事會和監(jiān)管機(jī)構(gòu)的設(shè)置和其他部門。眾所周知，治理結(jié)構(gòu)的核心是構(gòu)建一個新的出版業(yè)企業(yè)系統(tǒng)，應(yīng)特別注意在工作分區(qū)上分離無法共存的部門和職位。所謂不能并存的職務(wù)分離是指一個人持有多個職位，可能會引起錯誤和過失。第三，強(qiáng)化內(nèi)部控制程序?qū)徟褪跈?quán)控制，并在系統(tǒng)中管理出版業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。審批是指出版業(yè)企業(yè)在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時需要進(jìn)行控制審批。審批可將常規(guī)認(rèn)證和特別認(rèn)證分隔開，具體取決于出版業(yè)企業(yè)的具體情況。所謂的一般授權(quán)是指處理現(xiàn)有業(yè)務(wù)時的責(zé)任條件和責(zé)任條款，一般授權(quán)具有長期的有效性。但特別授權(quán)是指處理例外業(yè)務(wù)時的責(zé)任條件和責(zé)任條款，通常具有短期的有效性。無論采用哪種驗(yàn)證方法，出版業(yè)企業(yè)都必須設(shè)置認(rèn)證授權(quán)系統(tǒng)。（1）審批范圍，通常，出版業(yè)企業(yè)的所有業(yè)務(wù)活動都應(yīng)包括在此范圍內(nèi)。（2）權(quán)限級別，其他級別的權(quán)限應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動的重要性和工作量來決定。每位董事都有權(quán)利和責(zé)任。（3）授予和審批權(quán)限的責(zé)任必須明確責(zé)任的一方，而且要避免責(zé)任的不明確的責(zé)任，如果出現(xiàn)問題，就很難進(jìn)行追責(zé)。審批和審批系統(tǒng)通過為每個層的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)設(shè)置審批流程，以處理交叉層審批和非法審批的流程來處理審批，全面管理出版業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，從而有效地保證會計(jì)信息的質(zhì)量。

2.3從源頭上對會計(jì)信息加強(qiáng)管理

內(nèi)部控制受企業(yè)的董事會、管理階層及企業(yè)員工的影響。它是通過企業(yè)員工的行動而加以完成，從某種程度上說，內(nèi)部控制的成效關(guān)鍵在于職工素質(zhì)的高低。職工素質(zhì)控制的目的在于保證職工忠誠、正直、勤奮、有效的工作能力，從而保證其他內(nèi)部控制有效實(shí)施，從源頭上對會計(jì)信息加強(qiáng)管理，杜絕會計(jì)信息失真問題。員工素質(zhì)控制包括：（1）確立嚴(yán)格招聘程序，保證應(yīng)聘人員符合招聘要求；（2）制定員工工作規(guī)范，用以引導(dǎo)考核員工行為；（3）定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，幫助其提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好完成規(guī)定的任務(wù)；（4）加強(qiáng)考核和獎懲力度，應(yīng)定期對職工業(yè)績進(jìn)行考核，獎懲分明；（5）對重要崗位員工（如銷售、采購、出納）應(yīng)建立職業(yè)信用保險機(jī)制，如簽訂信用承諾書或保薦人推薦等；（6）崗位輪換，可以定期或不定期進(jìn)行工作崗位輪換，通過輪換及時發(fā)現(xiàn)和防止有可能存在的差錯和舞弊情況，等等。

3結(jié)束語

內(nèi)部控制是一種用于運(yùn)營和管理出版業(yè)的工具，它建立了健康的內(nèi)部控制系統(tǒng)，為出版行業(yè)的經(jīng)營管理提供了有效管理和降低風(fēng)險的方法。因此，出版業(yè)企業(yè)必須建立健康的內(nèi)部控制系統(tǒng)，以改善出版業(yè)系統(tǒng)、加強(qiáng)出版行業(yè)人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)和促進(jìn)出版行業(yè)的長期發(fā)展。

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作者：吳小燕 單位：重慶大學(xué)出版社